7 نصائح لإدارة مهام الخبراء لتحسين إنتاجيتك في العمل

تعد الإدارة الفعالة للمهام أمرًا بالغ الأهمية لضمان تنفيذ كل شيء بطريقة منظمة دون التضحية بالجودة أو الإبداع.

مع القيام بالعديد من الأشياء ، فإن إغفال أهدافك يستغرق وقتًا. ومع ذلك ، يمكنك البقاء في القمة بالاستراتيجيات الصحيحة وتحقيق أهدافك.

تناقش هذه المقالة سبع نصائح تنظيمية متخصصة لمساعدتك في إدارة المهام بشكل أكثر فعالية وتحسين إنتاجيتك في العمل. لذلك بغض النظر عن مدى صعوبة الأمور في حياتك العملية ، يمكنك استخدام هذه الاستراتيجيات البسيطة لإنجاز المهمة.

7 نصائح لإدارة المهام وكيفية تنفيذها

1. استخدم مصفوفة أيزنهاور
2. توظيف برامج إدارة المهام
3. أتمتة المهام المتكررة
4. قم بإنشاء قائمة مرجعية يومية
5. تفويض المهام للأشخاص المناسبين
6. تبسيط التواصل
7. خذ فترات راحة ومارس الرعاية الذاتية
   

لكن أولاً ، يجب طرح السؤال:

لماذا إدارة المهام مهمة جدا؟

إدارة المهام مهمة للغاية لأن كل مهنة ، بغض النظر عن الصناعة ، تتطلب ذلك. من خلال إدارة وقتك بحكمة ، يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين الكفاءة.

بصرف النظر عن منحك التحكم في عبء العمل الخاص بك ، فإنه يسمح لك بالتخطيط حتى لا تتداخل المهام. أيضًا ، تشجع إدارة المهام الجيدة تعاونًا أفضل بين أعضاء الفريق لأن الجميع يعرف ما يحتاجون للعمل عليه ومتى.

تتطلب إدارة المهام التخطيط الاستراتيجي والتنظيم ومهارات الاتصال - ومع وضع هذه النصائح في الاعتبار ، يجب أن تكون قادرًا على إدارة مهامك مثل المحترفين. لنفكر في مصفوفة أيزنهاور.

1. استخدام مصفوفة أيزنهاور

"إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين ، فافعل ذلك الآن." - ديفيد ألين ، مستشار إنتاجية ومؤلف كتاب " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "

تعتبر مصفوفة أيزنهاور تقنية قوية لإدارة المهام. المصفوفة التي وضعها الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت دي أيزنهاور ، تتكون من أربعة أجزاء:

• مهم وعاجل
• مهم ولكن ليس عاجلاً
• ليست مهمة ولكنها عاجلة
• ليست مهمة وليست عاجلة

من خلال تقسيم المهام إلى هذه الفئات ، يمكنك استخدام المصفوفة لتحديد المهام التي يجب العمل عليها أولاً ، وثانيًا ، وما إلى ذلك.

كيفية التنفيذ

اكتب مهامك الحالية على الورق أو عبر الإنترنت . قم بتعيين كل مهمة حسب الأهمية والإلحاح.

أكمل تلك التي ليست مهمة أو عاجلة. ثم قم بإنشاء خطة لإكمال كل مهمة واحدة تلو الأخرى.

على سبيل المثال ، إذا كنت مسوقًا لوسائل التواصل الاجتماعي تقوم بتطبيق Eisenhower Matrix بعد تحليل بيانات أداء المنشورات ، فقد تلاحظ أن المنشورات المرئية تؤدي أداءً أفضل من المنشورات النصية. لذلك ، وفقًا للطريقة ، يمكنك إنشاء محتوى مرئي عبر المنشورات النصية فقط.

مصدر الصورة

باستخدام مصفوفة أيزنهاور كجزء من إستراتيجيتك التنظيمية لإدارة مهام العمل ، يمكنك تقليل مستويات التوتر مع زيادة الإنتاجية وتحقيق النجاح!

في القسم التالي ، سننظر في كيفية مساعدة برنامج إدارة المهام في نقل إنتاجية مؤسستك إلى المستوى التالي.

