كيفية إتقان الفنون الجميلة لتخطيط الأعمال والميزنة

يعد بدء عمل تجاري أمرًا صعبًا: عليك أن تعمل بجد وبذل قصارى جهدك لضمان نجاحه. ومع ذلك ، لا ينتهي العمل حتى عندما يصبح عملك جاهزًا بالفعل. لا يزال يتعين عليك فعل المزيد لضمان استمرارها في المسار الصحيح.

بالطبع ، قد يكون الأمر صعبًا ، خاصة بالنسبة للمبتدئين. يبدو أنه يتعين عليك مراقبة الكثير من الأشياء والتركيز على العديد من المهام العاجلة كل يوم بحيث لا يتبقى أي وقت لتخطيط الأعمال والميزنة. ومع ذلك ، من المهم جدًا العثور على هذا الوقت ، لأن تخطيط الأعمال والميزنة هما في الواقع أحد أهم الأشياء لنجاح الأعمال.

لما ذلك؟ لأن الخطة تسمح لك بالحصول على فهم أفضل لكيفية رؤيتك لعملك ، وكيف تريد تطويره ، وما إلى ذلك. عندما تقوم بإنشاء خطة ، فإنك تحدد الأهداف التي تريد تحقيقها وكذلك تحديد طرق تقييم نجاح عملك.

يمنحك التخطيط بشكل أساسي جميع الأدوات اللازمة التي يمكنك استخدامها لتحسين عملك في المستقبل القريب. ومع ذلك ، هذا يحدث فقط عندما يتم التخطيط بشكل صحيح.

ما الذي يجب تضمينه في خطتك السنوية؟

إذا كنت ترغب في إنشاء خطة عمل مثالية ، عليك أن تعرف ما الذي يجب تضمينه فيها وكم سيكون حجمها. بالطبع ، لا توجد قيود صارمة على حجم خطة العمل لأن كل عمل يختلف عن الآخر. ومع ذلك ، إذا كنت تفعل ذلك للمرة الأولى ، فإنني أوصي بالبدء بخطة سنوية: فهي ليست كبيرة جدًا وليست قصيرة جدًا.

يجب أن تتضمن الخطة السنوية الجيدة الأشياء التالية:

• ملخص تنفيذي
• قائمة بالمنتجات والخدمات التي تقدمها (أو تخطط لتقديمها هذا العام)
• وصف مفصل للسوق المستهدف
• خطة مالية
• خطة تسويق وكذلك خطة مبيعات
• المعالم والمقاييس
• وصف فريق الإدارة الخاص بك

من أجل كتابتها بأفضل طريقة ممكنة ، تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في التفكير في الوضع الحالي لشركتك وكذلك الشكل الذي يجب أن تبدو عليه بحلول نهاية العام. قم بوصف السوق المستهدف ، وفكر في الأهداف التي يجب تحقيقها هذا العام ، حول المنتجات والخدمات التي يجب إطلاقها.

تصور المعلومات لتسهيل رؤية الصورة بأكملها (هذا مهم بشكل خاص لأولئك الذين ليس لديهم خبرة كبيرة في التخطيط). يمكنك استخدام المخططات وأنواع المخططات المختلفة مثل الخرائط الذهنية لتصور أفكارك وخططك وتنظيمها.

حاول اختيار بعض الأهداف الرئيسية لشركتك وإضافتها إلى الخطة السنوية لتكون محددة قدر الإمكان: على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في زيادة أرباحك ، فيجب عليك تحديد مقدارها (10٪ ، 15٪ ، إلخ). من الجيد أيضًا التفكير في العقبات التي قد تواجهها والتوصل إلى بعض الطرق لتقليل المخاطر المحتملة التي قد تحدث.

تذكر أنه بينما يجب أن تكون خطة العمل محددة ومفصلة عند كتابتها ، يجب ألا تظل ثابتة بنهاية العام. لا يوجد عمل يمكن التنبؤ به بما يكفي لحدوث ذلك: يجب عليك فهمه والاستعداد للعمل بسرعة ، إضافة تغييرات إلى خطة العمل إذا حدث شيء غير متوقع.

دورة تخطيط الأعمال

كما قلت ، تخطيط الأعمال النموذجي ليس شيئًا ثابتًا - في الواقع ، إنها دورة تبدو عادةً على النحو التالي:

• تأخذ بعض الوقت لتقييم فعالية عملك. للقيام بذلك ، يجب عليك مقارنة أدائها الحالي بأداء العام الماضي - أو بالأهداف المحددة في وقت سابق من هذا العام.
• ثم عليك التفكير في الفرص التي قد تظهر بالإضافة إلى التهديدات التي قد تواجهها.
• تذكر كل من النجاحات والإخفاقات التي مر بها عملك خلال العام الماضي. قم بتحليلها وفكر في ما يمكن فعله لتكرارها / تجنبها.
• فكر في أهداف العمل الرئيسية التي ترغب في تحقيقها وتأكد من إضافتها إلى الخطة السنوية الجديدة (أو قم بتحرير الخطة القديمة وفقًا لها).
• ضع ميزانية.
• ضع أهداف الميزانية.
• أكمل الخطة.
• تأكد من مراجعتها بانتظام (كل شهر ، كل ثلاثة أشهر ، وما إلى ذلك) ، وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر.

كرر الدورة بأكملها.

تخطيط الأعمال والميزانية

عندما لا تزال الشركة صغيرة ومتنامية ، فقد يبدو من غير الضروري التخطيط لميزانيتها. ومع ذلك ، من الأهمية بمكان إذا كنت ترغب في تجنب المخاطر المالية والقدرة على الاستثمار في الفرص عند ظهورها.

علاوة على ذلك ، مع النمو السريع لعملك ، قد تجد نفسك في موقف لا يمكنك فيه التحكم في كل الأموال بعد الآن. يشمل توسيع الأعمال عادة إنشاء أقسام مختلفة مسؤولة عن أشياء مختلفة - وكل قسم من هذه الأقسام يحتاج إلى ميزانيته الخاصة.

كما ترى ، كلما زاد حجم عملك ، زاد تعقيده. في حين أنه من المقبول عدم التحكم في كل سنت بنفسك ، إلا أن الأمر متروك لك للتأكد من أن عملك يستمر في النمو بدلاً من أن يصبح غير مربح. لهذا السبب من المهم جدًا إنشاء خطة ميزانية تسمح لك بفهم الدخل الدقيق الذي يجلبه عملك بحلول نهاية الشهر ومقدار ذلك ، يمكنك التوفير أو الإنفاق على أشياء مختلفة.

من المهم أن تتذكر أن خطة العمل ليست توقعًا بأي شكل من الأشكال. لا يتنبأ بكمية الأموال التي ستجنيها بحلول نهاية العام. بدلاً من ذلك ، إنها أداة لضمان بقاء عملك مربحًا حتى بعد تغطية جميع النفقات اللازمة.

علاوة على ذلك ، تضمن خطة العمل أيضًا أن تتاح لك الفرصة لاستثمار الأموال في المشاريع المستقبلية ، وتمويل كل ما يجب تمويله هذا العام ، وتلبية جميع أهداف العمل.

فوائد ميزانية الأعمال

يحتوي تخطيط الميزانية بالكامل على الكثير من الفوائد:

يسمح لك بتقييم نجاح عملك: عندما تعرف بالضبط مقدار الربح الذي حققه عملك في بداية العام ، يمكنك مقارنته بالربح بحلول نهاية العام ، وفهم ما إذا كانت أهدافك المالية تم الوفاء بها أم لا.

يسمح بإدارة الأموال بشكل فعال: على سبيل المثال ، إذا قمت بتوفير المال مقابل الإنفاق المتوقع لمرة واحدة ، فلن تفاجئك.

يساعد في تحديد المشكلات قبل حدوثها بالفعل: على سبيل المثال ، إذا قمت بتقييم ميزانيتك ورأيت أن الدخل المتبقي بعد تغطية جميع النفقات صغير جدًا ، فسوف تفهم أنك بحاجة إلى تحقيق المزيد من الأرباح هذا العام.

