كيف يخلق المانحون الحكوميون تجربة إيجابية للمواطنين

كأي علاقة، تتكون تجربة المواطن مع البرامج الحكومية من سلسلة من التفاصيل الصغيرة التي تبني الثقة أو تؤدي إلى تآكلها. إن المخاطر كبيرة – فكل تفاعل مع برنامج المنح الحكومية يمثل نقطة بيانات للأشخاص الذين يشكلون علاقتهم مع المؤسسات العامة بشكل عام.

ويدرك المانحون الحكوميون تمام الإدراك دورهم في هذه العلاقة. ولهذا السبب يتبنى الكثيرون التحول الرقمي. إنهم يريدون مقابلة المواطنين أينما كانوا، حتى يتمكنوا من إنشاء برامج لها تأثير حقيقي.

أثناء قيامهم بهذا التحول، يجب على الجهات المانحة الحكومية أن تكون متعمدة بشأن التفاصيل التي تشكل تجربة المواطن، مع الوعي بكيفية تناسب هذه التفاصيل مع الأهداف الثقافية والتشغيلية الأوسع.

دع الناخبين يرشدونك

المواطنون أنفسهم هم الذين يعرفون أفضل ما يحتاجون إليه. ابحث عن مدخلات من أعضاء المجتمع وتابع تضمين ملاحظاتهم في برنامجك.

إن القيام بذلك يمكن أن يساعدك على اتباع نهج تعاوني للحوكمة، والذي سيساعدك بدوره على إنشاء برامج منح يسهل الوصول إليها وسيثق بها المواطنون. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يخلق ديناميكية إيجابية يشعر فيها المواطنون بالإلهام لمواصلة المشاركة المدنية.

لا تنتظر لبدء التواصل. قم ببناء مشاركة المجتمع في برامج المنح الآن حتى تتمكن من سماع ما يريده الأشخاص ويحتاجونه قبل أن تصبح احتياجاتهم ملحة. في مدينة نيويورك، قدم مجلس المدينة الموازنة التشاركية، والتي تسمح لأفراد المجتمع بالتأثير بشكل مباشر على كيفية تخصيص الميزانية العامة. يضمن هذا النوع من ردود الفعل أن يتم تضمين المدخلات العامة باستمرار في عملية صنع القرار، ولا يتم ذلك لمرة واحدة.

عندما تتعرف على ما تحتاجه المجتمعات فعليًا، يمكنك إنشاء برامج المنح التي تعمل منذ البداية. وبدون رؤيتهم، فإنك تخاطر بالبدء في المسار الخاطئ وإعداد نفسك لتصحيح المسار لاحقًا.

ويعد البرنامج الفيدرالي لإنقاذ المستشفيات الريفية مثالاً واضحًا على ذلك. وعلى الرغم من أن النية العامة تتوافق مع ما تحتاجه المجتمعات، إلا أن التفاصيل لم تكن كذلك. لم تشترك العديد من المستشفيات في البرنامج لأنه أجبر المجتمعات على التخلي عن بعض الأشياء التي يحتاجون إليها حقًا، مثل خدمات المرضى الداخليين.

والآن، يحاول مسؤولو البرنامج تعديل المتطلبات لجذب المزيد من المتقدمين. ولكن بمجرد أن يكون لديك إطلاق فاشل مثل هذا، فقد يكون من الصعب التعافي. تتأذى المشاعر العامة ولا يرغب أفراد المجتمع في التعاون عندما يشعرون أن مسؤولي البرنامج لا يتناغمون مع واقعهم اليومي.

إن البحث عن تعليقات المجتمع مبكرًا يضع فريقك على المسار الصحيح. ويضمن أنك ستكون جاهزًا لمواجهة الزيادات المفاجئة في الاحتياجات عند حدوث الأزمات.

توقف عن محاولة القيام بذلك بمفردك

لا يعرف المواطنون في كثير من الأحيان تفاصيل كيفية تقسيم الوكالات والإدارات. ويرى الكثيرون أن تفاعلاتهم مع برامج حكومية محددة هي جزء من علاقة واحدة. إذا لم تكن الإدارات والبرامج متصلة ببعضها البعض، فقد تصبح تجربة المواطن مفككة ومحبطة. قد يبدأ أفراد المجتمع الذين يتفاعلون مع وكالات متعددة في الشعور وكأن يدًا واحدة لا تعرف ما تفعله اليد الأخرى.

حاول كسر العزلة بين البرامج ومواءمة جهودك مع المؤسسات العامة الأخرى. وفي هيوستن، شكل المسؤولون تحالفًا بين الوكالات العامة والمنظمات غير الربحية المحلية والإقليمية بهدف إنهاء التشرد في المدينة. وهذا يعني أنه بدلاً من أن تحاول كل منظمة حل هذه المشكلة الضخمة بمفردها، يمكنها التعاون ومشاركة الموارد.

عمل التحالف معًا لتسهيل حصول المواطنين الذين يواجهون التشرد على الخدمات. ولم يكن على هؤلاء المواطنين التعامل مع السياسات والعمليات المتضاربة عبر الوكالات أو التعامل مع الفجوات التي تنفتح حتماً عندما لا يتم تنسيق البرامج. لقد أحدث هذا النهج تأثيرًا كبيرًا، حيث ساعد في تقليل التشرد في المدينة بنسبة الثلثين تقريبًا.

إن منح المواطنين تجربة متسقة عبر البرامج يساعدهم على فهم ما يمكن توقعه عند التعامل مع الوكالات الحكومية. وبمرور الوقت، سيطورون كفاءة فيما يتعلق بكيفية عمل البرامج العامة في منطقتهم، مما يسهل عليهم المشاركة والبقاء منخرطين.

بينما تتطلع إلى اعتماد برنامج إدارة المنح الحكومية، استكشف ما إذا كان هناك حل واحد يمكن أن يخدم إدارات ووكالات متعددة. وهذا يمنح المواطنين تجربة متسقة ويسمح لك بمشاركة المعرفة والنتائج عبر الفرق. ولجعل عملية الانتقال سلسة، فكر في استخدام برنامج واحد كأرضية اختبار ثم توسيع نطاق الحل على نطاق أوسع.

اختر التفاصيل الخلفية الصحيحة

في هذه المرحلة، تدرك معظم الجهات الحكومية ضرورة التحول الرقمي. ولكن من أجل القيام بذلك بشكل جيد، يحتاج نظام إدارة المنح الخاص بك إلى تضمين تقنية الواجهة الخلفية المناسبة لإنشاء تجربة أمامية رائعة للمواطنين.

الهدف رقم 1: توفير الوضوح

عندما تكون عمليات تقديم المنح مربكة ومعقدة، فإن الأشخاص إما لا يهتمون بالتقديم أو لا يحصلون على ما يحتاجون إليه.

ولا شيء يوضح المخاطر العالية أفضل من الأميركيين الذين يكافحون من أجل الحصول على المساعدات الفيدرالية في حالات الكوارث. يواجه الكثير منهم صعوبة في التنقل بين متطلبات هذه البرامج، مما يعني أنه في وقت الحاجة الماسة، لا يحصلون على المساعدة. ونتيجة لذلك، يواجه الكثيرون التشرد.

ويمكن للعمليات المعقدة أيضاً أن تؤدي إلى إدامة عدم المساواة. وهذا جزء من السبب الذي يجعل برامج التعافي الفيدرالية تفضل أصحاب المنازل البيض الأثرياء.

أثناء اعتمادك لبرنامج جديد، اهدف إلى تبسيط الطلبات ومنح المواطنين وضوحًا حول ما يتعين عليهم فعله بالضبط في كل مرحلة للتأهل للحصول على التمويل.

الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة المنح

• منصة سهلة التنقل مع تعليمات واضحة في المقدمة
• القدرة على تحميل النموذج بأكمله
• اختبار الأهلية لمنع المتقدمين غير المؤهلين من قضاء الوقت في الطلب
• التواصل داخل التطبيق

الهدف رقم 2: إعطاء الأولوية لإمكانية الوصول

تضمن إمكانية الوصول أن كل من ينبغي أن يكون قادرًا على الوصول إلى تمويل المنحة يمكنه فعل ذلك بالفعل. في الأساس، تتعلق إمكانية الوصول داخل نظام إدارة المنح بتحديد المربعات التي تضمن حصول الأشخاص من جميع القدرات على إمكانية الوصول التي يحتاجون إليها. والشيء الرائع في الأمر هو أنه عندما تقوم بتحسين إمكانية الوصول للبعض، فإنك تعمل على تحسين سهولة الاستخدام للجميع.

لكن إمكانية الوصول الحقيقية تتجاوز مجرد تحديد المربع للقاء الأشخاص أينما كانوا. يتطلب الأمر منك أن تفهم كيف تشكل المواقف الفريدة للأشخاص تجربتهم في برنامجك. على سبيل المثال، قد تتأثر قدرة شخص ما على الوصول إلى برنامجك بسبب انعدام الأمن السكني، أو كارثة طبيعية حدثت مؤخرًا، أو مرض، أو إصابة، أو أي عدد من العوامل. عندما تكون على دراية بهذه الظروف، يمكنك القيام بدورك لإنشاء ما يحتاجه المواطنون على المنحدرات.

الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة المنح

• تطبيق مناسب للجوال
• التوطين لمجتمعات محددة
• التعاون في الوقت الحقيقي
• الدعم الفني المباشر للمتقدمين

الهدف رقم 3: تقليل ضريبة الوقت

"ضريبة الوقت" هي مقدار الوقت الذي يستغرقه المواطنون في التعامل مع برنامج حكومي. ويشمل كل الوقت الذي يقضيه في البحث عن فرص التمويل، وملء الطلبات، وانتظار الدفع.

إن تقليل ضريبة الوقت يقلل الأعباء على الأشخاص والمنظمات الذين يحاولون الحصول على التمويل، ويحسن تجربة الجميع.

يعد برنامج Minnesota Frontline Worker مثالاً على كيفية مساعدة التكنولوجيا في تقليل الوقت الضريبي المرتبط بالبرنامج. تعاونت وزارة العمل والصناعة، ووزارة التوظيف والتنمية الاقتصادية، ووزارة الإيرادات لتقديم أكثر من 500 مليون دولار للعاملين في الخطوط الأمامية.

ومع الشريك البرمجي المناسب، تمكنوا من إطلاق برنامجهم، ومراجعة أكثر من 1.2 مليون طلب، وتوزيع الأموال في أقل من ستة أشهر. كان من السهل الوصول إلى بوابة مقدم الطلب، وجعلت من السهل تقديمها. وبسبب تجربة المواطن الإيجابية، فاز البرنامج بجوائز وتم الاحتفال به باعتباره قصة نجاح مشتركة بين الحزبين.

الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة المنح

• تسجيل الدخول الموحد للمتقدمين
• الملء التلقائي للنموذج الذكي
• المسودات المحفوظة
• توزيع أموال ACH

الهدف رقم 4 حرر فريقك للتعمق أكثر

على الرغم من أهمية أن يكون جزء طلب المنحة الذي يواجه الجمهور واضحًا وسهل الاستخدام، فإن تجربة المواطن تتوقف أيضًا على مدى سهولة إدارة فريقك. إذا كان فريقك يقضي الجزء الأكبر من وقته عالقًا في المهام الإدارية، فلن يكون لديه النطاق الترددي للقيام بأي شيء آخر.

إن الوقت الذي توفره في المهام الإدارية يحررك للقيام بأشياء مثل التواصل مع المجتمع، وتطوير البرامج، والتخطيط الاستراتيجي - وكلها ضرورية لخلق تجربة إيجابية للمواطن.

الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة المنح

• نماذج سهلة البناء والتعديل
• أتمتة سير العمل
• القدرة على ضبط النماذج بشكل مستقل بعد تشغيل البرنامج
• الإبلاغ الشامل والامتثال
• خبير تنفيذ للمساعدة في إرشادك

توصيل النقاط

التحول الرقمي لا يتعلق اعتماد برنامج جديد للحصول على قائمة غسيل بالميزات الجديدة. يتعلق الأمر بربط النقاط لفهم كيفية تحسين كل ميزة جديدة لتجربة المواطن. سيساعدك اتباع نهج أكثر شمولية على بناء الثقة وتشجيع المشاركة الأقوى من جانب أفراد المجتمع.

باعتباره برنامج إدارة المنح الأكثر ثقة للحكومات، تم تصميم Submittable لمساعدتك على تقديم تجربة رائعة للمواطنين لكل برنامج تقوم بتشغيله.