الدليل السهل لإنشاء خطة طوارئ للأعمال

كيف تتجنب الكوارث؟ كن مستعدا لهم.

عندما تسير الأمور على ما يرام ، غالبًا ما تنسى التخطيط للأوقات السيئة. ولكن عندما تحل كارثة ، فقد تفقد كل شيء بسرعة.

يمكن أن يؤدي الزلزال إلى دفع متجرك بالكامل إلى الأرض ، ويمكن لعميلك الأكبر اختيار منافسك بدلاً منك ، ويمكن أن يتعطل نظامك فجأة مما يؤدي إلى فقد بيانات مهمة وما إلى ذلك. هناك احتمالات لا حصر لها من الكوارث إذا كنت تفكر حقًا في ذلك.

هذا هو السبب في أن عدم وجود خطة طوارئ للأعمال يمكن أن يكون كارثة في حد ذاته.

دعونا نرى سبب احتياجك لخطة طوارئ للأعمال وكيفية إنشاء واحدة في بضع خطوات بسيطة.

ما هي خطة طوارئ الأعمال؟

لكن أولاً ، دعنا نحدد ما هي خطة الطوارئ.

خطة الطوارئ هي استراتيجية استباقية تصف مسار الإجراءات أو الخطوات التي يتعين على الإدارة والموظفين في المنظمة اتخاذها استجابة لحدث يمكن أن يحدث في المستقبل. يلعب دورًا مهمًا في استمرارية الأعمال وإدارة المخاطر والتعافي من الكوارث.

يساعدك على البقاء على استعداد للأحداث غير المتوقعة وتقليل تأثيرها. كما أنها تحدد خطة لتنفيذ العمليات التجارية العادية بعد وقوع الحدث.

يُعرف أيضًا بأسماء مثل الخطة ب وخطة النسخ الاحتياطي وخطة التعافي من الكوارث. في حالة عدم نجاح خطتك الأساسية ، فقد حان الوقت لتنفيذ الخطة ب.

فوائد خطة الطوارئ

بدون خطة طوارئ ، فأنت تعرض نفسك لمخاطر غير ضرورية. فيما يلي بعض الفوائد المهمة لخطة الطوارئ التي لا يمكنك تجاهلها.

• يساعد على الاستجابة بسرعة للأحداث السلبية. نظرًا لأن خطة الطوارئ تسرد الإجراءات التي يجب اتخاذها ، يمكن للجميع التركيز على ما يجب القيام به دون إضاعة الوقت في الشعور بالذعر.
• يسمح لك وجود خطة طوارئ في مكانها بتقليل الضرر الذي يمكن أن يحدث من كارثة وتقليل خسارة الإنتاج. على سبيل المثال ، إذا كان لديك مولدات طوارئ معدة ، حتى أثناء انقطاع التيار الكهربائي ، يمكن لفريقك العمل بسلاسة.

كيفية عمل خطة طوارئ

تعتمد خطة طوارئ الأعمال الفعالة على البحث الجيد والعصف الذهني. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها في عملية التخطيط للطوارئ.

الخطوة 1: ضع قائمة بالمخاطر الرئيسية

حدد الأحداث الرئيسية التي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على مسار عملك وعلى الموارد الرئيسية ، مثل الموظفين والآلات وأنظمة تكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك.

قم بإشراك رؤساء الفرق الآخرين وخبراء الموضوع وحتى الغرباء مثل مستشاري الأعمال للحصول على فهم أعمق للأشياء التي قد تسبب مشاكل وتعرض الاتجاه للخطر.

استخدم الخريطة الذهنية لتنظيم وتصنيف المعلومات التي تجمعها من جلسة العصف الذهني مع الموظفين. يمكنك بسهولة مشاركة هذا مع الجميع في المؤسسة للحصول على مساهماتهم أيضًا.

الخطوة 2: إعطاء الأولوية للمخاطر بناءً على تأثيرها

بمجرد إنشاء قائمة بجميع المخاطر المحتملة التي يمكن أن تحدث في مجالات مختلفة من عملك ، ابدأ في تحديد أولوياتها بناءً على التهديد الذي تشكله.

يعد مخطط احتمالية تأثير المخاطر أداة مفيدة يمكنك استخدامها هنا. يساعدك على تقييم المخاطر وتحديد أولوياتها بناءً على شدة تأثيرها واحتمال حدوثها.

الخطوة 3: إنشاء خطط طوارئ لكل حدث

في هذه الخطوة ، ستنشئ خططًا منفصلة تحدد الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها في حالة حدوث المخاطر التي حددتها مسبقًا.

ضع في اعتبارك ما يجب القيام به لاستئناف العمليات العادية بعد تأثير الحدث.

ستحتاج هنا إلى توضيح مسؤوليات الموظف ، والجداول الزمنية التي تبرز متى يجب إنجاز الأشياء وإكمالها بعد الحدث ، وعمليات الاستعادة والاتصالات والخطوات التي يجب أن تتخذها مسبقًا لمنع الخسائر عند وقوع الحدث (أي التأمين تغطية).

يمكنك استخدام تنسيق مرئي هنا لإبراز مسار الإجراءات. سيكون من الأسهل على الجميع فهمها.

النموذج 1

النموذج 2

النموذج 3

الخطوة 4: مشاركة الخطة والحفاظ عليها

بمجرد الانتهاء من خطط الطوارئ ، تأكد من أنها يمكن الوصول إليها بسرعة لجميع الموظفين وأصحاب المصلحة.

راجع خطط الطوارئ الخاصة بك من وقت لآخر وقم بتحديثها حسب الحاجة. ومن أفضل الممارسات إبلاغ موظفيك بالتغييرات أيضًا ، حيث قد تتضمن تحديثات لأدوارهم ومسؤولياتهم.

ما رأيك في خطط الطوارئ؟

هذه هي الطريقة التي تضع بها خطة طوارئ مفصلة. قم بتدوين الحوادث الرئيسية التي يمكن أن تضر بعمليات عملك ، وحدد أولوياتها بناءً على تأثيرها واحتمالية حدوثها ، وقم بإنشاء خطة عمل تشرح ما يجب عليك فعله في حالة حدوثها ، وقم بمراجعتها وتحديثها بشكل متكرر.

ما هي عملية التخطيط للطوارئ في مؤسستك؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.