يمكن أن يكون تنفيذ مشروع تكنولوجيا المعلومات مكلفًا. في حين أن العديد من أصحاب الأعمال ومديري المشاريع يهدفون دائمًا إلى إنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، تحدث مشكلات غير متوقعة في العملية يمكن أن تتضخم النفقات. نهج ذكي لتجنب ذلك هو الحفاظ على الميزانية ضئيلة من البداية. قد يبدو هذا أمرًا سهلاً ولكن تنفيذه أصعب بكثير.

تشير معظم النصائح الموجودة على الإنترنت إلى اتباع الطريق الرخيص: إمدادات أرخص ، وبرامج أرخص ، وبنية تحتية أرخص. على الرغم من أن هذا سيقلل من التكلفة بشكل واضح ، إلا أن ما وجدته هو أنها ليست نصيحة مفيدة حقًا ... خاصة إذا كنت ترغب في الحفاظ على قدرة مشروع تكنولوجيا المعلومات لديك على المنافسة والحداثة.

إذن ، هل هناك طرق أخرى لتقليل تكاليف تقنية المعلومات دون الاضطرار إلى تحمل استخدام مواد دون المستوى المطلوب؟

كيفية تقليل التكاليف في مشروع تكنولوجيا المعلومات التالي الخاص بك

فيما يلي بعض النصائح العملية التي اختبرتها لتكون فعالة على مر السنين.

1. إعطاء الأولوية للاحتياجات على الرغبات

من الطبيعة البشرية أن ترغب في الحصول على المنتج الأكثر تقدمًا والأجمل والأكثر تقنيةً. سواء كنت تشتري سيارة أو غسالة ملابس أو تشتري برنامجًا لمشروع تكنولوجيا المعلومات التالي الخاص بك ، فإن الاتجاه هو اختيار الطراز بأفضل المواصفات التي يمكنك تحملها. من السهل أن تتعمى كل الأجراس والصفارات خاصة إذا كنت تواجه مندوب مبيعات متمرسًا. لقد وقعت ضحية لهذه الفخاخ عدة مرات بالفعل ، معتقدًا أنني كنت أحصل على قيمة أموالي من خلال الحصول على هذه الإضافات.

ما أدركته ، مع ذلك ، هو أن هذه الابتكارات التكنولوجية المضافة التي تكلف الكثير من المال ينتهي بها الأمر غير مستخدمة في نهاية المشروع. فقط لأنها تندرج تحت ميزانيتك لا يعني بالضرورة أنه يجب عليك الذهاب إليها إذا لم تكن بحاجة إليها بالفعل. من التمارين الجيدة أن تسأل نفسك وأعضاء فريقك ثلاث مرات على الأقل عما إذا كنت بحاجة حقًا إلى شيء ما. إذا تلقيت طلبًا لشراء جهاز باهظ الثمن ، فقم بتقييم دقيق لكيفية الاستفادة من المشروع بشكل ملموس.

2. استخدام التكنولوجيا السحابية المرنة

يعد نقل بعض أو كل بياناتك إلى السحابة خطوة أخرى واضحة عند محاولة خفض التكاليف. يعد استخدام التكنولوجيا السحابية أكثر عملية من الحصول على خوادم فعلية وأجزاء أخرى من الأجهزة لمشروعك. لهذا السبب ، سمحت الحوسبة السحابية للشركات الصغيرة بأن تصبح قادرة على المنافسة عندما يتعلق الأمر بمشاريع تكنولوجيا المعلومات.

بعد تجربة مزودي خدمة سحابية مختلفين ، كان أحد الدروس القيمة التي اكتسبتها هو الاستفادة من خيارات التخزين المرنة التي تقدمها هذه الشركات. تجنب الاشتراك في صفقة سنوية أو خطة تخزين ثابتة "لتوفير المال" لأن هذا قد يكون عيبًا عندما يكون المشروع قيد التنفيذ.

ضع في اعتبارك أن مشاريع تكنولوجيا المعلومات ديناميكية للغاية ويمكن أن تتغير متطلباتك في غمضة عين. عندما تتعثر في خطة لا تحتاجها بعد الآن ، سيؤدي ذلك إلى خسارة المزيد. بدلاً من ذلك ، اختر خطة مرنة قد تكلفك أكثر قليلاً ولكنها توفر لك المزيد من البدل إما لترقية الخطة أو تخفيضها أو إلغائها تمامًا مع عواقب مالية قليلة جدًا.

3. تقليل التكاليف غير الضرورية

قبل عامين ، كان فريقي يعمل على ترقية أحد مواقعنا الإلكترونية. كان كل شيء يسير على ما يرام وانتهينا من المشروع في الموعد المحدد. أثناء التقييم اللاحق للمشروع ، فوجئت عندما علمت أننا كنا ننفق الكثير على تكاليف الطباعة والورق. بعد التحقق من السجلات ، اتضح أن فريق العمل التابع لي كان يطبع كل تحديث للمشروع ، ورسائل بريد إلكتروني ، وأي شيء قابل للطباعة دون إدراك أن هذا يؤثر بالفعل على الميزانية الإجمالية للمشروع.

