أفضل 11 برنامجًا لنظام تتبع الملفات للأعمال في عام 2023

الملخص: يمكن للمستخدمين تتبع وصيانة أرشيف للملفات الرقمية ليتم الوصول إليها من قبل المستخدمين المصرح لهم عبر برنامج تتبع الملفات. ما هو أفضل برنامج لتتبع وإدارة ملفاتك الرقمية؟ تجد أدناه!

يعد الاحتفاظ بمستودع مادي لجميع الملفات والمستندات أمرًا صعبًا حيث يمكن فقدها بسهولة أو قد تتم سرقة البيانات. علاوة على ذلك ، هناك الكثير من مجموعات البيانات التي يجب التقاطها وتخزينها على أساس منتظم. وبالتالي ، فإن إدخال مجموعات البيانات هذه يدويًا يمكن أن يكون مربكًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

ومع ذلك ، باستخدام برنامج تتبع الملفات ، يمكن حل كل هذه المشكلات. يبسط عملية مشاركة الملفات وتتبعها والتقاط البيانات ورقمنة الملفات الورقية.

بالإضافة إلى ذلك ، يأتي مزودًا ببروتوكولات أمان مختلفة مثل حماية كلمة المرور للحفاظ على أمان الملفات ومنع الوصول غير المصرح به. وبالتالي ، يعد الاستثمار في برنامج تتبع الملفات استثمارًا مفيدًا.

ما الذي ستحصل عليه أيضًا مع حل تتبع الملفات وما هي أفضل الخيارات؟ تعرف على المزيد حول برنامج تتبع الملفات أدناه.

ما هو نظام تتبع الملفات؟

يساعد نظام تتبع الملفات المستخدمين على تتبع ملفات البيانات المهمة وصيانتها وتخزينها. يبسط هذا البرنامج مهمة تتبع من وصل إلى الملفات أو قام بتحرير أو حذف أي شيء. يتيح النظام أيضًا للمستخدمين إدارة الملفات الفردية والتجارية التي تتضمن البيانات والمستندات والسجلات وما إلى ذلك. باستخدامه ، يمكن للمستخدمين العمل على عدة ملفات مع مستخدمين مختلفين في الوقت الفعلي.

11 برنامج مجاني لنظام تتبع الملفات للشركات الصغيرة

• دوكسند
• CMW تعقب
• DocuWare
• ProofHub
• جوجل درايف
• الفرسكو
• ملفات م
• مستندات ONLYOFFICE
• LogicalDoc
• دقمي
• هايتيل

فيما يلي قائمة ببعض برامج نظام تتبع الملفات المجانية الأكثر شيوعًا والتي يمكنك وضعها في الاعتبار لتخزين ملفاتك الرقمية وتتبعها.

• DocSend

DocSend هو برنامج لتتبع الملفات يساعد في مشاركة وتعقب المستندات المشتركة عبر الروابط. من خلال هذه الروابط ، يمكن للمستخدمين تتبع أنشطة الملفات في الوقت الفعلي وإنشاء ملفات قابلة للتوقيع ومشاركتها وإنشاء غرف بيانات لمشاركة الملفات وما إلى ذلك.

الميزات العامة لـ DocSend

• التعاون في الملفات في الوقت الحقيقي
• قم بتعيين أذونات دقيقة للملفات
• دعم لمشاركة ملفات مضغوطة وملفات صوتية
• تقييد وصول المستخدمين إلى الملفات

إيجابيات وسلبيات DocSend

التسعير: الخطة المجانية غير متوفرة | تبدأ الخطة المدفوعة من 819.54 روبية هندية / مستخدم / شهر

• CMW تعقب

يتيح CMW Tracker للمستخدمين مشاركة جميع المستندات الرقمية وصيانتها وتخزينها بأمان. من التحكم في المستندات إلى إدارة الملفات القانونية والتحقق من الملفات ، يساعد هذا البرنامج الشركات في إدارة المستندات بشكل عام.

الميزات العامة لـ CMW Tracker

• تغييرات في الوقت الحقيقي للعمليات والمستندات
• تتبع سير العمل المتقدم
• مطابقة المستندات والتحقق منها
• معالجة المستندات آليًا

إيجابيات وسلبيات CMW Tracker

التسعير: خطط تسعير مخصصة وفقًا لعدد تراخيص المستخدم

• DocuWare

DocuWare هو برنامج لإدارة المستندات مصمم لإدارة المستندات ومشاركتها. يلتقط البيانات ويعالجها ويتيح للمستخدمين مشاركتها عبر ملف آمن.

الميزات العامة لبرنامج DocuWare

• تشفير الوثيقة وفصلها
• الفهرسة الذكية المدفوعة بالذكاء الاصطناعي
• إصدار المستند
• أتمتة سير العمل
• رقمنة الوثائق

إيجابيات وسلبيات DocuWare

التسعير: السعر متاح عند الطلب على موقع DocuWare الإلكتروني

• ProofHub

يسمح ProofHub ، وهو برنامج لإدارة المشاريع ، للمستخدمين بإرسال الملفات أو مشاركتها أو التعاون في العمل عليها في الوقت الفعلي. لقد سهّل على الشركات التعاون في المشاريع من خلال خيار مشاركة الملفات في الوقت الفعلي. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا إضافة تعليقات توضيحية إلى ملفاتهم في وقت واحد مع أعضاء الفريق من خلال ProofHub.

الميزات العامة لـ ProofHub

• إدارة تاريخ المهام
• تقارير المشاريع
• وضع العلامات البيضاء
• إنشاء الإشارات المرجعية لتحديد موقع الملفات والمستندات
• تصدير المشاريع
• التحكم في إصدار الملف

إيجابيات وسلبيات ProofHub

التسعير: لا توجد خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من INR 3،708.07 شهريًا.

• جوجل درايف

يتيح Google Drive للمستخدمين تخزين ملفات البيانات ومشاركتها والتعاون فيها. يساعد في الحفاظ على أمان جميع الملفات المخزنة من خلال توفير الحماية ضد هجمات البرامج الضارة. باستخدام ميزات التعاون في الوقت الفعلي ، يمكن للمستخدمين العمل بسهولة في وقت واحد على الملفات والمستندات.

الميزات العامة لـ Google Drive

• دعم إصدار المحفوظات
• تخزين وتحرير أكثر من 100 مستند إضافي
• دعم تنسيق ملفات متعددة
• احفظ المرفقات الكبيرة بسهولة على Gmail

إيجابيات وسلبيات Google Drive

التسعير: خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من 130 روبية هندية شهريًا

• الفرسكو

يساعد برنامج إدارة المستندات في Alfresco الشركات على إدارة المحتوى والملفات ومشاركتها. باستخدامه ، يمكن للمستخدمين الاحتفاظ تلقائيًا بجميع سجلات المستندات وإدارة المحتوى عبر الأنظمة الأساسية وتجميع الملفات معًا ومسح المستندات ضوئيًا والتقاطها والبحث في المحتوى من خلال عوامل التصفية ذات الصلة.

الميزات العامة للفرسكو

• تصفية الملفات
• إدارة مجلدات الملفات
• مراجعة الوثائق والموافقة عليها
• سير العمل الآلي للمهام المتكررة
• أمان على مستوى المؤسسة لحماية البيانات

إيجابيات وسلبيات الفرسكو

التسعير: خطة المجتمع المجانية المتاحة | السعر عند الطلب للخطط المدفوعة

• ملفات م

M-Files هي مجموعة شاملة بها العديد من الميزات المتقدمة لإدارة المستندات وتتبع الملفات عبر الإنترنت. إنه برنامج قائم على الذكاء الاصطناعي لتصنيف المستندات والملفات وتخزينها والعثور عليها. بواسطته ، يمكن للمستخدمين مشاركة الملفات من خلال المرفقات ، أو عناوين URL ، والحصول على معاينة الملفات ، وإدارة إصدارات الملفات ، وإدارة الأذونات لكل ملف ، واكتشاف الملفات المكررة ، وما إلى ذلك.

الميزات العامة لملفات M

• اقتراحات البيانات الوصفية المدعومة بالذكاء الاصطناعي
• تحويل الملفات بصيغ متعددة
• ملفات التأليف المشترك
• تقديم المستندات المتقدمة

إيجابيات وسلبيات ملفات M

التسعير: السعر متاح عند الطلب

• مستندات ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs ، هو محرر على الإنترنت لتحرير المستندات النصية والعروض التقديمية والنماذج وما إلى ذلك ، كما أنه يأتي بوظائف تتبع الملفات جنبًا إلى جنب مع التعاون في الملفات والتحرير المشترك وتتبع التغييرات وسجل إصدار الملفات ومقارنة المستندات وغير ذلك الكثير. بالإضافة إلى ذلك ، يأتي مع قارئ ومحول PDF لتحويل ملفات PDF إلى تنسيقات مختلفة.

الميزات العامة لمستندات ONLYOFFICE

• محادثة مدمجة للتعليق في الوقت الفعلي
• مشاركة المستندات العامة
• إدارة أذونات الملفات
• دعم نشر محتوى WordPress

إيجابيات وسلبيات ONLYOFFICE Docs

التسعير: لا توجد خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من 659.68 روبية هندية / مستخدم / شهر

• LogicalDoc

LogicalDoc هو برنامج لإدارة المستندات لإدارة الملفات أو المستندات ومشاركتها والتعاون فيها وتصديرها. يمكنك إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني ، وتصدير المستندات إلى CSV ، وإدارة التحكم في إصدارات المستندات ، وإنشاء علامات تعريف محددة للمحتوى ، وما إلى ذلك ، كما يوفر تكاملات متنوعة لمشاركة الملفات بسلاسة مع مستخدمين آخرين.

الميزات العامة لـ LogicalDoc

• ارتباط المستندات
• تحويل الملفات بصيغ مختلفة
• دعم التوقيعات الرقمية
• استيراد الملفات من أرشيفات مضغوطة
• التعليقات التوضيحية للمستندات في الوقت الفعلي

إيجابيات وسلبيات LogicalDoc

التسعير: خطة المجتمع مجانية | السعر عند الطلب في موقع LogicalDoc الرسمي للخطط الأخرى

• دقمي

تم تصميم برنامج ECM من Dokmee لمجموعة متنوعة من الأغراض بما في ذلك مشاركة الملفات ، والتقاط المستندات وتخزينها ، واسترجاع الملفات ، وما إلى ذلك ، وهو برنامج رائع لإدارة المحتوى وتتبع الملفات لمشاركة الملفات عالميًا ، وإنشاء مهام سير عمل مخصصة ، وإدارة أذونات الملفات ، وتشفيرها. الملفات.

الميزات العامة لبرنامج Dokmee's ECM

• ختم المستندات تلقائيًا
• تتبع محفوظات الملفات
• يدعم صيغ ملفات متعددة
• إنشاء التوقيع الإلكتروني
• استرجاع الملفات من خلال الكلمات الرئيسية

إيجابيات وسلبيات برنامج Dokmee's ECM

التسعير: سعر ECM الخاص بـ Dokmee متاح عند الطلب

• هايتيل

Hightail هو نظام لتتبع الملفات عبر الإنترنت لمشاركة ملفات البيانات الضخمة بسهولة والتحقق من إمكانية الوصول إلى المحتوى من خلال تسليم الملفات وإرسال التتبع. إلى جانب ذلك ، يمكن استخدامه لمعاينة الملفات ومزامنة المستندات مع الأنظمة الأساسية السحابية ومشاركة الملفات عبر الارتباط وحماية الملفات عبر كلمات المرور وما إلى ذلك.

الميزات العامة لـ Hightail

• التحكم في إصدار الملفات
• إدارة المهام المتقدمة
• تعاون المستندات في الوقت الفعلي
• تخصيص إخطارات البريد الإلكتروني

إيجابيات وسلبيات Hightail

التسعير: خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من INR 991.01 شهريًا

فوائد أنظمة تتبع الملفات

يمكن أن يكون استخدام أنظمة تتبع الملفات مفيدًا بعدة طرق ، مثل -

• يحسن تخزين الملفات وإجراءات الاسترجاع
• يساعد في منع الاستخدام غير المصرح به للملفات من خلال الأذونات الخاضعة للرقابة.
• يقضي على مخاطر فقدان المعلومات من خلال الحفاظ على تتبع كل ملف.
• يساعد في إدارة محفوظات الإصدار لكل ملف.
• يساعد في تحسين أمان الملفات من خلال حماية كلمة المرور.
• تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية بسهولة لروابط الملفات المشتركة.

أهم ميزات أنظمة تتبع الملفات

يأتي حل تتبع الملفات مزودًا بميزات متعددة لتخزين الملفات أو مشاركتها أو تتبعها بأمان. تتضمن بعض الميزات الشائعة مشاركة الملفات وإصدارها ، وإعداد تاريخ انتهاء صلاحية الرابط ، وحماية الملفات ، وما إلى ذلك. الوظائف الرئيسية الأخرى لبرنامج تتبع الملفات هي:

• تعيين إصدارات الملفات: تأتي معظم أنظمة تتبع الملفات مزودة بوظيفة تعيين إصدارات الملفات التي تحفظ جميع الإصدارات التي تم تحريرها من الملفات. وبالتالي ، يسهل تتبع التغييرات.
• مشاركة الملفات: يتيح البرنامج للمستخدمين مشاركة ملفات فردية أو متعددة داخل المؤسسة وخارجها من خلال رابط. يمكن أيضًا استخدام هذا الارتباط لتقييد الوصول إلى الملفات.
• تتبع الملفات في الوقت الفعلي: يتيح نظام تتبع الملفات للمستخدمين تتبع الملف في الوقت الفعلي للأشخاص الذين يعملون عليه والتغييرات التي تم إجراؤها.
• إنشاء غرف البيانات: باستخدام هذا البرنامج ، يمكن للشركات إنشاء غرف بيانات متعددة للمشاركة والتعاون في ملفات مختلفة.
• إدارة مجلدات الملفات: يمكنك إنشاء مجلدات ملفات لتصنيف الملفات أو فرزها أو إدارتها.
• إدارة أذونات الملفات: قم بتعيين الأدوار والأذونات للمستخدمين بسهولة للوصول إلى الملفات والمستندات.
• أمان البيانات: باستخدام هذا البرنامج ، يمكن للمستخدمين استخدام طرق أمان متعددة للحفاظ على جميع البيانات الموجودة في الملفات آمنة ومأمونة.

فئات ذات صلة: برامج نقل الملفات عالية السرعة | أدوات ETL | برمجيات التشفير | التقاط البيانات الإلكترونية (EDC) | برامج إدارة البيانات | منصات علوم البيانات | خدمات الأمن السحابية

أسئلة وأجوبة