6 طرق رائعة للتعامل مع الفواتير المفقودة وغير الصحيحة وغير المكتملة
نشرت: 2022-08-01الفواتير المفقودة وغير الصحيحة وغير المكتملة هي لعنة كل محاسب وصاحب عمل. يمكنك بيع أفضل المنتجات أو تقديم خدمات رائعة ، ولكن إذا كانت فواتيرك بها أخطاء ، فقد لا تحصل على أموالك في الوقت المحدد. إصدار فواتير خاطئة يجعل عملية الدفع أطول وأكثر تعقيدًا. لن تحصل على أي دفعة إذا فقدت فاتورتك. كيف تتجنب مثل هذه المشاكل؟ كيفية التعامل مع الفواتير المفقودة أو غير الصحيحة أو غير المكتملة. اقرأ المقال لمعرفة المزيد.
الفواتير المفقودة وغير الصحيحة وغير المكتملة - جدول المحتويات:
- فاتورة مفقودة - عواقب
- كيف تتجنب ضياع الفواتير
- ماذا يحدث عندما يتلقى العميل فاتورة غير صحيحة؟
- كيف تتجنب إصدار فواتير غير صحيحة؟
- فاتورة غير مكتملة - ما نوع المشاكل المتوقعة؟
- كيف تتجنب إصدار فواتير غير مكتملة؟
فاتورة مفقودة - عواقب
ما هي الفاتورة المفقودة؟ إنها وثيقة لم تصل إلى العميل أبدًا. قد يكون هناك العديد من الأسباب المختلفة لمثل هذا الموقف. الأسباب الأكثر شيوعًا هي:
- بيانات العنوان غير صحيحة
- إرسال فاتورة للعميل الخطأ
- لم تصدر الفاتورة
- فقدت شركة البريد الرسالة
نتيجة فقدان الفاتورة هي عدم دفع العميل. لن يقوم العميل الذي لم يستلم مستندات منك بالدفع. ليس من السهل معرفة أن فاتورتك لم يتم دفعها بعد - الطريقة الوحيدة هي جمع التأكيدات من عملائك بشكل مستمر وإلا فإن الإشارة الوحيدة على الفاتورة غير المدفوعة هي عدم الدفع في حسابك. في مثل هذه الحالة ، ستضطر إلى إرسال المستند المفقود مرة أخرى مع الموعد النهائي الجديد للدفع. هذا يعني أنه سيتعين عليك الانتظار لفترة طويلة للحصول على أموالك.
كيف تتجنب ضياع الفواتير
إذا كنت تستخدم نموذجًا تقليديًا للبريد ، فحاول اختيار البريد المسجل أو البريد مع تأكيد الاستلام. سيؤكد لك هذا أن مستنداتك قد وصلت إلى وجهتها. تحقق بعناية من عنوان عميلك قبل إرسال بريدك للتأكد من تسليم الفاتورة إليه. الفواتير الإلكترونية خيار أفضل ، يمكنك إرسالها عبر البريد الإلكتروني والحل أسرع بكثير من البريد التقليدي. يوجد خيار استلام في نظام البريد الإلكتروني يسمح لك بتلقي تأكيد برسالتك البريدية. باستخدام هذه الخيارات ، ستتعلم بسرعة أن فاتورتك قد وصلت إلى الشخص المناسب.
كيف تتجنب ارتكاب الأخطاء في عنوان البريد الإلكتروني؟ برنامج الفواتير مفيد جدا في مثل هذه الحالات. يجب عليك إدخال البيانات الصحيحة للعميل مرة واحدة فقط للتأكد من أن العنوان صحيح دائمًا. سيساعدك برنامج الفواتير في إصدار فواتير متكررة وسيساعدك بشكل عام في تنظيم مستنداتك بشكل أفضل.
ماذا يحدث عندما يتلقى العميل فاتورة غير صحيحة؟
يجب أن توضح كل فاتورة ما هو الهدف الرئيسي للمعاملة. يجب ألا يكون لدى المشتري أي شكوك حول ماهية الفاتورة. قد يؤدي التحديد غير الدقيق لموضوع المعاملة إلى إطالة عملية الدفع. قد تفهم جميع المصطلحات والعبارات المستخدمة في المستند الخاص بك ولكن قد لا يفهمها عملاؤك ، خاصة إذا كنت تميل إلى استخدام المصطلحات أو الصياغة غير الدقيقة.
إن عبارة " service no 5 " مفهومة لك فقط ، لكن الشركة التي تصدر طلبات لعشرات أو مئات المنتجات ستواجه مشكلة كبيرة في تحديد المنتج أو الخدمة من الفاتورة. قد تسبب هذه الصياغة الكثير من الشكوك - وهنا ليس من الواضح حتى ما إذا كان الرقم 5 يصف البائع أو المشتري. لا توجد معلومات حول موضوع الخدمة أيضًا.
وبالمثل ، فإن عبارة " البضائع وفقًا للأمر رقم 5 " غير واضحة. لا نعرف الكثير عن البضائع أو عددها أو نوعها أو شحنتها أو سعرها. سيتم تعميم هذه الفاتورة عبر أقسام الشركة المشتري ولن يتم الدفع لك حتى يتم حل جميع المشكلات.
قد تحدث بعض الأخطاء فيما يتعلق بالصياغة المستخدمة فيما يتعلق بقسم الدفع. لا تستخدم العبارات: بعد استلام آخر يوم عمل في نهاية الشهر - قد يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء. قد يفهم عميلك هذه التعبيرات بطريقته. قد تتسبب المعلومات غير الدقيقة حول مدة السداد في تأخير السداد - لن تحصل على أموالك في الوقت المتوقع.
كيف تتجنب إصدار فواتير غير صحيحة؟
الحل الوحيد هو الصياغة الدقيقة والصحيحة. الفواتير التي يسهل فهمها تجعل عمليات الدفع أسرع. في فاتورتك ، استخدم نفس الصياغة الموجودة في طلبات العميل. وبالمثل ، إذا كان لديك اتفاق مع عميلك ، فاستخدم الصياغة الواردة في الاتفاقية. بفضل هذا لن يضطر عميلك إلى التفكير مرتين في العناصر الموجودة في الفاتورة.
ماذا لو لم يكن لديك الأمر ولا الاتفاق؟ حاول استخدام رقم EAN (رقم المادة الأوروبية) أو رقم GTIN (رقم عنصر التجارة العالمي) - تحدد هذه الأرقام العناصر المباعة بشكل لا لبس فيه. ماذا عن الخدمات - صِفها بدقة ، واذكر تاريخ تقديمها.
إذا قمت بإصدار فواتير جزئية ، قم بتضمين معلومات إضافية. سيساعد عميلك على التحقق من صحة الفاتورة. يمكن أن تكون قائمة مفصلة تعرض نطاق المهام التي تم تنفيذها. إحدى الممارسات الجيدة هي تضمين بعض أحكام العقد. كلما كانت الوثيقة الأكثر شفافية ومفهومة هي الأسرع في طريقها إلى قسم الدفع.
يحدد تاريخ الدفع اليوم المحدد الذي ستصبح فيه فاتورتك مستحقة. أبلغ عن الخصومات للمدفوعات السابقة ، إذا كنت تستخدمها. إبلاغ عن رسوم المدفوعات المتأخرة. يجب أن يعرف عملاؤك مسبقًا ما يمكن توقعه - فهذا يساعدهم على إدارة جدول الدفع الخاص بهم. ستجلب هذه الإدارة الدقيقة للفواتير العديد من الفوائد لعملائك ولك أيضًا - ستكون تسوية الفواتير أسهل بكثير بالتأكيد.
فاتورة غير مكتملة - ما نوع المشاكل المتوقعة؟
تؤدي الفاتورة غير المكتملة إلى إبطاء عملية إعداد الفواتير لأن استكمال البيانات يتطلب وقتًا. يتم عادةً نقل الفواتير غير المكتملة في نهاية قائمة انتظار الدفع. من غير المحتمل أن يدفع العميل فاتورة غير مكتملة. يجب العثور على المعلومات المفقودة وشرحها. شخص ما يجب أن يتعامل مع هذه القضية. لا يحب العملاء إضاعة وقتهم الثمين في التعامل مع مثل هذه القضايا. بشكل عام ، إذا كانت فاتورتك غير مكتملة بمجرد أن لا يمثل ذلك مشكلة ، ولكن الأخطاء المتكررة قد تشجع العميل على التوقف عن التعاون معك. الفواتير غير المكتملة تتحدث بشكل سيء عن حالة إدارتك. تثير الأخطاء في المستندات ذات القيمة والأهمية مثل الفواتير الشكوك لدى العملاء والأسئلة. لا يمكنك الاحتفاظ بالطلب في الفواتير ، وبالتالي لا يوجد طلب في مكان آخر في شركتك.
كيف تتجنب إصدار فواتير غير مكتملة؟
قبل إرسال فاتورتك ، تحقق مرة أخرى من جميع البيانات المهمة. انتبه جيدًا لتاريخ وطريقة الدفع. ستؤدي البيانات غير المكتملة إلى عدم الدفع في التاريخ المحدد. من الأفضل تجنب مثل هذه الأحداث غير السارة. استخدم قوالب جاهزة لإصدار فواتيرك. يجب أن يحتوي نموذج القيمة الجيدة على جميع العناصر الضرورية التي يتطلبها القانون. من المفيد استخدام برنامج تحرير الفواتير مع قوالب تم إنشاؤها بشكل احترافي بواسطة المتخصص. باستخدام هذه القوالب ، يجب أن تكون فواتيرك نظيفة ومرتبة وكاملة. يجب أن تكون عملية إصدار الفواتير منظمة جيدًا ويجب أن تكون فواتيرك خالية من العيوب وخالية من الأخطاء.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.