تعاون وتواصل بشكل فعال مع خلاصات Zoho CRM

التعاون هو جانب مهم للغاية من جوانب الأعمال. عندما تحتاج إلى إنهاء صفقة أو حتى التفاوض على سعر الخصم أو تنظيم حدث ، فإنك تتعاون مع فريق لتحقيق أهدافك. لجعل هذا ممكنًا ، فإن الأدوات التي تساعد في التواصل مفيدة جدًا في التأكد من أن كل شيء يقال ويفهم وينفذ في الوقت المناسب.

أي منصة تسمح لك بالمشاركة بنشاط في المناقشات ومشاركة أفكارك يمكن أن تكون هادفة وموفرة للوقت أيضًا. توفر ميزة الخلاصات في Zoho CRM أحد هذه الأنظمة الأساسية حيث يمكنك بسهولة مشاركة آرائك وكذلك مناقشة الأمور مع أعضاء الفريق لتسريع عملية اتخاذ القرار.

بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك Zoho Feeds أيضًا تحديثات مهمة على السجلات التي تتابعها ، مثل تحديث سجل ، وإجراء تغييرات على أحد السجلات ، وما إلى ذلك. باستخدام الخلاصات في حساب Zoho CRM الخاص بك ، يمكنك القيام بالأشياء المذكورة أدناه بشكل فعال.

• انشر رسالة وشاركها مع جميع المستخدمين في مؤسستك.
• انشر رسالة في مجموعة وشاركها مع جميع أعضاء المجموعة أيضًا.
• اذكر دورًا أو مستخدمًا أو مجموعة في رسائل الحالة.
• إرسال رسالة خاصة مباشرة إلى زملائك.
• قم بالتعليق على رسائل الحالة والرد عليها برسائل خاصة.
• اتبع السجلات تلقائيًا عن طريق إنشاء قواعد متابعة تلقائية مهمة.
• إرفاق المستندات المهمة بالرسائل التي يتم نشرها.
• احصل على إشعارات بالإشارات والتغييرات التي تم إجراؤها على السجلات وتلك التي تتابعها.

ما هي خلاصات Zoho؟

يشبه Zoho Feeds منتدى على Zoho CRM حيث يمكن لأي فريق التعاون والتواصل بسهولة. دعنا نفهم خلاصات Zoho من خلال مثال لفريق المبيعات. باستخدام Zoho Feeds ، يمكن لفريق المبيعات مشاركة الأفكار أثناء التنقل وإبقاء بقية الفريق على اطلاع دائم حول كيفية أدائهم مع منح بعضهم تقديرًا لإنجازات المبيعات. يمكن أن تسمح Zoho Feeds للفريق بالعمل معًا وتسريع عملية المبيعات على النحو الأمثل.

يمكن إدراج جميع إشارات الحالة والتعليقات والرسائل المباشرة والتغييرات التي تم إجراؤها على سجلاتك وحذف السجلات وإضافة ملاحظات إلى السجلات وما إلى ذلك. يمكن أيضًا تصفية خلاصات Zoho بناءً على الوحدات والفترة الزمنية أيضًا.

يمكنك ذكر المستخدمين والمجموعات والأدوار الأخرى في رسائل الحالة. يمكن لجميع المستخدمين المرتبطين بالمجموعات أو الأدوار المذكورة بسهولة عرض الرسائل على جدار الخلاصات الخاصة بهم أيضًا. يمكنك متابعة السجلات المهمة بالنسبة لك حتى يمكن عرضها تلقائيًا. يمكنك أيضًا استخدام الزر "متابعة" لمتابعة السجلات يدويًا وإنشاء قواعد المتابعة التلقائية لمتابعة السجلات الأخرى.

تساعد Zoho Feeds في الحصول على إشعارات داخل Zoho CRM في أي وقت عندما ذكرك أحد المستخدمين في تعليق أو رسالة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا مشاركة الملفات مع مستخدمين آخرين في مؤسسة أو مجموعة معينة. يمكنك إرسال رسائل مباشرة إلى المستخدمين. يمكن إضافة أي تعليقات يتم إضافتها لتحديث سجل ما كملاحظة للسجل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إضافة الملاحظات إلى سجل متوفر في "موجز ويب" كتعليق.

فهم مواجز Zoho

لا يلزم بالضرورة مشاركة جميع المعلومات التي لديك مع كل شخص تعرفه في مؤسستك. غالبًا ما يكون المحتوى والمعلومات الخاصة بك ذات صلة فقط بمجموعة معينة من الأشخاص. في حال ركزت أكثر على التواصل داخل مجموعة مغلقة ، يصبح التعاون أسهل كثيرًا أيضًا.

تساعدك Zoho Feeds في مشاركة التحديثات المهمة أثناء التعاون مع جميع المستخدمين في مؤسستك. أثناء إجراء تحديث مهم في علامة التبويب "الخلاصات" ، يمكنك فقط تحديد المجموعة المطلوبة وتقييد الاتصال في نفس المجموعة.

يتيح لك Zoho Feeds أيضًا إنشاء مجموعة مباشرةً من علامة التبويب "الخلاصات" بالنقر فوق رمز "إنشاء مجموعة". على سبيل المثال ، عليك فقط تحديد اسم المجموعة كإطلاق المنتج والوصف كنشاط تسويقي لإطلاق المنتج.

ضمن قسم مصدر المجموعة ، يمكنك أيضًا اختيار أعضاء المجموعة الذين ترغب في إضافتهم. يمكنك اختيار الأدوار والمستخدمين والمرؤوسين والأشخاص من مجموعات مختلفة أيضًا. عند النقر فوق المجموعة ، يمكنك فقط عرض موجز المجموعة وأعضاء المجموعة أثناء إجراء المحادثات.

هذا مفيد جدًا ، خاصة لأنه يمكنك إنشاء المزيد من المجموعات لمناطق مبيعات محددة أيضًا. في حال كنت جزءًا من فريق المبيعات الذي يتابع العملاء المحتملين وجهات الاتصال من الولايات المتحدة الأمريكية أو أوروبا أو منطقة آسيا والمحيط الهادئ أو المملكة المتحدة ، يمكنك أيضًا إنشاء مجموعات لهذه المناطق وطرح الأفكار والاقتراحات والمناقشات في هذه المجموعات.

إنشاء مجموعات

يمكن أن يكون لديك مجموعة تسويق ومجموعة مالية ومجموعة مبيعات ومجموعة قادة فريق ومجموعة إدارة. بشكل أساسي ، إذا كنت ترغب في تسهيل الاتصال داخل الدوائر المغلقة ، فقد يكون من السهل التعاون ومشاركة المعلومات في المنظمة.

يمكن إنشاء المجموعات ضمن Zoho Feeds وأي مناقشة تجري داخل المجموعة يمكن استخدامها لمشاركة الملفات ورسائل الحالة وما إلى ذلك. يمكن لمستخدمي المجموعة الوصول إلى المجموعات بسهولة ويمكنك أيضًا ذكر مجموعتك في الرسائل أو إرسال رسائل خاصة إلى المجموعة.

تغيير تفضيل الخلاصات

تُعد Zoho Feeds إحدى أفضل الطرق للاحتفاظ بعلامة تبويب في جميع السجلات المهمة بالنسبة لك. ومع ذلك ، إذا كنت تعتقد أن قسم الخلاصات أصبح مليئًا بالتحديثات المختلفة ، فيمكنك اختيار الوحدات التي ترغب في تلقي التحديثات منها.

على سبيل المثال ، في حالة رغبتك في رؤية التحديثات الخاصة بالصفقات الجارية فقط وليس على العملاء المتوقعين ، يمكنك فقط إلغاء تحديد العملاء المتوقعين من إعدادات تفضيلات الخلاصة. سيساعد هذا في حجب جميع الخلاصات المتعلقة بالوحدات النمطية الهامة. يقوم المسؤول بإعداد إعدادات تفضيلات الخلاصات وهي قابلة للتطبيق أيضًا على جميع مستخدمي حساب مؤسسة CRM.

إضافة قواعد المتابعة التلقائية

تمامًا كما يوحي الاسم ، تساعد قواعد المتابعة التلقائية في متابعة السجلات المهمة تلقائيًا. في أي وقت يفي السجل بالمعايير المحددة في قاعدة المتابعة التلقائية ، تتم متابعة السجل تلقائيًا من قبلك. إذا أجريت تغييرات على السجلات التي تتبعها والمدرجة في علامة تبويب الخلاصات في Zoho CRM ، فيمكنك تتبع جميع الأنشطة وتحديثات السجلات المهمة.

لنفترض أنك تترأس قسم المبيعات في مؤسستك وترغب في الحصول على تحديثات حول جميع الصفقات المهمة التي لديها فرصة لتوليد أكثر من مبلغ محدد. بدلاً من مطالبة فريقك يدويًا بإرسال تحديثات حول السجلات المهمة ، يمكنك متابعة السجلات تلقائيًا باستخدام قواعد المتابعة التلقائية والحصول على التحديثات من علامة التبويب "الخلاصات". بهذه الطريقة ، يمكنك أن تصبح على اطلاع جيد عندما تتم إضافة ملاحظة إليها ، أو تتم إضافة بعض التفاصيل أو أي نشاط آخر مرتبط بالسجل.

راجع أي سجلات غير نشطة

يعرض شريط تمرير Zoho Feeds عدد الأيام ويستخدم أيضًا لتعيين العدد بين 1 إلى 180. استنادًا إلى الأرقام المحددة في شريط التمرير هذا ، يتم إدراج السجلات التي لم يتم تحديثها لأكثر من العدد المحدد من الأيام. يساعد هذا في تتبع جميع العملاء المحتملين المهمين الذين ظلوا غير نشطين لمدة تزيد عن 6 أشهر.

إذا كنت ترغب في عرض السجلات بدون أنشطة أو تحديثات للأيام الخمسة الماضية ، فيجب عليك تعيين شريط تمرير موجز ويب على 5. سيتم إدراج السجلات التي لم يتم تحديثها بالفعل لأكثر من خمسة أيام بهذه الطريقة.

عرض السجلات التي تتابعها

ستتبع تلقائيًا جميع السجلات التي تمتلكها. سيتم إدراج هذه السجلات التي تتابعها يدويًا أو على أساس قاعدة المتابعة التلقائية في قسم "تابعني". سيساعدك هذا بانتظام في الحصول على جميع التحديثات التي تهتم بها.

ميزات خلاصات Zoho

1. جميع الإعلانات في مكان واحد

لا يهم إذا كنت ترغب في تهنئة فريق على الأداء الجيد في إتمام صفقة أو إذا كنت ترغب في إرسال تحديث روتيني حول حالة جهة اتصال ، يمكنك القيام بأي شيء بشكل أسرع أثناء استخدام الخلاصات.

كل ما عليك فعله هو فقط إعلام زملائك أو مجموعاتك باستخدام ميزةmention. يمكنك ذكرهم حتى يتمكنوا من الحصول على الرسالة في الوقت المناسب. عندما تحتفظ بالاتصال داخل CRM ، ستقضي وقتًا أقل في البحث عن المعلومات وستقضي أيضًا وقتًا سهلاً في معرفة ما يعمل عليه فريقك.

2. تفاعل واحد على واحد

يتيح لك Zoho Feeds أيضًا إنشاء مجموعات حيث يمكن للفرق التعاون مع بعضها البعض والعمل معًا. يمكن للفرق إغلاق الصفقات الكبيرة بسرعة أكبر من خلال مشاركة الأفكار والإجابة على كل سؤال وإرسال التحديثات لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.

يسمح هذا أيضًا للفريق بفهم وقت اكتمال كل مهمة أثناء العمل بسرعة. يمكن استخدام Zoho Feeds لإرسال رسائل خاصة مباشرة إلى زملائك في الفريق. عندما يصبح التفاعل واحدًا لواحد ، فلا يوجد تأخير في إنجاز الأشياء في الوقت المناسب.

3. الحصول على إشعار في الوقت الفعلي

باستخدام Zoho Feeds ، يصبح من الممكن أيضًا البقاء على اطلاع دائم بجميع الصفقات الأكثر أهمية لأنه يمكنك الحصول على إشعار عندما يتغير شيء ما مع جهة اتصال تشعر بالمسؤولية عنها.

في أي وقت سترى جهة اتصال في Zoho Feeds ، سيظهر سجل مفصل لجميع الخلاصات التي تم ذكرها في جهة الاتصال جنبًا إلى جنب مع الملاحظات. الشيء المهم هو أن الإشعارات في الوقت الفعلي يمكن أن تلعب دورًا مهمًا للغاية في الحفاظ على عملية المبيعات على المسار الصحيح لأنك ستكون سريعًا في اتخاذ الإجراءات.

4. مشاركة مستندات المبيعات

للتأكد من أن عملية البيع تسير كما هو مخطط لها ، من الضروري أن يكون لديك أنت وفريقك ضمان المبيعات المناسب. في حالة عدم وجود أي شيء لدى أي من أعضاء الفريق ، يمكن مشاركة المستندات المهمة على الرسائل المباشرة.

ليست هناك حاجة للتبديل إلى نافذة البريد الإلكتروني أو الدردشة لإرسال المرفقات. كل ما عليك فعله هو سحب وإسقاط الصور ومواد المبيعات والعروض التقديمية وجداول البيانات لإضافتها إلى منشورك. بهذه الطريقة ، ستتمكن من إرسال أي مستندات مبيعات مطلوبة إلى أعضاء فريقك بسهولة.

5. تبسيط صفحتك

يمنحك Zoho Feeds خيارًا يتيح لك اختيار التحديثات التي تريد متابعتها. ليست هناك حاجة إلى ازدحام صفحتك بأي نوع من التحديثات غير الضرورية. بهذه الطريقة ، يمكن أن تصبح الصفحة مبسطة للغاية.

يمكنك بدلاً من ذلك اختيار السجلات التي تريدها وتحديثها إما باتباعها يدويًا أو عن طريق تعيين قواعد للأتمتة. عندما تتعقب سجلات الصفقات الكبيرة وتفاصيل عميل معين ، يمكنك أيضًا الحفاظ على تركيز المحادثات واسترداد المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.

6. وضع العلامات الجغرافية على مواعيد المبيعات

يمكن إبقاء فريقك على اطلاع دائم عن طريق تسجيل الوصول للاجتماعات مع المواقع بحيث يمكن إبلاغ الزملاء بمكان وجود زملائك في الفريق. يساعد ذلك في الاحتفاظ بالسجلات حتى يعرف فريقك ما حدث في وقت التفاعل مع العملاء المحتملين.

إذا كنت تمضي قدمًا في نهج المبيعات الخاص بك على أساس الموقع ، فهذا أكثر فائدة لأنه مع وضع العلامات الجغرافية ، يمكن لفريق المبيعات معرفة تقدمك بناءً على المواقع. كلما زاد عدد الصفقات التي تواصل إغلاقها في موقع ما ، كلما اقتربت من تحقيق أهداف المبيعات القائمة على الموقع.

استنتاج

Zoho Feeds هو أحد أفضل المنتديات حيث يمكن لفرق مؤسستك التواصل والتعاون مع بعضها البعض. بمجرد أن يعتاد فريقك على استخدام Zoho Feeds ، ستصبح جميع الاتصالات بسيطة جدًا وفعالة في نفس الوقت.

إذا كنت بحاجة إلى أي دعم إضافي لمعرفة المزيد حول استخدام Zoho Feeds ، فاتصل بمستشاري Zoho الخبراء للحصول على المساعدة. سيرشدونك في كل خطوة.