2. استخدم برنامج إدارة المهام

"أنشئ نظامًا يناسبك. لا تجبر نفسك على نظام لا يعمل." - Laura Vanderkam ، خبيرة في إدارة الوقت ومؤلفة من " 168 ساعة: لديك وقت أكثر مما تعتقد "

قد تكون إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد أمرًا صعبًا ، خاصةً عندما تكون المواعيد النهائية ضيقة ، ويبدو أن عبء العمل لا ينتهي أبدًا.

بدون التنظيم والاتصال المناسبين ، قد يعاني عملك من عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، والبيانات المفقودة ، وخدمة العملاء السيئة . يمكن أن يكلفك ذلك الإيرادات ويلحق الضرر بسمعتك.

يمكن أن يؤدي استخدام الأدوات المناسبة إلى جعل هذه العملية سهلة وخالية من المتاعب للفرق والأفراد. يعد برنامج إدارة المهام أداة قوية للشركات من جميع الأحجام لإنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق وتتبع التقدم بشكل أكثر فعالية.

يتيح لك البرنامج تحديد المواعيد النهائية للمهام الفردية والحصول على تذكيرات عندما تقترب هذه المواعيد النهائية في لوحة معلومات مركزية.

يمكن لأعضاء الفريق أيضًا التعاون والتواصل بشأن المشاريع دون التبديل بين التطبيقات أو الأنظمة الأساسية المتعددة ، مما يقلل من الارتباك.

كيفية التنفيذ

يمكن لمسوق إنشاء المحتوى ، على سبيل المثال ، إنشاء مخطط تفصيلي وتعيين أجزاء كتابة (بحث / كتابة نصوص / تحسين محركات البحث) لزملائه في الفريق.

باستخدام مستند مشترك يمكن للجميع الوصول إليه ، من السهل تتبع التحديثات ومعرفة ما أنجزه كل عضو في إكمال المهام المعينة له.

غالبًا ما تتضمن برامج إدارة المهام الشائعة مثل Trello أو Asana أو Basecamp تحليلات تتيح لك تتبع أداء فريقك بمرور الوقت وتحديد التحسينات.

مصدر الصورة

عند اختيار برنامج إدارة المهام المناسب لعملك ، ضع في اعتبارك احتياجاتك وميزانيتك.

ابحث عن البرامج ذات الميزات المطابقة لمتطلباتك ، مثل تعيينات المهام والمواعيد النهائية وتتبع التقدم ومشاركة الملفات.

اختبر خيارات البرامج المختلفة قبل الالتزام بأحدها ، وتأكد من أن فريقك مدرب ومرتاح في استخدامه.

3. أتمتة المهام المتكررة

أتمتة المهام التي تؤديها بشكل متكرر لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء. استخدم أدوات مثل وحدات الماكرو والنصوص وبرامج التشغيل الآلي لتبسيط سير عملك. "- Laura Stack ، مؤلفة وخبيرة في إدارة الإنتاجية والوقت من " ما يجب القيام به عندما يكون هناك الكثير مما يجب القيام به: تقليل المهام وزيادة النتائج وتوفير 90 دقيقة في اليوم "

يمكن أن تؤدي أتمتة المهام المتكررة في مجالات مثل خدمة العملاء أو التسويق الرقمي أو إدارة المشاريع إلى تحسين سير عملك.

باستخدام البرامج والتكنولوجيا ، يمكن لأصحاب الأعمال أتمتة المهام مثل إدخال البيانات والفواتير والتسويق عبر البريد الإلكتروني ، مما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء.

توفر الأدوات الآلية ميزات مثل رسائل البريد الإلكتروني الآلية ونظام التذاكر وتوزيع المكالمات وروبوتات الدردشة لمساعدة زوار موقع الويب أو العملاء في العثور على إجابات بسرعة دون الانتظار أو إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة.

بالإضافة إلى ذلك ، فهي تسمح لك بتحديد أولويات الطلبات بناءً على الإلحاح أو الأهمية حتى يتمكن فريقك من التركيز على العناصر الأكثر إلحاحًا أولاً.

كيفية التنفيذ

على سبيل المثال ، لنفترض أنك مسؤول عن إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة بعد عملية بيع ناجحة - بدلاً من إنشاء كل واحدة يدويًا والكتابة بشكل متكرر في نفس المعلومات ، يمكنك استخدام أداة أتمتة البريد الإلكتروني .

سيوفر الوقت مع ضمان تلقي عملائك للاتصالات في الوقت المناسب من عملك.