في معظم الأحيان ، يقوم الموظفون بطباعة المستندات دون تفكير معتقدين أنه لمجرد وجودها في المكتب ، فهذه خدمة مجانية يمكنهم الاستفادة منها. في حين أنه لا يكلف الموظفين أي شيء للطباعة على الورق ، إلا أن هذه الأنواع من التكاليف يمكن أن تضيف إلى صاحب العمل. قلل هذه التكاليف غير الضرورية من خلال تشجيع موظفيك على استخدام الأدوات الرقمية للتعاون. بصرف النظر عن التوفير في التكاليف ، يمكن أن يساعد تقليل استخدام الورق أيضًا في معالجة المشكلات البيئية مثل إزالة الغابات وتغير المناخ. هذه دعوة اجتماعية مهمة للشركات يمكن أن يكون عملك جزءًا منها.

4. الاستعانة بمصادر خارجية المتخصصين

يمكن أن يكون توظيف خبراء التكنولوجيا مكلفًا للغاية. هذا يجبر العديد من مديري المشاريع على الاستقرار مع موظفين متوسطي المستوى لأنهم لا يستطيعون تحمل توقعات الرواتب للمساعدة التقنية من الدرجة الأولى. قبل سنوات عديدة ، ارتكبت خطأ تعيين موظفين عديمي الخبرة ، لكنني أندمت على ذلك في النهاية لأن المشاريع استغرقت ضعف المدة التي ينبغي أن تستغرقها. ولكن بغض النظر عن عدد المرات التي أقول فيها لنفسي ألا أفعل ذلك مرة أخرى ، ما زلت أفعل ذلك مرات أكثر مما أستطيع تحمله.

لم أكتشف طريقة بديلة إلا بعد أن اصطدمت بأحد موظفيي السابقين ، والذي كان عبقريًا في مجال التكنولوجيا. قدم هذا الموظف خدماته لأحد مشاريعي. بدلاً من تعيينه كموظف بدوام كامل ، كان موظفًا في المشروع. لقد وظفته كما لو كنت أستخدم موردًا خارجيًا ولكن على أساس كل مشروع. للوهلة الأولى ، قد يبدو الأمر أكثر تكلفة ، لكن اتضح أنه أحد أفضل القرارات التي اتخذتها. الآن ، إذا كنت بحاجة إلى متخصص للتعامل مع مهمة معينة ، فإنني أسلك طريق الاستعانة بمصادر خارجية لأنه يوفر لي الوقت في نفقات التدريب والتوظيف. والأهم من ذلك ، أني أحصل على النتائج التي أحتاجها.

5. توظيف الموظفين عن بعد

يمكن تقليل التكاليف العامة مثل تأجير المساحات المكتبية وفواتير الخدمات والبنية التحتية الداعمة الأخرى المتعلقة بالموظفين الداخليين إذا كنت تفكر في تعيين موظفين عن بُعد. جعلت التكنولوجيا من الممكن للأشخاص العمل معًا حتى لو كانوا موجودين في أجزاء مختلفة من العالم. يوجد الآن العديد من أدوات إدارة المشاريع والابتكارات التي يمكنها دعم هذا النوع من الإعداد حتى يتمكن أعضاء فريقك من التواصل بشكل جيد حتى لو لم تكن جميعًا في غرفة واحدة.

يؤدي تعيين موظفين عن بُعد أيضًا إلى تقليل احتمالية التعامل مع سياسات المكتب والدراما ، مما يسمح لك بالتركيز فقط على العمل الذي تقوم به. هذا يعني استخدام أفضل لوقتك ومواردك. ميزة أخرى هي أنك لن تقتصر على الموظفين المتاحين في منطقتك. سيكون لديك مجال أكبر للاختيار من بينها.

6. الأمن هو المفتاح

أحد أسوأ الأشياء التي يمكن أن تحدث في مشروع تكنولوجيا المعلومات هو فقدان العمل القيّم بسبب برامج الفدية والقرصنة الضارة ومشكلات الأمان الأخرى. على الرغم من أنني ذكرت مرارًا وتكرارًا في هذه المقالة أن تبحث فقط عن المتطلبات الأساسية وتقليل التكاليف غير الضرورية ، إلا أن الأمان شيء يجب ألا تبخل به أبدًا. العبارة المبتذلة القديمة "أفضل أمانًا من الأسف" هي شيء يجب أن تضعه دائمًا في الاعتبار عند تشغيل مشروع تكنولوجيا المعلومات ، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا.

حتى لو كنت شركة صغيرة فقط ، فإن تنفيذ تدابير الأمان في مشروعك مهم للغاية. وفقًا لدراسة ، يعتقد 82٪ من أصحاب الأعمال الصغيرة أنهم ليسوا عرضة لخطر الهجمات الإلكترونية. ما لا يدركه الكثيرون هو أن مجرمي الإنترنت غالبًا ما يستهدفون الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لأن بروتوكولات الأمان الخاصة بهم أكثر مرونة.

كن أكثر ذكاءً ، وليس أرخص مع مشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك

عند محاولة تقليل تكاليف مشروع تكنولوجيا المعلومات ، فإن اتباع المسار الأرخص ليس دائمًا الخيار الأفضل. يمكن أن يساعد اعتماد استراتيجيات أكثر ذكاءً مثل تلك المذكورة في هذه المقالة في خفض نفقاتك دون التضحية بجودة مخرجات مشروعك.

ريتشارد كاو هو مدير المبيعات في المكتب البريطاني ومزود الحلول التقنية COS Sales. تتضمن مهامه اليومية إدارة حسابات العملاء ، ومساعدة العملاء في الاستفسارات ، وتوجيه فريقه لضمان أفضل النتائج. لديه خبرة واسعة في عالم B2B والكثير من المعرفة للمشاركة نتيجة لذلك. يمكنك العثور عليه على Twittercos_sales.