قاعدة دقيقتين لزيادة إنتاجيتك
نشرت: 2022-08-30تحتوي قائمة المهام عادةً على مهام بسيطة نسبيًا للقيام بها ، لكن الجمع بين المهام المتعددة يخلق أحيانًا عقبات يصعب التغلب عليها. أنت تعرف كيف تشعر بالإرهاق عندما تكون حتى مهمة نموذجية مثل صياغة بريد إلكتروني أو تحديد موعد أو طلب سلع تفوق قدرتك. إذا كانت لديك مشاكل مع قائمة المهام المتزايدة باستمرار ، ورأيت أن التسويف يصبح مشكلة ، فجرّب قاعدة الدقيقتين.
قاعدة دقيقتين - جدول المحتويات:
- ما هي قاعدة دقيقتين؟
- تنقسم المشاريع الصغيرة إلى خطوات صغيرة
- 2 دقيقة القاعدة في الممارسة
- حكم دقيقتين للتواصل
- فوائد حكم دقيقتين
- دقيقتان حكم وعادات بناء
- كتل الوقت
- ملخص
ما هي قاعدة دقيقتين؟
قاعدة الدقيقتين هي طريقة الاستخدام الفعال للوقت ، والتي تم وصفها في كتاب David Allen بعنوان: Getting Things Done . إنه أحد مكونات منهجيته ، ولكنه بسيط بما يكفي بحيث يمكن وضعه موضع التنفيذ دون إعداد مسبق. البساطة هي سبب ظاهرة هذه الطريقة.
ربما ، في البداية ، ستبدو الطريقة بسيطة للغاية. الحقيقة هي أنه على الرغم من المظاهر ، فإن المهام الصغيرة ، وليس المشاريع الضخمة ، يمكن أن تشتت الانتباه وتجعل التركيز مستحيلاً. يمكن أن تساعدك مقدمة هذه القاعدة على التدرب على القيام بالأشياء على الفور . بفضل هذا لن تتراكم المهام في القائمة وإنشاء أكوام من الأحجام التي لا تصدق.
لا تستهلك المهمة البسيطة التي يتم إجراؤها على الفور قدرًا كبيرًا من طاقتنا ، ولكنها يمكن أن تزيد من مستوى الرضا الذي تجلبه كل مهمة منتهية ومحددة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يحرر عقولنا من الأفكار ويسمح بالتركيز على المشاريع المهمة.
إذا بدأت في وضع تلك المهام الصغيرة والبسيطة جانبًا وتأجيلها ، فقد تصل إلى النقطة التي سيكون هناك الكثير منها للقيام بها ، وقد تبدأ في الشعور بالخوف حتى قبل محاولة القيام بها. حل هذه المشكلة سهل. قم بكل المهام البسيطة والصغيرة على الفور.
تجدر الإشارة إلى أن المؤلف نفسه يؤكد مرونة هذه الطريقة. لا تعني دقيقتان بالضرورة أنه يتعين عليك قياس المهام باستخدام المؤقت في يدك. الدقيقتان اللازمتان لمهمة ما هي لتذكيرك بأن العديد من المهام البسيطة يمكن أن تستغرق عدة دقائق فقط. لا فرق إذا كانت دقيقتان أو خمس دقائق.
تنقسم المشاريع الصغيرة إلى خطوات صغيرة
يمكن استخدام قاعدة الدقيقتين بعدة طرق. هناك الكثير حول استخدام القاعدة لأداء مهام قصيرة وبسيطة مثل صياغة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، ولكن يمكن تطبيق القاعدة على مشاريع أكثر طموحًا. كيف؟ يمكن تقسيم كل مهمة ضخمة إلى خطوات أصغر. بفضل هذا ، يتغير المشروع المتطلب والمخيف إلى قائمة مهام محددة وملموسة وبسيطة للقيام بها. يمكن أن يساعدك هذا التعديل على بدء المشروع دون الشعور بالإرهاق.
قاعدة الدقيقتين في الممارسة
بغض النظر عما إذا كنت تقضي يومك في المكتب أو في المنزل ، فإن يومك عبارة عن قائمة مهام يجب القيام بها. نقدم أدناه عدة أمثلة للأنشطة التي يمكن تطبيق قاعدة الدقيقتين عليها. هذه مجرد أمثلة ، لكنها يمكن أن تساعد في تحديد مهامك اليومية.
تم تأجيل بعض المهام لأسباب مختلفة. لا يمكن تجنب هذه الأنشطة على المدى الطويل. عاجلاً أم آجلاً ، سيتعين على شخص ما القيام بها. من الأفضل القيام بها مرة واحدة. إحدى هذه المهام هي غسل الصحون. ومن الأفضل غسل الأطباق بعد الوجبة مباشرة. الأمر نفسه ينطبق على إخراج القمامة أو تمشية الكلب أو القيام بالأعمال المنزلية البسيطة الأخرى. ستساعدك قاعدة الدقيقتين على توفير الوقت وإطلاق الطاقة اللازمة للمهام الأكثر أهمية.
