3 أدوات لمعالجة المستندات آليًا في شركتك لتحسين سير عملك | الذكاء الاصطناعي في العمل رقم 6

تقوم شركات اليوم بمعالجة كميات هائلة من المستندات، لذلك يجدر التفكير في تشغيلها تلقائيًا. المعالجة الآلية للمستندات، أو المعالجة الذكية للمستندات (IDP)، هي الحل لهذه الاحتياجات. باستخدام IDP، يمكننا مسح النص والتعرف عليه وتصنيف المعلومات والبحث عنها في المستندات. ولكن ما هي الأدوات التي يجب أن نختارها لجعل العملية فعالة قدر الإمكان؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك!

ما هي المعالجة الآلية للمستندات (IDP)؟

لا تقتصر المعالجة الآلية للمستندات على المسح الضوئي أو التعرف الضوئي على الحروف. إنها مجموعة كاملة من التقنيات التي تسمح لك بإدارة المستندات في شركتك بشكل فعال. فيما يلي المزايا الرئيسية لاستخدام أدوات IDP:

• توفير الوقت: تتيح أتمتة المهام المتكررة، مثل استخراج البيانات من المستندات، للموظفين التركيز على المزيد من المهام الإستراتيجية.
• تحسين الدقة: تساعد أدوات IDP على تقليل أخطاء معالجة المستندات، مما يترجم إلى توفير ويمنع مشكلات الامتثال.
• تعزيز الامتثال: يمكن برمجة أدوات IDP للامتثال لقواعد ولوائح محددة لمساعدة المؤسسات على البقاء ممتثلة.
• زيادة الكفاءة: يمكن لأدوات IDP أن تساعد في تبسيط عملية معالجة المستندات، مما يؤدي إلى عمل أكثر كفاءة.
• تحسين خدمة العملاء: تُترجم معالجة المستندات بشكل أسرع إلى خدمة عملاء أفضل.

ما هي الوثائق التي يمكن معالجتها؟

ليس فقط الفواتير أو العقود يمكن معالجتها تلقائيًا. يمكن لـ IDP التعامل مع العديد من أنواع المستندات. من بين هؤلاء:

• العقود – على سبيل المثال، عقود العمل أو العقود المبرمة مع العملاء.
• الفواتير – الفواتير الواردة والصادرة.
• التقارير – مثل تقارير المبيعات أو التقارير المالية.
• المراسلات - الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال الاتصال الكتابي.
• النماذج – الدراسات الاستقصائية والتطبيقات والطلبات.
• المستندات الطبية – مخططات المرضى ونتائج الاختبارات.
• المستندات المالية – البيانات المصرفية والميزانيات العمومية.
• الوثائق القانونية - الأفعال القانونية والقرارات الإدارية.

4 تقنيات المعالجة الآلية للمستندات

إن المعالجة الذكية للمستندات (IDP) ليست مجرد ماسح ضوئي لنقل المستندات الورقية إلى جهاز كمبيوتر. إنها العديد من التقنيات التي تمكننا من معالجة المستندات بكفاءة. ومن الجدير بالذكر منها:

1. التعرف الضوئي على الحروف (OCR) – تقنية أساسية لقراءة النص من المستندات الورقية. غالبًا ما تكون نقطة البداية لأتمتة معالجة المستندات وتداولها في الشركة. إنه حل قديم ومثبت للمسح الضوئي والتعرف على النص الموجود في المستندات الورقية. مع تزايد الرقمنة، تستخدم المزيد والمزيد من الشركات المستندات الإلكترونية. ومع ذلك، في كثير من الحالات، تجعل المتطلبات القانونية من الضروري الحفاظ على قواعد البيانات الورقية ومعالجتها. وبالتالي، لا يزال التعرف الضوئي على الحروف (OCR) أداة مطبقة على نطاق واسع.
2. التعرف على النص – تحليل بنية النص في المستندات. الخطوة التالية في المعالجة التلقائية للمستندات هي تحديد البيانات الرقمية. أحد الأجزاء الأساسية لفهم الآلة لما تم فحصه هو التمييز بين البيانات ذات الصلة والبيانات غير ذات الصلة. وهذا يعني التعرف على المعلومات الأساسية من، على سبيل المثال، العلامة التجارية للشركة التي أرسلت المستند، أو التشوهات العرضية أو الأوساخ.
3. تصنيف المستندات – التعيين التلقائي للمستندات إلى فئات. يتم بعد ذلك إرسال المستندات المعترف بها، أو المعلومات المستمدة منها، إلى قاعدة بيانات رقمية. ويتم تصنيفها حسب نوع الوثيقة أو الإجراء الذي سيتم اتخاذه بناءً عليها. يمكن أن يكون ذلك، على سبيل المثال، وضع تاريخ اجتماع في التقويمات الرقمية للمدعوين إلى حفل خيري، أو إرسال بريد إلكتروني شخصي إلى العميل لتشجيع التعليقات بعد معالجة الشكوى.
4. البحث عن المستندات - يمكنك العثور بسرعة على المعلومات في قاعدة بيانات المستندات. بفضل آي دي بي، أصبح العثور على فاتورة من مقاول محدد، أو تذكرة تم شراؤها بمبلغ محدد، أمرًا بسيطًا مثل كتابة كلمة في نافذة البحث.

كيف يعمل برنامج معالجة المستندات تلقائيًا؟

برنامج معالجة المستندات هو أداة تستخدم تقنيات IDP لأتمتة عمليات الشركة. يتم تشغيله على أجهزة الكمبيوتر وفي السحابة ويمكن أن يتكامل مع أنظمة أخرى، مثل ERP (تخطيط موارد المؤسسات) أو CRM (إدارة علاقات العملاء).

توثيق الذكاء الاصطناعي من جوجل

Document AI هي خدمة سحابية من Google تتميز بالمعالجة التلقائية للمستندات. إنه يستغل التعلم الآلي لاستخراج البيانات المنظمة من المستندات غير المنظمة.

يوفر Document AI العديد من الميزات التي تجعله أداة قوية لمعالجة المستندات، مثل الدقة العالية وقابلية التوسع والمرونة والأمان. باستخدام تقنية Google Cloud AI ومجموعة من النماذج المدربة مسبقًا أو النماذج المخصصة في Workbench، يمكن لـ Document AI معالجة مجموعة متنوعة من أنواع المستندات بدقة وسرعة عالية. مزاياها التي لا شك فيها هي:

• منصة واحدة لمعالجة المستندات - يتيح استخدام منصة واحدة الوصول السريع إلى جميع النماذج والأدوات، بما في ذلك النماذج المدربة مسبقًا لمعالجة المستندات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ومحلل النماذج (Form Parser)، بالإضافة إلى النماذج المتخصصة لصناعات محددة.
• تقنية الذكاء الاصطناعي من Google - يستخدم Document AI تقنية التعرف على الصور (بما في ذلك التعرف الضوئي على الحروف) وتقنية معالجة اللغة الطبيعية (NLP) من Google لإنشاء نماذج مدربة مسبقًا للمستندات ذات القيمة العالية والحجم الكبير.
• إثراء البيانات – القدرة على التحقق من المعلومات المعالجة وإثرائها باستخدام تقنية الرسم البياني للمعرفة من Google، والتي تتيح لك التحقق من أسماء الشركات وعناوينها والبيانات الأخرى بناءً على المعلومات المتوفرة على الإنترنت.
• إضافة التحقق البشري إلى العملية – تحقق ميزة الذكاء الاصطناعي Human-in-the-Loop الجديدة دقة أعلى في معالجة المستندات عن طريق إضافة لحظة قبول الإنسان لعمليات محددة.

تكمن قوة Document AI من Google في تكاملها مع خدمات Google Cloud الأخرى، مما يساعدك في إنشاء مهام سير عمل متقدمة. جربه عبر الإنترنت على هذا العنوان.

روسوم

في حين أن Document AI من Google هو الأفضل للشركات التي ترغب في الاستفادة من التقنيات السحابية المتقدمة ودمج معالجة المستندات مع الخدمات السحابية الأخرى، فإن Rossum يعد خيارًا ممتازًا للشركات التي تحتاج إلى حل مرن وقابل للتطوير يمكن تخصيصه لتلبية احتياجات العمل المحددة .

المصدر: روسوم.آي

بمعنى آخر، تعتبر Rossum أداة أقل تعقيدًا ولكنها أسهل في الاستخدام وتستخدم الذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات من المستندات. يمكنه التخلص من عمليات إدخال المستندات يدويًا وتحسين دقة البيانات. بفضل السحابة، أصبح روسوم سريعًا ودقيقًا وسهل الاستخدام. وهو يعمل بشكل جيد لمعالجة أنواع مختلفة من المستندات، مثل الفواتير والعقود والنماذج.

• التقاط البيانات تلقائيًا : تقوم الأداة تلقائيًا بتصنيف المستندات، مما يزيل أخطاء إدخال البيانات التي قد تؤدي إلى فرض رسوم وعقوبات. يمكنه معالجة بيانات المستندات بجميع التنسيقات والقنوات، وأتمتة الاتصالات للتخلص من التتبع اليدوي، وتصفية البريد العشوائي والمستندات المكررة، وتوجيه المستندات ومعالجتها باستخدام نظام انتظار مرن.
• الميزات المتقدمة : يقدم روسوم ميزات مثل المعالجة المسبقة والتحقق من الصحة وما بعد المعالجة وإعداد التقارير. وهذا يجعل الأداة متعددة الاستخدامات وقابلة للتكيف مع مجموعة متنوعة من احتياجات العمل.
• حلول مخصصة : تقدم روسوم حلولاً مخصصة لمختلف الصناعات والاحتياجات، مثل المحاسبة والتأهيل وإدارة سلسلة التوريد وإدارة الطلبات وضمان الجودة.

دوكسومو

يعد Docsumo هو الأفضل للشركات التي ترغب في معالجة المستندات بسرعة وكفاءة دون الحاجة إلى الانخراط في عمليات تدريب نموذجية معقدة. إنها منصة لمعالجة البيانات بسهولة من كميات ضخمة من المستندات غير المنظمة بدقة تزيد عن 99%. إنه يوفر العديد من الميزات مثل التصنيف التلقائي للمستندات وتصنيف البيانات والتعرف الضوئي على الحروف الذكي والتحقق من صحة البيانات في الوقت الفعلي وغير ذلك الكثير.

المصدر: Docsumo.com

يعد Docsumo مثاليًا للشركات الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في تبسيط عملية معالجة المستندات الخاصة بها.

• تعدد الاستخدامات – يمكن لـ Docsumo معالجة مجموعة متنوعة من تنسيقات المستندات، مثل الفواتير وكشوف الحسابات المصرفية والعقود وسندات الشحن وفواتير الطاقة والمزيد.
• الاستخراج الذكي – بفضل تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة، يستطيع Docsumo استخراج ومراجعة الحقول التي تحتاجها فقط من هذه المستندات المعقدة بدقة.
• التحقق من صحة البيانات – إنشاء قواعد وصيغ تشبه Excel للتحقق من صحة البيانات المستخرجة داخل مستند، أو بين المستندات أو مقابل قاعدة بيانات.
• التصنيف التلقائي – يستطيع Docsumo التمييز تلقائيًا بين المستندات المختلفة قبل معالجتها، مما يسمح بنقل البيانات إلى قاعدة البيانات المناسبة.
• التكامل مع الأنظمة - بغض النظر عن الصناعة - التأمين والتمويل والخدمات اللوجستية - تقدم Docsumo واجهة برمجة تطبيقات جاهزة يمكن دمجها بسهولة في الأنظمة الحالية.
• الأمان – النظام الأساسي متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، ومعتمد من SOC2 ومتوافق مع HIPAA، مما يضمن أن بيانات المؤسسة آمنة وتحت سيطرتك.

حازت Docsumo على إشادة العديد من الشركات حول العالم، بما في ذلك أمثال Arbor Realty Trust وNational Debt Relief، التي تتميز بمعدل معالجة بدون لمس بنسبة 95% ودقة بنسبة 99% بفضل أتمتتها الشاملة.

ملخص

تعد المعالجة الآلية للمستندات هي المفتاح لتبسيط العمل في العديد من الشركات. باستخدام أدوات مثل Document AI من Google وRossum وDocsumo، يمكن للشركات تسريع العمليات التجارية وزيادة دقة البيانات وتحسين خدمة العملاء. يعتمد اختيار الأداة المناسبة على الاحتياجات المحددة للشركة، ولكن كل هذه الحلول تقدم ميزات متقدمة تساعد الشركات على النجاح في عالم اليوم الرقمي.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest.

المؤلف: روبرت ويتني

خبير جافا سكريبت ومدرب يقوم بتدريب أقسام تكنولوجيا المعلومات. هدفه الرئيسي هو رفع مستوى إنتاجية الفريق من خلال تعليم الآخرين كيفية التعاون بفعالية أثناء البرمجة.

عرض جميع المشاركات

الذكاء الاصطناعي في الأعمال:

1. تهديدات وفرص الذكاء الاصطناعي في الأعمال (الجزء الأول)
2. تهديدات وفرص الذكاء الاصطناعي في الأعمال (الجزء الثاني)
3. تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأعمال – نظرة عامة
4. الذكاء الاصطناعي ووسائل التواصل الاجتماعي – ماذا يقولون عنا؟
5. روبوتات الدردشة النصية المدعومة بالذكاء الاصطناعي
6. تشغيل وتطبيقات الأعمال الخاصة بالروبوتات الصوتية
7. تقنية المساعد الافتراضي أم كيفية التحدث إلى الذكاء الاصطناعي؟
8. البرمجة اللغوية العصبية للأعمال اليوم وغدًا
9. كيف يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في BPM؟
10. هل سيحل الذكاء الاصطناعي محل محللي الأعمال؟
11. دور الذكاء الاصطناعي في اتخاذ القرارات التجارية
12. ما هو ذكاء الأعمال؟
13. جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. كيف يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة؟
14. المشاركات التلقائية على وسائل التواصل الاجتماعي
15. الذكاء الاصطناعي في إدارة المحتوى
16. الذكاء الاصطناعي الإبداعي اليوم وغدًا
17. الذكاء الاصطناعي متعدد الوسائط وتطبيقاته في الأعمال
18. تفاعلات جديدة. كيف يغير الذكاء الاصطناعي الطريقة التي ندير بها الأجهزة؟
19. RPA وواجهات برمجة التطبيقات في شركة رقمية
20. خدمات ومنتجات جديدة تعمل بالذكاء الاصطناعي
21. سوق العمل المستقبلي والمهن القادمة
22. الذكاء الاصطناعي الأخضر والذكاء الاصطناعي من أجل الأرض
23. تكنولوجيا التعليم. الذكاء الاصطناعي في التعليم
24. ما هي نقاط الضعف في فكرة عملي؟ جلسة عصف ذهني مع ChatGPT
25. استخدام ChatGPT في الأعمال التجارية
26. الجهات الفاعلة الاصطناعية. أفضل 3 مولدات فيديو تعمل بالذكاء الاصطناعي
27. 3 أدوات مفيدة للتصميم الرسومي بالذكاء الاصطناعي. الذكاء الاصطناعي التوليدي في الأعمال التجارية
28. 3 كتاب رائعين في مجال الذكاء الاصطناعي يجب عليك تجربتهم اليوم
29. استكشاف قوة الذكاء الاصطناعي في إنشاء الموسيقى
30. استكشاف فرص عمل جديدة باستخدام ChatGPT-4
31. أدوات الذكاء الاصطناعي للمدير
32. 6 ملحقات ChatGTP رائعة ستجعل حياتك أسهل
33. 3 رسومات ذكاء اصطناعي. إنشاء ذكاء الأعمال
34. ما هو مستقبل الذكاء الاصطناعي بحسب معهد ماكينزي العالمي؟
35. الذكاء الاصطناعي في الأعمال – مقدمة
36. ما هي البرمجة اللغوية العصبية (NLP) أو معالجة اللغة الطبيعية في الأعمال التجارية
37. المعالجة التلقائية للمستندات
38. ترجمة جوجل مقابل DeepL. 5 تطبيقات للترجمة الآلية للأعمال