الدليل الكامل لتحليل تأثير الأعمال باستخدام القوالب

يعد تحليل تأثير الأعمال أحد أهم مكونات عملية تخطيط إدارة استمرارية الأعمال. أثناء التحليل ، يمكنك تحديد كيفية تأثير الاضطرابات المحتملة على وظائف العمل الرئيسية والأداء العام لمؤسستك.

في هذا المنشور ، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول تحليل تأثير الأعمال جنبًا إلى جنب مع القوالب المفيدة التي يمكنك استخدامها للحصول على السبق في عملية التخطيط.

ما هو تحليل تأثير الأعمال

كما يوحي الاسم ، تحدد عملية BIA تعرض وتأثير تهديدات أو اضطرابات معينة لوظائف عملك ولمؤسستك.

يمكن أن تشمل عواقب مثل هذا الاضطراب الخسارة المالية ، وفقدان السمعة ، وفقدان المركز التنافسي بالإضافة إلى احتمال فقدان الموظفين ، وفقدان البيانات ، وحتى فقدان الوصول إلى المباني.

يتكون تحليل تأثير الأعمال من تقييم وظائف العمل الهامة للمؤسسة ، وتحليل التأثير التخريبي المحتمل عليها ، وجمع المعلومات اللازمة لتطوير استراتيجيات التعافي التي سيتم من خلالها تحديد الموارد المطلوبة لاستعادتها واستئنافها في حالة وقوع كارثة. .

يتكون تحليل تأثير الأعمال عادةً من الخطوات التالية التي يجب أن يقودها مدير BCP (خطة استمرارية الأعمال) ؛

• وضع معايير تأثير الأعمال باستخدام استبيان BIA
• إعطاء الأولوية لأهمية كل وحدة عمل مقابل المعايير المعمول بها
• توحيد النتائج والتصنيفات
• عرض النتائج النهائية على الإدارة التنفيذية لتأكيد التصنيفات الهامة وإدراج الأولوية

عناصر تحليل تأثير الأعمال

يجب أن ينتج عن BIA الناجح المخرجات التالية.

• تقرير مفصل للمعلومات عن ،
  • تحديد أولويات وظائف العمل الهامة
  • تصنيف الحرجية
  • حدود مقبولة
  • أولوية الاستعادة

• تحليل الأثر (الكمي والنوعي) لوظائف العمل غير المتاحة والمشاكل والأضرار الناجمة عن عدم توفرها.
• الحد الأدنى من الموارد اللازمة لاستعادة وظائف الأعمال الهامة ذات الأولوية.

متى يتم إجراء BIA

يمكن استخدام BIA عند الحاجة ،

• تقييم تأثير الاضطراب على وظيفة أو عملية عمل داخل المنظمة.
• تحديد وفهم مدى وجود التبعيات الوظيفية والتشغيلية الرئيسية داخل المنظمة.
• حدد الأولويات والتسلسل الذي يجب أن تتم فيه استعادة وظائف العمل الرئيسية وأنظمة تكنولوجيا المعلومات المعطلة.

أهمية وفوائد تحليل تأثير الأعمال

BIA هي عملية تقييم ذاتي يمكن أن تؤدي إلى المزايا التالية.

• يوفر المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار ولإدماجها في خطة استمرارية الأعمال.
• يساعد في تحديد العمليات التجارية الرئيسية التي تعتبر بالغة الأهمية لبقاء المؤسسة ، ويوجه الجهود والموارد نحو الأمور المهمة.
• يقيِّم آثار التعطيل على العمليات أو العمليات التجارية الرئيسية داخل المنظمة.
• يساعد المؤسسة بأكملها على المشاركة في تخطيط استمرارية الأعمال ، مع السماح لكل رئيس وحدة أعمال بتقييم العمليات وتعيين قيمة لوقت التوقف عن العمل.
• يحدد المعدات والموارد اللازمة لتشغيل وظائف العمل الهامة ويضمن توافرها.
• يقيِّم التأثير الذي قد يحدثه على الإيرادات ، ودعم المستثمرين ، وخدمة العملاء ، والميزة التنافسية ، وحصة السوق في حالة تعذر أداء وظيفة عمل مهمة.
• يساعد في تحديد الموارد الحيوية اللازمة للحفاظ على ظروف التشغيل الرئيسية العادية بطريقة فعالة من حيث التكلفة.

BIA مقابل تقييم المخاطر

في حين أن تقييم المخاطر يسعى إلى تحديد التهديدات التي ستؤثر على الأعمال التجارية وتقليل احتمالية حدوث الكوارث ، يسعى تحليل تأثير الأعمال إلى إنشاء التوازن الأمثل بين الجدول الزمني للتعافي والتكلفة ، مما يساعد على تبرير النفقات على التدابير المضادة للمخاطر وعلى التعافي الإمكانية.

على الرغم من أن تقييم المخاطر وتحليل تأثير الأعمال يعاملان على أنهما أنشطة منفصلة ، إلا أنهما يمثلان لجميع الأغراض العملية جزءًا من عملية إدارة المخاطر الشاملة للمؤسسة.

BIA مقابل تخطيط التعافي من الكوارث

BIA هي واحدة من الخطوات الحيوية في التخطيط للتعافي من الكوارث. يتم استخدام BIA لتقييم وجمع المعلومات حول الآثار الدقيقة للكارثة على المنظمة. يوفر BIA ، الذي يحدد وظائف العمل الحيوية وتأثير الاضطرابات عليها ، البصيرة اللازمة لتحديد استراتيجيات التعافي من الكوارث استجابةً للكوارث.

BIA مقابل تخطيط استمرارية الأعمال

يعد تحليل تأثير الأعمال وتحليل المخاطر من مجالات إدارة استمرارية الأعمال. في حين أن خطط استمرارية العمل تستند إلى المعلومات ، فإن تحليل المخاطر و BIA يوفران تلك المعلومات ويضعان الأساس لجميع الخطط ذات الصلة.

كيف تجري BIA

هنا قمنا بإدراج الخطوات التي تحتاج إلى اتباعها لإجراء BIA فعال.

خطط لعملية BIA الخاصة بك

تحليل تأثير الأعمال هو مشروع بحد ذاته. ومثل أي مشروع عادي يحتاج إلى تخطيط. مع وجود خطة مناسبة تحدد نطاق التحليل والأهداف والغايات وفريق المشروع والجدول الزمني والميزانية وأصحاب المصلحة المعنيين ، ستتمكن من رؤيته حتى النهاية دون عقبات غير متوقعة.

اكتشف المزيد من وثائق إدارة المشروع ذات الصلة من خلال قائمتنا الشاملة لقوالب توثيق المشروع.

تجميع المعلومات

من أجل إجراء BIA فعال ، يجب أن يكون لديك فكرة ومعلومات مباشرة عن ،

• كيف تعمل العمليات التجارية الرئيسية
• مدخلات ومخرجات العملية
• الموارد والأدوات المطلوبة
• مدة العملية
• المستخدمون النهائيون للعملية
• الاضطرابات المحتملة للعملية
• الآثار المالية والتشغيلية والقانونية لهذه التهديدات

يمكنك جمع هذه المعلومات عن طريق ،

• التحدث أو إجراء مقابلات مع أصحاب العملية وأصحاب المصلحة
• إنشاء ومشاركة استبيان تحليل تأثير الأعمال لجمع المعلومات حول وظائف الأعمال وأنظمة الدعم وأنظمة تكنولوجيا المعلومات

التحقق من المعلومات وتحليلها

التحقق من صحة المعلومات التي تم جمعها من خلال الاستبيانات مع مالكي عمليات الأعمال ومنسقي وحدات الأعمال والتحقق منها.

أثناء قيامك بتحليل المعلومات ، حدد وظائف العمل الحيوية للحفاظ على تقدم عملك. قم بتدوين هذه العمليات مع الموارد الضرورية مثل الموظفين والمواد الخام والمعدات ، وما إلى ذلك اللازمة للحفاظ على تشغيلها ووضع جدول زمني وميزانية لاستردادها.