يساعد في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً ، من خلال استثمار الأموال التي يمكنك تحملها فقط.

يسمح لك بإدارة عملك بشكل أكثر فعالية ، وتخصيص المزيد من الموارد للمشاريع التي هي في أمس الحاجة إليها.

يساعد في زيادة تحفيز الموظفين.

بشكل أساسي ، عندما تكون لديك خطة ميزانية جاهزة ، يمكنك تغطية ظهرك.

كيف تصنع الميزانية؟

هناك العديد من المقالات المكتوبة حول كيفية إنشاء ميزانية عمل مثالية ، ولكن معظمها يختصر في هذه الأشياء الخمسة البسيطة:

• تقييم مصادر الدخل الخاص بك. عليك أن تعرف مقدار الأموال التي يجلبها عملك يوميًا لفهم مقدار الأموال التي يمكنك استثمارها وإنفاقها.

• ضع قائمة بنفقاتك الثابتة. يتكرر هؤلاء كل شهر ولا يتغير مقدارهم. ينسى بعض الأشخاص استبعاد المبلغ المطلوب لتغطية هذه النفقات من الدخل الشهري ، ولكن من المهم القيام بذلك من أجل الحصول على فهم واضح لميزانيتك.

• لا تنسى المصاريف المتغيرة. هؤلاء ليس لديهم سعر ثابت ولكن لا يزال يتعين دفعها كل شهر. توصل إلى مبلغ تقريبي يتعين عليك دفعه وإدراجه في ميزانيتك.

• توقع نفقاتك لمرة واحدة. كل عمل يحتاجها من وقت لآخر ، ولكن إذا كنت تخطط لميزانيتك مع نسيان هذه النفقات ، فإن إنفاق الأموال عليها يمكن أن يؤثر عليها بشكل كبير وليس بطريقة إيجابية.

• عندما تسرد جميع مصادر الدخل والمصروفات ، فقد حان الوقت لجمعها معًا. قم بتقييم مقدار المال الذي ستحصل عليه كل شهر بعد تغطية كل هذه النفقات. ثم فكر في أي جزء من هذا المبلغ يمكنك استثماره في شيء ما.

في حين أن عملية إنشاء الميزانية بأكملها قد تبدو معقدة للغاية ، فلا يزال يتعين عليك تخصيص الوقت للقيام بذلك. الأمر يستحق كل هذا الجهد - علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعدك هذه الخطة ليس فقط خلال الشهر المقبل ولكن أيضًا على مدار العام المقبل (إذا لم تتغير مصاريفك ومصادر دخلك كثيرًا).

بالطبع ، لا يزال من المهم مراجعته من وقت لآخر ، وإجراء التغييرات عند الضرورة. ومع ذلك ، لن تكون عملية المراجعة معقدة مثل إنشاء خطة ميزانية من البداية.

الخطوات الرئيسية في وضع الميزانية

إذا لم تكن قد أنشأت خطة ميزانية من قبل ، فقد ترتكب بعض أخطاء الميزانية. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالتخطيط المالي ، يمكن أن يكون لأصغر خطأ تأثير سلبي. يمكن أن تساعدك النصائح التالية في تجنب معظم الأخطاء بسهولة ، مما يجعل خطة ميزانيتك أكثر واقعية.

• حاول أن تأخذ الأمر ببطء

كلما زاد الوقت الذي تقضيه في إعداد الميزانية ، كان ذلك أفضل بالنسبة لك. من الصعب إنشاء خطة ميزانية خالية من العيوب بسرعة: هناك فرصة كبيرة لأن تفوتك شيئًا ما. لهذا السبب من الضروري التأكد من أنك قد قمت بإدراج جميع مصادر الدخل والنفقات الخاصة بك ، وأنك على استعداد جيد.

• يمكنك استخدام بيانات العام الماضي

يمكن أن تساعدك بيانات العام الماضي في رؤية الصورة الكاملة بشكل أفضل: يمكنك مقارنتها ببيانات هذا العام ، ومعرفة ما إذا كان دخلك قد زاد أو انخفض. ومع ذلك ، يجب عليك استخدامه فقط للمقارنة وكدليل. لديك أهداف وموارد جديدة هذا العام ، كما أن البيئة التي تعمل فيها قد تغيرت أيضًا ، لذا يجب أن تختلف خططك واستراتيجياتك الحالية عن تلك التي استخدمتها العام الماضي.