صورة من البريد الإلكتروني الشخصي

يمكن أن يكون لأتمتة المهام المتكررة تأثير كبير على تحسين إدارة مهام العمل. من خلال توفير الوقت ، يمكن للموظفين التركيز على المهام ذات المستوى الأعلى التي تتطلب اهتمامًا بشريًا ، مثل حل المشكلات واتخاذ القرار.

مع ذلك ، يعد إنشاء قائمة مرجعية يومية خطوة أساسية في التأكد من بقاء فريقك على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.

4. قم بإنشاء قائمة مراجعة يومية

"يجب أن تكون قوائم المهام ديناميكية ومرنة ويجب تعديلها لتلائم الأولويات المتغيرة." - جولي مورجينسترن ، خبيرة في التنظيم وإدارة الوقت ومؤلفة في " إدارة الوقت من الداخل إلى الخارج "

يمكن أن يؤدي عدم وجود هيكل وخطة واضحة إلى جعل يوم عملك فوضويًا وغير منتج. نتيجة لذلك ، قد تشعر بالتوتر والقلق ، مما يؤدي إلى تدهور جودة عملك.

من خلال إنشاء قائمة مرجعية يومية ، يمكنك ضمان عدم وقوع أي مهام من خلال الثغرات وأن جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة حول ما يجب إنجازه.

كيفية التنفيذ

ابدأ بسرد جميع المهام الأكثر إلحاحًا لهذا اليوم. ثم قسمهم إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.

بعد ذلك ، حدد أولويات مهامك بناءً على أهميتها وموعدها النهائي ، وقم بتضمين ملاحظات أو تفاصيل لمساعدتك على إكمالها. أخيرًا ، تتبع تقدمك على مدار اليوم. يمكن أن تحتوي هذه الخطوة أيضًا على مصفوفة أيزنهاور.

على سبيل المثال ، يمكن لمسوق المحتوى إنشاء قائمة مراجعة يومية تتضمن كتابة منشور مدونة يمكن تقسيمه إلى مهام أصغر مثل - تبادل الأفكار وتحديد المنشور وإجراء البحث وكتابة مسودة وتحريره ونشره.

مصدر الصورة

ترقب أي مهام أو مواعيد نهائية جديدة خلال اليوم. يمكن أن تساعدك إضافة هذه المهام إلى القائمة في الوقت المحدد على البقاء منظمًا ومنعها من الانزلاق عبر الفجوات.

راجع قائمة المراجعة الخاصة بك في نهاية كل يوم لتقييم تقدمك وتعديل أولوياتك وتقديرات الوقت حسب الحاجة.

تضمن قائمة المراجعة اليومية أن تأخذ جميع المهام على محمل الجد. نتيجة لذلك ، من الأسهل تفويض المهام إلى الأشخاص المناسبين.

5. تفويض المهام للأشخاص المناسبين

"تحديد الأولويات هو المفتاح. ضع قائمة بمهامك وركز على المهام التي سيكون لها أكبر تأثير على أهدافك." - بريان تريسي ، مؤلف ومتحدث تحفيزي معروف بعمله في إدارة الوقت والإنتاجية.

في أي مهنة تتضمن العمل الجماعي أو التعاون ، تريد أن يتولى أعضاء فريقك المهام التي تتوافق مع نقاط قوتهم وخبراتهم.

قد تشعر بالإرهاق والإرهاق عندما تحاول القيام بكل شيء بنفسك. يمكنك إدارة عبء العمل بكفاءة من خلال تفويض المهام وضمان إكمالها وفقًا لمعاييرك.

كيفية التنفيذ

عند تفويض المهام ، ضع في اعتبارك أولاً مجموعة المهارات والخبرة لكل عضو في الفريق. من خلال تحديد الشخص الأنسب للوظيفة ، ستضمن أن يستخدم كل عضو في الفريق نقاط قوته ويعمل على المهام التي يمكنه التعامل معها.

بالإضافة إلى ذلك ، من خلال تعيين العمل بناءً على مستوى المهارة ، يمكنك تقليل مخاطر حدوث الأخطاء وزيادة جودة المخرجات من فريقك.

قم بتفويض المهام مثل إدارة الوسائط الاجتماعية إلى أحد أعضاء الفريق من ذوي الخبرة في هذا المجال والتركيز على إنشاء المحتوى والاستراتيجية.

مصدر الصورة

يعد توفير إرشادات واضحة لتفويض المهام أمرًا ضروريًا لضمان فهم أعضاء الفريق لما يجب إكماله وأي مواعيد نهائية أو توقعات مرتبطة.