بهذه الطريقة عندما تتعطل إحدى العمليات ، ستعرف العملية التي يجب استعادتها أولاً وستحدد بسهولة الموارد الضرورية للغاية.

وثيقة وعرض النتائج

خلال هذه المرحلة من التحليل ، تحتاج إلى إعداد الملخص التنفيذي وتقرير BIA. الهدف من تقرير تحليل تأثير الأعمال هو توفير البصيرة اللازمة التي تحتاجها الإدارة العليا لتطوير استراتيجيات الاسترداد المدعومة بالبيانات.

بينما يجب أن يتضمن التقرير أولويات الاسترداد مدعومة برسوم بيانية للبيانات ، ومخططات ، ووسائل مساعدة بصرية أخرى ، اعرض النتائج والتوصيات والخطوات اللاحقة للإدارة العليا في كل من التقارير المكتوبة والشفوية.

يجب إعادة زيارة BIA وتحديثها مع تغير الأعمال بسبب التغييرات التنظيمية والتكنولوجية.

قوالب BIA

تحليل تأثير الأعمال الفارغ

قالب تقرير تحليل تأثير الأعمال

كيف يمكن خلق المساعدة عند إجراء BIA

أدوات مرئية للتواصل والتعاون بشكل أفضل

يمكنك إنشاء أي شيء من المخططات الانسيابية البسيطة إلى هياكل تقسيم العمل المعقدة باستخدام مكتبات الأشكال القياسية لـ Crately لأكثر من 50 نوعًا من الرسوم التخطيطية. سواء كنت تقوم ببساطة بتعيين عملية ما ، أو إنشاء وسائل مساعدة مرئية لتقرير BIA الخاص بك ، أو تجميع لوحة معلومات لعرض تقديمي ، يمكنك القيام بذلك بسهولة على Creately.

مركزة جميع المعلومات الخاصة بك

قم بإحضار جميع المعلومات حول عمليات الأعمال وأصحاب المصلحة والفرق الخاصة بك إلى اللوحة القماشية باستخدام الملاحظات المدمجة وإمكانيات قاعدة البيانات. يحتوي Creately على مستندات كاملة لكل شكل في مساحة العمل ، مما يتيح لك تخزين العديد من المعلومات سواء كانت خطوة في خريطة العملية أو خلية في سجل أصحاب المصلحة. قم بإنشاء مصدر واحد للحقيقة لفرقك أثناء مشروع BIA الخاص بك.

نسق كل عملك في مكان واحد

تتيح أدوات إدارة المشاريع الذكية المدمجة في Creately ، بما في ذلك طرق عرض المشروع (مثل لوحات Kanban ، والجداول الزمنية ، ومخططات Gantt ، وما إلى ذلك) ، وتعيين الدور ، وتتبع التقدم ، والتكامل ، للفرق تبسيط تشغيل مشاريعهم داخل التطبيق مباشرةً.

التعاون في الوقت الحقيقي

حافظ على مشاركة فريقك وتعاون معه كما لو كنت في نفس الغرفة بغض النظر عن مكانك. تتبع الماوس في الوقت الفعلي ، والمعاينات المتزامنة ، والتعليقات وخيوط المناقشة ، والمشاركة والأذونات المتقدمة ، وسجل الإصدار لتتبع التغييرات.

هل حصلت على مزيد من النصائح حول إجراء تحليل تأثير الأعمال؟

يمكن أن يستغرق إجراء تحليل تأثير الأعمال وقتًا طويلاً ويتطلب جهدًا كبيرًا ، ولكن النتيجة يمكن أن تكون مفيدة وقيمة. في نهايته ، ستكون قد اكتسبت نظرة ثاقبة لمؤسستك ووظائفها الضرورية للمضي قدمًا.

نأمل أن يساعدك هذا الدليل في إجراء BIA بنجاح.

هل لديك المزيد من النصائح للمشاركة؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.