عملية الأعمال هي أي سلسلة من المهام ذات الصلة التي تنتهي بتقديم الشركة لمنتج أو خدمة لعميل أو عميل. تؤدي العمليات غير الفعالة إلى العملاء غير الراضين ، والعاملين الساخطين ، وربما حتى تفويت المواعيد النهائية للتسليم.

أفضل طريقة للتعامل مع العمليات غير الفعالة هي تحسينها.

لماذا تعتبر عمليات الأعمال الفعالة مهمة

تقلل العمليات الفعالة من عبء العمل وتبسط تسليم منتج أو خدمة. يمكن أن تتضمن العمليات حتى مهام بسيطة نسبيًا. على سبيل المثال ، تعتبر العمليات المالية البسيطة مثل كيفية فوترة العملاء عملية.

عندما تفشل شركة ما في تحسين وتبسيط عملياتها ، فإنها تخاطر بالتخلف عن الركب في السوق وفقدان العملاء لمنافسيها. يمكن أن يكون تحسين العمليات بسيطًا مثل وجود منهجية لإكمال مهمة معقدة ، أو توزيع هذه المهمة بين أعضاء الفريق الآخرين.

7 خطوات لتحسين عملية الأعمال

كما هو موضح في هذه المناقشة ، يعد تحسين إجراءات العمل عملية تدريجية. التغييرات التي تحدث للشركة لن تؤثر على الفور على أي شيء على المدى القصير. التغيير المحتمل في كفاءة العمل بمرور الوقت هو ما يجب أن يركز عليه فريق تحسين العملية.

1. تعريف العملية

تتمثل الخطوة الأولى في أي استراتيجية لتحسين إجراءات العمل في تحديد العملية التي تريد الشركة تحسينها بالضبط. عادةً ما تستخدم الفرق التي تعمل على تحسين العملية المخططات مثل مخطط انسيابي أو مخطط حارة السباحة. وفقًا لتقارير Lucid Chart ، يؤدي مخطط مسار السباحة وظائف مخطط انسيابي نموذجي ، ولكنه يعين أيضًا المسؤوليات لفرد أو قسم معين.

مثال على رسم تخطيطي لمسار السباحة لعملية ما

قد يعني تحديد العملية استخدام المدخلات من الأشخاص الذين يتعاملون مع العملية يوميًا. تساعد المقابلات والمناقشات على إعلام فريق تحسين العملية بالخطوات الفرعية التي قد لا تكون واضحة على الفور.

2. اكتشف الفرص ذات الصلة

ضمن المقابلات لتحديد العملية ، قد يقدم الأشخاص الذين يستخدمون هذه العملية بانتظام نظرة ثاقبة للتحسينات المحتملة التي يمكن أن تفيد النظام. قد تكون هذه الفرص ذات الصلة جديرة بالاستكشاف إذا كانت تعزز كفاءة النظام.

يوفر تطوير بيان المشكلة التفصيلي لفريق تحسين العملية تقديرًا للمكان الذي يمكن ويجب أن تحدث فيه التغييرات في العملية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للفريق تحديد وإزالة الخطوات غير الضرورية والخطوات الفرعية داخل العملية إذا كان يبدو أنها لا تخدم غرضًا.

3. تحليل العملية

في هذه الخطوة ، يمكن لفريق تحسين العملية إلقاء نظرة على مخطط مسار السباحة ومعرفة مكان حدوث الاختناقات داخل النظام. كما يلاحظ Kiss Flow ، بدون خطوة تحليل مناسبة ، من المرجح أن تضيع الفرق الوقت والموارد في البحث عن المشاكل بسرعة.

بشكل عام ، يمكن تقسيم خطوة التحليل عن طريق طرح بعض الأسئلة ذات الصلة ، مثل:

• أين تحدث غالبية تكاليف العمل؟
• هل يبدو أن أي خطوات تخلق عنق الزجاجة؟
• أي جزء من العملية يحبط العملاء أو أعضاء الفريق أكثر من غيرهم؟
• أين تحدث غالبية التأخيرات؟
• ما هي الخطوة أو الخطوة الفرعية للعملية التي تستغرق معظم الوقت لإنجازها؟
  
  

يمكن أن تساعد طرق التحليل مثل تحليل السبب الجذري أو تحليل السبب والنتيجة الفريق على حل المشكلات الأساسية التي تسبب المشكلات. حل المشكلات بأنفسهم لا يتعامل إلا مع أعراض المشكلة ، والتي ستظهر لاحقًا وتتطلب من الفريق التعامل معها مرة أخرى.

4. إعادة تصميم النظام

بمجرد أن يسلط الفريق الضوء على المشكلات الأساسية التي تؤثر على العملية ، يبدأون في إعادة تصميمها للتخلص من تلك المشكلات. جلسة عصف ذهني أولية تطرح الأفكار على الطاولة. بمجرد قيام الفريق بإنشاء قائمة كبيرة بما يكفي من الحلول ، يمكنهم البدء في تضييق نطاق الحلول غير الفعالة من حيث التكلفة أو التي تستغرق وقتًا طويلاً في التنفيذ.

يجب أن تتعرض الحلول المختارة لتحليل المخاطر وتحليل التأثير لمعرفة المدى الكامل للحل المقترح للفريق ، وما هي التداعيات المحتملة لتنفيذ هذا الحل.

5. تحديد موقع الموارد المتاحة

بعد الانتهاء من خطة إعادة تصميم النظام ، يحتاج الفريق إلى العثور على الموارد المتاحة لديهم لتنفيذ إعادة التصميم. يمكن أن تتراوح هذه الموارد من الموارد البشرية إلى البرامج والأجهزة والبنية التحتية.

يساعد التواصل مع قسم الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وأصحاب المصلحة الآخرين الفريق على فهم كيفية إعادة تصميم نظامهم ، بالإضافة إلى إبلاغهم بأي مشكلات داخلية قد تؤثر على إكمال العملية.

6. مؤسسة التغيير وإعلام أصحاب المصلحة

في حين أن تحسين إجراءات العمل يمكن أن يكون تدريجيًا ، إلا أن هناك تغييرات هائلة تحدث من وقت لآخر ، مما يهز الأعمال التجارية في جوهرها. قد تتطلب التحسينات استبدال الفرق والبنية التحتية وحتى أنظمة الأجهزة والبرامج. قد يتطلب تمكين هذا التغيير إدارة مشروع بأكمله في حد ذاته.

مشكلة أخرى مهمة تواجه عملية التحسين هي عدم قدرة العديد من الناس على تبني التغيير. للتعامل مع هذا الأمر ، قد يستخدم الفريق نماذج نظرية مثل نموذج التغيير المكون من 8 خطوات لـ Kotter. كما تذكر مقالات الأعمال التعليمية ، فإن النموذج هو طريقة بسيطة لتنفيذ العمل الجماعي والشفافية والتواصل في منهجية تحسين العملية.

7. عملية المراجعة

كما ذكرنا في البداية ، فإن عملية التحسين هي عملية تدريجية. حتى العمليات التي تم تجديدها حديثًا لا تعمل كما هو متوقع لأن العالم مكان لا يمكن التنبؤ به. لتقديم اقتراحات للتكرار التالي للعملية ، من الضروري وجود نظام للمراجعة المستمرة.

يمكن أن تكون المنهجيات مثل كايزن مفيدة في ضمان تحسين كفاءة العملية في كل تكرار. كايزن ، كما حددها معهد كايزن ، هو نظام للتحسين المستمر يتم تطبيقه على الإستراتيجية التنافسية طويلة الأجل للشركة.

لا شيء يحدث على الفور

في عالمنا الرقمي سريع الخطى ، نتوقع نتائج فورية مع كل ما نقوم به. هذا توقع غير واقعي عندما يتعلق الأمر بتحسين إجراءات العمل.

بدلاً من ذلك ، تنظر الفرق المخصصة لتحسين العمليات التجارية إلى الوقت على أنه سلسلة من الدورات ، مع اقتراب كل خطوة من تحقيق الكفاءة الكاملة. التغييرات التي تحدث داخل المنظمات ، وخاصة تلك التي تؤثر على المهام اليومية للشركة ، تحدث بشكل تدريجي. يسمح وجود فريق لتحسين إجراءات العمل للشركة بالاحتفاظ بميزتها التنافسية من خلال تبسيط عملية الإنتاج أو التسليم باستمرار.

سامانثا والاس كاتبة ومحررة تقنية مخضرمة عملت في العديد من شركات التجارة الإلكترونية. لقد كانت تغطي التكنولوجيا عبر الإنترنت لأكثر من خمس سنوات.

هي المدافعة عن المحتوى في GreenwingTechnology.com.