الدليل الأساسي حول كيفية تبادل الأفكار عبر الإنترنت

مع اضطرار المزيد من الفرق للعمل من المنزل هذا العام ، من المهم تحديد كيفية تبسيط إجراءات العمل الآن أكثر من أي وقت مضى.

خاصة عملية مثل العصف الذهني ، نشاط منظم ومفصل ومضني في بعض الأحيان. حتى إذا تم إجراؤه في الموقع ، فإن العصف الذهني يتطلب المشاركة الكاملة والاهتمام من المشاركين.

وعندما يعمل الجميع من المنزل ، فإن ذلك يمثل المزيد من العقبات التي يجب التغلب عليها.

هل قرأت دليلنا النهائي للعمل من المنزل حتى الآن؟

تابع القراءة لمعرفة كيفية تبادل الأفكار بفعالية عبر الإنترنت مع فريق العمل عن بُعد في 6 خطوات.

الخطوة 1: تحديد الحضور

في حين أنه من الفعال عمومًا الاحتفاظ بعدد الحاضرين بين 8-10 عند تبادل الأفكار عبر الإنترنت ، فإن وجود فريق متنوع أمر بالغ الأهمية لجلسة عصف ذهني ناجحة.

بناءً على الغرض من الاجتماع ، قد يختلف الحضور. تأكد من أن الفريق الذي تختاره يضم أفرادًا لديهم مهارات وخبرات مختلفة ذات صلة بالموضوع قيد المناقشة.

اجعل الأمور أكثر فاعلية من خلال تضمين مزيج من الانطوائيين والمنفتحين والمشاركين المبدعين وغير المبدعين. سيؤدي هذا إلى إجابات أكثر تنوعًا.

في الموقع ، كل ما عليك فعله للتحقق من توفرها هو الالتفاف والسؤال. ولكن عندما يعمل الجميع في أجزاء مختلفة من القارة / العالم ، فمن المهم أن تبذل جهدًا إضافيًا للتحقق معهم قبل اتخاذ قرار بشأن موعد الجلسة.

الخطوة الثانية: إرسال بريد إلكتروني تمهيدي إلى الاجتماع

الغرض من هذه الرسالة الإلكترونية التمهيدية هو السماح لفريقك بمعرفة ما يمكن توقعه والسماح لهم بالاستعداد للجلسة مسبقًا.

يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني تفاصيل تشرح الهدف من الجلسة (أي المشكلة والحل الذي تبحث عنه) وأي مواد داعمة وجدول الأعمال وروابط إلى الأدوات أو الموارد ذات الصلة وحدث التقويم ودعوة البريد الإلكتروني للاجتماع.

بمجرد إرسال البريد الإلكتروني ، تابع معهم (إما عن طريق بريد إلكتروني آخر أو عبر منصة الدردشة الخاصة بك) وتحقق من أنهم تلقوا الدعوة. يمكنك أيضًا أن تجعلها فرصة لتذكيرهم بإجراء بعض الأبحاث حول الموضوع لجمع الأفكار مسبقًا والتي بدورها ستوفر الوقت أثناء الجلسة.

الخطوة 3: اختر أداة فعالة لتبادل الأفكار عبر الإنترنت

سواء كانت الأداة التي تختارها هي نظام أساسي للمراسلة ، أو مكالمة جماعية عبر الفيديو ، أو لوحة بيضاء عبر الإنترنت ، فتأكد من أنها قوية بما يكفي لتلبية احتياجات فريق العمل عن بُعد.

تثاقل:

Slack ليس مجرد منصة دردشة ، ولكنه يمكن أن يكون أيضًا بمثابة لوحة تحكم لتبادل الأفكار. حدد قناة معينة (أو أنشئ قناة جديدة) للجلسة وأبلغ الجميع بالوقت والغرض ، إما عبر دعوة بالبريد الإلكتروني أو على القناة نفسها. خلال الجلسة ، يمكن للجميع المساهمة بأفكارهم كرسائل جديدة. في نهاية الجلسة ، سيكون لديك قائمة كاملة بالأفكار التي يمكنك تحليلها لاحقًا وتحديد أولوياتها.

Google Hangouts Meet:

هذه أداة رائعة لعقد مؤتمرات الفيديو ، خاصة مع مجموعة كبيرة من الأشخاص. بينما تمامًا كما يحدث أثناء جلسة العصف الذهني الشخصية ، يمكنك مناقشة الأمور أثناء مكالمة الفيديو ، كما يمكنك استخدام خيار الدردشة لإدخال رسالة نصية. ومع ذلك ، للحفاظ على الأشياء أكثر فاعلية ، من الأفضل تعيين ميسّر يتحمل مسؤولية تدوين أفكار الآخرين.

مخلوق:

Creately هي لوحة بيضاء عبر الإنترنت حيث يمكن للفرق التعاون في الوقت الفعلي على الأفكار باستخدام المرئيات أو الرسوم البيانية مثل الخرائط الذهنية. قبل الاجتماع ، قم بإنشاء مستند وتسميته ومشاركة الوصول إليه عن طريق إضافة عناوين بريدهم الإلكتروني أو ببساطة عن طريق مشاركة رابط المستند في قناة Slack الخاصة بك لمنح الوصول الفوري إلى فريقك. يمكنك أيضًا استخدام المكون الإضافي Creately لـ Google Drive لإنشاء ملفاتك وإدارتها مباشرةً من Google Drive. بمجرد بدء الجلسة ، يمكن للجميع مشاركة أفكارهم على اللوحة (ستنعكس التغييرات في معاينة الرابط الذي شاركته على قناة Slack أيضًا).

الخطوة 4: حدد مهلة زمنية والتزم بها

الشيء الوحيد الذي يتم تجاهله خلال جلسة العصف الذهني عن بعد هو الوقت. ومع ذلك ، من المهم احترام جدول المشارك لأن أي وقت إضافي يقضيه في الاجتماع سيقتطع من وقته / وقتها الشخصي.

أحيانًا لا تكون الفرق الموزعة دائمًا في نفس المنطقة الزمنية. على الرغم من أنه قد يكون بعد الإفطار مباشرة ، فإن استغراق نصف ساعة إضافية لاختتام الاجتماع قد يقطع ساعة الغداء.

الخطوة 5: الاعتماد على طرق العصف الذهني المناسبة

على الرغم من وجود الكثير من تقنيات العصف الذهني ، إلا أنه لا يمكن لجميعها العمل أثناء جلسة العصف الذهني عبر الإنترنت. على سبيل المثال ، قد يكون أسلوب مثل اقتحام الأدوار هو الأفضل إذا كان الجميع في نفس الغرفة.

وليس كل التقنيات قد تساعد في الموضوع الذي تقوم بالعصف الذهني حوله أيضًا. على سبيل المثال ، تعمل الخرائط الذهنية بشكل أفضل لتوليد الأفكار ، بينما قد تساعد تقنية مثل 5 أسباب أو تحليل السبب والنتيجة بشكل أفضل في حل مشكلة أو العثور على السبب الجذري لمشكلة ما.

من المهم ذكر الطريقة التي سيتم استخدامها في بداية الجلسة وتوضيح القواعد أو الإرشادات المرتبطة بهذه التقنية أيضًا.

فيما يلي قائمة بالأدوات المفيدة لتوليد الأفكار. وهي مرتبطة بالموارد التي توضح كيفية استخدامها.

• 5 لماذا التحليل
• تحليل السبب والنتيجة
• مخطط لوتس
• ست قبعات التفكير
• لوحات المزاج
• المخادع
• SIPOC
• مجالس الأفكار

الخطوة السادسة: اختتام الاجتماع

بعد أن تقوم بجمع أكبر قدر من المعلومات كما تريد ، خذ وقتًا (يجب تضمينه أيضًا في جدول الأعمال) لتنفقه في فرزها وتلخيصها.

يمكن أن يساعدك مخطط التقارب في تصنيف البيانات وترتيبها حسب الأولوية وتقديم النتائج إلى الفريق وكذلك أصحاب المصلحة.

يأتي بعد ذلك إنشاء خطة عمل ، الأمر الذي يتطلب بحد ذاته اجتماعًا آخر. أو إذا قمت بجدولة ذلك في جدول الأعمال أيضًا ، يمكنك استخدام قالب خطة عمل لمعرفة العناصر بسرعة.

هل أنت مستعد لاجتماع العصف الذهني التالي عبر الإنترنت؟

يعد العصف الذهني عبر الإنترنت أكثر فاعلية من العصف الذهني الشخصي لعدة أسباب وجيهة. إنه يقلل من اللحظات التي يتولى فيها المشاركون المهيمنون السيطرة على أقرانهم الأكثر انطوائية. نظرًا لأنه يزيد من الشعور بعدم الكشف عن هويته ، فإن العصف الذهني الافتراضي يشجع هؤلاء المشاركين الانطوائيين على مشاركة أفكارهم الإبداعية بشغف أكبر.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن الجميع ليسوا في نفس الغرفة ، فعند قيامك بالعصف الذهني عبر الإنترنت ، فإن ذلك يزيد من تنوع الأفكار ؛ نظرًا لأن فرصة التأثر بأفكار الآخرين ضئيلة ، فستخرج العديد من الأفكار المختلفة من المشاركين.

هل حصلت على أي نصائح حول كيفية طرح الأفكار بنجاح عبر الإنترنت لمشاركتها معنا؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.