7 نصائح حول الإنتاجية لأصحاب الأعمال الصغيرة لتحسين أدائك
نشرت: 2019-09-10إدارة الأعمال صعبة. هناك قائمة لا تنتهي بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها. لسوء الحظ ، لا يوجد سوى ساعات طويلة في اليوم. هذه مشكلة كبيرة لأن محاولة القيام بكل شيء ستتركك مرتبكًا.
تحتاج إلى تعظيم الناتج الخاص بك.
لحسن الحظ ، هناك بعض الطرق السهلة لزيادة إنتاجية عملك. إليك مجموعة مفيدة من نصائح الإنتاجية التي يمكنك تجربتها على الفور ، مما يمنحك تحكمًا وتخطيطًا أفضل للمهام المتعلقة بالعمل وفريقك.
هيا بنا نبدأ.
1. مهمة واحدة في كل مرة
إن إثقال كلاً من نفسك وقوى العمل لديك بقطع العمل المتنافسة والمواعيد النهائية والمشاريع لا يفيد أي شخص ويؤدي إلى مستويات عالية من التوتر والارتباك.
على الرغم من تفاخر بعض الناس بقدرتهم على القيام بمهام متعددة ، فإن العلم لا يدعم ادعاءاتهم. أظهرت إحدى الدراسات حول الإنتاجية التي أجرتها عيادة كليفلاند أن 2.5٪ فقط من الأشخاص يمكنهم القيام بمهام متعددة بفعالية ، مما يجعلهم أقلية كبيرة. يمكن أن يؤدي تعدد المهام أيضًا إلى إعاقة الأداء بدلاً من مساعدته ، مما يجعل موظفيك أقل كفاءة.
بدلاً من جعل فريقك يقوم بمهام متعددة ، حاول أن تنصحهم بكتابة قوائم المهام بدلاً من ذلك ، مع إعطاء الأولوية للمهام الحرجة أولاً مع التأكد من أن كل شيء يتم في الوقت المناسب. عزز أهمية إنهاء مهمة واحدة بشكل صحيح قبل الانتقال إلى التالية.
يجب أن تدفع نصائح الإنتاجية العمال إلى اتجاه أكثر كفاءة ، مما يفيد تشغيل عملك الصغير. لكن ، بالطبع ، نصائح الإنتاجية ليست سوى غيض من فيض إذا كنت ترغب في إعطاء دفعة لشركتك الصغيرة .
2. تحسين التعاون داخل الفرق
العمل الجماعي يجعل الحلم يعمل كما يقولون! مع وضع ذلك في الاعتبار ، من الجيد دائمًا تبسيط عمليات المشاركة والتعاون لفريقك الصغير لصالح الجميع.
تتمثل إحدى الطرق السهلة لاتخاذ هذا المستوى المعزز من التعاون في الاستثمار في البرامج التي تقوم بالكثير من عملك الشاق. تتضمن الأمثلة برنامج المراسلة الفورية (لدى Microsoft Teams وظيفة "دردشة" ممتازة) ووصول موثوق به إلى المستندات التي يمكن تحريرها في الوقت الفعلي (مثل جداول بيانات Google ومستندات Google). يمكنك أيضًا طرح برامج مؤتمرات فيديو موثوقة للعاملين عن بُعد أو الموظفين المعزولين ذاتيًا (يعمل كل من MS Teams و Google Meet و Zoom بشكل جيد).
لا يؤدي التعاون إلى زيادة مستويات الإنتاجية فحسب ؛ كما أنه يزيد من مستويات رضا الموظفين. أظهرت دراسة أجرتها جامعة كوينز في شارلوت أن 75٪ من أرباب العمل صنفوا العمل الجماعي والتعاون بأنه "مهم للغاية" ، ومع ذلك فإن 18٪ فقط من الموظفين يتلقون تقييمات للتواصل أثناء مراجعات الأداء.
لا تصبح الإحصاء الأخير ، واستثمر في التكنولوجيا المناسبة لفريقك. على سبيل المثال ، لديك أنظمة مطبقة للعاملين عن بُعد مع ضمان استمرار التعاون في عملية سلسة قدر الإمكان. ستفيد نصائح الإنتاجية هذه عملك الصغير على المدى القصير والمتوسط والطويل ، وهي جزء صغير من الخطة الشاملة لوضع أهداف عمل SMART .
