مصادر ومجالات التغيير في المشروع | # 47 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-03-23يحتوي فهرس المصطلحات في نهاية كتاب PMBOK على ما يصل إلى 22 إدخالاً لتغيير المشروع. وتتراوح هذه من تكلفة وثقافة التغيير في المنظمات لتغيير الطلبات. إذن ما الذي يجعل التغيير ضروريًا جدًا في المشاريع وكيفية التعامل معه؟ ما هي إدارة التغيير؟
كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟ - جدول المحتويات:
- مقدمة
- ما هي إدارة التغيير والتغيير؟
- مجالات التغيير في المشروع
- التغييرات أثناء تخطيط المشروع
- التغييرات أثناء تنفيذ المشروع
- مصادر التغييرات في المشروع
- خارجي
- داخلي
- ملخص
مقدمة
يكاد يكون التغيير أثناء المشروع أمرًا حتميًا ، ومع ذلك يبدو أن العديد من المنظمات لا تزال تتجاهل مثل هذا الوضوح. على الرغم من عمره ، سواء كان ثلاثة أشهر أو سنة أو ثلاثة ، يحتوي كل مشروع على عوامل خطر قد تؤدي إلى إعادة تفاوض مدير المشروع بشأن تنفيذه مع أصحاب المصلحة. من ناحية أخرى ، إذا تعلم فريق المشروع الدروس بشكل مستمر من المهام المطروحة ، فقد تحدث أيضًا تحسينات وتغييرات في تنظيم العمل نتيجة فهم أفضل لمتطلبات أصحاب المصلحة.
ما هي إدارة التغيير والتغيير؟
يعرّف PMBOK التغيير بأنه:
"تعديل على أي عنصر يتم التحكم فيه رسميًا للتسليم ، أو مكون خطة إدارة المشروع ، أو مستند المشروع."
قد يشمل ذلك تعديلًا فيما يتعلق بما يلي:
- هدف المشروع،
- الأولويات ،
- جدول،
- معالم المشروع ، أو
- تقسيم العمل في فريق المشروع.
من ناحية أخرى ، يتم تعريف إدارة التغيير على النحو التالي:
"نهج شامل ودوري ومنظم لنقل الأفراد والجماعات والمؤسسات من الحالة الحالية إلى حالة المستقبل مع الفوائد التجارية المقصودة."
ولكن ما هي مجالات المشروع التي يجب على مدير المشروع أن يوليها اهتمامًا كبيرًا للتحضير لإدارة التغيير؟
مجالات التغيير في المشروع
يمكن أن تحدث التغييرات على المشروع في أي مرحلة من مراحل دورة حياته ، ولكن يجب أن تولي أقصى اهتمام لتلك التي تحدث أثناء مرحلة التخطيط وتنفيذ المشروع.
التغييرات أثناء تخطيط المشروع
وفقًا لـ PMBOK ، في مرحلة التخطيط ، يجب على فريق المشروع جنبًا إلى جنب مع مدير المشروع إعداد مخطط تفصيلي لعملية تكييف الأنشطة الحالية مع التحولات والتطورات الناشئة. بعبارة أخرى ، عليهم ابتكار كيفية تنفيذها. قد يشمل ذلك:
- تعديلات سير العمل ،
- إعادة صياغة أولويات المهام المدرجة في التراكم ، وحتى الإسقاط لمثل هذه القرارات الجذرية مثل
- إعادة تشكيل الهدف الرئيسي للمشروع
التغييرات أثناء تنفيذ المشروع
التغييرات التي تحدث خلال مرحلة تنفيذ المشروع يجب أن تتبع المنهجية المعتمدة ، على التوالي:
- الشلال - تتطلب التعديلات عملية موافقة رسمية وتعديلات على وثائق المشروع ،
- Agile - إنها جزء طبيعي من العملية ويتم تقديمها على أساس مستمر من خلال تحديث الأعمال المتراكمة وتعديل أنشطة الفريق ،
- سكرم - كواحدة من منهجيات Agile ، يفترض Scrum أيضًا أن التحولات لا مفر منها. ولكن قبل اتخاذ الإجراءات ، يجب على الفريق أن يحقق أهداف Sprint التي بدأها ،
- Prince2 - هنا يجب أن تحدد خطة المشروع بعناية في البداية والتغييرات المصغرة حسب التصميم. ومع ذلك ، إذا كان عليك إجراء انتقالات ، فتأكد من التوثيق الصحيح واستشارة أصحاب المصلحة.
يجب أن يدرك مدير المشروع أن جميع التعديلات ستؤثر على عناصر أخرى من المشروع ، وأحيانًا بشكل غير متوقع. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي إدخال حل تقني يسهل مهمة واحدة إلى تعقيد تنفيذ مهمة أخرى بشكل كبير ، وبالتالي زيادة التكاليف وتغيير نطاق العمل والتأثير في النهاية على جودة التنفيذ.
مصادر التغييرات في المشروع
عندما ديناميكيات بيئة الأعمال والابتكار للارتفاع المتوقع ، يمكن أن تغير التعديلات تقريبا كل مجال من مجالات تنفيذ المهام. تنقسم مصادرهم إلى فئتين رئيسيتين:
- خارجي - قادم من خارج فريق المشروع ، و
- داخلي - ناتج عن عمليات تحدث أثناء تنفيذ مهام محددة.
خارجي
المصادر الخارجية الأكثر شيوعًا لتغييرات التصميم هي:
- التغييرات في متطلبات العملاء. متطلبات العملاء هي عنصر أساسي في أي مشروع. يمكن أن تتحول بسبب التطورات في بيئة الأعمال ، وظهور احتياجات جديدة أو المنافسة. عندما تتغير متطلبات العميل ، يجب على مدير المشروع أن يحلل بعناية كيف يمكن أن يؤثر على المشروع وما إذا كان من الممكن إجراء تعديلات دون المساومة على الجودة أو الوقت أو التكلفة. على سبيل المثال ، إذا قرر العميل إعادة تصميم متطلبات واجهة المستخدم ، فقد يعيد تشكيل بنية الكود ، مما قد يؤدي بدوره إلى إعادة تنظيم الجدول وزيادة التكاليف.
- تخفيضات فى الميزانية. يمكن أن تنجم التخفيضات في الميزانية عن الوضع المالي الصعب للمنظمة ، أو تحول في الأولويات أو ظهور مشاريع جديدة. في حالة خفض الميزانية ، يجب على مدير المشروع محاولة تحقيق الأهداف بتكلفة أقل. قد يعني هذا:
- تقليص نطاق العمل ،
- تقصير الجدول الزمني ،
- تقليص
- استخدام الاستعانة بمصادر خارجية ، أو
- الاستخدامات الأخرى لموارد المنظمة الحالية.
- التغييرات في بيئة الأعمال. يمكن أن تؤثر التعديلات المدخلة على التشريعات ، وظهور اتجاهات جديدة أو تحويل المنافسين على هدف المشروع أو متطلبات العميل. في حالة حدوث مثل هذه التغييرات التي يصعب التنبؤ بها ، يتعين على مدير المشروع وضع تدابير مضادة لتقليل تأثير التغيير على المشروع وتعزيز تحقيق الأهداف.
داخلي
التغييرات الداخلية ترجع إلى عوامل متعلقة بالمهمة. أهمها ما يلي:
- تعلم أعضاء الفريق. يمكن أن تنبع التغييرات الداخلية في المشروع من عملية اكتساب أعضاء الفريق للمعرفة الجديدة. كلما كان الفريق أكثر خبرة ، زادت احتمالية تطويره للمهارات التي ستسمح له بأداء أفضل.
- فهم أفضل لمتطلبات العملاء وتفاصيل المنتج. أثناء المشروع ، قد يتسع فهم الفريق لتوقعات المستخدمين. قد يؤدي ذلك إلى الرغبة في تغيير نطاق العمل أو تكييف التكنولوجيا لتلبية الاحتياجات المحددة للعميل. على سبيل المثال ، بعد إجراء استبيانات المستخدمين ، قد يقرر فريق المشروع تقديم وظائف جديدة طلبها الأشخاص الذين شملهم الاستطلاع.
- قم بتغيير تنظيم العمل بعد التعلم من سير العمل الحالي. نتيجة لاكتساب معرفة جديدة ، قد تظهر أفكار لتحسين العمليات أو تقديم حلول مبتكرة أو تعديل الجدول الزمني. من خلال تحليل سير العمل الحالي ، يمكن لفريق المشروع تحديد الأخطاء بالإضافة إلى التحسينات الممكنة ، ومن ثم إجراء تعديلات لتسريع العمل. على سبيل المثال ، قد يجدون أداة مختلفة لإدارة المشروع أكثر ملاءمة لتبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية.
مثال على ذلك عندما يلاحظ المبرمج أن شفرته ليست سهلة القراءة ويقرر استكشاف كتابة واحدة نظيفة. في النهاية ، يمكنه اقتراح تعديلات من شأنها أن تؤثر بشكل إيجابي على جودة المشروع.
ملخص
إدارة التغيير أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. تعديلات المشروع أمر لا مفر منه وهي تنبع من مصادر خارجية وداخلية. اعتمادًا على مرحلة دورة حياة المشروع ، يجب عليك وضع خطة مناسبة لتكييف الأنشطة الحالية مع التغييرات الناشئة. تتطلب إدارة التغيير عملية اتصال وتنسيق فعالة عبر فريق المشروع ومع أصحاب المصلحة. لذلك ، فإن مدير المشروع لديه ثغرة صعبة: ليظل مرنًا ومنفتحًا للتغيير ، ولكن في نفس الوقت يظل متحكمًا لتجنب الآثار السلبية على المشروع.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
أهم الأسئلة
ما هو طلب التغيير؟
طلب التغيير هو مستند رسمي يصف التغييرات المقترحة على المشروع. يمكن إعداد هذه الوثيقة من قبل مختلف أصحاب المصلحة. قد يشمل هؤلاء أعضاء فريق المشروع أو العميل أو إدارة المنظمة. يجب أن يتضمن طلب التغيير وصفًا للتغييرات المقترحة ، ومبررًا لحاجتها ، والأثر المحتمل على المشروع ، والحلول المقترحة.
ما هي أهم الخطوات في إدارة تغيير المشروع؟
في إدارة التغيير ، من الضروري ، أولاً وقبل كل شيء ، التخطيط لعملية تكييف الأنشطة الحالية مع التغييرات الناشئة. يحدد مدير المشروع كيفية تنفيذ التغييرات وكذلك يحاول التنبؤ بتأثيرها على بقية المشروع. بعد القيام بذلك ، يجب عليه أيضًا مراقبة عملية التغيير والتحكم فيها بالإضافة إلى تحديث وثائق المشروع.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع