كيفية إعداد المخططات على Zoho CRM؟

كل عمل لديه طريقة محددة جيدًا للقيام بالأشياء. هناك مهام سير عمل تعمل كمسار لإكمال المهام والمشاريع المختلفة. تساهم الطريقة التي يتم بها سير العمل كعامل مهم أثناء تحديد متطلبات البرنامج حيث يجب أن يكون البرنامج قويًا لتقديم قدر هائل من القدرات التي تتعامل مع العمليات التجارية الفريدة.

الآن ، يتفهم Zoho هذه المتطلبات المختلفة حتى الجوهر ويفعل كل ما هو ممكن لتنفيذها بشكل صحيح. في الواقع ، يعد Zoho CRM Blueprint طريقة يمكن من خلالها تقسيم عملية المبيعات إلى مراحل فردية. عندما ننتقل بين كل مرحلة ، يصبح من الممكن حث المستخدمين والموظفين على إدخال المعلومات ذات الصلة حتى لا يمر أي شيء دون أن يلاحظه أحد.

أدناه ، سوف نفهم أولاً ماهية Blueprint بالتفصيل للحصول على سياق واضح حول كيفية إعداده على Zoho CRM وما يمكنه فعله.

مخطط Zoho CRM

من الوقت الذي يتم فيه التقاط عميل متوقع في نظام CRM حتى وقت اتباعه وما بعده ، هناك العديد من عمليات البيع التي تنفذها المؤسسة في الوظيفة. على سبيل المثال ، هناك شركة تسمى Explore Electronics Pvt. المحدودة التي تقدم أدوات تقنية للعملاء.

الآن ، بخلاف الطلبات عبر الإنترنت التي قد تحصل عليها هذه الشركة ، يمكن أن يكون لديهم أيضًا فريق مبيعات مخصص من المفترض أن يتابع العملاء المتوقعين الذين يتم إنشاؤهم عبر العروض التوضيحية والمصادر غير المتصلة بالإنترنت والأحداث. يمكن لممثلي المبيعات في Zoho CRM Blueprint البدء بالاتصال بمجموعة من العملاء المتوقعين وجدولة عروض توضيحية للمنتج مع هؤلاء العملاء المحتملين.

بنهاية هذا العرض التوضيحي ، عندما يهتم العملاء المحتملون بشراء المشاريع ، يتم إنشاء عرض أسعار ، والذي يمكن تحويله إلى أمر بمجرد الموافقة عليه. يمكن بعد ذلك شحن المنتجات وتسليمها للعملاء.

مشاكل المبيعات في Explore Electronic Pvt. المحدودة.

الآن قد تبدو هذه العملية التي تحدثنا عنها للتو بسيطة للغاية بالنسبة لك عندما تقرأها. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالفعل بتنفيذ هذه العملية ، يمكن للمرء أن يواجه العديد من المشاكل بسبب بعض الحواجز والثغرات. دعونا نلقي نظرة عليهم بالتفصيل الكامل.

• في كثير من الأحيان ، يمكن لمديري المبيعات قضاء معظم وقتهم في تدريب مندوبي مبيعات جدد ، مما يعني أنهم لا يحصلون على الوقت الكافي للتركيز على عملهم.
• لا يكون المنتج وكل ما يمكن أن يقدمه واضحًا دائمًا في أذهان جميع مندوبي المبيعات. في كثير من الأحيان ، قد لا يكون ممثلو المبيعات على دراية بتفاصيل المنتج المهمة التي يطلبها العملاء المحتملون عبر مكالمة والتي قد تخيب آمال العميل المحتمل وتؤدي إلى خسارة البيع.
• في أوقات أخرى ، قد تكون معلومات العميل المهمة مفقودة. فقط أثناء عملية الطلب عندما يدرك فريق التوصيل أن معلومات العميل أو العنوان خاطئ ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير تسليم الطلب بشكل واضح.
• قد تكون أوقاتًا لا يتم فيها اتباع سياسات الخصم. قد يكون لدى Explore Entertainment سياسة لا يمكن أن تكون الخصومات أكثر من 20٪ ، ولكن في بعض الحالات ، قد تتم معالجة عروض الأسعار ذات الخصومات الأعلى ، الأمر الذي قد يفلت من انتباه مديري المبيعات.

تعتبر الأمثلة المذكورة أعلاه من أكثر الطرق الكلاسيكية التي يمكن من خلالها مواجهة المشكلات عندما يكون لديك فريق كبير لتنفيذ عملية ما ، ولكن هناك نظام محدد جيدًا مفقود لتنفيذها بكفاءة. في هذه الحالة ، تدور المشكلة الرئيسية دائمًا حول عدم وجود إرشادات واضحة والتحقق من صحة CRM.

الحلول مقدمة من Zoho CRM Blueprint

يمكن أن يمكّن Zoho CRM Blueprint أي مؤسسة من تصميم عملية وتنفيذها بطريقة منظمة مع التحرر تمامًا من الثغرات. من خلال إعداد Zoho Blueprint ، يمكن التقاط كل التفاصيل تقريبًا من العملية غير المتصلة بالإنترنت داخل CRM ، وبالتالي تصبح عملية التبسيط سهلة للغاية.

من الممكن تحديد كل مرحلة في عملية واحدة وربط الأشخاص بكل مرحلة. يمكنك توجيه فرقك جنبًا إلى جنب مع تنفيذ العملية ، والتحقق من صحة المعلومات المهمة في سياقها ، وكذلك أتمتة الإجراءات الروتينية.

• تأهيل الرصاص

  للتأكد من تحقيق هدف تأهيل العميل المتوقع ، يساعد Zoho CRM Blueprint في جعل نص الوكيل المتصل خطيًا إلى حد ما. يوجه البرنامج مندوبي المبيعات في كل خطوة من خطوات جدولة العرض التوضيحي للمنتج. تعمل Blueprint كبرنامج نصي لوكيل الاتصال وتساعد مندوبي المبيعات في وصف المنتج أثناء تواجدهم على الهاتف مع عميل محتمل. هذا يمكن أن يحل مشكلة أي تضارب في الرسالة التي يتم إرسالها إلى مندوبي المبيعات.

• المتابعة

  باستخدام إعداد Zoho Blueprint ، يمكن تنظيم كل خطوة تقريبًا في عملية المتابعة ، والتي تتكون من إرسال عرض أسعار ومراجعته. في هذا ، يمكن التحقق من الخصم المقدم للعملاء بواسطة CRM مع ضمان التزام فريق المبيعات بسياسات الشركة. يتم إرسال إشعارات البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مديري المبيعات متى وافق أي شخص على عرض الأسعار حتى لا يتخطى أي شيء انتباههم.

• إدارة الطلبات

  لتوجيه مندوبي المبيعات في كل خطوة من خطوات عملية إدارة الطلبات ، يلعب Zoho CRM Blueprint دورًا مهمًا. إنه يعتني بفحص المخزون والشحن وحتى التسليم. هنا ، يُطلب من مندوبي المبيعات أيضًا إدخال معلومات CRM مثل عنوان العميل. هذا يضمن عدم وجود تأخير في تسليم المنتج.

الكتل الأساسية لمخطط Zoho CRM

تم تصميم Blueprint في Zoho CRM بشكل أساسي لتنفيذ عملية تجارية بطريقة منهجية ومحددة جيدًا. باستخدام هذا المخطط ، يمكن للمرء تحديد كل مرحلة في العملية وربط الأشخاص المناسبين بكل مرحلة. يمكن أن يساعد أيضًا في توجيه الفرق خلال تنفيذ العملية. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد أيضًا في التفويض والتحقق من صحة المعلومات المهمة في سياقها أثناء أتمتة الإجراءات الروتينية.

يتم تصميم المخطط عن طريق إنشاء ترتيب تسلسلي للمراحل التي يتم حسابها في العملية. في لغة CRM ، اللبنات الأساسية لمخطط هي الدول والانتقالات.

حالة

في إعداد المخطط ، "الحالة" هي شرط وجود شيء ما في وقت محدد. على سبيل المثال ، تمر أي صفقة في CRM بمراحل مختلفة حتى تحدث المتابعة ، والتي تشمل التأهيل والتفاوض والموافقة على الخصم. كل هذه المراحل تسمى دولة. يجب سحب الحالات وإفلاتها في محرر المخطط لتصميم تدفق العملية.

انتقال

الانتقال ليس سوى رابط بين دولتين تأتيان في عملية. وهي تحدد الشروط اللازمة لسجل ما للانتقال من دولة إلى أخرى. على سبيل المثال ، عادةً ما يتم تحديد الشروط والإجراءات المطلوبة لسجل للانتقال من التأهيل إلى التفاوض في كتلة الانتقال.

تصميم مخطط

إن عملية إعداد أو بناء عملية هي في الواقع إجراء من ثلاث خطوات. ويشمل:

1. إدخال المعلومات الأساسية

هنا ، يمكنك تحديد الوحدة النمطية والتخطيط والحقل الذي يجب إنشاء العملية من أجله.

يمكنك الانتقال إلى "الإعداد" ، ثم "التشغيل الآلي" ، ثم "المخطط".

• يمكنك بعد ذلك النقر فوق إنشاء مخطط.
• في نافذة إنشاء مخطط منبثقة ، يمكنك اختيار الوحدة والتخطيط والحقل الذي من المفترض أن يتم إنشاء العملية من أجله.
• دعنا نقول أن العملية هي المتابعة مع العملاء المتوقعين. في هذه الحالة ، يمكنك اختيار وحدة الصفقات مع تخطيط قياسي وحقل المرحلة.
• لمزيد من الوضوح ، يمكنك أيضًا تحديد المعايير لأنك إذا لم تفعل ذلك ، فإن جميع السجلات التي تم إنشاؤها في التخطيط ستدخل العملية.
• أخيرًا ، انقر فوق التالي.

2. تحديد تدفق العملية

في Blueprint Editor ، يمكنك تحديد تدفق العملية مباشرة من بداية الحالة الافتراضية إلى حالة الخروج.

في Blueprint Editor ، يمكنك سحب وإفلات جميع الحالات التي تشكل جزءًا من العملية.

• يمكنك أيضًا إنشاء تدفق العملية بين الولايات عن طريق توصيل العقد المختلفة في أزرار الحالة.
• يجب أن تلاحظ أن حالة البدء لا تكافئ أي قيمة لحقل قائمة الاختيار المختار.
• يمكنك إنشاء انتقالات بالنقر فوق الزر + بين دولتين. لحذف انتقال ، كل ما عليك فعله هو النقر بزر الماوس الأيمن فوق خط الانتقال والنقر فوق إزالة الانتقال.

3. تكوين إعدادات النقل

يمكنك تكوين إعدادات قبل الانتقال وأثناءه وبعده بين حالات مختلفة في العملية كما هو مطلوب. على سبيل المثال ، يمكننا إلقاء نظرة على الانتقال بين الولايات.

يمكننا تسمية هذا "الإغلاق". في مثال Explore Electronics المذكور أعلاه ، يمكن أن يكون ما يلي بعض الإرشادات التي يجب مراعاتها في وقت التكوين.

• لاستكمال انتقال التفاوض ، يمكن لمندوب المبيعات في Explore Electronics إدخال النسبة المئوية للخصم وتاريخ الإغلاق.
• بناءً على سياسة الشركة ، لا يمكن أن يزيد الخصم على المنتج عن 20٪.
• مباشرة عند تنفيذ الانتقال الختامي ، يمكن أتمتة إشعار بالبريد الإلكتروني إلى مدير مندوب المبيعات أثناء إبلاغه بتقديم الصفقة.

ومن ثم ، يمكن للمرء أن يقول بسهولة أن Blueprint يمكّنك من إنشاء نسخة طبق الأصل من عمليات الأعمال غير المتصلة بالإنترنت في CRM الخاص بك. من إنشاء العملاء المحتملين إلى إغلاق الصفقة ، تتبع المنظمة العديد من العمليات التجارية. يمكن استخدام المخططات لمنح مستخدمي Zoho CRM دليلًا تفصيليًا حول كيفية تنفيذ جميع الخطوات في عملية الأعمال.

على سبيل المثال ، يحتاج المرء إلى جمع بعض المستندات قبل إرسال عرض أسعار إلى العميل. يمكن للمرء إعداد مرحلة داخل مخطط يفرض تحميل المستند وتمكين السجل للانتقال إلى المرحلة التالية مباشرة بعد تحميل المستندات.

استنتاج

عندما لا يتم تسجيل العملية التي تتابعها دون اتصال بشكل دقيق في تطبيق البرنامج ، فلا يوجد أي ضمان على الإطلاق بأنه سيتم اتباعها بالطريقة الصحيحة. قد يكون هناك بعض التناقضات والفجوات المحتملة في العملية ، وهذه هي المشكلة التي يحلها Blueprint.

يشبه Zoho CRM Blueprint النسخ المتماثل عبر الإنترنت لعملية الأعمال. يمكنه التقاط جميع تفاصيل عملية غير متصلة بالإنترنت في البرنامج. يمكن أن يضمن تنفيذ Zoho CRM Blueprint من خلال الاتصال بخبير استشاري Zoho الأتمتة والتحقق من الصحة والتعاون الجماعي الفعال مما يجعل العملية أكثر فاعلية وخالية من أي نوع من الثغرات.