فوائد إنشاء خطة الاتصال

تقوم كل شركة - بغض النظر عن الصناعة - بإنشاء رسالتها يوميًا للعملاء والعملاء المحتملين وشركاء الأعمال والموظفين وأفراد المجتمع وأصحاب المصلحة الآخرين. غالبًا ما تقوم بعض الكيانات بهذه الأنشطة بشكل مخصص (بدون استراتيجية مطورة ومدروسة بشكل صحيح)، مما يفشل في تحقيق النتائج المتوقعة.

هنا، يتضمن أفضل حل ممكن إنشاء خطة اتصال تعتمد على أنواع مختلفة من التحليل، يليها تنفيذها وتحديثها بانتظام. نوضح أدناه بالتفصيل ما هي خطة الاتصال وما هي الفوائد التي يمكن أن تجلبها للشركة.

ما هي خطة التواصل؟

خطة الاتصال الخاصة بالشركة هي وثيقة مفصلة تشكل جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية التسويق المطبقة. وهو يصف كيف ستقوم الشركة بإنشاء رسالتها خارجيًا (وأحيانًا داخليًا للموظفين - اعتمادًا على حجم المنظمة وتشغيلها، على سبيل المثال) عبر جميع القنوات التي تديرها (موقع الويب، ووسائل التواصل الاجتماعي، والمجموعات المواضيعية، والنشرات الإخبارية، والأماكن غير المتصلة بالإنترنت، إلخ.).

ويهدف استخدامه إلى ضمان توصيل المعلومات بشكل متسق وفعال إلى مختلف مجموعات أصحاب المصلحة. وبهذه الطريقة، فإنه يساعد، من بين أمور أخرى، على بناء علامة تجارية، والوصول إلى الجمهور وبناء العلاقات معه، وتحقيق أهداف العمل المحددة.

9 عناصر أساسية لخطة الاتصال

تعتمد كيفية إنشاء خطة الاتصال بالضبط على الاحتياجات الفردية للمنظمة. ومع ذلك، ستجد هذه العناصر المشتركة في معظمها:

• تحليل الوضع الحالي - بما في ذلك عرض تقديمي لكيفية بناء الرسالة إلى العالم الخارجي حتى الآن والنتائج التي أسفرت عنها، بالإضافة إلى تحديد التحديات والفرص الرئيسية في المجال المشار إليه.
• الأهداف – النتائج التي تريد الشركة تحقيقها،
• استراتيجية العلامة التجارية – تحديد مهمة العلامة التجارية ورؤيتها وشخصيتها ولهجتها وقيمها والقضايا الأخرى التي تؤثر على الطريقة التي تريد بها العلامة التجارية بناء رسالتها.
• تحليل المنافسين – كيف يدير اللاعبون الآخرون في الصناعة قنواتهم.
• الجمهور المستهدف بقنوات التواصل – وصف يوضح من تستهدفه الشركة برسالتها وأين ستكون متواجدة للوصول إلى عملائها.
• استراتيجية مكافحة الأزمات - تحديد كيفية التصرف في الأزمات (أي ظهور تسرب للبيانات من الشركة)، والتي بموجبها من الضروري اتخاذ موقف علني.
• جدول الأنشطة – إشارة إلى الأنشطة ومتى سيتم تنفيذها (والذي يتضمن، من بين أمور أخرى، الحملات المنفذة، والمشاركات المنشورة على وسائل التواصل الاجتماعي، والشراكات القائمة، وما إلى ذلك).
• الميزانية – مبلغ المال الذي سيتم تقسيمه وتخصيصه لتنفيذ الأنشطة المكتوبة.
• وسائل التقييم - لتحديد كيفية قياس فعالية الأنشطة المنفذة.

فوائد إنشاء خطة الاتصال

يمكن أن يؤدي عدم وجود استراتيجية تواصل مناسبة إلى رسائل فوضوية ومتناقضة أحيانًا، مما يؤدي في النهاية إلى إضعاف صورة الشركة مع التأثير على ثقة العملاء وشركاء الأعمال. وفيما يلي نشير إلى أهم الفوائد التي يوفرها تطويرها للشركات العاملة في مختلف الصناعات:

• ضمان اتساق الرسالة – ​​يساعد على بناء الصورة الصحيحة للشركة (بما يتوافق مع القيم والرسالة والرؤية والشخصية وما إلى ذلك) على جميع المستويات ومن خلال قنوات متنوعة.
• زيادة الوعي - يسمح لك بالوصول إلى مجموعات مستهدفة مختلفة بشكل أكثر فعالية، مما يؤدي إلى زيادة الوعي بالعلامة التجارية وزيادة وصول الرسائل،
• تصميم الرسالة للجمهور المستهدف – بفضل التحليل المناسب، من الممكن معرفة احتياجات وتوقعات المستهلكين، وبالتالي تصميم رسالتك لهم (تقديم القيمة لهم)، مما يزيد من الاعتراف وبناء ثقة العملاء في العلامة التجارية،
• الاستعداد للأزمات - تتضمن خطة الاتصالات المصاغة بشكل صحيح استراتيجية لإدارة الأزمات تسمح بالاستجابة السريعة والفعالة للمواقف غير المتوقعة، مما يقلل من العواقب السلبية المحتملة،
• توفير الموارد – تجعل الخطة أنشطة الاتصال أكثر تنظيماً وكفاءة، مما يوفر وقت الموظفين والموارد الضرورية الأخرى.
• زيادة المبيعات – وبالتالي، تؤدي جميع الفوائد المذكورة أعلاه إلى حقيقة أنه (بفضل رسالة أفضل للعملاء) يمكن للشركة بيع المزيد.

ملخص

لا شك أن إنشاء خطة اتصال مخصصة وتنفيذها ثم تطويرها وتحديثها يتطلب الكثير من الوقت والجهد. ومع ذلك، عليك التعامل معه كاستثمار قد يجلب العديد من الفوائد (خاصة فيما يتعلق ببناء العلاقات مع الجماهير الرئيسية) وتعزيز نجاح الشركة في بيئة أعمال تنافسية بشكل متزايد.

ضع في اعتبارك أن إنشاء خطة الاتصال يتم أكثر من مرة لأنها أداة تتطلب تحديثًا منتظمًا (مرة واحدة سنويًا على سبيل المثال)، خاصة في مجال الأهداف وما إذا كانت احتياجات وتوقعات الجمهور المستهدف (وكذلك حالة السوق) التغيير. ومن المهم أيضًا ما إذا كانت الأنشطة المنفذة قد حققت النتائج المتوقعة - لذلك لا تنس إجراء تقييم للخطة واستخلاص النتائج الإيجابية والسلبية منها.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم لدينا على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest وTikTok.

المؤلف: زوفيا ليبسكا

مع أكثر من 10 سنوات من الخبرة في مجال التسويق الرقمي، لا تعرف صوفيا قواعد هذه الصناعة فحسب، بل تعرف قبل كل شيء كيفية كسرها من أجل تحقيق نتائج رائعة ومبتكرة.

عرض جميع المشاركات