4 خطوات لتصميم وتشغيل تمرين منضدية فعال

التمرين على الطاولة ، والذي يُختصر غالبًا باسم TTX أو TTE ، هو شكل محدد من أشكال الاستعداد للأزمة. وهي تبرز من المناهج الأخرى لإدارة المخاطر مع أكثر ميزاتها تميزًا - جو خالٍ من الإجهاد. على هذا النحو ، يتحدث الفريق من خلال النطاقات الفردية للتدابير التي يجب اتخاذها ، وأدوار أعضاء الفريق المحددين بالإضافة إلى السيناريوهات المحتملة ، كل ذلك في شكل مناقشة جماعية ميسرة.

يحدث كل هذا من خلال التحدث والمشاركة وإيجاد الحلول ، وليس ، كما هو الحال في التدريبات الميدانية ، أو القيام أو التمثيل. في مثل هذا الشكل ، فإن الشيء المهم هو معرفة ومعرفة ما إذا كانت الأحكام النظرية تترجم إلى حالات طوارئ فعلية. من هذه المقالة ، ستتعرف على القيمة التي يمكن أن تجلبها تمارين الطاولة على المنظمة ، ومتى يستحق إجراؤها وكيفية تشغيلها بشكل صحيح.

القواعد الأساسية لإجراء تمرين منضدية

تمرين الطاولة هو اجتماع يهدف إلى تصميم الإجراءات الواجب اتباعها والتدابير الواجب اتخاذها أثناء حالة الطوارئ. اعتمادًا على نوع المنظمة ، قد يتضمن تحديد طرق للرد على هجوم إلكتروني أو كارثة طبيعية مثل الزلزال أو هجوم إرهابي مفاجئ. يمكن أن يكون لها أيضًا نطاق غير رسمي ، مثل معرفة كيفية التعامل مع فقدان أعضاء الفريق الأساسيين أو الظهور المفاجئ لمنافس في السوق.

بغض النظر عن درجة الطوارئ ، فإن التمارين المنضدية تشترك في شيء واحد: سيناريو جاهز مع تدابير محددة يجب اتخاذها وتطورها. بدون السيناريو ، إجراء TXT لا معنى له. وذلك لأن الغرض الرئيسي من هذه التمارين هو التحقق مما إذا كانت الأحكام النظرية العاملة في المنظمة تنعكس في الواقع وما إذا كان يلزم إجراء تغييرات. لذلك إذا لم يكن لدى مؤسستك خطة عمل محددة في حالة الطوارئ ، فيجب أن تكون الخطوة الأولى هي كتابة مثل هذا السيناريو.

تجري التدريبات في بيئة مريحة لتمكين جميع أعضاء الفريق من تحديد أدوارهم في الاستجابة لمواقف معينة بحرية ومناقشة القضايا المزعجة دون خوف أو خجل. هنا ، لا يتعلق الأمر بالمنافسة واختبار ما إذا كان بإمكان الموظفين التصرف تحت الضغط ، بل يتعلق بالتعلم والعمل كفريق.

ما القيمة التي يجلبها إجراء تمرين منضدية؟

إن إجراء تمرين منضدية لا يستغرق وقتًا طويلاً كتمرين ميداني ، ولكنه لا يزال يتطلب تكريس الوقت وتجميع أعضاء الفريق الفرديين. ستحتاج إلى تخصيص بعض الموارد ولكن ما ستحصل عليه في المقابل هو العديد من الفوائد ليس فقط للمؤسسة ولكن أيضًا لأعضاء الفريق.

القيمة التي يمكن أن تقدمها شركة TXT للمؤسسة

• من الأفضل بكثير التحقق من الإجراءات خلال اجتماع غير رسمي من الاختبار "الحي" أثناء الأزمة
• فرصة لتحسين القواعد وسد الثغرات وتنفيذ الإجراءات التصحيحية
• فرصة لتحسين تقنيات الاستجابة للطوارئ
• تقوية الروابط بين أعضاء الفريق الفردي
• تحقق من أن الموظفين يعرفون ويتبعون الأحكام النظرية للبروتوكولات

القيمة التي يمكن أن تحققها TXT لأعضاء الفريق

• فرصة للعمل من خلال دورك في شكل غير رسمي
• شروط أفضل لتذكر الخطوات التالية للتعامل مع موقف معين
• فرصة لطرح الأسئلة وتوسيع نطاق معرفتك
• يسهل تشغيل السيناريوهات والاختبارات الخروج باقتراحات للتغييرات أو التحسينات على السجلات الفردية

كيفية إجراء تمرين منضدية؟

1. حدد الغرض من إجراء تمرين منضدية

يجب أن يبدأ التخطيط للتمرين على الطاولة بتحديد الهدف الذي تريد تحقيقه بعد تنفيذه وكيف تخطط لتطبيق النتائج المحققة. بالنسبة للبعض ، ستشمل القضية الرئيسية تثقيف أعضاء الفريق الذين فاتتهم الفرصة لتحليل الأحكام المختلفة في الخطط من قبل. سيجد الآخرون فيه فرصة لتقييم ما إذا كانت المبادئ النظرية تنعكس في الواقع. مهما كان حافزك الرئيسي لإجراء مثل هذه التمارين ، فإنها ستحقق فوائد أكثر بكثير مما تخطط له.

2. حدد الأشخاص المشاركين وحدد دورهم في التمرين

على الرغم من أن تمرين الطاولة ثابت ويتم إجراؤه في شكل محادثة جماعية غير رسمية ، لا تزال هناك قواعد معينة يجب اتباعها. عليك تعيين الأشخاص الذين سيشاركون في التمرين وتعيين أدوار محددة لهم. يمكن للأشخاص الآخرين مشاهدة السيناريو ومتابعته ، ولكن لتجنب الفوضى ، يجب ألا يقوموا بدور نشط أثناء التمرين نفسه. يمكن للمراقبين أيضًا التعبير عن وجهات نظرهم ، والتي يمكن أن تكون مفيدة أثناء تقييم التمرين وتوثيقه ، لذلك يجدر تحديد وقت لطرح الأسئلة وتقديم الاقتراحات بعد TXT مباشرة.



أحد العناصر الحيوية في المسعى بأكمله هو تعيين القائد / الميسر المناسب. يمكنك اختيار شخص من فريقك أو تعيين محترف لهذه المهمة. في كلتا الحالتين ، يجب أن يكون الشخص الذي لا يعرف فقط السيناريو وقواعد الشركة ومهام أعضاء الفريق الفردي جيدًا ولكن لديه أيضًا الصفات الشخصية المحددة لإجراء التمرين بشكل صحيح.

يجب أن يعرف الميسر ويقرر بعناية متى يتبع ومتى يقود المجموعة. الميزة الرئيسية التي يجب أن يتمتع بها المرء أيضًا هي القدرة على توفير ظروف مريحة للنقاش الإبداعي ورئاسة النقاش لإبقائه في صلب الموضوع. سيشعر قائد التمرين المنضدي الراسخ بالمجموعة ويحافظ على توازن سليم بين التراخي والقواعد الصارمة.

3. تحديد سيناريو معين

يجب أن يستجيب السيناريو للتهديد المحتمل الأكثر واقعية للمنظمة. يعتمد الكثير على نوع العمل ، ولكن أيضًا على موقع المقر الرئيسي. يمكن لخطة العمل هذه أن تعالج حدوث إعصار أو عنصر آخر ، ولكنها تحدد أيضًا الخطوات التالية للتعامل مع هجوم اختراق ضخم.

بغض النظر عن هدفك ، يجب أن يحدد السيناريو ويصف بالتفصيل موقفًا واقعيًا إلى حد ما. يجب أن يتضمن أسئلة للأفراد لوضعهم في العقلية الصحيحة والتحقق من أنهم يتخذون القرارات الصحيحة. وذلك لأن كل عضو في الفريق يجب أن يعرف من يجب الاتصال به في حالة حدوث أزمة ، وما هي الإجراءات الضرورية وكذلك الموارد المتبقية لتحديد الأولويات والحماية. يحتاجون إلى التعرف على السيناريو العام قبل الاجتماع المقرر حتى يتمكنوا من الاستعداد له جيدًا.

يجب أن يتضمن السيناريو نصًا محددًا ، ومع ذلك ، فإنه يستحق المراهنة على بعض المرونة هنا. ربما خلال المناقشة ، ستتغير نقاط أخرى وسيلقي نهج أعضاء الفريق ضوءًا جديدًا على الموقف برمته. في مثل هذه الحالة ، من الأفضل للقائد ألا يقاطع المناقشة ، وأن يتركها تتدفق ويبتعد قليلاً عن النص الأصلي ليصوغ نصًا أفضل ومطورًا.

4. تذكر التحليل النهائي

تجعل التمارين أعضاء الفريق يفهمون أدوارهم ويختبرون ما إذا كانوا يعرفون الأحكام المختلفة للاستجابة بشكل صحيح في حالة الطوارئ. ومع ذلك ، فإن القيمة الحقيقية للتمرين على الطاولة تأتي من تحليل هذه المناقشة وتكمن في فرصة إجراء تحسينات وتعزيز الحلول الموجودة بالفعل. لهذا السبب من المهم بنفس القدر تحليل الحدث بأكمله بعد إجراء التمرين بالفعل وإعداد تقرير بناءً عليه. يمكن لهذه المعلومات تحسين خطة الطوارئ والتحقق من الثغرات الموجودة فيها.

هل سطح الطاولة هو الحل الصحيح دائمًا؟

بطبيعة الحال ، لكل نهج لإدارة المخاطر والتأهب للطوارئ إيجابيات وسلبيات. تتشكل النتائج التي يقدمونها من خلال العديد من المتغيرات والبيئات والظروف والأشخاص الناشئة. الأمر نفسه ينطبق على تمرين الطاولة. لا يمكن إنكاره ، يتيح لك هذا التمرين اختبار الإرشادات الحالية وتقييم البيئة والأشخاص. كما أنه يمكّنك من التعرف على اقتراحات أعضاء الفريق الآخرين.

إنها أيضًا فرصة رائعة للتعلم والتساؤل لا تتضمن الكثير من الموارد وليست كثيفة العمالة. علاوة على ذلك ، يمكن أن تتم مثل هذه التمارين أيضًا عن بُعد ، لذا ستعمل بشكل جيد مع المؤسسات التي لها مواقع مختلفة حول العالم.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أن هذه الطريقة هي الحل الأمثل ، كما أن لها عيوبها. أولاً ، لن يعكس الجو المريح والحديث النظري أبدًا الحدث الحقيقي ، الذي يمكن أن يفشل خلاله حتى الموظفون الذين تم إعدادهم جيدًا ، حيث يتم إضافة التوتر والحاجة إلى التصرف بسرعة. أثناء التمرين على الطاولة ، يمكنك التحقق من أن كل شخص يعرف دوره ، لكنك لن تكتشف دائمًا كل العيوب في الخطة. سيظهر بعضها فقط أثناء مواقف الحياة الواقعية ، وليس أثناء المناقشات النظرية.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات