5 استراتيجيات فعالة لتحسين نفقات الأعمال

تعد إدارة نفقات الأعمال بشكل فعال أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح المالي والنمو. وفقًا لدراسة أجرتها مجموعة أبردين ، فإن النفقات المتعلقة بالسفر والترفيه تشكل أكثر من 7٪ من متوسط ​​الميزانية الإجمالية للشركة.

‍

من الضروري السيطرة على هذه النفقات وتحسينها. يسمح تطبيق مثل هذه الأنظمة للشركات بما يلي:

‍

• تحقيق ربحية أكبر
• تعزيز التحكم في التكاليف
• تخصيص الموارد بشكل استراتيجي

‍

في هذه المقالة ، سوف نستكشف خمس استراتيجيات فعالة يمكن أن تساعد الشركات على تحسين نفقاتها.

‍

تشمل هذه الاستراتيجيات جوانب مختلفة ، من عمليات الشراء والتحليل المستند إلى البيانات إلى أتمتة سياسة السفر والنفقات. من خلال تنفيذ هذه الأساليب ، يمكن للشركات:

‍

• تبسيط العمليات
• تحديد فرص توفير التكاليف
• تعزيز ثقافة الوعي بالتكلفة

‍

دعنا نتعمق في هذه الإستراتيجيات ونكتشف كيف يمكنها تحقيق تحسينات كبيرة في إدارة النفقات.

مصدر

تبسيط عمليات الشراء لتحقيق الكفاءة من حيث التكلفة

الشراء المركزي للادخار الموحد

هل سئمت من نفقات العمل الباهظة؟

-

انت في المكان الصحيح! أطلق العنان لإمكانات توفير التكاليف من خلال الشراء المركزي .

‍

يسمح الشراء المركزي للشركات بما يلي:

‍

• توحيد جهود الشراء الخاصة بهم
• التفاوض على أفضل الصفقات مع الموردين
• الاستفادة من وفورات الحجم لتحقيق وفورات في التكاليف

‍

من خلال مركزية قرارات الشراء ، يمكن للشركات تبسيط العمليات وتحسين إدارة سلسلة التوريد.

دمج البائعين من أجل عملية مبسطة

كيف يمكنك تقليل تكاليف السفر وتعقيد عملك؟

‍

من خلال توحيد البائعين!

‍

يمكن أن يؤدي التعامل مع بائعين متعددين إلى:

‍

• ارتفاع التكاليف الإدارية
• سلاسل التوريد المجزأة
• الفرص الضائعة لخصومات الحجم.

‍

وفقًا لدراسة أجرتها شركة Deloitte ، تحتاج العديد من الشركات إلى خفض تكاليف السفر لكل موظف بأكثر من 20٪ لتحقيق أهداف الاستدامة لعام 2030.

‍

تبسيط الكفاءة اليوم من خلال دمج البائعين. سيضمن ذلك أن عملك التجاري يمكنه التفاوض على شروط أفضل بالإضافة إلى تبسيط إدارة الفواتير.

‍

تحليلات البيانات لإدارة النفقات الذكية

غالبًا ما تفتقر مناهج إدارة النفقات التقليدية إلى القدرة على استخراج رؤى ذات مغزى من البيانات. من خلال الاستفادة من تحليلات البيانات ، يمكن للشركات فتح معلومات قيمة مخبأة في بيانات حسابها. وهذا بدوره سيساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة لتحقيق وفورات في التكاليف.

‍

وفقًا لدراسة أجرتها مجموعة أبردين ، تعمل 60٪ من الشركات على تحسين برامجها بقدرات تحليل البيانات. تسمح هذه التحليلات المتطورة أيضًا بتخفيض بنسبة 55٪ في الرسوم المتأخرة.

تتبع النفقات في الوقت الحقيقي

غالبًا ما تقتصر طرق تتبع النفقات التقليدية على التحليل بأثر رجعي. مما يجعل تحديد فرص توفير التكاليف في الوقت المناسب أمرًا صعبًا.

‍

يتيح تتبع النفقات في الوقت الفعلي للشركات مراقبة النفقات عند حدوثها . السماح لك باتخاذ قرارات استباقية والحفاظ على التحكم في التكاليف.

‍

تم تجهيز غالبية أنظمة إدارة النفقات المتقدمة بقدرات التتبع في الوقت الفعلي. هذا يسمح للشركات بمراقبة النفقات عند تكبدها. بالإضافة إلى ذلك:

‍

• تمكن من الكشف المبكر عن الإنفاق الزائد
• يحدد أي انحرافات في الميزانية
• يتخذ إجراءات تصحيحية فورية لتحسين التكاليف.

‍

التحليلات التنبؤية للتنبؤ بالنفقات

‍

يعد التنبؤ الدقيق بالمصروفات أمرًا بالغ الأهمية للتخطيط الفعال للميزانية وتحسين التكلفة. باستخدام إمكانات التحليلات التنبؤية ، يمكن للشركات تحليل بيانات النفقات التاريخية والعوامل الأخرى ذات الصلة. والتي يمكن أن تساعدهم في عمل تنبؤات مستنيرة حول أنماط الإنفاق المستقبلية.

‍

هذا يزود المنظمات بالأدوات من أجل:

‍

• اتخاذ قرارات الميزنة القائمة على البيانات
• تحسين تخصيص الموارد
• تحقيق كفاءات التكلفة

‍

كشف الاحتيال والوقاية منه

هل تشك في أن بعض مطالبات النفقات في عملك احتيالية ؟

‍

يمكن أن تؤثر مطالبات النفقات الاحتيالية بشكل كبير على أرباح الشركة. يمكن للشركات اكتشاف ومنع الأنشطة الاحتيالية بشكل استباقي . يتم تحقيق ذلك من خلال الاستخدام الفعال لتقنيات تحليل البيانات. مما أدى إلى بروتوكول صارم لحماية مواردهم المالية.

‍

يمكن لأدوات تحليل البيانات المتقدمة تحليل:

• بيانات المصروفات
• تحديد الأنماط المشبوهة
• الكشف عن حالات الاحتيال المحتملة.
• 
  
• 
  
• يمكن لخوارزميات التعلم الآلي الإبلاغ عن الانحرافات ، مثل عمليات الإرسال المكررة أو أنماط الإنفاق غير المعتادة ، مما يمكّن الشركات من اتخاذ إجراءات فورية وتخفيف المخاطر المرتبطة بالاحتيال على النفقات.

‍

مصدر

تنفيذ استراتيجيات السفر التي تراعي التكلفة

يمكن أن تضيف نفقات سفر العمل بسرعة ، مما يؤثر على النتيجة النهائية. يضمن استخدام استراتيجيات السفر التي تراعي التكلفة أن الشركات يمكنها تحسين نفقات السفر الخاصة بها. يمكن القيام بكل ذلك دون المساس بالإنتاجية أو الجودة.

‍

إعطاء الأولوية للامتثال لسياسة السفر

‍

تضع سياسة سفر الشركة المحددة جيدًا إرشادات وضوابط للموظفين. هذه تضمن الالتزام بتدابير توفير التكاليف التي حددتها مؤسستك.

‍

من خلال إعطاء الأولوية للامتثال لسياسة السفر ، يمكن للشركات تخفيف النفقات غير الضرورية وتحقيق قدر أكبر من التحكم في نفقات السفر.

‍

يجب أن يضع عملك سياسة سفر شاملة. يجب أن تتضمن إرشادات حول:

‍

• إجراءات حجز السفر
• حدود المصروفات
• الموردين المفضلين
• عمليات الموافقة على السفر

‍

توصيل السياسة للموظفين بانتظام. قم بتوفير التدريب لموظفيك لضمان الوعي والامتثال. ستعمل هذه على ترسيخ ثقافة سفر واعية بالتكلفة داخل مؤسستك.

‍

حجوزات جماعية لتوفير التكاليف

‍

أحد الأساليب القيمة لتحقيق وفورات السفر هو الاستفادة من الحجوزات الجماعية. على سبيل المثال ، يمكن أن يفيد استخدام خدمة الحجوزات الجماعية التي تقدمها TravelPerk شركتك بعدة طرق.