• تأكد من أن الميزانية واقعية

أهم شيء في خطة الميزانية هو أنها لا تغطي فقط النفقات التي يمكن التنبؤ بها ولكن أيضًا النفقات الأقل قابلية للتنبؤ. بالطبع ، إجراء التنبؤات أمر صعب ولكن استخدام البيانات السابقة مع بعض خطط الأعمال الأخرى كأمثلة يمكن أن يجعل العملية برمتها أسهل.

يجب أيضًا تفصيل الميزانية: يجب أن تسمح لك المعلومات التي تحتويها بمراقبة جميع التفاصيل الرئيسية لعملك ، سواء كانت المبيعات أو التكاليف أو ما إلى ذلك. يمكنك أيضًا استخدام بعض برامج المحاسبة لإدارة أكثر فعالية.

• لا بأس في إشراك الناس

إذا كان عملك كبيرًا بما يكفي ، فمن المحتمل أن يكون لديك بعض الموظفين المسؤولين عن جزء من العمليات المالية. من الجيد إشراكهم في عملية إنشاء الميزانية أيضًا ، باستخدام معرفتهم وخبرتهم للتنبؤ ببعض النفقات ، على سبيل المثال. إذا كان الأشخاص الذين تشاركهم يتمتعون بالخبرة الكافية ، فإن الجمع بين احترافهم ومعرفتك سيجعل الميزانية أكثر واقعية وفعالية.

• التصور يساعد

تحظى المخططات والرسوم البيانية المختلفة بشعبية كبيرة في مجال الأعمال لسبب ما: فهي تتيح تتبع مداخيلك ونفقاتك بسهولة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مخطط واحد بناءً على خطتك ومخطط آخر بناءً على ميزانية فعلية ومقارنتها أثناء المراجعات المخطط لها لمعرفة ما إذا كانت خطة ميزانيتك تعمل كما هو متوقع أم لا.

كما ذكرت أعلاه ، من الأسهل التحكم في الشؤون المالية عندما تدير شركة صغيرة. يحتاج مثل هذا العمل إلى ميزانية واحدة يتم إنشاؤها لفترة معينة - في معظم الحالات ، لمدة عام. ومع ذلك ، فإن الأعمال التجارية الأكبر حجمًا تتطلب شيئًا آخر. لديهم أقسام مختلفة ، لذلك من الأفضل إنشاء عدة ميزانيات في وقت واحد ، وتخصيص كل منها لاحتياجات قسم معين.

لا تنسى أن تراجع!

لقد ذكرت بالفعل أن المراجعة هي عملية مهمة لكل تخطيط أعمال وميزنة. بغض النظر عن مدى جودة خطتك ، من المستحيل التنبؤ بكل شيء بدقة 100 بالمائة. سوف ينمو عملك وستتغير البيئة المحيطة به ، لذا كلما تفاعلت بشكل أسرع مع هذه التغييرات ، كان ذلك أفضل بالنسبة لك.

لهذا السبب يجب عليك جدولة مراجعات الميزانية من وقت لآخر. أوصي بالبدء بمراجعته كل شهر ثم التبديل إلى جدول أكثر راحة. يمكن أن تساعدك المراجعة الشهرية على ملاحظة عيوب خطتك (وهو أمر مهم بشكل خاص إذا لم يكن لديك خبرة كبيرة في هذا النوع من الأشياء) بالإضافة إلى فهم مدى استقرار عملك.

إذا رأيت أنه ليس عليك إجراء تغييرات كثيرًا ، فيمكنك البدء في مراجعة خطتك كل ثلاثة أو ستة أشهر (ومع ذلك ، أوصي بإجراء ذلك كثيرًا).

يمكنك استخدام العديد من الرسوم التخطيطية الشائعة لمساعدتك. أفضل شيء في الرسوم البيانية هو أنها تساعد في تصور البيانات جيدًا ، وهو أمر مهم جدًا عندما تحتاج إلى رؤية الصورة الكاملة بشكل أكثر وضوحًا - وهذا يحدث غالبًا أثناء تخطيط الميزانية. على سبيل المثال ، يمكن أن يوضح لك الرسم التخطيطي أو الرسم البياني لدخل شركتك مقدار نمو أموالك خلال فترة معينة. علاوة على ذلك ، إذا لاحظت عيوبًا معينة في مخطط (لم يتم توقعها) ، فستتمكن من الرد عليها بسرعة ، وإصلاح الأشياء التي حدثت بشكل خاطئ.

ما الذي تحتاج إلى مراعاته أثناء عملية المراجعة بأكملها؟ أولاً ، دخلك الفعلي. من المحتمل أن يكون الأمر مختلفًا كل شهر: فلكل شركة فترات ذروة مبيعاتها الخاصة بها وتراجع مبيعاتها ، وعليك العثور عليها وتذكرها من أجل التخطيط الأكثر فاعلية في العام المقبل. من المهم التحقق مما إذا كان الدخل يتطابق مع الدخل الذي توقعته أم لا: إذا لم يكن الأمر كذلك ، فعليك معرفة سبب حدوثه.

ثانيًا ، عليك تقييم نفقاتك الفعلية. اعرف ما إذا كانت تختلف عن ميزانيتك ، ومدى تأثيرها عليها ، ولماذا تتجاوز توقعاتك (إذا فعلت ذلك) ، وما إلى ذلك.

ربما يكون أفضل شيء في المراجعة هو أنها تسمح لك بالرد على جميع المواقف غير المتوقعة بسرعة ، مما يوفر عملك من المشاكل المحتملة والأعطال. لذا تأكد من عدم تخطيه.

استنتاج

كما ترى ، تعد كتابة خطة العمل عملية معقدة. عليك أن تكون منتبهاً للغاية ، وأن تخطط لكل شيء ، بدءًا من أهدافك وانتهاءً بنفقاتك ، وأن تفكر في أشياء كثيرة وتشرك أشخاصًا آخرين في التخطيط إن أمكن. علاوة على ذلك ، عليك أيضًا التعلم طوال الوقت ، ومراجعة خططك ، وإجراء التغييرات ، وإيجاد طرق للرد على المواقف غير المتوقعة.

ولكن في حين أن هذا قد يبدو أمرًا صعبًا ، إلا أنه مناسب جدًا لكل من يريد إدارة أعماله بنجاح. يأخذ التخطيط الكثير من على عاتقك ويجعل عملية إدارة الأعمال بأكملها أسهل. يمكنك تقييم فعالية عملك من خلال النظر في زيادة الدخل الشهري ، والأهداف التي تريد تحقيقها ، وما إلى ذلك. أنت أيضًا قادر على التنبؤ بالأعطال المحتملة لعملك واستخدام الأدوات التي لديك لتقليل جميع المخاطر.

يمكنك تقييم فعالية عملك من خلال النظر في زيادة الدخل الشهري ، والأهداف التي تريد تحقيقها ، وما إلى ذلك. أنت أيضًا قادر على التنبؤ بالأعطال المحتملة لعملك واستخدام الأدوات التي لديك لتقليل جميع المخاطر.

آمل أن يساعدك هذا الدليل في إنشاء ميزانية وخطط عمل قوية وواقعية ، وتنفيذها بنجاح في إدارة أعمالك. إذا كانت لديك بعض النصائح حول تخطيط الأعمال والميزانية التي تريد مشاركتها ، فالرجاء القيام بذلك في قسم التعليقات أدناه!

السيرة الذاتية للمؤلف:

بدأ Kevin Nelson حياته المهنية كمحلل أبحاث وغير مجال نشاطه إلى خدمات الكتابة وتسويق المحتوى. بصرف النظر عن الكتابة ، يقضي الكثير من الوقت في قراءة أدبيات علم النفس والإدارة بحثًا عن الركائز الأساسية لأفكار التحفيز. لا تتردد في التواصل معه على Facebook و Twitter و Google+ و Linkedin.