9 خطوات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمرحلة التالية من نمو عملك

ما هي خطوات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات التي يجب عليك اتباعها إذا كنت لا تريد أن ينتهي بك الأمر بين المنظمات التي أصبح اعتماد تخطيط موارد المؤسسات بالنسبة لها عملاً شائكًا؟ يمكن أن تساعدك الإستراتيجية المناسبة لتنفيذ نظام جديد في تقليل مخاطر نشر تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والوصول بها إلى مجموعة النجاح. سير العمل الذي نقترحه مناسب لأي نظام ، على سبيل المثال ، تكون خطوات تنفيذ SAP ERP بشكل عام مماثلة لخطوات Odoo و Oracle وما إلى ذلك.

في هذه المقالة ، كشف كبير محللي الأعمال لدينا عن أسرار كيفية إنشاء أقصر وأسلس طريق لإبراز العمليات التجارية وإدارتها مع تجنب الأخطاء المؤلمة في الطريق.

طرق تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP): نهج الانفجار الكبير ، والمراحل ، والمتوازي

إن تحديد كيفية تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات خطوة بخطوة هو العمود الفقري للاعتماد الناجح للنظام. ومع ذلك ، هل ستكون العملية هي نفسها بالنسبة لشركة ناشئة ولمؤسسة كانت تعمل على العديد من الأنظمة القديمة داخل الشركة لمدة 30 عامًا؟

بشكل مفاجئ ، نعم! تتشابه خطوات التنفيذ الفعال لتخطيط موارد المؤسسات بصرف النظر عن حجم مؤسستك أو تعقيد المهام. ومع ذلك ، فإن ما يجعل رحلة تنفيذ ERP محددة هو طريقة النشر التي تتبعها. هناك عدد من الأساليب للاختيار من بينها ، بما في ذلك الانفجار الكبير والطرح التدريجي والتوازي.

• طريقة الانفجار الكبير. إنها أسرع طريقة لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ولكنها أيضًا أصعب طريقة ، حيث تحتاج إلى التعامل مع تدريب الموظفين والبدء في العمل والتعامل مع الأخطاء - كل ذلك في نفس الوقت. لذلك ، يعمل هذا النهج بشكل جيد للمنظمات التي تسعى فقط إلى وحدة أو وحدتين في نظامها الجديد.
• نهج تدريجي. هذه الطريقة أقل خطورة من الانفجار الكبير عندما تنشر وحدات أو وحدات أعمال جديدة واحدة تلو الأخرى. يستغرق الأمر مزيدًا من الوقت لإكمال جميع خطوات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ، ولكن من السهل عليك التحكم في العملية والتعامل مع المشكلات كما تظهر. يعد هذا النهج مناسبًا إذا كان لديك شركة متوسطة الحجم وتتوقع استخدام الكثير من الوحدات في تخطيط موارد المؤسسات الجديد.
• الطرح المتوازي. إنها الطريقة الأقل خطورة. تظل جميع الوظائف الحيوية محمية لأنك لا تتخلى عن الأنظمة القديمة الخاصة بك على الفور ولكنك تقوم بتشغيل ERP الجديد بالتوازي معها لحماية الوظائف التي يجب أن تعمل باستمرار. التبني الموازي هو الطريقة الأكثر استهلاكا للوقت ، لذلك سوف تتحرك ببطء ... ولكن بثبات.

أنا أدافع عن نهج نقوم فيه ، أولاً وقبل كل شيء ، بتنفيذ الوظائف التي يعرفها العميل بالفعل من أنظمته القديمة. ثم أضف وظائف ووحدات لم يستخدموها من قبل ولكن يتوقعون امتلاكها.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

الخطوات الإلزامية التي يجب اتباعها لتبني نظام تخطيط موارد المؤسسات بطريقة سلسة وفعالة

تستفيد 27٪ فقط من المؤسسات من إرشادات الإستراتيجية الرقمية عند تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP). ومع ذلك ، فإن التخطيط الاستراتيجي هو العمود الفقري لأي نشر برامج موجه نحو النتائج. كشركة تجمع بين تطوير تخطيط موارد المؤسسات والخدمات الاستشارية ، قمنا بمراجعة خطوات التنفيذ الناجح لتخطيط موارد المؤسسات بالتفصيل.

1. تحديد المتطلبات

تتمثل إحدى أهم خطوات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في التحديد الكفء للمتطلبات الأولية ، والتي تشكل الشكل الذي ستنتهي إليه في النهاية. ومع ذلك ، قد يكون الكشف عن احتياجات العمل والقيود أمرًا صعبًا للغاية ، إن لم يكن محبطًا. ومن ثم ، فمن الأفضل أن يُعهد بهذا النشاط إلى محللي الأعمال المحترفين ، الذين يمكنهم تقليل الفجوة بين توقعاتك ونتائج المشروع.

المثال الأكثر شيوعًا لاحتياجات العميل هو القدرة على رؤية جميع عمليات الأعمال الخاصة بهم في مكان واحد. التعامل مع الأنظمة المتباينة - أحدها للأغراض المحاسبية ، والآخر لمراقبة المبيعات ، والثالث لعمليات المخزون ، وما إلى ذلك - يعيق هذه الرؤية المرغوبة كثيرًا.

تعد معالجة الكثير من المستندات مطلبًا شائعًا آخر. ستحدد كمية البيانات التي تحتاج إلى التعامل معها على أساس يومي ، من بين أشياء أخرى ، نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي تختاره.

بالنسبة للقيود ، يمكن أن تشمل ، على سبيل المثال ، استخدام الحلول المحلية فقط والبقاء ملتزمًا باللوائح المحلية.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

تشير متطلبات العملاء أيضًا بشكل عام إلى تكوين وتخصيص الحل الجاهز. مع وضع ذلك في الاعتبار ، من الأهمية بمكان تحديد توقعاتك لميزات ERP الجديدة والاتصال والأداء ، حيث يؤثر ذلك أيضًا على اختيار نظام على آخر.

2. تشكيل فريق للعمل على مشروع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات

لا تقلل من أهمية بناء فريق قوي وجيد التنسيق. من الذي ستحتاجه بجانبك لاتخاذ جميع الخطوات في دورة حياة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟ بالنسبة لأي مشروع تطوير برمجيات ، من المحتمل أن تحتاج إلى بعض أعضاء الفريق الأساسي ، مثل مدير المشروع ، ومحلل الأعمال ، ومصمم UX / UI ، والمطورين ، و QA.

هناك أيضًا خبراء مفضلون ستساعد مشاركتهم في المشروع في جعله أكثر أمانًا وقوة. نظرًا لأن ERP هو أحد الأنظمة ذات المهام الحرجة لأي عمل تجاري ، فإن تعطله يمكن أن يبطل معظم الفوائد التي اكتسبتها من تنفيذه. لذلك ، يمكنك تقوية فريقك الأساسي بمهندسي DevOps الذين سيهتمون بخفة الحركة واستقرار النظام. عندما تحدث عمليات نشر الكود بانتظام ، يمكنك اكتشاف العيوب ومعالجتها مبكرًا في SDLC ولديك القدرة على تنفيذ تغييرات الأعمال بشكل أسرع.

عضو آخر مفضل في فريق المشروع هو مستشار تنظيمي. يضمن هذا الشخص أن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك يتوافق مع المتطلبات القانونية للبلد الذي توجد فيه مؤسستك.

يمكن أيضًا التعامل مع الامتثال لتخطيط موارد المؤسسات من قبل محلل الأعمال. نحن دائمًا نأخذ في الاعتبار ليس فقط متطلبات العملاء وقيودهم ولكن أيضًا قوانين الدولة التي يديرون فيها أعمالهم.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من المشاركة على المستوى C لإيصال أهمية اعتماد النظام الجديد إلى الموظفين العاديين ، مما يضعف مقاومتهم للتغيير ويضمن إطلاقًا ناجحًا.

3. حدد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يتناسب مع احتياجات عملك وقيودك

تتمثل الخطوة التالية لتنفيذ برنامج ERP في تحليل الحلول المتاحة وتحديد أي منها يغطي احتياجاتك كما هي أو يمكن تخصيصها لتلبية متطلباتك. يجب أن تقرر عدد المستخدمين ، وأدوارهم في النظام ، وتدفق المستندات الخاص بك لفهم حجم العمليات في اليوم واختيار تخطيط موارد المؤسسات مع الأداء المناسب.

حتى هذه النقطة ، كنت قد فكرت بالفعل في حدودك وتعرف على نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي لن يعمل من أجلك. على سبيل المثال ، إذا كانت متطلبات خصوصية البيانات تملي الحاجة إلى برنامج محلي ، فلن يظهر السؤال حول السحابة أو تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة.

يشير مثال مشابه إلى مستوى التخصيص الذي تسمح به الأنظمة المختلفة. إذا كانت عمليات عملك لا تتناسب مع العمليات القياسية ، فستحتاج إلى ERP مرن من حيث التخصيص. لا أحد يريد أن يسير على خطى Lidl ، وهي منظمة أمضت سبع سنوات في تخصيص SAP لتسعيرها المحدد. ومع ذلك ، فشل المشروع في النهاية ، وأهدرت الشركة 500 مليون يورو.

إلى جانب القيود ، يتم تحديد اختيار تخطيط موارد المؤسسات وفقًا لما يحتاجه العميل. في ممارستنا ، كانت هناك منظمة لديها العديد من الكيانات القانونية. وكان من الضروري العثور على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يسمح للعملاء برؤية جميع شركاتهم في نظام واحد والتبديل بينها بسلاسة دون الحاجة إلى إعادة تسجيل الدخول. قمنا بمقارنة العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) واقترحنا Odoo نظرًا لأنه يحتوي على ميزة الشركات المتعددة التي تسمح بتنفيذ الوظائف التي طلبها العميل.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

هناك مجموعة من لاعبي تخطيط موارد المؤسسات في السوق ، بدءًا من الشركات العملاقة التي لها ما يقرب من 50 عامًا من التاريخ ، مثل SAP ، إلى الوافدين الجدد المبتكرين ، مثل Odoo أو Salesforce. لقد ناقشنا بالفعل الاختلافات بين Odoo و SAP ERP بالتفصيل مع محلل الأعمال لدينا والمطور الرئيسي لفريق ERP. ونعتقد بالتأكيد أنه يستحق القراءة!

4. تكوين أو تخصيص نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك

فقط 3.6٪ من الشركات يمكن أن تكون راضية تمامًا عن الحلول الجاهزة. تتطلب نسبة 96.4٪ المتبقية التخصيص أو ، على الأقل ، تكوين النظام ليناسب عملياتهم.

نقوم أولاً بتكوين ERP الجاهز للتكيف مع احتياجات ومتطلبات العميل قدر الإمكان. وإذا لم يكن ذلك كافيًا ولم تكن الوظائف المطلوبة متوفرة في حل جاهز ، فنحن نقدم التخصيص.

على سبيل المثال ، تحتاج إلى تقرير عن أرصدة المخزون في تاريخ معين. أو ، بالإضافة إلى الأعمدة الافتراضية ، مثل جهات الاتصال والمبيعات ، فأنت تريد العمود الذي يحتوي على حالة فاتورة. هذه هي الأشياء التي تتطلب التخصيص.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

أثناء هذه الخطوة من تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يجب أن تهتم أيضًا بالتكامل مع الخدمات التي ستحتاج إليها. قد يشمل ذلك خدمات الدفع والتسليم ، مثل PayPal و DHL ، وخدمات Business Intelligence ، مثل Power BI و Tableau.

نقوم أيضًا بدمج ERP مع أي أنظمة لديك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام نظام محاسبة حيث يتم إنشاء التقارير الضريبية والخصم والائتمان ، وما إلى ذلك. أو تقوم بالفعل بتشغيل CRM مع مسارات تحويل المبيعات التي تغطي احتياجاتك بالكامل. ومن ثم يكون من المنطقي التكامل مع هذه الأنظمة بدلاً من استبدالها بأخرى جديدة يجب تعديلها من البداية.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

5. ترحيل البيانات الخاصة بك

تنص Oracle على أن ترحيل البيانات يمكن أن يستغرق ما يصل إلى 10 إلى 25٪ من تكلفة المشروع بالكامل ، مما يجعله الخطوة الأكثر أهمية في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

ترحيل جميع البيانات التاريخية ليس خيارًا. في أيام البيانات الضخمة ، تغرق المنظمات في بحر من البيانات غير المنظمة وغير المنظمة وغير المكتملة. لذلك ، يجب أن يكون الاهتمام بجودة البيانات أولويتك الرئيسية في هذه المرحلة. حدد البيانات المفيدة وتحقق من التكرارات والأخطاء قبل بدء الترحيل.

خلال أحد مشاريعنا ، كان ترحيل البيانات واسع النطاق لدرجة أننا اضطررنا إلى تخصيص فريق متخصص للتعامل معها. بعد تحديث البيانات ، قمنا بتعيينها - كيانات متطابقة من الأنظمة القديمة إلى الكيانات المقابلة في تخطيط موارد المؤسسات الجديد.

على سبيل المثال ، في النظام القديم ، يُطلق على الكيان اسم "العميل" وله قيمة محددة في الكود. ولكن في النظام الجديد ، يطلق عليه "جهة اتصال" وله قيمة مختلفة في الكود. لذلك ، هدفنا هو وصف كيفية التوفيق بينها بدقة. إنه دائمًا الجزء اليدوي من المهمة ، ولكن يمكن أتمتة ترحيل البيانات نفسه.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

بعد تنظيف البيانات وتعيينها ، تحتاج إلى اختبار النظام قبل الإصدار. على سبيل المثال ، يجب عليك التحقق مما إذا كان أدائها سيتغير عند التعامل مع الحجم الحقيقي للبيانات.

قد تكون كمية البيانات الحقيقية في الإنتاج أكبر بكثير من بيانات الاختبار على منصة الاختبار. لذلك ، قد تعمل بيانات الإخراج (على سبيل المثال ، التقارير) أو استعلامات قاعدة البيانات البسيطة بشكل أبطأ في بيئة الحياة الواقعية منها على خادم الاختبار. نأخذ هذا الجانب في الاعتبار أثناء فحص الحمل على النظام.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

6. إجراء الاختبارات

يعد اختبار الأداء خطوة إلزامية في تنفيذ أي برنامج. إلا إذا كنت ترغب في الكشف عن عيوب خطيرة بعد الإفراج ودفع ست أو سبع مرات أكثر لمعالجتها.

كلما اكتشفت مشكلات في SDLC مبكرًا ، انخفضت تكلفة إصلاحها. لذلك ، إليك أفضل 3 اختبارات أداء يجب عليك إجراؤها لضمان بناء نظام قوي لتخطيط موارد المؤسسات (ERP).

• اختبار الانحدار. عندما تعمل على مستوى التعليمات البرمجية وتجري تغييرات عليها ، من المهم التحقق من أنها لم تؤثر على الميزات الحالية بطريقة سلبية.
• اختبار السلامة. يهدف هذا النوع إلى التحقق من عقلانية النظام. لا فائدة من المضي قدمًا في الاختبارات الأخرى إذا ذكر النظام ، من الناحية الفنية ، أن 2 + 2 = 5.
• اختبار الدخان. يتم إجراؤه للتحقق مما إذا كان البرنامج مستقرًا ويساعد في اكتشاف عيوب الخطورة الرئيسية وسدادات العرض.

يمكن أتمتة جميع أنواع الاختبارات لتبسيط المهمة وتسريعها.

7. تدريب المستخدمين النهائيين

وفقًا لاستطلاع أجرته شركة McKinsey ، تفشل 70٪ من مشاريع تنفيذ البرامج بسبب مقاومة الموظفين لقبول الأنظمة الجديدة. يمكن تجنب مثل هذا الموقف المحبط من خلال تزويد الموظفين بالتدريب المناسب. هذا هو السبب في أنه لا يمكن تجاهل التدريب لمجموعات مختلفة من المستخدمين في خارطة طريق تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بك. يمكن عقدها في شكلين ، ونقترح كلاهما لتقليل مقاومة الموظفين للتغيير.

