10 أنواع شائعة من الفواتير

ترتبط إدارة الأعمال ارتباطًا وثيقًا بإصدار الفواتير ، وهي تأتي في جميع الأشكال والأحجام. بعضها مألوف ولا يتجزأ ، في حين أن البعض الآخر علينا أن نصدر مرة واحدة في القمر الأزرق. ومع ذلك ، كمحترفين ، يجب أن نعرف كيفية اختيار وإصدار جميع الأنواع. ستوضح هذه المقالة الأساسيات اللازمة لمساعدتك في التمييز والاختيار السريع لنوع الفواتير المناسب.

أنواع الفواتير - جدول المحتويات

1. الفاتورة الأولية
2. فاتورة الدفع المسبق
3. فاتورة المبيعات
4. فاتورة متكررة
5. فاتورة جزئية
6. الفاتورة النهائية
7. فاتورة موجزة
8. اشعار دائن
9. بيان بالخصم
10. فاتورة ضريبة القيمة المضافة

الفاتورة الأولية

الفاتورة الأولية ، أو كما يقول البعض الفاتورة الأولية ، هي حل مصمم لعرض عرضك للعملاء. إذا وافقوا على الشروط والأحكام الخاصة بك ، فسوف يدفعون الفاتورة ويمكنك تسليم البضائع أو الخدمات المفصلة.

إذا لم يقبل العملاء البنود والشروط الخاصة بك ، فلن يتعين عليهم الدفع. ذلك لأن إصدار الفواتير الأولية لا يلزم العملاء بالدفع ولا ينشئ أي التزامات ضريبية.

ما هي الشروط التي تنطوي على مثل هذا الالتزام إذن؟ فقط عندما يدفع العميل الفاتورة الأولية. في مثل هذه الحالة ، يتعين عليك إصدار فاتورة عادية ودفع جميع الضرائب المتعلقة بالبيع. ما تحصل عليه هو المال حتى قبل معالجة الطلب. ماذا عن عملائك؟ يستفيدون أيضًا لأن الفاتورة الأولية تمكن العميل من مقارنة العروض بسهولة وحرية من العديد من الشركات لاختيار واختيار المناسب.

فاتورة الدفع المسبق

للوهلة الأولى ، تشبه الفاتورة المسبقة الفاتورة الأولية. لكن إذا نظرت عن كثب ستجد أنها تختلف. تتضمن الفاتورة المسبقة التزامًا بالدفع ، بينما الفاتورة الأولية هي مجرد اقتراح للدخول في عقد مبيعات.

متى تعتبر الفاتورة المسبقة اختيارًا جيدًا؟ بالتأكيد ، في حالة احتياجك إلى تخصيص موارد مالية كبيرة ، من وجهة نظرك ، لإكمال الطلب. تسمح لك الفاتورة المسبقة بتلقي جزء من الدفعة من العميل حتى قبل بيع السلع أو الخدمات. سيكون لهذا تأثير إيجابي على السيولة لديك ، خاصة عند معالجة الطلبات الكبيرة. يمكنك إعداد القيمة كنسبة مئوية محددة من إجمالي الطلب. يمنحك هذا مزيدًا من اليقين بأن عملائك لن ينسحبوا من العقد ، لأنهم بعد ذلك سيخسرون الأموال المدفوعة بالفعل.

فاتورة المبيعات

هذه فاتورة عادية ولكن لا يمكن أن تكون مفقودة من هذه القائمة. في المعاملات التجارية ، تحدث مثل هذه الفاتورة في أغلب الأحيان. هذا هو المستند الذي نراه جميعًا في أذهاننا عندما نسمع مصطلح الفاتورة. مثل الأنواع الأخرى من الفواتير ، فهي تحتوي على جميع العناصر الـ 12 التي تتطلبها أي فاتورة. يوثق حدثًا تجاريًا وقع بين البائع والمشتري. يمكن أن تغطي هذه الفاتورة كلاً من بيع البضائع وتقديم الخدمات.

فاتورة متكررة

هذا النوع من الفاتورة شائع جدًا لتقديم الخدمات. يتم إصداره في كل فترة محددة مسبقًا. غالبًا ما يكون شهرًا ولكن يمكنك أيضًا العثور على فواتير أسبوعية ربع سنوية أو سنوية. تظهر هذه عادةً في حالة الاشتراكات المختلفة.

يتم تحديد رسوم كل شهر مقدمًا ، حتى تعرف على الفور المبلغ الذي يجب دفعه. تجعل ميزة الفواتير المتكررة من السهل جدًا أتمتة إصدار مثل هذا النوع من الفواتير. باستخدام تطبيق الفواتير ، يمكن أن تصبح عملية إصدار الفواتير المتكررة سهلة وبسيطة حقًا. كل ما عليك فعله هو إدخال بعض البيانات الضرورية وسيتم إنشاء الفواتير التالية تلقائيًا. ما هي البيانات اللازمة لهذا؟ عادةً ما تكون المعلومات التالية كافية:

• بيانات العميل،
• معلومات حول الغرض من الفاتورة ،
• مبلغ الفاتورة ،
• في أي وقت يجب إصدار الفاتورة التالية ،
• تاريخ السداد.

بالنسبة للفواتير المتكررة ، تكون كل فاتورة لاحقة مشابهة جدًا للفاتورة الأولى التي تم إصدارها. سوف تختلف في العدد وتاريخ الإصدار والبيع وتاريخ الاستحقاق. إذا كنت تعرف عناوين البريد الإلكتروني لعملائك ، فيمكنك أيضًا أن تجعل برنامج الفواتير يرسل هذه الفواتير تلقائيًا ، مما سيوفر لك بالتأكيد الكثير من الوقت.

فاتورة جزئية

في حالة المشاريع الكبيرة ، تحظى الفواتير الجزئية بشعبية. في هذه الحالة ، يتم تقسيم العمل المتفق عليه إلى مراحل. عند استيفاء مرحلة معينة ، تقوم بإصدار فاتورة جزئية. تنطبق طريقة الفواتير هذه على كل من توريد السلع وتقديم الخدمات. من الأفضل وضع جدول الدفع في وقت مبكر ، بالفعل في مرحلة توقيع العقد. بهذه الطريقة ستقوم بإبلاغ عملائك مسبقًا دون أن تفاجئهم بالفاتورة التي تصدرها.

ما هي فوائد الفواتير الجزئية؟ سيوفرون لك سيولة أكبر ، بينما سيتجنب عميلك فاتورة كبيرة جدًا بعد إكمال الطلب بأكمله لأن الدفعة تنقسم إلى أجزاء وتنتشر بمرور الوقت.

الفاتورة النهائية

يحدث هذا النوع من الفاتورة عادةً بعد إكمال الطلب. يمكن أن تأتي مع فواتير مسبقة أو فواتير جزئية. يمكنك إصدار الفاتورة النهائية عن طريق حساب المبلغ الذي يمثل الفرق بين الفواتير المكتملة والمُسددة حتى تاريخه والمبلغ الإجمالي للعقد. كيف افعلها؟ يجب عليك طرح قيمة الفواتير المقدمة أو الجزئية التي أصدرتها للمشروع من إجمالي قيمة المشروع.

فاتورة موجزة

تكون الفاتورة الموجزة عملية عندما يقدم العميل عدة طلبات معك. لا تحتاج إلى إصدار فاتورة منفصلة لكل طلب. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام فاتورة موجزة. بالطبع ، لجعل هذا الحل مفيدًا لك ، لا يمكن تمديد الطلبات الفردية بمرور الوقت. لماذا ا؟ عليك أن تتذكر أنك لن تتلقى المال إلا بعد مرور بعض الوقت على إصدار الفاتورة. لذلك ، إذا انتظرت وقتًا طويلاً قبل إصدار فاتورة موجزة ، فسيتم إضافة الأموال إلى حسابك للطلبات المكتملة.

في الممارسة العملية ، يمكنك جدولة فاتورة موجزة كل فترة معينة ، على سبيل المثال ، أسبوع أو شهر. في نهاية الأسبوع أو الشهر ، تقوم بتجميع جميع الطلبات التي قدمتها لهذا العميل وإعداد فاتورة موجزة واحدة. يمكنك أيضًا استخدام هذا النوع من الفاتورة عندما يقدم العميل طلبًا ولكنه أضاف شيئًا آخر في وقت لاحق. في هذه الحالة ، لن تحتاج إلى وصف فاتورتين منفصلتين ، ولكن يمكنك تضمين كلا الأمرين في الملخص.

اشعار دائن

مذكرة الائتمان هي نوع من فاتورة الائتمان. يتم استخدامه عادةً عندما يقوم العميل بإرجاع منتج أو دفع ثمن منتج ولكنه يريد إلغاء الطلب أو استلام البضائع التالفة أو الصغيرة الحجم التي تتضمن تخفيض السعر كتعويض. يمكنك أيضًا تسليم هذه الملاحظة عندما تريد منح العميل خصمًا إضافيًا بعد اكتمال طلبه ودفع ثمنه. كما أنه قابل للتطبيق عندما تحتوي الفاتورة على قيمة إجمالية غير صحيحة ومضخمة ، مما يتطلب تعديلات.

المذكرة الائتمانية تعني أن البائع مدين بالمال للمشتري. إنه تأكيد من البائع بأنه منح المشتري شكلاً من أشكال الائتمان. يمكن للمشتري استخدام هذا الرصيد لعمليات الشراء المستقبلية أو طلب استرداد.

بيان بالخصم

هذا هو نوع الفاتورة التصحيحية التي ترسلها إلى العميل عندما ترتكب خطأً في التقليل من قيمة السلع أو الخدمات المباعة. تعني ملاحظة الخصم أنه بالإضافة إلى مبلغ الفاتورة ، فإن العميل مدين لك أيضًا بالمبلغ الذي تم إصدار الملاحظة به. يتمثل الاختلاف بين فاتورة الائتمان أو الخصم والفاتورة العادية في أنك ترسل الفاتورة العادية عند بيع السلع أو الخدمات. ومع ذلك ، تحدث فاتورة الائتمان أو الخصم بعد إصدار الفاتورة العادية لتصحيح المبالغ الموضحة في الفاتورة.

فاتورة ضريبة القيمة المضافة

في البلدان التي توجد فيها ضريبة القيمة المضافة (ضريبة القيمة المضافة) ، فإن نوع الفاتورة الشائع جدًا هو فاتورة ضريبة القيمة المضافة. يوثق بيع السلع والخدمات من قبل الكيانات التي تدفع ضريبة القيمة المضافة. هذه هي عمومًا غالبية الشركات التي تعمل في مثل هذه البلدان. ومن المثير للاهتمام ، أنه حتى إذا لم تكن هناك ضريبة القيمة المضافة في بلدك ، إذا كنت تبيع سلعًا أو خدمات إلى دول بها ضريبة القيمة المضافة ، فقد يُطلب منك إصدار فاتورة تتضمن ضريبة القيمة المضافة.

اقرأ أيضًا: 5 أخطاء شائعة في الفواتير

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.

المؤلف: آندي نيكولز

حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.

مشاهدة جميع المشاركات