كيفية استخدام دورة PDCA لتسريع جلسات حل مشكلات الفريق
نشرت: 2020-02-06تعد دورة PDCA أداة رائعة للمساعدة في الحفاظ على فريقك في خط ؛ للمساعدة في تنظيم أفكارهم وأفعالهم. غالبًا ما تميل العديد من الفرق إلى الخروج من مسارها عندما يكونون في المراحل الأولى من العمل الجماعي ولا يعرفون سوى القليل أو لا يعرفون شيئًا عن تحسين الجودة. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه دورة PDCA.
تبدو دورة PDCA سهلة الفهم إلى حد ما ، ولكن هناك العديد من الطبقات لها. في هذا المنشور ، سنغطي كل خطوة من خطوات الخطة التي تحقق من دورة الفعل ونزودك بالأدوات التي يمكنك استخدامها لتسريع الدورة.
دعنا نتعرف على كيفية استخدام هذه التقنية القوية لتحسين جلسات فريق حل مشكلات فريقك.
ما هو PDCA؟
أفضل طريقة لوصف الدورة هي من خلال الرسم. تتدفق الدورة في اتجاه عقارب الساعة من خلال أربع خطوات ؛ التخطيط والقيام والتحقق والتصرف. ويصف العملية التي سيتبعها الفريق أثناء دراستهم لعملية ما ووضع خطة ، وإجراء اختبار ، والتحقق من النتيجة ، وتنفيذها على نطاق واسع.
دورة Plan-Do-Check-Act هي طريقة إدارة تكرارية من أربع خطوات. يمكن استخدامه من قبل الفرق لمعالجة المشاكل وإيجاد حلول لها ، وتحسين العمليات التجارية. تستخدم العديد من المنظمات نموذج PDCA لتنظيم جهود تحسين الجودة.
هناك شيء واحد يجب أن تتذكره عند استخدام دورة PDCA وهو أنها عملية مستمرة بدلاً من عملية شاملة ، وبالتالي فهي لا تنتهي أبدًا ؛ يجب تكرار الخطوات مرارًا وتكرارًا من أجل التحسين المستمر.
بمجرد وصولك إلى المرحلة الأخيرة من القانون ، عليك العودة إلى البداية والبدء من جديد. البحث باستمرار عن المشاكل وتحسين نظام الإنتاج والخدمة والجودة والإنتاجية من أجل خفض التكاليف باستمرار.
جزء أساسي من فلسفة التصنيع الخالي من الهدر ، يتم استخدامه بشكل شائع كإطار للتحسين المستمر في الإدارة والتصنيع.
تم تطوير دورة PDCA في الأصل في عام 1930 من قبل خبير الجودة والتر شيوارت - ومن ثم تُعرف أيضًا باسم دورة شيوارت. تم تطبيقه لاحقًا على الإدارة من قبل الدكتور دبليو إدواردز ديمينج وأصبح يعرف باسم دورة ديمينج.
فوائد استخدام دورة PDCA
- طريقة لحل المشكلات توفر طريقة سريعة لإيجاد حل فعال
- ضمان التحسين المستمر المطرد
- يمكن تنفيذه في الشركات بجميع الأحجام وسهل التكيف والتنفيذ
- خلق فرصة للمراقبة المستمرة لفعالية المشروع المنفذ
- الكشف عن أي مخاطر أو مشاكل في الوقت المحدد قبل أن تؤدي إلى أي خسائر مالية
- زيادة وعي الموظفين بالعملية والدور الذي يلعبونه فيها.
ومع ذلك ، فإنه ينطوي أيضًا على بعض العيوب. تتطلب عملية PDCA مشاركة جميع الأفراد المسؤولين ، الأمر الذي سيكون صعبًا للغاية إذا شاركوا أيضًا في مشاريع أخرى. علاوة على ذلك ، فهي تتضمن خطوات متعددة تتراوح من التحليل إلى الاختبار ، وبالتالي فهي ليست أداة رائعة لحل المشكلات العاجلة.
متى تستخدم نموذج Plan Do Check Act
- لتنفيذ مشروع تحسين أو تغيير جديد
- عند تصميم منتج أو خدمة أو عملية جديدة
- عند التخطيط والتنفيذ والتحقق من الامتثال
- لتتبع وحل المشاكل
- لتنفيذ التحسين المستمر
- تقييم عملية تجارية تتعلق بمشكلة معينة يتم حلها
في معظم المؤسسات ، يتم استخدام النموذج بشكل شائع لتنفيذ التغييرات في العمليات وتحسينها.
كيفية استخدام دورة PDCA
تتكون دورة PDCA من أربع مراحل. لقد قمنا بإدراجها أدناه جنبًا إلى جنب مع الخطوات المتبعة.
التخطيط - تحديد المشكلة وتحليلها
تنتهي هذه الخطوة بخطة قابلة للتنفيذ يمكن اختبارها. للقيام بذلك ، تحتاج أولاً إلى تحديد المشكلة جنبًا إلى جنب مع العملية التي تحتاج إلى تحسين.
- اختيار وتعريف ووصف العملية ؛ البداية ، والنهاية ، وتسلسل الخطوات فيما بينها ، وما الذي تفعله ، والأشخاص المعنيين ، والمواد والموارد المستخدمة ، والظروف البيئية.
