حالات استخدام الأعمال لبرامج إدارة المشاريع

كانت إدارة المشاريع سائدة منذ أن بدأت البشرية في البناء. يمكن إرجاعها إلى بناء هرم الجيزة. استخدم المصريون نفس مبادئ إدارة المشاريع لإدارة فريق العمال لتصميم مثل هذا الهيكل الكبير والمعقد. اليوم ، تساعد برامج إدارة المشاريع الرقمية الشركات من جميع الأحجام على إدارة وتتبع تقدم المشروع.

من خلال نظام قوي لإدارة المشاريع ، يمكن للشركات تخطيط وتنظيم وإدارة وقيادة فرقها ومواردها للحصول على النتائج المرجوة. يعزز برنامج إدارة المشاريع بزاوية 360 درجة العمليات التجارية من الداخل والخارج. هذا هو السبب في أن قادة الصناعة يعتمدون على مثل هذه البرامج لتحسين إنتاجهم.

التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة في إدارة المشاريع

الشركات الصغيرة هي الأكثر تضررا من الافتقار إلى إدارة واضحة للمشروع. يمكن أن يؤدي تجمع الموارد المحدودة وقيود الميزانية إلى جانب مشروع تتم إدارته بشكل سيء إلى الإضرار بنمو الشركة. اقرأ المزيد عن بعض أكبر التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة في إدارة المشاريع.

• نقص فى التواصل

من المتوقع أن يكون للفرق الصغيرة تواصل قوي مع بعضها البعض. ومع ذلك ، فإن العمل في هيكل فريق صغير سريع الخطى يمكن أن يثبت العكس. ترتبط الشركات الصغيرة الآن بشكل شائع بنقص التواصل داخليًا وخارجيًا.

• عدم وجود أهداف واضحة

تؤدي أكبر عقبة أمام هيكل الشركة الديناميكي والمتطور إلى أهداف غير واضحة. تعني الطلبات المخصصة المستمرة أن الشركة لا تركز على الهدف الذي حددته مسبقًا. 39٪ من المشاريع تفشل بسبب الأهداف غير الواضحة وخطة المشروع الواضحة. يمكن للتغييرات غير المنظمة في اللحظة الأخيرة في الهدف أن تعرقل المشروع بأكمله إذا لم يكن هناك نظام مطبق لاستيعاب التغيير.

• ميزانية محدودة

عادة ما تعيش الشركات الناشئة والشركات الصغيرة مع وسادة مالية محدودة. هذا يعني أن المنظمات تعمل على خطة مالية محكمة. يمكن أن يؤدي تغيير بسيط في اللحظة الأخيرة أو تأخير غير مخطط له إلى تعريض التسليم للخطر ، وبالتالي التأثير على ميزانية الشركة.

• انعدام المساءلة

تشتهر الشركات الناشئة بأسلوب إدارتها أثناء التنقل. هذا يعني أن كل مورد يعمل في مشاريع متعددة. في حين أن الإدارة قد تجدها الطريقة المثلى للعمل ؛ إذا لم تكن هناك مساءلة عن العمل ، فقد يؤثر ذلك بشكل أكبر على عدة مشاريع في وقت واحد.

• مواعيد نهائية صارمة

عندما تجلس مع قطعة من الورق لتحديد الجدول الزمني للمشروع ، في كثير من الأحيان ، سينتهي بك الأمر بجدول زمني مستحيل. عادة ما تحصل الشركات الصغيرة على مشروع بجدول زمني شبه مستحيل. بدون وجود نظام إدارة مناسب ، يمكن أن تشعر كل وظيفة عمل بتأثير مباشر.

كيف يمكن لبرامج إدارة المشاريع أن تساعد الشركات الصغيرة؟

تساعد PMS المؤسسات الصغيرة والشركات الناشئة على تبسيط وظائف أعمالها لإدارة المشاريع بكفاءة وتسليمها في الوقت المحدد. من إدارة الجدول الزمني للمشروع إلى تقديم تحديثات منتظمة وتحسين استخدام الموارد ، يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة بشكل كبير من هذه الأدوات.

• تحسين معدل النجاح

بشكل عام ، يتم تحديد نجاح أو فشل المشروع من خلال ما إذا كانت الشركة قد سلمت المشروع في الوقت المحدد أم لا ، كما هو مخطط في البداية. يسمح لك برنامج إدارة المشاريع بتعيين المعالم ، والتي يمكن أن تساعد المديرين على تقييم تقدم المشروع. إن الإشارة المبكرة إلى أن المشروع قد يتأخر تسمح للمديرين باتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب للتسليم في الموعد المحدد.

• تخطيط مشروع محسّن مع تواصل أفضل

يحتفظ نظام إدارة المشروع بقاعدة بيانات مركزية لكل مشروع وتقدمه وتوافر الموارد. يسمح هذا للشركات الصغيرة والشركات الناشئة بتحسين استخدام الموارد. يتيح النظام المشترك لتتبع المشروع أيضًا لجميع الأشخاص المعنيين التفاعل بشكل أفضل مع بعضهم البعض لتسريع التقدم. يمكن للمديرين أيضًا إبلاغ العملاء بالتقدم المحرز.

• التزم بالميزانية

تهتم كل مؤسسة بشأن النتيجة النهائية ، ولكن هذه الحاجة أكثر أهمية بالنسبة للشركات الصغيرة. الشركات الناشئة والشركات الصغيرة ليس لديها أي مجال للخطأ. تتيح لك أداة إدارة المشروع الفعالة تتبع ميزانيتك. يتيح لك أيضًا تتبع نفقاتك وتحديد المجالات التي يقضي فيها الموظفون وقتهم وحيث تنفق المنظمة أكثر من غيرها لتقليل الساعات المدفوعة. هذا يسمح للشركات بتحسين الربح وتسليم المشروع في حدود الميزانية.

• تتبع المساءلة

غالبًا ما ينتهي الأمر بالموظفين في الشركات الصغيرة والشركات الناشئة بأداء مهام متعددة في وقت واحد. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشاريع في تحديد الأدوار والمسؤوليات. بهذه الطريقة لن ينتهي الأمر بالعديد من الأشخاص إلى العمل في مهمة واحدة ، وبالتالي إزالة التكرار وتحسين استخدام الموارد.

• تقييم المشروع الفعال

يتيح تقييم المشروع بمساعدة البرنامج للشركات تحديد الثغرات ونقاط القوة. يمكن للشركات استخدام هذا لتحسين الثغرات المتعلقة بالمشاريع ومضاعفة نقاط قوتها. تقدم أداة PMS تقارير تخبرك بالمعالم التي تم تحقيقها وأين حدثت التأخيرات.

يجب قراءة: دليل شامل لاختيار برامج إدارة المشاريع الصحيحة

دراسات حالة حول برامج إدارة المشاريع للأعمال الصغيرة

دراسة حالة 1

دراسة حالة 2

التحديات التي تواجهها الشركات في إدارة المشاريع

كما أن الشركات الكبيرة بمواردها الهائلة ليست محصنة ضد تحديات إدارة المشاريع. تشبه إدارة مشروع في شركة كبيرة حل مكعب روبيك. يجب على المديرين الاحتفاظ بالعديد من عناصر المشروع في الأعلى مع التركيز على جميع العناصر الأخرى وتحديد أفضل طريق لإكمال المهمة. اقرأ المزيد عن تحديات إدارة المشاريع للمؤسسات.

• الصراع على الموارد

حتى منظمة جيدة التنظيم يمكن أن تواجه نزاعًا في الموارد عندما يتعلق الأمر بإدارة مئات المشاريع في وقت واحد. ينتهي الأمر أحيانًا بموارد متعددة بالعمل في نفس المشروع عندما يكون هناك مورد واحد فقط مطلوب. أيضًا ، يعني سوء التخطيط في بعض الأحيان أن الشركة لا تملك الموارد المتاحة (القوى العاملة ، والمواد الخام ، والبرمجيات ، والأجهزة ، والآلات ، وما إلى ذلك) لمشروع ما.

