11 شيئًا يقوم به الأشخاص المنظمون والمنتجون كل يوم
نشرت: 2017-11-05هناك سبب يجعل الأشخاص الأكثر هدوءًا والأقل إجهادًا هم الذين ينجزون أكثر
غالبًا ما نخلط بين الإنتاجية والعمل بأسرع ما يمكن ، كل ثانية من اليوم. نخشى أن يؤدي التباطؤ في التنظيم إلى القضاء على إنتاجيتنا ، لكن الحقائق تشير إلى خلاف ذلك:
- يقضي موظف المكتب العادي أكثر من ساعة واحدة كل يوم فقط في البحث عن الأشياء.
- يقضي المدير التنفيذي العادي في الولايات المتحدة ستة أسابيع سنويًا في البحث من خلال المكاتب الفوضوية والملفات غير المنظمة عن معلومات في غير محلها.
- 23٪ من البالغين يقولون إنهم تأخروا في دفع فواتيرهم لأنهم فقدوها.
أن تكون غير منظم أمر مكلف ، من حيث المال والوقت. ولكن إذا تمكنت من إقناع نفسك بالإبطاء والتنظيم ، فسوف يصدمك عائد الاستثمار.
"يتم ربح ساعة مقابل كل دقيقة تقضيها في التنظيم". - بنجامين فرانكلين
في حين أن تقدير بنجامين فرانكلين مبالغ فيه ، إلا أن قضاء الوقت في التنظيم لا يزال استثمارًا قيمًا. يقدر الخبراء أن كل ساعة تقضيها في التخطيط والتنظيم توفر ثلاث إلى أربع ساعات من الوقت التي كانت ستضيع.
هناك سبب يجعل الأشخاص الأكثر هدوءًا والأقل إجهادًا هم الذين ينجزون أكثر - فهم يفهمون أهمية التنظيم ، وقد قاموا بتكييف عاداتهم وفقًا لذلك.
والخبر السار هو أنه يمكنك أن تصبح أكثر تنظيمًا وإنتاجية أيضًا ، فقط عن طريق محاكاة العادات التي يعتمدون عليها.
لا يتركون مكاتبهم تشوش
قد تعتقد أنك تعرف بالضبط أين وفي أي مجموعة من الأوراق يمكنك العثور على مستند معين. لكنك تمازح نفسك إذا كنت لا تعتقد أنك ستكون أكثر إنتاجية بمكتب نظيف ومنظم. مجرد تنظيم الأشياء على مكتبك يساعدك على تنظيمها في ذهنك. بالإضافة إلى ذلك ، كشفت الأبحاث التي أجريت في جامعة برينستون أنه كلما تم قصف أدمغتنا بالمحفزات المتنافسة على مكتب فوضوي ، قل تركيزنا. ولم يكن هذا مجرد دليل شخصي. كانوا قادرين على رؤية الاختلاف في التصوير بالرنين المغناطيسي لنشاط دماغ الأشخاص.
لم يلمسوا الأشياء مرتين أبدًا
الأشخاص المنظمون والمنتجون لا يضعون أي شيء في نمط الانتظار أبدًا ، لأن لمس الأشياء مرتين يعد إهدارًا كبيرًا للوقت. لا تحفظ بريدًا إلكترونيًا أو مكالمة هاتفية للتعامل معها لاحقًا. بمجرد أن يلفت انتباهك شيء ما ، يجب عليك التصرف فيه أو تفويضه أو حذفه.
لا يستجيبون لرسائل البريد الإلكتروني عند وصولهم
لا يسمح الأشخاص المنتجون لبريدهم الإلكتروني أن يكون مقاطعة مستمرة. بالإضافة إلى التحقق من بريدهم الإلكتروني وفقًا لجدول زمني ، فإنهم يستفيدون من الميزات التي تعطي الأولوية للرسائل حسب المرسل. لقد قاموا بتعيين تنبيهات لأهم البائعين وأفضل عملائهم ، ويقومون بتوفير الباقي حتى يصلوا إلى نقطة توقف في عملهم. حتى أن بعض الأشخاص قاموا بإعداد مجيب آلي يتيح للمرسلين معرفة متى سيفحصون بريدهم الإلكتروني مرة أخرى.
موصى به لك:
كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
منصة التسويق الرقمي Logicserve Bags INR 80 Cr Funding، Rbrands as LS Dig ...
إنهم يعملون من قائمة مهام فردية
هل تتذكر الأيام التي اعتاد فيها الناس على شراء تلك المخططات الباهظة الثمن والمرتبطة بالجلد وتعبئتها بقائمة مهام مشفرة بالألوان حسب الأولوية؟ قد تبدو هذه المدرسة قديمة بعض الشيء الآن ، لكن لا أحد يستطيع أن ينكر أنها كانت فعالة. لماذا كان هؤلاء المخططون فعالين؟ لقد ذكرونا بمدى أهمية الاحتفاظ بقائمة مهام واحدة. عندما تدمج كل شيء في قائمة واحدة ، فأنت تعرف دائمًا أين تبحث ، ويمكنك التوقف عن إضاعة الوقت في محاولة تذكر القائمة التي تحتوي على المعلومات التي تحتاجها.
لديهم مستوى عال من الوعي الذاتي
يتمتع الأشخاص المنتظمون والمنظمون بدرجة عالية بإحساس واضح بمن هم. يعرفون نقاط ضعفهم ، ويضعون الهياكل التنظيمية للتغلب عليها . إذا كانوا يميلون إلى السماح للاجتماعات بالعمل لفترة طويلة ، فإنهم يقومون بتعيين مؤقت. إذا كان لديهم مشكلة في الحفاظ على الاجتماعات منتجة ، فإنهم يضعون جدول أعمال. إذا نسوا التحقق من بريدهم الصوتي في الصباح ، فإنهم يقومون بتعيين تذكير. التفاصيل لا تهم. المهم هو أن يفكروا جيدًا ويستخدموا وسائل مساعدة وإجراءات محددة تعمل مع نقاط ضعفهم التنظيمية.
إنهم يخصصون وقتًا لتناول طعام الغداء
لقد كنا جميعًا هناك - أنت مشغول جدًا ، وبحلول الوقت الذي تنظر فيه ، يكون قد تجاوز وقت الغداء. ينتهي بك الأمر إما بالذهاب بدون أو الحصول على دونات أو كيس من رقائق البطاطس من آلة الوجبات الخفيفة. كلاهما حقا أفكار سيئة ستعطيك الكعكة دفعة من الطاقة لحوالي 20 دقيقة ، ولكن بعد ذلك ، سينخفض تركيزك مثل الصخرة. بقدر ما تتخطى الوجبات ، فهي لا تؤثر فقط على تركيزك وإنتاجيتك ومهاراتك في حل المشكلات ، بل إنها تؤثر أيضًا على محيط الخصر لديك - وليس بالطريقة التي تتوقعها. تظهر الأبحاث من جامعة ولاية أوهايو أن الوزن الذي تفقده عن طريق تخطي وجبات الطعام هو وزن عضلي تستعيده لاحقًا على شكل دهون.
يأكلون الضفادع
"أكل الضفدع" هو أفضل ترياق للتسويف. يبدأ الأشخاص ذوو الإنتاجية الفائقة كل صباح بهذه "الحلوى" اللذيذة. بعبارة أخرى ، يفعلون العنصر الأقل شهية والأكثر رعبا في قائمة مهامهم أولاً ، قبل أن يفعلوا أي شيء آخر. بعد ذلك ، تم تحريرهم للتعامل مع الأشياء التي تثيرهم وتلهمهم.
إنهم يرتبون في نهاية كل يوم
أفضل علاج للفوضى هو تخصيص حوالي 10 دقائق في نهاية كل يوم لتنظيم مكتبك. على الرغم من أننا نعلم أنه من الأفضل لمس الأشياء مرة واحدة فقط ، فقد توقفنا جميعًا في منتصف المهمة لأن الهاتف رن أو توقف أحدهم للدردشة. لا يمكنك حقًا منع مثل هذه الأشياء ، ولكن يمكنك إنهاء اليوم عن طريق حل جميع الأشياء التي تركتها نصف منتهية .
يخططون لأيامهم في الليلة السابقة
يذهب الأشخاص المنظمون والمنتجون إلى الفراش كل ليلة ، آمنين بمعرفة ما سينجزونه في اليوم التالي. إنهم يحصلون على أولوياتهم بشكل مباشر في الليلة السابقة ، بحيث بمجرد أن يبدأ اليوم ، يقل احتمال تشتيت انتباههم بسبب "استبداد المستعجل" - تلك الحرائق الصغيرة التي تنبثق وتعيق أولوياتهم الحقيقية.
إنهم يستفيدون بشكل كامل من التكنولوجيا
لقد قيل الكثير حول كيفية إطالة التكنولوجيا الحديثة ليوم العمل ، مما يجعلها دائمًا على مدار الساعة. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا ، يمكن للتكنولوجيا أيضًا أن تجعلنا أكثر إنتاجية. سواء كنت تقوم بإعداد عامل تصفية البريد الإلكتروني للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من البريد العشوائي ، أو باستخدام تطبيق مثل Evernote لتنظيم المعلومات التي ستحتاجها مرة أخرى ، فإن التكنولوجيا ليست سيئة دائمًا. عند استخدامه بشكل صحيح ، يمكن أن يوفر الكثير من الوقت.
لا يتجاهلون بريدهم الحلزون
لهذا ، نعود إلى فلسفة "المسها مرة واحدة". بالنسبة لمعظمنا ، ليس هناك الكثير من رسائل البريد الحلزونية هذه الأيام التي نتطلع إليها بالفعل. لكن تجاهلها يمكن أن يسبب مشاكل ، خاصة عندما يتعلق الأمر بأشياء مثل الفواتير والإشعارات الضريبية. ما عليك سوى المضي قدمًا وفتحه ، والاعتناء به بمجرد وصوله ؛ خلاف ذلك ، سينتهي بك الأمر بالبحث تحت وسائد الأريكة بحثًا عن الفاتورة المتأخرة.
جمع كل ذلك معا
كل دقيقة تقضيها في البحث عن شيء ما في غير محله أو تحاول تذكر ما يفترض أن تفعله بعد ذلك ، سوف يضر بإنتاجيتك. وهذا بدوره يؤثر على إمكاناتك المهنية. والخبر السار هو أن هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها للبقاء منظمًا ومنتِجًا ، وبالتالي حتى الأشخاص الأكثر تشوشًا بيننا يمكنهم وضع نظام لإبقائنا تحت المراقبة.
عن المؤلف
الدكتور ترافيس برادبيري هو المؤلف المشارك الحائز على جوائز في الكتاب الأفضل مبيعًا 2.0 ، Emotional Intelligence 2.0 ، والمؤسس المشارك لـ TalentSmart ، المزود الرائد عالميًا لاختبارات الذكاء العاطفي والتدريب ، حيث يخدم أكثر من 75٪ من شركات Fortune 500. تُرجمت كتبه الأكثر مبيعًا إلى 25 لغة وهي متوفرة في أكثر من 150 دولة. كتب الدكتور برادبري لمجلة Newsweek و BusinessWeek و Fortune و Forbes و Fast Company و Inc. و USA Today و The Wall Street Journal و The Washington Post و The Harvard Business Review أو تمت تغطيته من قبل.