تنظيم العمل: 10 نصائح لإتقان تنظيم العمل

تتساءل ما هو سر الأشخاص الناجحين في وظائفهم؟ بطبيعة الحال ، ستلاحظ على الفور أن هذه مسألة فردية تمامًا ، حيث يمتلك كل موظف مجموعة فريدة من المهارات أو السمات الشخصية أو الشخصية. ومع ذلك ، هناك عنصر واحد يمكنك الاهتمام به لتحسين أداء مهامك اليومية وتعزيز تحقيق النتائج المتوقعة - تنظيم العمل الجيد. كيف؟ ستجد أدناه قائمة تضم 10 نصائح تنظيمية يمكنها تحقيق ذلك.

تنظيم العمل - جدول المحتويات:

1. خطط لعملك
2. ركز على هدف واحد (ومهمة) في كل مرة
3. تذكر أن تأخذ فترات راحة منتظمة
4. ضع الأولويات
5. تقدير الوقت والتحكم فيه
6. إنشاء دورات إنتاجية فردية
7. تخلص من المشتتات
8. العمل مع لوحات كانبان
9. استخدم الأدوات لتبسيط عملك
10. ضع حدودًا للزملاء
11. تنظيم أفضل للعمل - الآن أنت تعرف ماذا تفعل

خطط لعملك

يمكنك تنظيم جدولك الزمني في أداة خاصة عبر الإنترنت ، في دفتر ملاحظات عبر الإنترنت ، بشكل تقليدي على الورق (أيهما يناسبك بشكل أفضل) - لا يمكنك أن تنسى التخطيط لعملك إذا كنت مهتمًا بتحسين مؤسستك. إن كتابة جميع واجبات المهام في يوم أو أسبوع معين هو الأساس للخطوات التالية التي ذكرناها. ومع ذلك ، تذكر أن تخطط لنفسك بنسبة 80٪ فقط من الوقت في العمل - يجب تخصيص الباقي للأحداث غير المتوقعة.

ركز على هدف واحد (ومهمة) في كل مرة

لن تكون قادرًا على تحقيق كل ما حددته لنفسك على الفور - تمامًا كما لن تتمكن من إكمال جميع المهام التي خططت لها في اليوم السابق بعد الظهر. ركز على ما هو أكثر أهمية في الوقت الحالي ، وسترى نتائج إيجابية.

تذكر أن تأخذ فترات راحة منتظمة

من الأفضل أن تخطط فترات الراحة كل يوم تقريبًا في نفس الوقت (قدر الإمكان بالطبع) - بهذه الطريقة يدخل جسمك في إيقاع عمل معين ، مما يسهل تحقيق أهدافك.

ضع الأولويات

ما هي المهمة المهمة والعاجلة ، وأيها يجب إعادته؟ بمجرد التخطيط لعملك ، يجب عليك تحديد الترتيب الذي يجب أن تقوم به بمختلف المسؤوليات (ستساعدك مصفوفة أيزنهاور في ذلك). بهذه الطريقة ستعرف بالضبط ما يجب القيام به وكيف تنتقل بسلاسة من مهمة إلى أخرى ، دون السماح لنفسك بالتردد للحظة.

تقدير الوقت والتحكم فيه

لتنظيم وقتك في العمل بشكل أفضل ، يجب أن تعتمد أيضًا على تقدير الوقت الذي ستستغرقه لإكمال مهمة معينة. بهذه الطريقة ستتحكم بمرور الوقت مع زيادة حافزك لإكماله. إن التحقق المستمر من وتيرة واجباتك ، بدوره ، سيسمح لك بتوقع الاختناقات وتعلم الدروس للمستقبل (على سبيل المثال من حيث حقيقة أن نوعًا معينًا من المهام يتطلب موعدًا نهائيًا ممتدًا). يعمل هذان الإجراءان بشكل كبير على تحسين تنظيم العمل.

إنشاء دورات إنتاجية فردية

ما هي الساعات التي تعمل فيها بشكل أفضل؟ إن اكتشاف ما إذا كنت أكثر إنتاجية في الصباح أو الظهر أو بعد الظهر (وكيف ترتبط هذه الحقيقة بوجباتك في العمل) هو نقطة البداية لتنظيم أفضل لعملك اليومي. بعد كل شيء ، من الأفضل أن تترك لنفسك أكثر المهام تحديًا عندما تكون أكثر إنتاجية بحيث يكون إكمالها أكثر سهولة على الأقل. من ناحية أخرى ، في الفترة الأقل إنتاجية ، يجب عليك أداء مهام تلقائية ومتكررة لا تتطلب الكثير من الالتزام. سيساعدك هذا النهج على التخلص من الشعور بضياع الوقت في العمل.

تخلص من المشتتات

ضع في اعتبارك أنه لا يوجد شيء يعمل بشكل سيء لأداء الواجبات اليومية مثل الخضوع باستمرار للمشتتات من جميع الأنواع - التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي أو زيارة زملاء العمل أو مراجعة رسائل البريد الإلكتروني. لماذا؟ لأنه يأخذ عقولنا بعض الوقت للتركيز على المهمة التي في متناول اليد وكل إلهاء يؤدي إلى تلاشي تركيزنا وعلينا أن نبدأ من نقطة الصفر. لهذا السبب ، من الجيد حظر مواقع معينة طوال مدة عملك أو استخدام تقنية بومودورو (التي تدعم العمل في دورات) لتجنب الخضوع للإلهاءات.

في هذا الصدد ، لاحظ أيضًا أنك تواجه عوامل تشتيت في المكتب وأثناء العمل في المنزل - حدد الأشياء التي تشتت انتباهك غالبًا عن عملك ثم حاول التخلص من هذه المشكلات لتحسين سير عملك.

العمل مع لوحات كانبان

يُحسِّن تصور مهام المهام الخاصة بك على لوحة Kanban (تقسيم العمود هو ما يتم القيام به) التحكم في سير العمل. علاوة على ذلك ، فهو يسمح للآخرين بمعرفة ما إذا كان بإمكانهم استخدام مواردك حاليًا ، أو ربما تركز على مهمة مهمة ولا يمكنك العثور على مساحة للمساعدة.

استخدم الأدوات لتبسيط عملك

فكر في هذا النوع من البرامج (مثل برنامج إدارة مشروع Firmbee) إذا كنت تعمل في فريق وتشعر بالحاجة إلى تحسين التواصل بين أعضاء الفريق الفردي. يمكن للحلول التي تسمح لك بتخزين جميع المعلومات الضرورية حول العمليات التي تجري في مكان واحد أن تحسن بسرعة وفعالية تنظيم عمل المشاركين. ومع ذلك ، يجب أن تتذكر تحديدها بشكل مناسب لاحتياجات فريقك (من خلال تحليل المناطق التي تسبب المشاكل).

ضع حدودًا للزملاء

النصيحة الأخيرة هي تلك التي يرغب قلة من الناس في اتباعها لأنه يُعتقد أنه من خلال القيام بذلك قد تحصل على تصنيف "صديق غير مفيد". ومع ذلك ، في بعض الأحيان يكون من الأفضل إبلاغ الزملاء بأنك لن تساعدهم في الوقت الحالي بدلاً من دعم الآخرين بقوة ومواجهة تأخيرات في مهامك لاحقًا ، مما قد يضر بكما (عواقب صحية جسدية وعقلية مرتبطة بالتوتر والعمل الإضافي) و المنظمة (بسبب تأخر المواعيد النهائية).

تنظيم عمل أفضل - الآن أنت تعرف ماذا تفعل

قد تعتقد أن النصائح المذكورة أعلاه "تافهة" وبالتأكيد ليست كافية لتنظيف الفوضى في حياتك العملية. ومع ذلك ، حاول دمج بعضها في أنشطتك اليومية وستلاحظ بسرعة أن النتائج ستتجاوز توقعاتك بكثير. بالطبع ، ليس الأمر أن جميع النصائح المذكورة أعلاه ستعمل بالضبط في حالتك (كل هذا يتوقف على المشكلات التي واجهتها في تنظيم عملك حتى الآن) ، لكنها بلا شك نقطة انطلاق مناسبة للتفكير في التغيير وتنفيذه ثم الاستمتاع بالنتائج.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات