كل ما تحتاج لمعرفته حول عقود Zoho

العقود عبارة عن مستندات قانونية تحكم كل قرش تقريبًا يأتي أو يترك الشركة. إذا كانت الشركات مجهزة ببرنامج إدارة العقود المناسب لإدارتها ، فيمكنها تحويل العقود من مستندات ثابتة إلى أصول إستراتيجية. في مشهد الأعمال الذي يتغير بسرعة كبيرة مع تطور التكنولوجيا ، تظهر التدابير التنظيمية في كثير من الأحيان.

علاوة على ذلك ، أصبحت سلاسل التوريد العالمية معقدة فقط وأصبحت نماذج التسويق والمبيعات متنوعة بشكل متزايد. هذه حالة أدت إلى الحاجة إلى عقود رقمية يمكن الوصول إليها بسهولة وتعديلها. هناك طلب متزايد على منصة CLM قوية تسمح لك بإدارة عقودك وتحقيق أقصى استفادة منها.

يتيح لك برنامج إدارة دورة حياة العقد القوي أتمتة عمليات العقود وتبسيطها وإطلاق العنان للإمكانات الحقيقية بداخلها. باستخدام CLM مثل Zoho Contracts ، يمكن للفرق القانونية توفير وقت كبير يمكن استثماره في المهام عالية القيمة.

في هذه المدونة ، سنلقي نظرة مفصلة على عقود Zoho والوظائف التي يوفرها هذا البرنامج.

ما هي عقود Zoho؟

تعد Zoho Contracts حلاً بسيطًا لجميع تحديات العقد. يساعد في تبسيط عملية إدارة دورة حياة العقد بكفاءة من خلال نظام أساسي غني بالميزات مع تحقيق الامتثال على نطاق واسع مع انخفاض التكاليف.

يتيح لك تنفيذ منصات CLM مثل Zoho Contracts تقليل أوقات دورات العقد وتخفيف مخاطر الأعمال وتحسين إدارة العقود. إنه حل تعاقد كامل يلغي الحاجة إلى تطبيقات متعددة.

يمكن لجميع أصحاب الأعمال البقاء على اطلاع دائم بعقود العمل الخاصة بهم بغض النظر عن المكان الذي يذهبون إليه. تنشئ تطبيقات Zoho Contracts لوحة معلومات محمولة مخصصة تقدم رؤى حول مقاييس العقد الرئيسية. يأتي التطبيق أيضًا مع الميزات المطلوبة عندما تكون بعيدًا عن مكتبك.

بخلاف توفير الكفاءة في العمليات القانونية ، يسهل برنامج Zoho Contracts نتائج أعمال أفضل. يتناول الجوانب المذكورة أدناه للعمليات القانونية.

تبسيط دورة حياة العقد

هناك خمس مراحل مضمنة في دورة حياة العقد تعتني بها عقود Zoho وهي مذكورة أدناه:

• التأليف : تأتي عقود Zoho مع مكتبة واسعة من قوالب العقود المحددة مسبقًا والقدرة على إنشاء قوالب مخصصة في عقود Zoho مما يجعل إنشاء العقود أمرًا سهلاً. توفر قوالب نوع العقد جنبًا إلى جنب مع مكتبة البنود في عقود Zoho أسلوبًا منهجيًا لتأليف العقد. يساعد في توفير الكثير من الوقت في مرحلة التأليف مع ضمان وجود اتساق لغوي في جميع العقود. يأتي محرر المستندات مزودًا بقدرات متقدمة لتجميع المستندات ، وميزات التحرير التعاوني ، وميزات الحقول القابلة للتعبئة ، والتعليق السياقي ، وما إلى ذلك.
• الموافقات : جميع العقود هي مستندات ملزمة قانونًا ، لذا يجب أن يكون المحتوى المتضمن فيها واضحًا وموجزًا ​​ودقيقًا. يمكن لعملية الموافقة على العقود تحسين الامتثال وتقليل المخاطر من خلال التأكد من أن أصحاب المصلحة على دراية بنطاق العقد قبل تنفيذه. يمكن للمسؤولين استخدام عقود Zoho لإعداد مهام سير عمل الموافقة سواء بشكل تسلسلي أو متوازي وربطها بأنواع العقود. يمكن للموافقين إضافة تعليقات سياقية في المستندات والموافقة عليها أو رفضها أيضًا.
• المفاوضات : على عكس النهج التقليدي الذي ترسل فيه العقود ذهابًا وإيابًا كمرفقات بريد إلكتروني ، تساعدك عقود Zoho في التحكم في الوصول إلى جهات اتصال الطرف المقابل باستخدام روابط محمية بكلمة مرور. يمكن لجهات الاتصال الطرفية التعاون مع بعضها البعض في الوقت الفعلي ، واقتراح التغييرات ذات الصلة التي يجب إجراؤها على المستند ، وإبداء التعليقات السياقية ، وتعيين الرؤية. تأتي ميزة تعقب ومقارنة التغييرات في سجل المفاوضات مفيدة للغاية عندما تكون هناك جولات تفاوض مختلفة.
• التنفيذ: Zoho Contracts هو نظام CLM يأتي مدمجًا مسبقًا مع برنامج توقيع إلكتروني يسمى Zoho Sign مما يجعل هذه الخطوة المهمة في دورة حياة العقد سريعة للغاية وسهلة للغاية. يمكن تقليل أو تقليل الوقت المستغرق في دورات البريد الإلكتروني والطباعة والتوقيع وإرسال الفاكسات إلى حد كبير. يمكنك التوقيع وتأمين التواقيع الإلكترونية الملزمة قانونًا في غضون بضع دقائق. يمكن أيضًا تحديد أمر التوقيع الذي ينتقل عبر مجموعة الموقعين ، والموقعين على المؤسسة ، والموقعين المقابلين ، والممثلين الآخرين ، وما إلى ذلك.
• إدارة ما بعد التنفيذ: يدعم استخدام عقود Zoho أيضًا مراحل ما بعد التنفيذ جنبًا إلى جنب مع التعديلات والتمديدات والإنهاءات والتجديدات. يأتي البرنامج مدمجًا مع قالب خطاب محدد مسبقًا قابل للتخصيص لكل مرحلة من هذه المراحل. تقدم القوالب التقليدية فقط هيكلًا هيكليًا للوثيقة حيث يمكن لجميع الأعضاء تعديل المحتوى في سياقه وإكماله. من ناحية أخرى ، تتيح Zoho Contracts للمستخدم تعديل العقد من خلال إجراء تغييرات في العقد حيث يلتقط خطاب التعديل الذي يتم إنشاؤه تلقائيًا التغييرات الحالية جنبًا إلى جنب مع سجل العقد بالكامل. هذا التقليل الشديد من أي تدخل يدوي في إنشاء المستندات يجعل إدارة دورة حياة عقود ما بعد التنفيذ بسيطة للغاية ومباشرة.

إنشاء عقود إثبات المخاطر

يعد Zoho Contracts برنامجًا ممتازًا لإدارة العقود يمكنه المساعدة في الوصول إلى القوالب المحددة مسبقًا للعقود شائعة الاستخدام مثل NDAs و MSAs. يمكن أن تعمل القوالب كقضيب إرشاد لمؤلفي العقود. يمكنك تغيير التفاصيل بقدر ما تحتاج أثناء تأليف العقد. يمكنك أيضًا إنشاء القالب الخاص بك.

يتم أيضًا تمكين إنشاء العقود الفورية باستخدام عقود Zoho حيث يمكنك ببساطة إضافة معلومات العقد والطرف المقابل في نموذج لإنشاء العقود مع جميع التفاصيل الصحيحة في مكانها الصحيح. يمكن إنشاء العقود بناءً على القوالب التي تمكن جميع الأعضاء من إنشاء العقود مع ضمان وجود اتساق لغوي في جميع العقود.

يأتي Zoho Contract مزودًا بمحرر مستندات مضمن به جميع الميزات في معالج نصوص قوي يسمى Zoho Writer. يتيح لك العرض السحابي تأليف العقود من أي مكان قد تكون فيه. أخيرًا ، يتيح منتقي البنود المتقدم لمؤلفي العقود البحث عن بند وإدخاله في العقد بسهولة. تتوفر جميع الجمل الموجودة في القوالب المحددة مسبقًا بما في ذلك تلك التي تضيفها في مكتبة العبارات.

يمكن تحويل بيانات العقد إلى رؤى الأعمال

تتيح لك ميزة Dashboard الحصول على نظرة عامة عالية المستوى عن عملك في لمح البصر أثناء اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة. يمكنك رؤية مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بصحة عملك ونموه في متناول يدك.

بخلاف ميزة لوحة المعلومات ، تساعد ميزة التقارير أيضًا في اكتساب رؤى قابلة للتنفيذ عبر جميع جوانب نظام إدارة العقود. يمكنك التحقق من أشياء مثل المعالم ، والبنود ، والالتزام ، والطرف المقابل ، والأداء ، وسمات العقد العامة الأخرى.

تعزيز الحوكمة

يعد Zoho Contracts برنامجًا متقدمًا لإدارة العقود يمكّن المسؤولين من اتخاذ قرارات مستنيرة من خلال الوصول إلى رؤى أعمال قابلة للتنفيذ مستقاة من مجموعة واسعة من بيانات العقود. يأتي مع أكثر من 30 تقريرًا قياسيًا عبر جوانب مختلفة من إدارة العقود. وتقدم لوحة القيادة المخصصة نظرة عامة عالية المستوى على عقود العمل في لمح البصر.

علاوة على ذلك ، تسمح عقود Zoho أيضًا بتتبع النشاط على ثلاثة مستويات مختلفة بما في ذلك مستوى العقد ومستوى المستخدم ومستوى المرحلة (الموافقة والتفاوض والتوقيع). يتم تتبع جميع أنواع الأنشطة التي يقوم بها المستخدمون على هذه المستويات ترتيبًا زمنيًا. يقدم تتبع مستوى المرحلة لمالك العقد معلومات حول ما إذا كان الأشخاص المشاركون في هذه المرحلة قد تلقوا إشعار البريد الإلكتروني وعرض المستند وتنفيذ الإجراء المقصود جنبًا إلى جنب مع الطوابع الزمنية.

يمكن للمسؤولين هيكلة عملية دورة حياة العقد بالكامل من خلال تكوين مكتبة البنود وقوالب خطاب العقد وقوالب نوع العقد ومهام سير عمل الموافقة لأنواع العقود. توفر سجلات النشاط والوصول والتدقيق رؤية أفضل للأنشطة على مستوى المؤسسة.

تقليل مخاطر العمل

يمكن أن تؤدي إضافة بنود مناسبة مثل قيود المسؤولية والتعويض إلى القضاء على جميع المخاطر على مستوى العقد الفردي ، ويمكن فقط لعملية إدارة العقود الشاملة المصممة مع وضع تخفيف المخاطر في الاعتبار أن تجعل الأعمال التجارية جاهزة بالفعل للمخاطر. يأتي استخدام عقود Zoho مصحوبًا بمراجعة الأقران وإمكانية سير عمل الموافقة التي توفر شفافية أفضل على بنود العقد لجميع أصحاب المصلحة المعنيين تقريبًا. يمكنك إعداد مكتبة فقرات باللغات المعتمدة قانونًا وقوالب نوع العقد التي تعمل بمثابة دليل إرشادي لمؤلفي العقود. تمنح إعدادات الحوكمة تحكمًا أفضل للمسؤولين في عملية العقد مع تحسين الامتثال أيضًا.

عامل الخطر الحاسم بالنسبة للأعمال التجارية هو عدم الوفاء بالالتزامات التعاقدية. يمكن أن يؤدي أي إخفاق في الامتثال للالتزامات إلى عواقب تنظيمية ومالية سلبية وأيضًا ترك علاقات عمل تالفة للمؤسسة. يضمن نظام CLM مثل Zoho Contracts إمكانية تتبع جميع الالتزامات المتعلقة بالعقد وإدارتها من قسم التزامات العقد. يمكن لمالك العقد تعيين الالتزامات لأصحاب الأعمال المعنيين وتعيين تذكيرات لهم. يمكن للمسؤولين أيضًا البقاء على رأس هذه الالتزامات بمساعدة التقارير القائمة على الالتزام.

تعزيز التكامل متعدد الوظائف

تعتبر العقود مستندات ديناميكية تمس جميع أجزاء العمل. تستلزم الأهمية المتزايدة لدور العقود رؤية متعددة الوظائف والتعاون بشأنها. يسمح تكامل Zoho CRM لمحترفي المبيعات ببدء العقود من الأقسام ذات الصلة من سجل الصفقة في CRM وتتبع حالة العقد من CRM.

أفاد معظم المتخصصين في تطوير الأعمال أن أي أوجه قصور في عملية التعاقد تؤدي إلى بطء التعرف على الإيرادات. والسبب الرئيسي لذلك هو عمل فرق المبيعات والفرق القانونية في صوامع بدلاً من العمل معًا. غالبًا ما يتم وضع علامة على الصفقات التي تم الفوز بها والتي تم إغلاقها على أنها مكتملة بعد توقيع اتفاقية المبيعات مما يعني أن أي عدم كفاءة في عملية إدارة دورة حياة العقد للمؤسسة يؤثر على نمو الإيرادات.

يؤدي أي نقص في الشفافية أو صعوبة في الاتصال بين فرق المبيعات والفرق القانونية إلى فترات طويلة من دورات العقد ويمكن أن يؤدي إلى فقدان الصفقات في بعض الأحيان. من خلال تكامل Zoho CRM ، يمكنك إنشاء نوع من الشفافية بين عمليات البيع والعقود مع تحسين أوقات الدورات بشكل كبير.

يمكن أن يجعل التكامل الجوانب الوظيفية الحاسمة لعقود Zoho ذات الصلة بمندوبي المبيعات داخل Zoho CRM. تعمل إدارة دورة المبيعات التي يقدمها Zoho CRM وإدارة دورة حياة العقد التي تقدمها Zoho Contracts معًا كأفضل عملية تعاقد لفريق المبيعات.

أفضل بكثير من التحكم والامتثال

تعد عقود Zoho عبارة عن برنامج لإدارة دورة حياة العقود وظيفي للغاية والذي يبقي جميع أصحاب المصلحة على دراية بالمخاطر والفرص المحتملة في العقد قبل أن يصبح نشطًا من خلال إضافتهم كموافقين. يمكنك تصميم سير عمل الموافقة الخاص بك سواء بشكل تسلسلي أو متوازي. يمكن للموافقين أيضًا التعاون من خلال قسم التعليقات.

يوجد مستودع مركزي حيث يمكن تخزين جميع العقود. هناك أيضًا خيارات بحث وتصفية تتيح رؤية وإمكانية وصول أفضل. يمكن للمرء أن يظل على رأس جميع أنشطة المستخدم في نظام CRM الأساسي لعقود Zoho. من السهل عرض محفوظات كل التقدم والتغييرات والاقتراحات التي تم إجراؤها في مكان واحد.

من خلال التحكم في الإصدار ، يمكن رؤية جميع إصدارات العقد بترتيب زمني. من الممكن أيضًا مقارنة الإصدارات واستعادة أي من الإصدارات القديمة في وقت واحد. هناك ميزة أخرى لعرض التقويم والتي تقدم عرض تقويم شهري لجميع جداول العقود والتذكيرات.

لا يمكنك أبدًا تفويت أي التزام أو فرصة للتجديد بمساعدة تنبيهات التذكير. أخيرًا ، باستخدام أدوار المستخدمين والأذونات ، يمكنك تعيين أدوار للمستخدمين في المؤسسة. هناك أذونات وصول مختلفة لكل دور والتي تتيح تحكمًا أفضل في برنامج إدارة دورة حياة العقد .

استنتاج

يمكن لعقود Zoho أن تمكّن المؤسسات والأفراد من التحكم بشكل أفضل في العقود بسبب تدفقات العمل المؤتمتة المثيرة للإعجاب. لديها مجموعة واسعة من المنتجات والتكاملات السلسة التي تجعل سير العمل سهل الإدارة للغاية.

يمكنك إعداد Zoho Contracts بسرعة مع القليل من الدعم من مستشار Zoho المعتمد وذوي الخبرة. سيتمكن المحترف من تعريفك بجميع الميزات أثناء استيراد العقود الرئيسية أيضًا. تواصل مع Encaptechno للبقاء على اطلاع دائم بالعقود طوال دورة حياتها.