‍

يمكن لشركتك تأمين أسعار ومزايا مخفضة لـ:

‍

• إقامة
• مواصلات
• طعام ووجبات
• خدمات أخرى متعلقة بالسفر

‍

توفر حجوزات المجموعات توفيرًا في التكلفة وتبسيط الخدمات اللوجستية لترتيب السفر لعدة موظفين.

‍

الانخراط في شراكات السفر الاستراتيجية

‍

يمكن أن يؤدي التعاون مع الموردين المفضلين وشركاء السفر إلى تزويد الشركات بإمكانية الوصول إلى:

‍

• خصومات حصرية
• أسعار متفاوض عليها
• خدمات ذات قيمة مضافة

‍

يمكّن الانخراط في شراكات سفر إستراتيجية المؤسسات من تحسين نفقات السفر.

‍

تحديد وإقامة شراكات مع "موثوق":

‍

• وكالات السفر
• الخطوط الجوية
• الفنادق
• شركات تأجير السيارات

‍

التي تقدم أسعارًا تنافسية ومزايا إضافية.

‍

يمكنك التفاوض على الأسعار المفضلة وتوحيد حجوزات السفر مع شريك السفر المفضل لديك. سيسمح لك ذلك بتطبيق حجم سفر جماعي وإلغاء تأمين وفورات في التكاليف للمؤسسة.

‍

تحسين علاقات الموردين لتحقيق وفورات في التكاليف

‍

يمكن أن تؤدي العلاقات القوية مع الموردين إلى توفير كبير في التكاليف وقيمة معززة للشركات. من خلال إدارة علاقات الموردين بشكل استراتيجي ، يمكن للشركات:

‍

• التفاوض على شروط مواتية
• تبسيط العمليات
• تحقيق كفاءات التكلفة

‍

تقييم واختيار الموردين

‍

هل يمكنك العثور على المورد المناسب لاحتياجاتك الفريدة؟

‍

تعتبر عمليات التقييم والاختيار الفعالة للموردين ضرورية. إنها تمكنك من تحديد الشركاء الذين يتماشون مع الأهداف الاقتصادية لعملك.

‍

من الناحية المثالية ، يجب على الشركات التأكد من تفاعلها مع الموردين الذين يقدمون:

‍

• أسعار تنافسية
• منتجات أو خدمات عالية الجودة
• شروط مواتية

‍

تطوير إطار شامل لتقييم الموردين. يجب أن تتضمن عوامل مثل:

‍

• التسعير
• جودة
• مصداقية
• المرونة
• التوافق مع قيم مؤسستك

‍

تتضمن أفضل الممارسات إجراء تقييمات شاملة وطلب العروض وتحليل قدرات الموردين. ستساعد هذه النتائج في اتخاذ قرارات مستنيرة تؤدي إلى توفير التكاليف دون المساس بالجودة.

‍

التفاوض وإدارة العقود

‍

يعتبر التفاوض الماهر وإدارة العقود الفعالة أمرًا حيويًا لتحقيق أسعار وشروط مواتية مع الموردين. باستخدام الاستراتيجيات الحديثة ، يمكن للشركات تحقيق وفورات في التكاليف وإبرام اتفاقيات مفيدة للطرفين.

‍

من الضروري تدريب فرق المشتريات على تقنيات التفاوض. سيساعدهم ذلك في الحصول على أفضل الصفقات الممكنة أثناء مفاوضات الموردين.

‍

احرص على تنفيذ عمليات إدارة عقود قوية في مكان عملك. هذا سوف:

‍

• ضمان الامتثال
• عالمه فى أمرأة
• تحديد الفرص لمزيد من تحسين التكلفة.

‍

مراجعة العقود بانتظام لاستغلال ظروف السوق والتفاوض على شروط أفضل. سيؤدي ذلك إلى تعزيز علاقة الفوز مع مورديك.

‍

تطوير الموردين التعاوني

‍

تتجاوز مبادرات تطوير الموردين التعاونية علاقات المعاملات. إنهم يهدفون إلى إقامة شراكات طويلة الأمد تؤدي إلى توفير التكاليف. يتم ذلك من خلال تحسينات العمليات المشتركة والابتكار وخلق القيمة.