- تحديد اللاعبين الرئيسيين ؛ العملاء الداخليون والخارجيون والموردون وأصحاب العمليات والمشغلون
- فهم توقعات العملاء. تحديد الاحتياجات المحددة للعملاء الخارجيين والداخليين. ماذا يريدون ومتى وأين وكميات وما إلى ذلك.
- بحث؛ انظر إلى البيانات التاريخية المتاحة عن العملية لفهم أدائها وتحديد المزيد من البيانات التي ستحتاجها لفهم العملية بشكل صحيح
- تحديد المشكلة المرتبطة بالعملية ؛ على سبيل المثال ، قد يكون ناتجًا عن الفشل في تلبية توقعات العملاء ، ووقت أطول للدورة ، ونقص الموارد ، وما إلى ذلك.
- تحديد السبب الجذري ؛ تبادل الأفكار حول المشكلة لمعرفة أسبابها الأساسية
- البحث عن حل: تطوير الحلول التي يمكن تطبيقها لتحسين العملية. تحديد أولويات الحلول على أساس فعاليتها.
- تطوير خطة العمل: حدد الخطوات التي تحتاج إلى تنفيذها لتنفيذ الخطة ، والموارد التي تحتاجها ، والأشخاص المسؤولين وكذلك تحديد إطار زمني
فيما يلي بعض الأدوات التي يمكنك استخدامها في هذه الخطوة ،
- مخطط انسيابي / خرائط عملية ؛ يمكن استخدام المخططات الانسيابية لتصور العملية وتقديم نظرة عامة سريعة على تدفق الخطوات من البداية إلى النهاية. أضف حارات السباحة ، ويمكنك أيضًا تمييز الأقسام المختلفة أو المالكين المعنيين.
- مخطط التقارب تساعد هذه الأداة في تصنيف جميع البيانات التي تجمعها من الأبحاث والاستطلاعات والتعليقات والمحادثات وما إلى ذلك. من خلال القيام بذلك ، ستتمكن من فهم أي موضوعات في البيانات قد تكون مفيدة عند إيجاد حل.
- السبب والنتيجة رسم بياني؛ تكون هذه الأداة مفيدة عندما يتعين عليك أنت وفريقك تبادل الأفكار حول المشكلة لتحديد أسبابها الأساسية.
- مصفوفة جهد التأثير ؛ عند تحديد أولويات الحلول ، يمكنك استخدام مصفوفة جهد التأثير لتحديد أولويات الحلول بناءً على تأثيرها والجهد الذي قد تتطلبه.
- خطة العمل: استخدمها لتحديد المهام الرئيسية والموظفين المطلوبين والموارد والإطار الزمني للخطة وإيصالها بسرعة إلى بقية أعضاء الفريق
افعل - وضع الحلول وتنفيذ الخطة
يتم اختبار الخطة الموضوعة في الخطوة الأولى في هذه المرحلة.
يجب تشغيل التجربة على نطاق صغير مع العملاء ، في المختبر أو في بيئة الإنتاج. من خلال تنفيذ مشروع تجريبي صغير لمراقبة النتائج أولاً يساعد في تحديد الأخطاء دون الاضطرار إلى تحمل تكلفة ضخمة لمشروع فاشل تمامًا.
من المهم بنفس القدر أن يكون لديك تدابير محددة يمكنك استخدامها لفهم مدى فعالية الحل الذي حددته في القضاء على المشكلة المحددة.
تحقق - تقييم النتائج
يتحقق الفريق من نتائج خطة الاختبار قيد التشغيل. هل تحسن أداء العملية؟ هل لاحظت مجموعة العملاء التغيير؟
أثناء قيامك بجمع البيانات من خطة الاختبار ، حدد ما نجح وما لم يتم وفقًا للخطة.
قم بتحليل البيانات وقياس النتائج لتحديد ما إذا كان الحل المحدد يمكن تنفيذه على نطاق واسع. إذا لم يكن الحل فعالًا كما كنت تعتقد ، فسيتعين عليك وضع خطة لحل آخر وتكرار خطوات Do and Check مرة أخرى.
تصرف - استخدم التعليقات لتحسينها وإعادة التخطيط لها
في هذه الخطوة ، يتم إنجاز التنفيذ الكامل للخطة. قم بتطبيق التحسينات التي اكتشفتها أثناء الاختبار على الخطة قبل تنفيذها.
- توعية باقي أعضاء المنظمة بالخطة المحسنة وأهميتها
- توفير التدريب اللازم للموظفين لمساعدتهم على تعديل أدوارهم الوظيفية
- قم بتوحيد الإجراءات للتأكد من أن كل شخص يستخدم نفس التنسيق عند إجراء أحد الإجراءات
- ضع عملية لمراقبة ومراقبة تنفيذ العملية المعدلة
هنا يمكنك إعادة تنفيذ مخطط الحالة الحالية من الخطوة الأولى لإظهار العملية الجديدة والمحسّنة.
جاهز للتخطيط ، القيام ، التحقق ، التصرف؟
دورة Deming أو دورة PDCA هي أداة رائعة لتوجيه أنشطة التحسين للمؤسسة. من السهل اتباع الخطوات الموضحة أعلاه ، وستحصل على نتائج فعالة إذا التزمت بها.
إذا كان لديك أي شيء تريد مشاركته معنا ، فأخبرنا بذلك في قسم التعليقات أدناه.