8 طرق لتعظيم يوم عملك من خلال الاتصال غير المتزامن

لماذا الضجيج حول الاتصال غير المتزامن؟ تشرح باتي يان من RingCentral سبب كونها أكثر فاعلية وتوضح لك كيف يمكنك أيضًا استخدامها في عملك.

انتقلت أنماط العمل بعيدًا عن أنماط العمل المعتادة من التاسعة إلى الخامسة في المكتب. بدلاً من ذلك ، تم استبدالهم بالعمل المختلط وساعات العمل المرنة التي تناسب حياة الموظفين.

وبينما نتكيف مع هذا ، تواجه قوى العمل لدينا تحديات معينة. واحدة من هذه هي إدارة الاتصالات الفعالة. يمكن أن يؤدي هذا إلى قضاء أيام طويلة في اجتماعات غير منتجة عبر الإنترنت ، وصعوبة في تسليم العمل ، وسوء الفهم.

يمكن للاتصال غير المتزامن حل هذه الصعوبات.

إنه يزيل الضغط عن الموظفين ليكونوا متاحين باستمرار ويسمح لهم بالحرية في متابعة عملهم. هذا يمكن أن يجعل عملك أكثر إنتاجية. أنت تقلل من تكرار نفس المعلومات وتمنح الموظفين الاستقلال في ساعات عملهم.

في عصر العمل الهجين ، يعد الاتصال غير المتزامن ضروريًا أيضًا لزيادة الإنتاجية وتوفير الوقت.

ما هو الاتصال غير المتزامن؟

تستخدم معظم الشركات بالفعل طرقًا غير متزامنة في اتصالات الأعمال. هذا هو المكان الذي تظهر فيه رسالة الموظفين دون أي توقع برد فوري ، مما يترك المعلومات للمتلقي للوصول إليها في وقته الخاص.

تتضمن أمثلة الاتصال غير المتزامن رسائل البريد الإلكتروني ولوحات الرسائل وأدوات إدارة المشروع وبوابات مشاركة المستندات.

هذا يختلف عن طرق الاتصال المتزامن التي تتطلب استجابات فورية. وتشمل هذه المكالمات عبر الإنترنت ومؤتمرات الفيديو والمراسلة الفورية. في حين أن هذه يمكن أن تكون مفيدة في الاعتدال ، عند الإفراط في استخدامها ، فإنها تصرف انتباه الموظفين عن سير العمل وتمنع التركيز العميق على المهام.

من ناحية أخرى ، يعني الاتصال غير المتزامن أنه يمكن للموظفين الرد على الرسائل عندما تتناسب مع جدولهم الزمني ولا يمثل انقطاعًا.

أمثلة الاتصال غير المتزامن وأفضل الممارسات: 8 طرق لزيادة الإنتاجية

يمكن أن يكون لإعطاء الأولوية للاتصال غير المتزامن فوائد إنتاجية. هذا يشمل:

• زيادة المرونة لفرقك
• اتصالات أكثر شمولاً توفر جميع المعلومات في وقت واحد
• وإدارة أسهل للمشاريع التي تتبع بشكل طبيعي الخطوات المتخذة.

كل هذا يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من أيام عملك. كما أنه يحد من عدد الاجتماعات المخطط لها والعفوية حتى تتمكن أنت وفريقك من متابعة عملك.

فيما يلي ثمانية أمثلة للاتصال غير المتزامن لمساعدتك على زيادة إنتاجك اليومي إلى أقصى حد.

# 1. أدوات إدارة الفريق

يساعد استخدام تقويم الفريق أو أداة إدارة الفريق البديلة الموظفين على التعامل مع جداول بعضهم البعض. شجع الموظفين على تخصيص وقت في يوم عملهم عندما يكونون متاحين للرد الفوري والتواصل المتزامن ، مما يؤدي إلى إنشاء فترة زمنية لساعات العمل.

خارج هذه الساعات ، يمكن لفريقك متابعة عملهم دون القلق من فقدهم لشيء ما أو توقع الانقطاعات.

يمكن لأدوات إدارة الفريق تعيين جداول عمل مرنة. من خلال معرفة وقت توقفهم عن العمل ، لن يشعر الموظفون بالحاجة إلى العمل على مدار الساعة أو استيعاب الاتصالات خارج ساعات عملهم.

يضمن ذلك أن يعرف باقي أعضاء الفريق متى يتوقعون الردود دون الحاجة إلى التوافر المستمر. كما أنه يساعد الموظفين في الحفاظ على توازن جيد بين العمل والحياة ، وبالتالي تحسين إنتاجيتهم الإجمالية.

# 2. مستندات جوجل

بدلاً من الاعتماد على التعليقات المباشرة على المستندات ، يمكنك إضافة تعليق توضيحي على مستندات Google للسماح للتعاون بأن يحدث بشكل غير متزامن.

سواء أكان الأمر يتعلق بإعداد تقارير عن أنظمة الأسهم الخاصة بك أو الحصول على الخطوط العريضة للمشروع جاهزًا للموافقة ، فإن التعليق التوضيحي يسمح للموظفين بإكمال المهمة في وقت يتناسب مع جدولهم الزمني. يمكنهم ترك ملاحظات لك أو لأعضاء الفريق الآخرين للرد عليها لاحقًا.

هذا مفيد بشكل خاص للشركات التي لديها موظفين يعملون عبر مناطق زمنية مختلفة. قد يكون ترتيب الاجتماعات المتزامنة أمرًا صعبًا ، مما يؤدي إلى عمل الموظفين لساعات إضافية للحصول على الملاحظات التي يحتاجون إليها.

تساعد التعليقات التوضيحية المشاريع على الاستمرار في التحرك ، مما يقلل من الوقت الضائع في انتظار اجتماعات التسليم. بدلاً من ذلك ، يمكن للفرق في جميع أنحاء العالم العمل معًا على الملفات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم الالتزام بالسياسة والحفاظ على معايير عالية الجودة أثناء العمل على جداولهم (وليس حولها).

# 3. قواعد المعرفة

جزء من تقليل مقدار الاتصال المتزامن في عملك هو تمكين الموظفين من العثور على إجابات ومعلومات لأنفسهم.

يعني إنشاء قاعدة معرفية أو لوحة معلومات مركزية أنه يمكن لجميع الموظفين تحديد معنى IVR أو المستندات المتعلقة بالمشروع الذي يعملون عليه. هذا يمنع المعلومات من أن تصبح منعزلة أو مقيدة لأعضاء محددين من فريقك.

صنف هذه المعلومات حسب الموضوع أو المشروع ، مما يساعد الموظفين في العثور على كل ما يحتاجون إليه في مكان واحد. هذا يجعل قاعدة المعرفة الخاصة بك أسهل على الموظفين للتنقل وأقل تخويفًا ، مما يعني أنهم سيكونون أكثر عرضة لاستخدامها بانتظام.

احتفظ بالمعلومات محدثة وذات صلة ، وربطها بصفحات أو مستندات معلومات أخرى ذات صلة. يؤدي هذا إلى إنشاء ثقافة التحقق من قاعدة معارف عملك أولاً قبل إزعاج أعضاء الفريق الآخرين.

# 4. مواضيع الدردشة

أحد المخاوف المحيطة بالاتصال غير المتزامن هو أنه يقلل من فرصة إرسال رسائل سريعة للتوضيح. قد يؤدي هذا إلى تأخير المشاريع بسبب انتظار الموظفين للحصول على إجابات لا تستغرق سوى لحظة.

ومع ذلك ، من خلال جعل فريقك يعتاد على استخدام سلاسل الدردشة لموضوعات معينة ، فإنك تضمن وضع أي معلومات بوضوح ، دون ترك أي شيء لهم لتخمينه.

من خلال توقع كل سؤال قد يطرحه أعضاء فريقك ، فإنك تجعل التواصل أكثر فعالية. هذا يمنع الموظفين من الاعتماد على رسائل المتابعة والتوضيحات. بدلاً من ذلك ، لديهم كل المعلومات التي يحتاجونها في متناول أيديهم.

يمكن أن يؤدي تصنيف سلاسل المحادثات هذه حسب الموضوع إلى تسهيل التنقل بينها والعثور على المعلومات المطلوبة. وبالتالي ، يمكنك تمكين الموظفين من العثور على تفسيرات كاملة دون الاضطرار إلى إزعاج الآخرين.

# 5. رسائل البريد الإلكتروني

على الرغم من أنها شكل رائع من أشكال الاتصالات التجارية ، يجب أن تكون حذرًا من رسائل البريد الإلكتروني. لا يستخدمها الجميع بنفس القصد. يستخدمها البعض للتأكيد السريع للقرار. يتوقع البعض الآخر أن تكون رسائل البريد الإلكتروني أكثر إفادة وذات أوقات استجابة أطول.

توضيح نوع الرسائل التي يجب أن تنقلها رسائل البريد الإلكتروني ووقت الاستجابة المتوقع يمنع فريقك من الشعور بالإحباط والارتباك. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تكرار الرسائل وإضاعة الوقت.

القنوات الأخرى أفضل للاستجابات الأكثر حساسية للوقت ، بينما تناسب رسائل البريد الإلكتروني تسليم المعلومات أو تحديد التوقعات. يجب أن تتضمن رسائل البريد الإلكتروني كيف يريد المرسل أن يستجيب المستلم (إن وجد) لحفظ سلاسل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها من تشتيت انتباه الجميع.

# 6. مشاركة الملفات السحابية

تتناسب قنوات الاتصال المختلفة مع أغراض وأدوار مختلفة في عملك. حيث قد يكون لديك بالفعل بريد إلكتروني وهاتف ومنصات اجتماعات عبر الإنترنت للبقاء على اتصال بفرقك المختلطة ، تأكد من أن لديك أيضًا قنوات يمكنها مشاركة الملفات وتخزينها.

يجب أن يكون الوصول إليها سهلًا ويجب أن يكون موظفوك واثقين من استخدامها ، مما يزيد من توفر ملفاتك دون الحاجة إلى سؤال الآخرين.

قد يعني استخدام مشاركة الملفات على السحابة أن مستندات معينة أو ملفات شائعة الاستخدام متاحة لفريقك بغض النظر عن موقعهم أو جهازهم. هذا يعني أن أعضاء الفريق المختلفين يمكنهم العمل بشكل غير متزامن على نفس المستند دون الحاجة إلى طلب نسخة.

كما يعني أن ملفات العمل الرئيسية متاحة لأي شخص للبحث والحصول على المعلومات ، مما يقلل من الحاجة إلى الاتصال المتزامن.

# 7. الاتصالات المسجلة

بقدر ما قد يكون الاتصال غير المتزامن تمامًا مرغوبًا فيه ، فهناك ظروف لا تناسبه. يعتمد العمل الجماعي على مستوى من التعاون في الوقت الفعلي ، وتتطلب إدارة الموظفين اجتماعات وجهاً لوجه في بعض الأحيان.

ومع ذلك ، يمكن تسجيل هذه الاجتماعات والمكالمات بحيث يمكن الوصول إلى المعلومات التي تغطيها مرة أخرى في مواقف مستقبلية مماثلة.

يحقق هذا أقصى استفادة من الاتصال المتزامن حيث يكون ذلك ضروريًا أثناء الإضافة إلى المعلومات المخزنة التي يمكن للموظفين الوصول إليها. من خلال تخزين هذه التسجيلات ، لن تحتاج إلى تكرار أسئلة أو مناقشات مماثلة عدة مرات.

يحد هذا النهج من عدد المكالمات والاجتماعات التلقائية ويساعد في تنظيم الموارد للموظفين لاستخدامها قبل الاضطرار إلى مقاطعة الزملاء.

# 8. مقاطع فيديو تعليمية

عند التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين ، تأكد من أنهم يفهمون تمامًا ما تعنيه. تجنب الافتراضات القائلة بأن الجميع على نفس الصفحة وضح نواياك. يعد استخدام مقاطع الفيديو التعليمية طريقة رائعة لضمان ذلك. يمكنك حتى عرض أمثلة على الاستجابات المناسبة أو كيفية القيام بمهمة.

لذلك ، استخدم توجيهات واضحة في مقاطع الفيديو التعليمية الخاصة بك. وبالتالي ، فإنك تقلل من الحاجة إلى توضيحات المتابعة وتضمن أن المشاهد سيفعل ما يفترض أن يفعله. هذا يوفر الوقت لجميع المعنيين ، مما يلغي الحاجة إلى محادثة في الوقت الحقيقي.

بدلاً من ذلك ، يمكن لأعضاء الفريق التفاعل مع مقاطع الفيديو التعليمية عندما يحتاجون إليها دون مطالبة الآخرين في الفريق بالتحدث معهم خلال المهمة.

اجعل اتصالك غير متزامن

من خلال تكييف سير عمل عملك ليكون غير متزامن بشكل أكبر ، يمكنك تحسين إنتاجية الموظف واستيعاب العمل الجماعي بشكل أفضل عبر جداول العمل المرنة.

تسمح هذه الأساليب بالتواصل الفعال ، وتشرح بشكل كامل أي معلومات أو توقعات ، وتقلل من التوضيحات المطلوبة والاندفاع إلى الرسائل الفورية. بهذه الطريقة ، تقلل الوقت الذي يقضيه الموظفون في إدارة البريد الإلكتروني وما إلى ذلك ، مما يسمح لهم بالعمل دون انقطاع.

الانتقال إلى الاتصال غير المتزامن لا يحدث بين عشية وضحاها. إنه تغيير في ثقافة العمل ويعني إدخال قنوات وطرق جديدة للتفاعل. يتطلب الانطلاق عن قصد للاعتماد بشكل أقل على الردود والمحادثات الفورية بعض الممارسة حتى تعتاد عليها.

ومع ذلك ، فإن طرق الاتصال غير المتزامنة هذه ستفيد فريقك على المدى الطويل. سواء كنت تدير قوة عاملة مختلطة ، أو تعمل بجداول زمنية مختلفة ، أو ترغب فقط في التواصل بشكل أكثر فاعلية ، فهي استراتيجية ناجحة.

المؤلف: باتي يان هي مديرة تسويق المنتجات في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لمكتب RingCentral ، وهي الشركة الرائدة في حلول الاتصالات السحابية ونظام الهاتف الافتراضي PBX. باتي متحمسة لخلق القيمة والتمايز ، وضمان تجربة أفضل للعملاء والشركاء. اكتسبت ثروة من تسويق المنتجات الدولية ، وإدارة المنتجات ، و GTM ، وخبرة تطوير السوق عبر مجموعة من SaaS عالية التقنية. إنها ليست جديدة على جامعة كاليفورنيا ، بدءًا من Tandberg ، ثم Cisco ، مما أدى إلى إطلاق خدمات التعاون والفيديو عبر الفيديو ، و Enghouse مع المسؤوليات العالمية لاستضافة CCaaS.