‍

التعاون مع الموردين الاستراتيجيين من أجل:

‍

• تحديد فرص توفير التكاليف
• تبسيط العمليات
• زيادة الكفاءة

‍

إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها التعاون:

‍

• مشاركة البيانات والرؤى
• إجراء حل المشكلات المشترك
• استكشاف الأساليب المبتكرة معًا.

‍

مصدر

حلول تقنية لتتبع النفقات بكفاءة

‍

يمكن أن تكون طرق تتبع النفقات اليدوية التقليدية مستهلكة للوقت وعرضة للخطأ وغير فعالة. من خلال الاستفادة من إمكانات هذه الحلول التقنية ، يمكن للشركات أتمتة وتبسيط عمليات تتبع النفقات

‍

يؤدي هذا إلى زيادة الدقة وتحسين الكفاءة وتحسين التحكم في النفقات.

‍

برنامج إدارة المصاريف

‍

يوفر برنامج إدارة النفقات منصة مركزية للموظفين من أجل:

‍

• تقارير حساب su bmit
• التقاط الإيصالات
• تتبع النفقات في الوقت الحقيقي.

‍

تعمل هذه الأداة على أتمتة سير عمل الموافقة على النفقات ، وتفرض الامتثال للسياسة ، وإنشاء تقارير شاملة. يتيح البرنامج للشركات الحصول على رؤية أفضل والتحكم في نفقاتها.

‍

تطبيق حل برنامج إدارة النفقات سهل الاستخدام. من الناحية المثالية ، البرنامج الذي يتكامل مع الأنظمة المالية ويقدم ميزات متقدمة أخرى. بعض هذه الميزات هي:

‍

• مسح الإيصالات
• الوصول المحمول
• تطبيق السياسة
• عمليات السداد الآلي.

‍

هذا يشجع الموظفين على تتبع النفقات وإرسالها بسهولة. في الوقت نفسه يمكنه تزويد الفرق المالية ببيانات دقيقة للتحليل واتخاذ القرار.

‍

حلول الدفع الرقمية

‍

يمكن أن تكون طرق الدفع التقليدية مثل الشيكات والنقد مرهقة للتتبع والتسوية. من خلال اعتماد حلول الدفع الرقمية ، يمكن للشركات تبسيط معاملات النفقات ، والقضاء على العمليات اليدوية ، واكتساب رؤية في الوقت الفعلي لأنماط الإنفاق.

‍

دمج حلول الدفع الرقمية مثل بطاقات ائتمان الشركات أو تطبيقات الدفع عبر الهاتف المحمول في عملية إدارة النفقات. لا يؤدي ذلك إلى تبسيط معاملات النفقات فحسب ، بل يمكّن الشركات أيضًا من التقاط بيانات المعاملات التفصيلية تلقائيًا ، مما يسهل تصنيف المصروفات وتتبعها وتسويتها بدقة.

‍

مصدر

‍

إدارة مصاريف سلسة

‍

يتطلب تحسين نفقات الأعمال نهجًا استشرافيًا والتزامًا بالتميز. يضمن استخدام الأتمتة والاستفادة من تحليلات البيانات المتقدمة للشركات أن تفتح مستويات جديدة من فعالية التكلفة والتحكم.

‍

من الناحية المثالية ، يجب أن تنشئ شركتك شراكات إستراتيجية مع موردين ومقدمي خدمات موثوقين. هذا يمكن أن يفتح الأبواب لفرص وخصومات توفير التكاليف الحصرية. احرص على رعاية هذه العلاقات والاستفادة من التآزر التعاوني.

‍

تذكر أن تحسين حساب الأعمال الفعال رحلة مستمرة. يتطلب القدرة على التكيف والابتكار. مواكبة الاتجاهات الناشئة.

‍

سيؤدي التقييم المستمر وتحسين استراتيجياتك الواعية بالميزانية إلى تطوير عملك إلى آفاق جديدة. يجب أن يتبنى عملك عقلية التحسين المستمر لهذا المسعى.

‍

مع وجود هذه الصيغ للنجاح ، يمكن للشركات إنشاء ميزة تنافسية وتحقيق نجاح مالي طويل الأجل.

‍