• زحف النطاق

يعد Scope creep أحد أكبر تحديات إدارة المشروع الذي يشير إلى كيفية تغير متطلبات المشروع بمرور الوقت مقارنة بنطاق العمل المتفق عليه أصلاً. يؤدي هذا التغيير في النطاق إلى تغيير في كل شيء تقريبًا يتعلق بالمشروع.

• مهارات فريق غير متطابقة

بصفتك مديرًا ، من المتوقع أن يكون لديك فريق من الأعضاء المهرة الأنسب للوظيفة. إذا كان هناك عدم تطابق في مستوى المهارة ومتطلبات المشروع ، فلا بد أن يواجه المشروع عقبات على طول الطريق.

• سوء إدارة المخاطر

يحتاج المديرون إلى تقييم المخاطر المرتبطة بمشروعهم. تحتاج إلى التأكد من أن فريقك جاهز دائمًا للتكيف إذا لزم الأمر. مديرو المشروع ليسوا نفسانيين ، مما يعني أنه مهما حاولوا بجد ، لا يمكنهم سرد جميع المخاطر المرتبطة بالمشروع.

• المواعيد النهائية الفائتة

إذا كان أي من المؤشرات المذكورة أعلاه يعيق مشروعك ، فسيؤدي حتماً إلى تأخير التسليم النهائي. 2.5٪ فقط من الشركات تدعي أنها تقدم 100٪ من مشاريعها في الوقت المحدد. قد يكون الأمر محبطًا لجميع الأطراف المعنية إذا تم تسليم المشروع متأخرًا ويمكن أن يؤدي ذلك إلى إعاقة نمو الشركة.

كيف يمكن لبرامج إدارة المشاريع أن تساعد الشركات الكبيرة؟

يمكن أيضًا للشركات الكبيرة التي يعمل بها آلاف الموظفين الاستفادة من نظام إدارة المشاريع. يسمح للمؤسسات بتتبع جميع المشاريع ، وتقسيمها إلى سباقات صغيرة ، والتأكد من أن الموارد لا تعمل فوق طاقتها أو تعمل بشكل كافٍ وتأكد من أن الشركة مستعدة لجميع المخاطر الناشئة عن المشروع.

• التخطيط السريع

يمكن للشركات التخطيط لعملهم من خلال التخطيط السريع في برامج إدارة المشاريع الخاصة بهم. يسمح هذا للمؤسسات بتقسيم المشروع إلى أجزاء صغيرة وإجراء سباق سريع مخطط لكل جزء. يسمح للفرق بالتركيز على أهداف محددة أثناء المراجعة المستمرة للأولويات والخطط.

• وثائق المشروع

يمكن للشركات توثيق مشروعها بالكامل ونطاق العمل على نظام إدارة المشاريع الخاص بها. سيساعد هذا الشركات على التخفيف من أي لبس وسوء فهم داخل الفريق ومساعدة الجميع على فهم ما هو متوقع منهم.

• تتبع عبء العمل

يقوم مدير المشروع الجيد بتقييم القوى العاملة لديه باستمرار للتأكد من أن استخدام الموارد هو الأمثل دائمًا. يمكن أن يساعد برنامج PMS المديرين على تتبع عبء العمل وتوافر جميع الموارد المتاحة.

• تقييم المخاطر

بينما لا يمكن للمدير تقييم جميع المخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع ، يمكن لبرنامج قوي لإدارة المشروع القيام بذلك من خلال تقييم المخاطر الخاص به. يمكن أن يساعدك في تحديد نقاط الخطر ، ويساعدك على التخطيط للحوادث المحتملة.

دراسة حالة حول برامج إدارة المشاريع للشركات الكبيرة

يجب أن تقرأ: 20 برنامجًا مفتوح المصدر ومجانيًا لإدارة المشاريع

خاتمة

لم يعد برنامج إدارة المشاريع اختياريًا بعد الآن. اليوم ، تعتمد الشركات على أدوات إدارة المشاريع لتبسيط عملياتها التجارية وتحقيق النتائج في الوقت المحدد. باستخدام PMS ، يمكن للشركات تتبع التقدم وتعديل الخطة وتحقيق نتائج استثنائية بنسبة 100٪ من الوقت. لذلك ، لا تنتظر بعد الآن واحصل على أداة لإدارة المشاريع لعملك.