حكم دقيقتين للتواصل
عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني أثناء عملك ، فإنك تميل إلى فتحها وقراءتها على الفور. ثم هذا كل ما تفعله لأنك تذكر نفسك بالمهمة المهمة الحالية ، وتقرر الرد لاحقًا. لا يوجد وقت أفضل من الآن ، وبالتالي إذا كنت تعرف محتوى رسالة بريد إلكتروني وقضيت وقتك في قراءتها - قم بالرد على الفور. لا تنتظر خصوصًا إذا كانت الرسالة سهلة ولا تتطلب أي جهد أكبر.
بفضل هذا ، ستكون على يقين من أنك لن تنسى ذلك. هناك موقف مشابه مع المكالمات الهاتفية والرسائل لتمريرها إلى زملائك. يُعد تقديم هذه القاعدة حلاً رائعًا للأشخاص الذين لا يحبون التحدث عبر الهاتف. التأجيل والتسويف لا يفيدان أبدًا. من الأفضل أن تفعل الأشياء على الفور.
فوائد حكم دقيقتين
العديد من التقنيات لها نفس الهدف - إدارة أفضل للوقت . أكبر فائدة لقاعدة دقيقتين هي حقيقة أنه لا يوجد نظام متضمن. ليس عليك أن تعد نفسك ، ولا داعي لامتلاك أي نظام أو تطبيق. القاعدة بسيطة - تصرف في الحال.
المهمة التي تستغرق دقيقتين ليست مشكلة ، لكن القائمة الكاملة للمهام الصغيرة تخلق شعوراً بالثقل يصعب محاربته. بالإضافة إلى ذلك ، خلال اليوم تصبح القوائم أطول وأطول مع جميع المهام والأنشطة والواجبات الجديدة. هذا يمتص الطاقة ويمنع التركيز.
لا يقلل استخدام قاعدة الدقيقتين من مستويات التوتر فحسب ، بل يزيد من الرضا. يمنحك تحقيق أبسط المهام الشعور بالوكالة ويجلب الطاقة اللازمة لتحقيق مهمة أخرى.
دقيقتان حكم وعادات بناء
لا يساعدك استخدام الطريقة فقط في تكوين عادة لأداء النشاط على الفور ، ولكنه قد يكون طريقة جيدة لإدخال عادات جديدة وفعالة . هناك لحظات نرغب فيها في القيام بشيء ما لأنفسنا: بدء دورة لغة جديدة ، أو تقديم روتين لقراءة الكتاب ، أو البدء في ممارسة الرياضة ، ولكن يبدو أنه ليس لدينا الوقت الكافي لذلك.
دقيقتان جانبا في اليوم لا يبدو سيئا ، أليس كذلك؟ ربما تكون خطوة جيدة لبدء رحلة جديدة وبناء عادة جديدة. قد يتضح أنه ، بمرور الوقت ، ستمدد الوقت لممارستك الجديدة ، لكن قاعدة الدقيقتين هنا لمساعدتك على المضي قدمًا في البداية والتغلب على التسويف.
كتل الوقت
عادة ما يكون من السهل القيام بالمهمة القصيرة التي تستغرق دقيقتين فقط. قد يستغرقون الكثير من وقتك إذا كان هناك الكثير منهم. ماذا لو كان هناك مشروع ضخم ومهم يجب الانتهاء منه في الوقت المحدد ويتطلب اهتمامك الخاص؟ لا يمكن تقسيم كل أنشطتك إلى أجزاء أو خطوات صغيرة.
تتطلب بعض الواجبات تركيزًا عميقًا وتركيزًا. إذا كنت تتعامل مع مثل هذا المشروع ، فحاول منع وقتك. يسمح لك حظر الوقت بالتركيز على مهمة واحدة طوال مدة الوقت المحدد. لا تتوقف عن العمل حتى تنتهي المهمة. الاستراحات المتكررة في العملية تقلل من القدرة على التركيز وتجعل عملك أقل كفاءة.
ملخص
قاعدة الدقيقتين مفيدة عندما تعمل في أنشطة تتطلب الكثير من التركيز والتركيز. بدلاً من محاولة القيام بكل ذلك مرة واحدة ، تشجع القاعدة الأشخاص على تقسيمها إلى أجزاء أصغر ، مما يمكن أن يساعدهم في إنجاز المزيد في وقت أقل. يمكن تطبيق هذه القاعدة على أي مهمة أو نشاط تحتاج إلى القيام به.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني لتكتبها ، فمن الأفضل أن تبدأ برسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب وقتًا وجهدًا أقل. بهذه الطريقة ، لن تتعب وينتهي بك الأمر بالتسويف في تلك المهام الأكثر صعوبة لاحقًا. قاعدة الدقيقتين هي اختراق إنتاجي يمكن استخدامه للتأكد من أنك لا تضيع الوقت في المهام التي لا يتعين عليك القيام بها. إنها أداة لضبط النفس.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.