تحديات إدارة الأعمال عن بعد وكيفية التغلب عليها

في عالم الشركات اليوم ، أصبح العمل من المنزل أمرًا شائعًا جدًا ، أو يمكنك أن تقول شيئًا عاديًا جديدًا. بفضل الوباء الأخير ، الذي حل محل فكرة العمل معًا جسديًا في مكان العمل ، لم تكن الشركات مطالبة وبالتأكيد لم يتم اختيارها للعمل خارج مكاتبها حتى وقت قريب. بسبب هذه الحقيقة ، فوجئ بعض الناس.

نظرًا لأن الحقيقة هي أنه قد يكون من الصعب إدارة فريق عمل عن بُعد ، خاصةً عندما تريد إبقاء الأشياء تعمل كما اعتادت عندما تكون في المكتب وجعل موظفيك يعملون بالطريقة التي يشعرون بها في نفس الفريق. هذا غير ممكن لأن الأزمة العالمية الآن قد غيرت إلى الأبد الطريقة التي عملنا بها في السابق. لذلك نرى العمل عن بعد كمعيار جديد للعمل في المستقبل.

في هذه المقالة ، سنناقش بعض التحديات التي تواجه القوى العاملة أثناء العمل عن بُعد. علاوة على ذلك ، سنشارك أيضًا بعض النصائح حول كيفية التغلب عليها.

1. يمثل العمل معًا تحديًا كبيرًا:

العمل معًا في مكان واحد سحر مختلف. أنت تدخل مكتبك كل يوم ، وتتفاعل مع أشخاص مختلفين بشكل منتظم ، وتتعرف عليهم ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، أثناء العمل عن بُعد ، يعد هذا تحديًا كبيرًا نظرًا لأن الفرق البعيدة عادة ما يكون لديها أشخاص من جميع أنحاء العالم يعيشون في أماكن مختلفة و مناطق زمنية مختلفة.

إذا لم يكن هناك ما هو ممكن ، فعليك تحديد موعد اجتماع مع جميع الموظفين مرة واحدة في السنة على الأقل حتى تتمكن من مقابلة الأشخاص شخصيًا. قد يشمل ذلك تجمعًا سنويًا أو رحلة جماعية إلى أي مكان غريب.

حتى المتعاقدين المستقلين قد ينظمون تجمعًا سنويًا أو مؤتمرًا أو مؤتمرًا من أجل الاجتماع. أفضل وأبسط طريقة لترتيب لقاء هي تشجيع الموظفين عن بُعد على زيارة المكتب إذا كانوا يزورون مدينتك لأي سبب من الأسباب ، حتى لو كان لديهم أسرهم لقضاء الإجازة. لن يفسد يوم واحد من رحلتهم المقررة إجازاتهم.

تأتي إدارة القوى العاملة عن بعد مع عدد كبير من الصعوبات. لكن لحسن الحظ ، يمكنك معالجتها بسهولة. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء اجتماع للنظر في موضوعات العروض التقديمية من Google وتنفيذ أنشطة بناء الفريق لعمالك من أجل تحقيق الانسجام. أو يمكنك البحث عن أدوات الاتصال عبر الإنترنت من أجل تفاعل أفضل وأكثر من ذلك بكثير.

نرى العمل عن بعد على أنه مستقبل العديد من الشركات. لذلك ، يجب أن نستعد لذلك وأن نتكيف لتنفيذ عمليات تجارية أفضل.

2. مشكلة في تتبع مستوى العمل والإنتاجية:

يعد تتبع حجم العمل الذي تقوم به الفرق التي تعمل من المنزل أمرًا صعبًا للغاية. قد لا يعرف العديد من المديرين حتى كيف وبأي نسبة يعمل موظفوهم ويحققون أهداف الشركة لأنهم لا يستطيعون تتبع إنتاجيتهم لأنهم غير موجودين شخصيًا لمراقبتهم. عند العمل من المنزل وعدم معرفة إنتاجيته ، من الصعب معرفة ما إذا كان شخص ما غير مستغل أو لا يتحمل عبءه الخاص. بهذه الطريقة ، يمكن للموظفين التلاعب بسهولة ، ويمكن أن يؤثر ذلك على نظام التشغيل الخاص بك بشكل سيء.

للتغلب على هذه المشكلة ، يجب على المديرين الذين يعملون عن بعد التأكد من قيامهم بإعداد أنظمة لجميع الموظفين لتتبع إنتاجيتهم. على سبيل المثال ، يمكن أن يساعدهم إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا لمقدار النشاط المقرر إجراؤه يوميًا في هذه المسألة. أنشطة مثل تحديث قسم مدونة الشركة أو إذا كان لديك وجود على وسائل التواصل الاجتماعي ، فتأكد من أنه سيتم نشر المنشورات المجدولة كل ساعة ، وما إلى ذلك. مؤشرات KPI تتبع بسهولة تامة ما إذا كانت المهمة المحددة قد تمت أم لا. بينما إذا كنت ترغب في تتبع الزيارات ، فإنك تحصل على أي من صفحات الويب الخاصة بك ، ثم يجب عليك البحث عن حل آلي ، مثل POWR. سيؤدي القيام بذلك إلى التعرف على حركة المرور ، ومن خلال هذه الأفكار ، يمكنك تغيير تصميمات الويب الخاصة بك وفقًا لمتطلبات الاستفادة بشكل فعال من المشاركة.

ومع ذلك ، تأكد من أن مؤشرات KPI التي تستخدمها لتقييم أداء العمال عن بُعد يجب أن يكون لها نفس المعايير التي تستخدمها لقياس إنتاجية الموظفين داخل المكتب. سيضمن القيام بذلك أن لديك توقعات واضحة للجميع بدون تمييز بغض النظر عن كيفية عمل فريقك أو مكانه.

3. يشعر الموظف بأنه غير متصل:

يقال إن عقد اجتماع جسدي ، واحد على واحد ، يرفع من معنويات الموظف. ومع ذلك ، قد لا يكون العمل مع العاملين عن بُعد ممكنًا ، وقد يبدو التعامل مع كل عضو في فريقك البعيد أمرًا غير مريح. لكن عند القيام بذلك ، قد يشعر الموظفون بالتقدير ، وستوفر لهم فرصة لطرح أفكارهم. علاوة على ذلك ، تحصل أيضًا على فرصة للتفاعل معهم ويمكنك منحهم ملاحظات فورية حول أداء عملهم.

تذكر ، إذا لم يتم ترتيب مثل هذه الاجتماعات على أساس منتظم ، فقد يشعر العاملون عن بُعد بالانفصال عن الشركة وغير متأكدين من مناصبهم.

4. صعوبة تحديد مواعيد الاجتماعات:

إن العمل مع فرق عالمية يعني أنك تتوافق مع أشخاص في جميع أنحاء العالم في مناطق زمنية مختلفة. لسوء الحظ ، نظرًا لهذه المناطق الزمنية المتنوعة ، يجد العاملون عن بُعد صعوبة في تحديد مواعيد الاجتماعات ، سواء كان مؤتمر فيديو أو مجرد مكالمة هاتفية. يؤدي المقاولون المستقلون أو المستقلون إلى تفاقم هذا الأمر بجداول عمل غير متوقعة.

يمكن أن تساعدك معرفة مكان إقامة المشاركين وجداولهم المنتظمة في العثور على الوقت المناسب الذي يناسب الجميع. لا بد أنك تتساءل كيف يمكن ذلك؟ تذكر ، لا شيء مستحيل. تحتاج فقط إلى التفكير بشكل أكثر ذكاءً.

أولاً ، انظر إلى الأدوات عبر الإنترنت نظرًا لوجود العديد من الأدوات المتاحة عبر الإنترنت والتي يمكن أن تساعدك في تحديد المواعيد ، سواء للمكالمة أو مؤتمرات الفيديو أو جدولة الاجتماعات مع القوى العاملة عن بُعد. علاوة على ذلك ، هناك مجموعة من التقنيات لتنظيم اجتماع بطريقة أقل إرهاقًا ، من استطلاع أساسي عبر الإنترنت يعرض أيامًا وأوقاتًا محددة يمكن للأعضاء الاختيار من بينها إلى تطبيقات التقويم ومجموعة متنوعة من مواقع الويب الأخرى وتطبيقات الاستضافة المجانية التي تحلل المشاركين التوفر.

5. ضعف التواصل:

لإنجاح عملك عن بُعد ، يجب أن يكون لديك اتصال جيد بينكما. من الأهمية بمكان الحصول على ملاحظات الجميع وأن تكون على دراية بما يعمل عليه الجميع وكيف يقومون بإنجازه. ومع ذلك ، ليس من السهل دائمًا رعاية الاتصالات المفتوحة في بعض الأحيان ، خاصة عندما تعمل الفرق عن بُعد. يُعد التسويق عبر البريد الإلكتروني إحدى طرق التفاعل ولكن يُنظر إليه عادةً على أنه أسلوب رسمي لأنه لا يسمح بإجراء محادثات سريعة.

للتغلب على ضعف الاتصال ، تعتمد العديد من الفرق البعيدة على تطبيقات الاتصال عبر الإنترنت لإنشاء مساحة متخصصة للتواصل مع فريقهم ، أو Slack أو Zoom بشكل فعال. تتيح لك هذه التطبيقات التواصل عبر عدة قنوات.

قم بإعداد عرض تقديمي لنموذج الشرائح ، واعرضه على الشاشة ، وأضف زملائك في الفريق إلى غرفة الاجتماعات الافتراضية. بمجرد أن يكون الجميع على متن الطائرة ، شارك شاشة الكمبيوتر المحمول معهم. هاهو!!! أنت جاهز لتقديم عرض تقديمي لهم.

بهذه الطريقة ، لن يشعر العمال عن بعد بالانفصال عن بعضهم البعض لأن العمل عن بعد أصبح شيئًا بسبب الوباء. والآن لدينا الكثير من التقنيات الجديدة لمعالجة مثل هذه القضايا.

6. مشكلة في بناء الثقة:

من الصعب على أعضاء الفريق والمديرين البعيدين بناء الثقة فيما بينهم. على سبيل المثال ، يشعر المديرون بالقلق من أن الموظفين لا يكملون المهام ، بينما يشعر الموظفون بالقلق بشأن تلقي رواتبهم في الوقت المحدد (في بعض الحالات).

هنا ، يمكن للشفافية أن تساعد جميع الأطراف في بناء الثقة ، خاصة أثناء العمل عن بعد. يمكن أن تساعدك الشفافية في المجالات التالية على بناء الثقة بين فريق بعيد:

• جداول الدفع
• تحديثات حالة المشروع
• ساعات العمل
• التوقعات الخاصة بالمشروع
• جدول الأجور

سيكون أمرًا رائعًا إذا كنت منفتحًا وصادقًا فيما يتعلق بعبء العمل الذي تتوقع أن يتعامل معه المقاولون عندما يتعلق الأمر بالتوقعات. ربما إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن العديد من مؤسسات التسويق B2B تحذر العاملين المستقلين من أن الأعمال ستنتعش بشكل كبير في الأشهر التالية. على الرغم من أن هذه الملاحظات مقصودة تمامًا ، فقد يعتقد العديد من العاملين المستقلين أنهم يتعرضون للاستغلال. ربما يكونون قد تساوموا على رسوم أقل ليشعروا بالضيق عندما لا يؤتي ذلك ثماره نظرًا للحجم الهائل.

7. ثقافة الشركة القوية هي الطريقة:

يستلزم تطوير ثقافة قوية للشركة توظيف الأشخاص المناسبين ، وتطوير التواصل الصحي ، وغرس الثقافة في جميع أنحاء المنظمة. لكن إنشاء ثقافة معروفة بطاقتها يتطلب جهدًا أكبر عند وجود فريق بعيد عن تطوير واحد في مكتب.

بدون بذل أي جهد من جانب المدير أو المالك ، يمكن تشكيل ثقافة الشركة. في الوقت نفسه ، يكون الأمر عكس ذلك في حالة الفرق البعيدة. سيساعدك إذا أتيت بالتخطيط المناسب من أجل إنشاء ثقافة مؤسسية قوية مع دعم عن بعد يعكس قيم مؤسستك. يبدأ كل شيء من الأعلى ، بتفاعلات المالك أو المدير مع الموظفين.

إذا كنت تريد ثقافة تواصل مفتوح ، فيجب أن يكون عمالك البعيدين قادرين على التحدث مع الجميع ، حتى لو كان رئيسك التنفيذي ، من خلال سياسة افتراضية. من ناحية أخرى ، إذا كنت ترغب في الاستمتاع بثقافة الشركة الممتعة ، فيجب عليك جدولة حفلات لقاءات ممتعة أو شهادات هدايا أو ترتيب ليلة فيلم افتراضية.

خاتمة:

نأمل أن تكون المناقشة أعلاه قد أضافت المزيد من المعرفة إلى مركز التفكير الخاص بك. نؤكد لك أن النظر في هذه الاقتراحات سيؤدي إلى تجربة عمل أفضل مع فرقك البعيدة.