3. جرب الأتمتة
يبدو أن الكثير من الناس يعتقدون أن الأتمتة تعني استبدال قوة العمل بأكملها بالروبوتات. بدلاً من ذلك ، هناك بعض أدوات الأتمتة الممتازة المتوفرة في الوقت الحاضر والتي يمكنها القيام بجميع الوظائف الشاقة بينما تتعامل القوة العاملة لديك مع الأشياء المهمة ، مثل إنشاء قوائم العملاء المحتملين .
تعد جدولة منشورات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وترتيب تقارير النفقات أمثلة على المهام التي يمكن لبرنامج معين التعامل معها بسهولة. يمكن لأنظمة إدارة القوى العاملة مثل Asana أو Slack أن تجعل من السهل جدولة الوظائف وإبقاء الجميع على نفس الصفحة مع الجداول الزمنية والملفات الضرورية للمشاريع.
يمكن أن تكون التكنولوجيا شيئًا رائعًا ، وعند استخدامها بالطريقة الصحيحة ، يمكنها تحويل إنتاجية عملك في بضع خطوات بسيطة.
4. تجنب المشتتات
كبشر ، نحن لسنا بارعين في التركيز على المهام لساعات في كل مرة. أبرزت الدراسات المتكررة مدى صعوبة معظم الناس للتركيز في الاجتماعات لفترة طويلة من الزمن.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، من السهل جدًا السماح بإلهاءات في مكان العمل لمنع فريقك من إنجاز المهمة. نحن لا نقول أنك بحاجة إلى تنفيذ تدابير صارمة مثل تأمين القوة العاملة لديك في غرفة ، ولكن بعض النصائح المتعلقة بالإنتاجية هنا وهناك تحدث فرقًا.
على سبيل المثال ، حاول تقييد البريد الإلكتروني ليتم إجراؤه في أجزاء معينة من اليوم ، مثل أول شيء أو آخر شيء - وبهذه الطريقة ، يمكن للجميع نسيان رسائل البريد الإلكتروني في منتصف يوم العمل. وبالمثل ، فإن تقييد الوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن يحدث فرقًا ، ويقلل من عدد اجتماعات الفريق التي لا طائل من ورائها.
يمكن أن تتسبب الاجتماعات غير المناسبة للجميع في فقدان تركيز بعض العاملين ، مما يسمح لهم بالانزلاق إلى عادات سيئة تتعلق بمدى تركيزهم. لذا ، بدلاً من ذلك ، حاول عقد اجتماع واحد فقط في اليوم ، في نفس الوقت - وبهذه الطريقة ، يتم تسوية التفاصيل الأساسية ، وترك باقي اليوم للمهام الفردية.
وفقًا لدراسة أجراها Udemy و Toluna ، فإن العامل الأول الأكثر إزعاجًا في المكتب كان زملاء العمل الثرثارين! فكر في طرق للتغلب على هذا من خلال التحدث مع بعض الأعضاء الأكثر ضجيجًا في فريقك. يمكنك أيضًا وضعها في غرف مختلفة.
يعد تقليل الضوضاء المكتبية أيضًا أحد الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها. لماذا لا تحدد في "ساعات هادئة" حيث يوافق الجميع على العمل بصمت لفترة محددة. إذا تم الالتزام بها بشكل صحيح ، فقد تكون جلسات التركيز مثل هذه أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم.
جرب بعض الأفكار المختلفة واطلع على نصائح الإنتاجية التي تعمل بشكل أفضل مع فريقك المحدد.
5. إدارة وقتك بشكل جيد
تعد إدارة الوقت مفتاحًا لإكمال المهام بشكل فعال ، بغض النظر عن قطاع العمل الذي تشارك فيه. سيساعد استخدام برامج سير العمل مثل Asana في تبسيط المهام التي يحتاج الأشخاص إلى القيام بها في شركتك. ولكن لتحقيق أقصى استفادة من هذه الأدوات ، هناك أفضل ممارسات إنتاجية يمكنك تنفيذها داخل فريقك.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تقنية بومودورو في مكان عملك. نظام إدارة الوقت الفعال الذي تم إنشاؤه لأول مرة في الثمانينيات من قبل الإيطالي فرانشيسكو سيريلو ، تقنية بومودورو (سميت على اسم الطماطم الإيطالية) ، يمكن تنفيذها في ست خطوات سهلة.
- اختر مشروع العمل الذي تريد إكماله.
- اضبط عداد الوقت لمدة تتراوح بين 25 و 30 دقيقة ، وابدأ العمل.
- بعد رنين المؤقت ، خذ استراحة لمدة دقيقتين إلى ثلاث دقائق.
- كرر الخطوتين الثانية والثالثة.
- بعد أربع جلسات ، خذ استراحة أطول.
- أخيرًا ، قم بتسجيل كل جلسة عمل مكتملة بعلامة أو علامة اختيار بتنسيق قائمة.
هذه التقنية هي الأفضل لمهام محددة ، مثل الكتابة أو الترميز ، وللمهام الشاقة والمتكررة حيث يمكن أن يتضاءل التركيز بسرعة.
تعلمك تقنية بومودورو الانضباط وأهمية أخذ فترات راحة منتظمة وفهم أكثر شمولاً لإدارة وقتك بفعالية. اكتشف الباحث جوناثان سكولر في عام 2007 أن العقل العادي يتجول بنسبة 15 إلى 20٪ من الوقت ، لذا فإن فرض فترات راحة منتظمة يساعد في ذلك.
ضع في اعتبارك تطبيق تقنية بومودورو مع زملائك لفترة تجريبية مدتها شهر أو نحو ذلك ، وسجل النتائج في مستويات الإنتاجية وإدارة الوقت. يمكنك أيضًا تجربة أنماط عمل مختلفة. على سبيل المثال ، يعد نمط الغربلة الدورية أحد الأساليب التي يمكن أن تعزز مستويات الإنتاجية.
6. إنشاء مساحة عمل مناسبة
تجعل محطات العمل الفوضوية وغير المريحة عمالًا غير سعداء. من ناحية أخرى ، يحتاج العاملون لديك إلى مساحة عمل فعالة لأداء وظائفهم بفعالية ، لذا فكر في الاستثمار في المعدات التي تناسب كل عامل ومتطلباته الخاصة.
بالنسبة للموظفين الذين يعملون مع العديد من الشخصيات (مثل المحاسبين) ، ستساعدهم الشاشة الثانية على أن يكونوا أكثر إنتاجية مع جداول البيانات. يحتاج العاملون عن بعد مثل المسوقين الرقميين إلى الوصول إلى اتصال إنترنت قوي وجهاز كمبيوتر مزود بكاميرا ويب لمكالمات الفيديو. وفي الوقت نفسه ، يحتاج مصممو الجرافيك إلى برامج وأدوات رسم متخصصة مثل القلم.
حاول الجلوس مع كل موظف واسألهم عما يحتاجون إليه لجعلهم يشعرون بمزيد من الإنتاجية ، ووضع الميزانية لما يطلبونه ، ومعرفة ما إذا كان يمكنك وضع هذه الخطوات موضع التنفيذ.
7. ضع أهدافا واقعية
من الضروري أن تضع أنت وفريقك أهدافًا واقعية كعمل تجاري صغير. قسّم الوظائف الكبيرة إلى أجزاء يومية يمكن تحقيقها بدلاً من قصف موظفيك بالمهام التي تطغى عليهم. بهذه الطريقة ، يكون الجميع في نفس الصفحة ويشعرون أنهم يعملون بثبات نحو النتيجة المرجوة ، بدلاً من الشعور بالغرق.
ابدأ بتحديد النتيجة المرغوبة للوظيفة ، ثم اعمل للخلف ، وقم بتقسيم النتيجة إلى وظائف صغيرة قابلة للتحقيق تساهم في تحقيق الهدف النهائي.
هذا النهج يجعل الجميع على دراية بما يجب القيام به ومتى ويضمن عملية سلسة نحو إكمال المهمة الكبيرة في الوقت المحدد. التخطيط هو كل شيء ، خاصة في الأعمال التجارية الصغيرة التي قد لا تصل إلى نفس الموارد التي تمتلكها الشركات الكبرى.
في الختام
تعد تحسينات الأداء أمرًا بالغ الأهمية لاستمرار النجاح والنمو لأي عمل تجاري. ومع ذلك ، لا يعني مجرد كونك مشروعًا تجاريًا صغيرًا أنه يجب أن تجده أصعب من الشركات الكبيرة.
أظهرت الأبحاث أن الشركات الصغيرة يمكن أن تكون أكثر فاعلية وكفاءة من الشركات الكبيرة ، لذا استخدم حجمك الصغير لصالحك عند تحديد أهداف واقعية.
ضع نصائح الإنتاجية هذه في الاعتبار ، وجربها وقم بقياس النتيجة من خلال زيادة أدائك والسعادة الكلية لقوى العمل لديك.
نتمنى لك التوفيق في مستقبل عملك الصغير!