• تزويد المستخدمين النهائيين بأدلة المستخدم. يقوم شريك تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك بإعداد أدلة مستخدم مفصلة للموظفين من الإدارات المختلفة. يوضح محللو الأعمال التجارية خطوة بخطوة ماذا وكيف وأين ومتى تفعل. مع هذا النهج ، سيشعر المستخدمون النهائيون بالراحة في العمل في النظام الجديد منذ اليوم الأول من إطلاقه.
• إجراء تدريب شخصي أو التعلم الإلكتروني. يعتبر تبني التكنولوجيا الجديدة أمرًا مرهقًا دائمًا للموظفين الذين يلتزمون بنهج "لقد كان دائمًا مثل هذا". في حالة وجود مقاومة قوية للتحول إلى النظام الجديد ، فإن المشاركة التنفيذية هي مفتاح التحول النموذجي في تفكير الموظفين. خاصة إذا كان تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أحد مراحل تحول الأعمال التي تدعمها التكنولوجيا.

الهدف الرئيسي من التدريب هو توفير معرفة بنسبة 100٪ حول كيفية استخدام النظام الجديد وتحويل الموظفين من خصوم إلى مؤيدين للبرنامج الحالي.

لماذا يجب القيام بخطوة تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP) قبل بدء العمل مع النظام الجديد؟

إذا تم إجراء التدريب بعد التنفيذ ، فهناك مخاطرة كبيرة في أن تكتسحك موجة من الموظفين غير الراضين الذين لا يفهمون كيفية العمل في النظام الجديد. تدريب الموظفين عندما يتعين عليك حل ما بعد الإصدار العاجل هو مهمة لا أرغب في التعامل معها.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

8. تخطيط وبدء أنشطة البث المباشر

في هذه الخطوة من تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يراقب الفريق بأكمله عن كثب أداء النظام وحل الأخطاء والضبط.

يتم دائمًا الموافقة على تاريخ نشر النظام من قبل العميل ، حيث إن طرح تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعني فترة جديدة لقسم المحاسبة. من المستحيل بدء كل شيء من الصفر في الأول من يناير. من أجل الموثوقية ، يقوم عملاؤنا بتشغيل أنظمتهم الجديدة والقديمة بالتوازي في أول شهر أو شهرين.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

نقترح أيضًا إجراء متابعة ما بعد البث المباشر لضمان اعتماد المستخدم النهائي الكامل للنظام الجديد.

9. قم بتقييم النجاح وفقًا لمتطلباتك المحددة

حان الوقت للعودة إلى الأهداف التي حددتها في بداية المشروع ومراجعة ما إذا كنت قد حققتها. إذا كنت ترغب في زيادة المبيعات وكان من المفترض أن يتعامل نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد مع المزيد من المبيعات يوميًا ، فهل يمكنه فعلاً فعل ذلك؟

مثال واقعي: حدد أحد عملائنا هدفًا لتقليل وقت معالجة الطلب من 20 دقيقة إلى 15 دقيقة على الأقل. لذلك ، كان توافق النظام الجديد مع مؤشر الأداء الرئيسي هذا أحد معايير تقييم نجاح المشروع. لقد أنشأنا نظامًا تمكن من إعداد تقرير في 5 دقائق ، وكان ذلك نجاحًا واضحًا. تجاوز التوقعات - هذا ما يدفعنا للمضي قدمًا.

- فولها هومزا ، محلل أعمال ، * أدوات غريزة

إن اتباع استراتيجية تنفيذ ذكية يجعل تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك يستحق كل دولار

يعد تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات أحد الاستثمارات التي يجب عليك القيام بها للحفاظ على بياناتك نظيفة ومنظمة في مكان واحد وتبسيط نموك. لكن كيف تصل إلى هذا الهدف دون إفراغ جيوبك؟ في عام 2022 ، تجاوزت 41.4٪ من مشاريع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ميزانياتها. كانت المشاكل الرئيسية المتعلقة بتجاوزات الميزانية تتعلق بالمسائل التنظيمية والبيانات والقضايا الفنية. الطموح يتطلب تخطيط استراتيجي دقيق. غالبًا ما تنبهر المؤسسات بشدة بشأن مرونة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المستقبلية والفوائد التي ستجنيها بفضل ذلك لأنها تتجاهل اتباع جميع الخطوات المتضمنة في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بشكل صحيح. بصفتك شريكًا خبيرًا في تطوير برامج المؤسسات والاستشارات ، يمكن لـ instinctools التنقل في مؤسستك على طول الطريق من خلال نشر ERP ، مما يوفر لك الكثير من الوقت والمال ويساعد في تجنب الأخطاء المؤسفة.

تم نشر هذه المقالة في الأصل هنا.