دعنا نستكشف كيف يمكن أن يؤدي تبسيط الاتصال إلى زيادة تحسين عملية إدارة المهام الخاصة بك.

6. تبسيط الاتصال

"الوضوح هو المفتاح. كن محددًا ومباشرًا في اتصالك ، وتجنب التفاصيل والمصطلحات غير الضرورية." - إيريكا داوان ، خبيرة في الاتصال والتعاون ومؤلفة عن " لغة الجسد الرقمية: كيفية بناء الثقة والاتصال ، بغض النظر عن المسافة "

عندما يكون التواصل أفضل ، يمكن أن تحدث أخطاء في إكمال المهمة ، وكذلك التأخير. من ناحية أخرى ، يعتمد العمل الجماعي الفعال وإدارة المهام على التواصل الجيد.

كيفية التنفيذ

أولاً ، حدد توقعات لأوقات الاستجابة وقنوات الاتصال بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة. بعد ذلك ، استخدم البريد الإلكتروني أو نظام المراسلة الفورية لإرسال المعلومات والتحديثات لإبقاء الجميع على اتصال وإطلاع.

ثانيًا ، حدد وقتًا كل يوم لإجراء مناقشة جماعية للتقدم المحرز على مدار اليوم. إن جعل الجميع يناقشون تحدياتهم مع بعضهم البعض يجعل من السهل حل المشكلات بسرعة أكبر. بالإضافة إلى تسجيلات الوصول اليومية ، شجع الحوار المفتوح بين أعضاء الفريق لتعزيز التعاون.

على سبيل المثال ، يمكن لفريق إدارة المشروع إنشاء لوحة Trello لتعيين المهام وتتبعها ، وجدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة عبر Zoom أو Slack ، وتعيين توقعات لأوقات الاستجابة.

مصدر الصورة

الآن بعد أن ناقشنا إدارة المهام على مستوى الفريق ، دعنا ننتقل إلى الجزء الذي غالبًا ما يتم تجاهله ولكنه حيوي من إدارة مهام العمل - أخذ فترات راحة وممارسة الرعاية الذاتية.

6. خذ فترات راحة ومارس العناية الذاتية

"استرح عندما تشعر بالتعب. جدد نشاطك وجسدك وعقلك وروحك ثم عد إلى العمل." - رالف مارستون ، مؤلف ومتحدث تحفيزي معروف بعمله في التنمية الشخصية والنجاح.

إن العناية بصحتك الجسدية والعقلية ضرورية لتحقيق أهدافك والأداء في أفضل حالاتك. يمكن أن يؤدي إهمال الرعاية الذاتية إلى الإرهاق والإرهاق وتدهور الرفاهية العامة.

كيفية التنفيذ

• خذ فترات راحة قصيرة ، مثل المشي لمدة 15 دقيقة بالخارج أو جلسة تمارين الإطالة
• تناول وجبات صحية ووجبات خفيفة
• اقرأ كتابًا قبل النوم أو مارس التأمل لمدة 10 دقائق كل صباح
• احصل على قسط كافٍ من النوم كل ليلة. يرتبط الحرمان من النوم بانخفاض الأداء أثناء النهار.

مصدر الصورة

  يمكن أن يكون لدمج هذه الأنشطة في الروتين اليومي للفرد فوائد بعيدة المدى تتجاوز الصحة البدنية.

العمال الذين يقتربون من العمل نشيطون ومرتاحون وواثقون هم أفضل تجهيزًا لمواجهة تحديات اليوم.

خاتمة

تعني الإدارة الفعالة لمهام الأعمال تحديد أولوياتها بناءً على مستوى أهميتها والتخطيط بشكل كافٍ لسير كل شيء بسلاسة.

قد يتطلب دمج هذه النصائح في روتينك اليومي القليل من التفاني والجهد ، لكن المكافآت تستحق العناء. لن تقوم بتحسين نجاح عملك فحسب ، بل ستعزز أيضًا نموك وتطورك الشخصي.

-------------------------------------------------- -------------------------

السيرة الذاتية للمؤلف:

Oliver Stasinszky هو فريق التوعية الذي يقود في LiveAgent بخلفية في التجارة الإلكترونية وخدمة العملاء. إنه شغوف بالكتابة والقراءة وتعلم كيفية العزف على أي آلة موسيقية.