نظام أتمتة الوكالة: كيف يستخدم مالك الوكالة التكنولوجيا لإدارة 500 عميل مع 5 موظفين

Zack Spear هو المالك المشارك لوكالة ICS Creative ، وهي وكالة تسويق كندية أتقنت فن الأتمتة والكفاءة.

يمكن لمعظم الوكالات أن تحلم فقط بنسبة 1: 100 عميل إلى موظف . ومع ذلك ، تمكنت ICS من تقديم نتائج لعملائها بمساعدة خمسة موظفين وحفنة من المستقلين المفضلين لديهم. في أي وقت ، ليس لديهم أكثر من اثني عشر شخصًا - بما في ذلك المالكين - يعملون في أعمال العميل.

زاك سبير هو المالك المشارك لوكالة ICS الإبداعية. تستكشف هذه المقالة طرقه المفضلة لأتمتة عمليات الوكالة .

نموذج أعمالهم عبارة عن مزيج من الخدمات لمرة واحدة والعمل المتكرر الذي يولد إيرادات ثابتة. يأتي العديد من عملائهم إليهم من أجل موقع ويب جديد ، ثم يشترون خطة استضافة عند اكتمالها. على الرغم من أن مواقع الويب هي تخصصهم ، إلا أن وكالة ICS Creative تقوم بأكثر من مجرد إنشاء مواقع الويب: فهي تعمل أيضًا مع العملاء في تحسين محركات البحث ، وأتمتة التسويق ، وإدارة الوسائط الاجتماعية ، والتسويق الداخلي.

كيف يغطون الكثير من المجالات مع مثل هذا الفريق الصغير نسبيًا؟ المفتاح ، حسب زاك ، هو الأتمتة والموهبة.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على كيفية تعامل ICS مع التوظيف ، جنبًا إلى جنب مع الأدوات المحددة التي يوصي بها Zack للوكالات التي تتطلع إلى القيام بالمزيد بنفس القدر من الوقت.

قائمة عمل المكافأة:   [sg_popup id = ”216 ″ event =” click ”] احصل على ملخص PDF المكون من 3 صفحات [/ sg_popup] لعناصر العمل التي يمكنك استخدامها   لأتمتة عمليات وكالتك بناءً على نصيحة Zack.

موظفي وكالة التوظيف: أربع نصائح من وكالة ICS الإبداعية

قبل الغوص في التكنولوجيا التي تجعل وكالة ICS الإبداعية علامة ، دعنا أولاً نستكشف ما يفعلونه لجذب موظفيهم الموهوبين والحفاظ عليهم.

لدى زاك أربع نصائح رئيسية فيما يتعلق بالتوظيف.

1. توظيف أشخاص متعددي المواهب

أوضح زاك أنه عندما يكون لديك فريق صغير ، "يجب أن يكون كل عضو قادرًا على ارتداء قبعات مختلفة". بينما في الماضي ، عينت وكالة ICS الإبداعية أفرادًا كانوا جيدين في قطاع واحد فقط من أعمالهم ، وجدوا أنها لم تكن استراتيجية جيدة لشركتهم. " ما لم يكونوا رائعين حقًا في هذا الشيء ، فلن ينجح الأمر ،"   هو شرح.

من حيث الشكل ، يقوم مدير اتصالاتهم أيضًا بإدارة الوسائط الاجتماعية وإنشاء المحتوى. يركز مدير تطوير الأعمال لديهم على المبيعات ولديه معرفة قوية بالتسويق. مديرهم الإبداعي مصمم جرافيك حائز على جوائز ولكنه أيضًا مصور فيديو خبير ومحرر ومصور.

إنها سياسة تعكس كيفية عمل المالكين أنفسهم. بدأ Zack في التطوير قبل أن يتخصص في التسويق الرقمي ، ولا يزال بإمكانه المشاركة في التصميم الجرافيكي عند الحاجة. شريكه ، مايك كابسون ، هو مطور لديه أيضًا خبرة في التصميم والفيديو والتصوير.

لو لم يوظفوا موظفين متعددي المواهب - وكانوا هم أنفسهم متعددي المواهب - لكانوا بحاجة إلى فريق أكبر بكثير لتغطية نفس القدر من العمل.

2. استئجار مندوب مبيعات

لكي نكون منصفين ، لم يكن تعيين مندوب مبيعات على رادار Zack و Mike حتى تم الاتصال بهما من قبل فرد في عام 2010 عرض العمل على أساس العمولة فقط. بمجرد أن سمعوا عرضه ، أدركوا أنه يمكن أن يساعد وكالتهم فقط.

إذا لم ينجح مندوب مبيعاتهم ، فلن يؤثر ذلك على أعدادهم. إذا نجح ، فسيكون التحدي الوحيد أمامهم هو مواكبة وتيرة أوامر العمل الخاصة بهم. في ذهن زاك ، كان هذا تحديًا يستحق المواجهة.

عندما زادت مبيعاتهم بسرعة ، قاموا بسحب العاملين لحسابهم الخاص لمساعدتهم في عبء العمل ، مما أدى في النهاية إلى المزيد من التعيينات الداخلية أيضًا.

3. إعطاء الأولوية للإحالات

كان بعض أفضل موظفي Zack إحالات من أشخاص يعرفهم ويثق بهم. كان آخرون يعملون لحسابهم الخاص عملوا معهم من قبل وكانوا مستعدين للانتقال إلى عمل بأجر.

هذا لا يعني أنه يجب عليك فقط توظيف الأشخاص الذين تمت إحالتهم إليك ، ولكن الأمر يستحق أن تسأل زملائك عما إذا كان بإمكانهم إحالة المواهب إلى وكالتك.

4. انتبه إلى أوقات الاستجابة البطيئة (والأعلام الحمراء الأخرى)

بعد فوات الأوان ، أدرك زاك أن هناك بعض العلامات البسيطة التي يجب مراقبتها عند إجراء مقابلة مع موظف محتمل. ما مدى سرعة الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ كيف هي القواعد النحوية والإملائية في ردود بريدهم الإلكتروني؟ إذا أرسلت إليهم دعوة تقويم Google ، فهل يقبلونها؟

إذا استغرق المرشح أكثر من بضعة أيام للرد عليه ، فإن زاك يعتبر ذلك علامة حمراء. وإذا لم يتمكنوا من معرفة كيفية جدولة اجتماع معك ، فهذا ليس واعدًا ، نظرًا لأن معظم موظفي الوكالات بحاجة إلى أن يكونوا ماهرين من الناحية التكنولوجية.

مع قيامك بتعيين المزيد من أعضاء الفريق ، قد تجد عرات سلوكية صغيرة أخرى تعمل بمثابة أدلة عندما لا يكون شخص ما مناسبًا لوكالتك.

الأدوات التي تحافظ على عمل وكالة ICS الإبداعية وفقًا للجدول الزمني

أعضاء الفريق الموهوبون متعدد المهام الذين يحافظون على عمل وكالة ICS الإبداعية هم مفتاح نجاح الوكالة. لسوء الحظ ، لديهم نفس القيود مثل أي شخص آخر: لا يوجد سوى ساعات طويلة في اليوم.

إن وكالة ICS الإبداعية ناجحة للغاية بسبب الطريقة التي استخدموا بها التكنولوجيا لزيادة ما يمكنهم تحقيقه بشكل كبير في أي يوم. إليك نظرة على التقنية المفضلة لديهم وكيف يستخدمونها للتعامل مع العديد من العملاء بكفاءة.

ClickUp: منظمة

ClickUp هي الأداة المفضلة لدى Zack لإدارة عمليات الوكالة.

يعرف أي شخص يدير عمليات لوكالة ما مدى صعوبة:

1. اجعل الجميع يستخدمون نفس برنامج إدارة المشروع
2. ابحث عن برنامج يعمل حقًا لسير عمل الوكالة.

قال زاك: "لقد استخدمت بصدق كل أداة لإدارة المشاريع صنعت على الإطلاق" . قاده هذا البحث إلى أداة جديدة نسبيًا تسمى ClickUp. توفر الأداة أربعة أنماط مختلفة للوحة القيادة ، بالإضافة إلى أكثر من 130 ميزة تلبي حالات الاستخدام المختلفة - تكون سهلة الاستخدام عندما تريد أن يتعاون الأشخاص في أدوار مختلفة تمامًا.

"تعجبني القوالب المنشأة مسبقًا. لنفترض أن لدينا موقع ويب جديدًا: كل ما أفعله هو الانتقال إلى ClickUp ، وإنشاء مساحة تسمى (اسم العميل) ، وتحديد نوع المشروع - في هذه الحالة ، تطوير موقع ويب جديد. ثم يقوم فقط ببناء هذا الإطار بالكامل مع من يفعل ماذا ، وما هي تواريخ الاستحقاق ، والمدة التي يجب أن يستغرقها ، "قال.

يحب زاك مدى سرعة تحسن المنتج. "لديهم حوالي 50 مطورًا ، لذا فهم يطلقون منتجات وميزات جديدة كل أسبوع تقريبًا. عمليات الدمج رائعة ". تكامله المفضل هو مع Slack. وأضاف: "يمكننا إنشاء مهام مباشرة في Slack ورؤيتها في ClickUp".

ClickUp هي مساحة تخزين مجانية تصل إلى 100 ميغا بايت. بعد ذلك ، يتقاضون 5 دولارات شهريًا / مستخدم مقابل مساحة تخزين غير محدودة ، وعمليات تكامل غير محدودة ، وإعداد تقارير متقدمة.

ReportGarden: تقارير الحملة

يُنشئ ReportGarden تقارير سهلة الفهم للعملاء تلقائيًا.

إن مقابلة العملاء لاستعراض بيانات الحملة تستغرق وقتًا طويلاً. وبينما يسعده الرد على الأسئلة وتحديد مواعيد الاجتماعات حسب الحاجة ، فإن Zack ليس من المعجبين بالاجتماعات الشهرية لمجرد مراجعة الأرقام.

لذلك ، فهو يستخدم ReportGarden لإعداد لوحات معلومات مخصصة للعملاء ذوي الصلة. عندما يريدون رؤية أداء حملاتهم ، يقومون بتسجيل الدخول إلى بوابتهم وعرض لوحة القيادة التي أعدها Zack لهم. إذا كانوا يريدون التحدث مع شخص ما من الوكالة بعد عرض البيانات ، فيمكنهم النقر فوق ارتباط وجدولة مساحة في تقويمه.

بينما يفضل بعض العملاء التقارير ، فإن معظم عملائه يتمتعون بميزة لوحة القيادة أكثر من غيرها. "العملاء الأكثر تفاعلًا مثل لوحات المعلومات المخصصة والقدرة على رؤية البيانات في الوقت الفعلي. يعجبهم أنه يمكنهم الدخول والتفكير ، "أوه ، حسنًا. هذا هو عدد الزيارات التي لدي اليوم مقابل تقرير يظهر لي أرقام الشهر.

كما أنه يحب مدى سهولة استخدام ReportGarden - وتفسيره. قال: "لقد نظرت إلى أدوات إعداد التقارير الأخرى ، وهي تبدو معقدة للغاية ، في حين أن هذا يذهب إلى الشخص العادي الذي ليس مسوقًا". يُسهل ReportGarden عليه تخصيص التقارير ويسهل على عملائه فهم كيفية أداء جهودهم التسويقية.

يبدأ سعر ReportGarden من 149 دولارًا شهريًا.

HubSpot: أتمتة سير العمل

بينما يحتوي HubSpot على مجموعة واسعة من أدوات التسويق ، يستخدمها Zack لغرض إضافي: أتمتة سير العمل.

اسأل أي مسوق ، وسيخبرك أن HubSpot معروف بأتمتة التسويق. لكن Zack وفريقه يستخدمون HubSpot لأتمتة سير العمل .

في البداية ، بدأوا في استخدام HubSpot لـ CRM. "وجدنا أنفسنا نخبر العملاء عن HubSpot CRM ، وقد دفعهم ذلك إلى سؤالنا عن كيفية عمله. لقد أدركنا أنه إذا كنا سنقضي وقتًا في ذلك ، فمن الواضح أننا بحاجة إلى تحصيل رسوم مقابل ذلك ، "قال.

لذلك ، أجبر نفسه على الجلوس والحصول على عدد من شهادات HubSpot ، مع العلم أن المعرفة ستكون مفيدة للغاية لعملائه. في غضون ذلك ، أدرك أنه يمكنهم استخدامه في عملياتهم الداخلية.

"لدينا كل نوع من الخدمات التي نقدمها في ملف. لقد كتبنا ، باستخدام الرموز المميزة ، جميع رسائل البريد الإلكتروني التي سنرسلها خلال هذا المشروع ". يمكنهم تلقائيًا إرسال أشياء مثل رسالة البريد الإلكتروني لبدء التشغيل ، وبريد إلكتروني يشرح أعضاء الفريق الذين سيعملون معهم ، وبريد إلكتروني يوثق ما سيعملون عليه في أسبوع معين ، ورسالة بريد إلكتروني لإعلامهم بأن تصميم صفحتهم الرئيسية جاهز للمراجعة ، وما إلى ذلك.

تنتقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بسير العمل بالكامل إلى مسار التحويل الذي أنشأوه. "لقد أمضينا الكثير من الوقت في البداية لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني هذه لأنها كلها في الأساس نفس الهيكل العظمي. إذا كنت تقوم بنفس المشروع أو نفس نوع العمل ، فيمكنك فقط إعادة استخدامه ثم تخصيصه ، "قال.

يعمل HubSpot على نموذج فريميوم ويمكن أن يصل إلى 3200 دولار شهريًا.

سلاك: التواصل

Slack هو وسيلة رائعة لتسهيل المحادثات الداخلية والتواصل مع العميل.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل Zack وفريقه يحبون استخدام Slack. "إنه ملائم ، إنه على هاتفك ، على سطح المكتب. هناك تاريخ لكل شيء. يحتفظ بجميع الملفات في منطقة واحدة. قال عن منصة المراسلة الفورية: "إنها تحافظ على كل عميل في منطقة واحدة".

حاليًا ، يستخدمون التطبيق لكل من الاتصالات الداخلية والتواصل مع العملاء. يمتلك الفريق قناة خاصة بالعميل داخليًا ، لكنهم يحتفظون أيضًا بـ "قناة دعم" لكل عميل. "إنها تجعل المحادثة أسهل. لا يوجد المزيد ، "مرحبًا ، لقد راسلت إريك عبر البريد الإلكتروني ولم أتلق أي رد منه ، هل تعرف الإجابة؟" الجميع في نفس الصفحة. أعتقد أنه من الجيد التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني كثيرًا. قال: "إنها تحافظ على كل شيء شفافًا للغاية".

وعلى الرغم من أنه يشترك في مساحة مكتبية مع موظفيه ، إلا أنهم يتحدثون على Slack أكثر مما يتحدثون شخصيًا. ضحك قائلاً: "إنه مكتب مفتوح ، لكننا ما زلنا نتحدث على Slack طوال اليوم".

Slack مجاني لمعظم المستخدمين ؛ تبدأ الميزات المتميزة بسعر 6.67 دولارًا أمريكيًا / مستخدم نشط / شهرًا.

PandaDoc: مقترحات

يتيح لك PandaDoc إنشاء المستندات والاستبيانات القانونية بسرعة. (رصيد الصورة: GetApp)

يستخدم Zack أداة PandaDoc ، وهي أداة عرض ، لإنشاء مستندات قانونية أثناء عملية البيع. كما أنه يستخدمها لإنشاء استبيانات للعميل لملئها. "أحد عمليات سير العمل الأولى التي نقوم بتمكينها هو المكان الذي يتلقى فيه العميل استبيانًا في رسالة بريد إلكتروني. وأوضح زاك أن الأمر كله يتعلق بالشكل الذي تريد أن يكون عليه الموقع ، ومن هم منافسوك الرئيسيون ، وماذا تفعل وما لا تحبه في مواقعهم ، وما إذا كان لديك شعار شركة ... مجرد الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات ".

إنه البديل بالنسبة له للحصول على جميع المعلومات في الاجتماع ، الأمر الذي يستهلك وقته (ويعني أن مديره الإبداعي يحصل على حساب ثانوي لتلك المعلومات). بدلاً من ذلك ، تقع على عاتق العميل مسؤولية ملء الاستبيان.

" إذا كان هناك أي تردد من جانب العميل ، فمن المحتمل ألا يكون مناسبًا. إذا لم يقضوا خمس دقائق في إجراء استبيان ، فهذه علامة حمراء ، لأنه سيكون هناك المزيد من المعلومات التي نحتاجها منهم أثناء المشروع ، "أضاف زاك.

الآن بعد أن قاموا ببناء بعض القوالب ، فإن الأداة في الغالب تقوم بالسحب والإفلات لتحريك العقود. وكلما تعلموا شيئًا من تفاعل العميل ، يعودون إلى PandaDoc ويعدلون النموذج.

خطة الفريق لـ PandaDoc هي $ 49 / شهر / مستخدم.

تطبيق Marvel: النماذج الأولية والنماذج بالحجم الطبيعي

يتيح لك تطبيق Marvel تصميم نماذج بالحجم الطبيعي ومشاركتها مع العملاء. (رصيد الصورة: لوسيا بوستامانتي)

"نستخدم تطبيق Marvel في عملية التصميم لدينا. قال زاك: "بدلاً من إرسال ملف png طويل لصفحة رئيسية إلى شخص ما ، نستخدمه لنمنحك فكرة عما سيبدو عليه بالفعل على سطح المكتب والجوال".

قبل أن يبدأوا في استخدام تطبيق Marvel ، أمضوا وقتًا طويلاً في الشرح للعملاء أن صفحات الويب الخاصة بهم لن تبدو تمامًا مثل ملف PNG طويل جدًا.

"كما أنه يعطي طريقة للعميل للحصول على ملاحظات مباشرة على التصميم. يمكنهم النقر فوق كل ما هو عليه والقول ، "لا نحب هذا" ، أو "غير هذا إلى ذلك". قال "ليس هناك تخمين".

اجمع بين هذه القدرة على الحصول على تعليقات مع حقيقة أن جميع الاتصالات المتعلقة بالتصميمات مخزنة في مكان واحد - تطبيق Marvel - ولديك أداة نموذج أولي توفر ساعات في الاتصال ذهابًا وإيابًا مع العملاء.

تبدأ خطط الفريق لتطبيق Marvel من 42 دولارًا في الشهر.

QuickBooks: محاسبة

QuickBooks هي أداة المحاسبة المفضلة لدى Zack.

لقد ولت أيام جداول البيانات المستخدمة في معالجة أرقام الشركات. يحتاج أي مالك وكالة يتطلع إلى استعادة الكثير من الوقت والعقل دون دفع محاسب بدوام كامل إلى حل برمجي.

نظرًا لأن QuickBooks يعمل في السحابة ، فإنه يسمح لـ ICS Creative Agency بالاتصال بأحد معالجات الدفع ، PLOOTO. يسمح PLOOTO بالتحويل الإلكتروني للأموال والمدفوعات المتكررة ؛ سيتم ربطها بفاتورة في Quickbooks Online وتمييزها على أنها مدفوعة عند اكتمال الدفع.

يستخدم Zack Quickbooks لإدارة حسابات الوكالة وإرسال الفواتير إلى العملاء تلقائيًا. هذا يعني أنه نادرًا ما يشارك في المتابعة إذا تأخر العميل عن السداد.

يختلف سعر Quickbooks اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على الإصدار الذي تختاره وما إذا كنت تشتريه أثناء البيع.

استنتاج

لقد غيرت التكنولوجيا الطريقة التي تمارس بها وكالة ICS الإبداعية أعمالها. تتم أتمتة الكثير من عملياتهم ، مما يسمح لهم بتخصيص العمالة البشرية للأنشطة المهمة.

قال زاك عن الأدوات التي يستخدمونها: "إنه يمنحك بالتأكيد نظرة ثاقبة أكثر على ما يحدث". "كل شيء شفاف. يمكنك أن ترى من يفعل ماذا ؛ ليست هناك حاجة لتخمين ما يتم فعله. وهذا يسمح لي بالتركيز بشكل أكبر على تنمية الأعمال بدلاً من القيام بكل الأشياء العملية ".

وفي الوقت نفسه ، فإن خفض تكاليف التوظيف يعني أن لديهم المزيد من الإيرادات. في الوقت الحالي ، يعيدون استثمار هذه الأرباح في الأعمال التجارية.

" أي شيء حصلنا عليه عاد إلى العمل والموظفين. نقوم بزيادة الرواتب بشكل منتظم ، ونقوم بمزايا منتظمة ، ونقوم بالكثير من أنشطة بناء الفريق لجعلها ثقافة جيدة. ومن الواضح بعد ذلك ، أننا نستثمر في منتجات البرامج هذه ، وهي ليست رخيصة الثمن. لكنه يجعل كل شيء أفضل على الطريق ".

قائمة عمل المكافأة:   [sg_popup id = ”216 ″ event =” click ”] احصل على ملخص PDF المكون من 3 صفحات [/ sg_popup] لعناصر العمل التي يمكنك استخدامها لأتمتة عمليات وكالتك بناءً على نصيحة Zack.