8 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا

هل تشعر أن الحفاظ على بريدك الإلكتروني نظيفًا هو معركة خاسرة؟ لتقديم يد المساعدة لك ، يشارك إستراتيجي تسويق المحتوى زوي ديفيتو بعض نصائح إدارة البريد الإلكتروني أدناه.

في عالم اليوم ، يبدو أن لكل شخص وببغاواته حساب بريد إلكتروني.

ربما لديك حتى عناوين بريد إلكتروني متعددة لأغراض مختلفة (مذنب هنا). ولكن بغض النظر عن عدد حسابات البريد الإلكتروني التي قمت بإنشائها ، فأنا فخور بأن أقول إن صندوق الوارد الخاص بي دائمًا نظيف ومرتب.

لكن الأمر لم يكن دائمًا على هذا النحو (أوه ، لا!).

لقد كنت هناك أيضًا. هذا المكان المظلم عندما تفقد السيطرة على جميع الاشتراكات التي قمت بالتسجيل فيها مقابل تلك الهدية الترويجية التي لا تقاوم. أو عندما تحاول مسارات البريد الإلكتروني إقناعك بشراء هذا العنصر الذي تركته داخل عربة التسوق الخاصة بك.

ربما حتى تلك الرسالة المهمة العرضية من العميل التي تضيع بين الثراء ( لا بوينو ).

نصائح لإدارة البريد الإلكتروني: كيفية التخلص من البريد الوارد

لكن تلك الأيام التي تستغرق وقتًا طويلاً أصبحت الآن ورائي. لقد تعلمت نصائح إدارة البريد الإلكتروني التي تحافظ بانتظام على نظافة صندوق الوارد الخاص بي بأقل جهد من جانبي.

أحب تسمية هذا بـ "أسلوب Inbox Zero." نظام يمكنني من خلاله تنظيم رسائل البريد الإلكتروني في ملفات لتجنب إضاعة الوقت. بهذه الطريقة ، يمكنني الرد على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة أثناء التخلص من الرسائل غير المرغوب فيها المرئية.

ذات صلة: تعرف على كيفية تحقيق المزيد من المبيعات من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال هذه الدورة التدريبية المجانية للتسويق عبر البريد الإلكتروني

هل صندوق الوارد الخاص بك يشعر بالارتباك؟ لدي بعض النصائح الجيدة لإدارة البريد الإلكتروني وأنا أشاركها أدناه.

هيا نبدأ.

# 1. إنشاء حسابات بريد إلكتروني منفصلة لأغراض محددة

مع توفر العديد من مزودي خدمة البريد الإلكتروني المجانية الممتازة ، من النادر أن تجد أي شخص هذه الأيام لديه حساب بريد إلكتروني واحد.

إن وجود حسابات متعددة (على سبيل المثال ، حساب لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، وحساب آخر لرسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، وحساب ثالث للخدمات عبر الإنترنت ، مثل تنزيل الهدايا المجانية) يجعل تنظيم البريد الإلكتروني أسهل.

حساب البريد الإلكتروني للعمل

حماية هذا الحساب من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية بأي ثمن. هذا يعني عدم مشاركته مع الأصدقاء والعائلة. أبدا الاشتراك في الرسائل الإخبارية مع حساب البريد الإلكتروني هذا.

حساب البريد الإلكتروني للعائلة والأصدقاء

حساب بريد إلكتروني خاص تم إنشاؤه فقط لأفضل أصدقائك وأفراد عائلتك المقربين. يمكنك أيضًا استخدامه لحالات الطوارئ الشخصية ونماذج الاتصال.

حساب البريد الإلكتروني الاجتماعي

سيكون هذا هو حساب بريدك الإلكتروني الأكثر مرونة - وعلى الأرجح ، الحساب الذي يحتوي على أكثر رسائل البريد الإلكتروني غير المفتوحة.

إذا كنت تستخدم موفري بريد إلكتروني مختلفين لكل حساب ، فقد يكون وجود عميل بريد إلكتروني مفيدًا. عملاء البريد الإلكتروني عبارة عن تطبيقات مستندة إلى الويب أو تطبيقات سطح مكتب تتيح لك إدارة رسائل البريد الإلكتروني من موفري خدمة بريد إلكتروني مختلفين.

# 2. افصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى مناطق

يسمح لك معظم مزودي خدمة البريد الإلكتروني ، مثل Outlook و Gmail ، بتعيين ميزات تفصل رسائل البريد الإلكتروني إلى فئات وفقًا للأولوية والإلحاح.

النجوم والأعلام

يمكنك القيام بذلك عن طريق إعداد ميزات مثل النجوم وأيقونة العلم ، والتي تتيح لك التمييز بين رسائل البريد الإلكتروني الواردة بناءً على معايير محددة (مثل الاستعجال المنخفض أو المتوسط ​​أو العالي).

احتفظ بحسابك مرتبًا بحيث تظهر رسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة دائمًا في الجزء العلوي ولا تضيع في الفوضى.

لكن المستخدمين حذار! لا تنجرف في وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني وتمييزها بنجمة. عندما يتم تصنيف معظم المراسلات الخاصة بك ، قد يكون تحديد المراسلات المهمة أمرًا صعبًا.

التسميات والمجلدات

عند تنظيم حسابك ، يجب أن يكون هدفك أن يكون لديك صندوق بريد وارد نظيف ، لذا حاول حذف أكبر عدد ممكن من الرسائل. المفتاح هنا هو القيام بذلك بشكل متكرر لتجنب تأثير كرة الثلج حيث تفقد السيطرة.

ولكن ماذا عن تلك التي لا يمكنك حذفها على الفور؟ الحل بسيط نوعًا ما: تعلم كيفية تنظيم بريدك الإلكتروني بسهولة باستخدام الملفات والتسميات.

تعمل الملفات مثل الأدراج. أنت تخزن رسائل البريد الإلكتروني بعيدًا حتى لا تسبب أي تلوث بصري. وتستمر في ذلك عن طريق إنشاء ملفات متعددة وتخصيص كل منها لرسائل بريد إلكتروني محددة.

يمكن أن تكون الفئات:

• رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل
• إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي
• أو رسائل البريد الإلكتروني من الأصدقاء والعائلة.

يجب أن يكون صندوق الوارد الخاص بك هو المجلد الرئيسي بكل هذه الفئات المختلفة.

نصيحة إضافية: هل يغرق صندوق الوارد الخاص بك بالمئات ، وربما الآلاف ، من رسائل البريد الإلكتروني العشوائية؟

لدي حل لا يتطلب إنشاء حساب بريد إلكتروني آخر.

قم بإنشاء ملف وقم بتسميته "مؤرشف". بعد ذلك ، حدد جميع الرسائل الموجودة في بريدك الوارد وانقلها إلى هذا الملف. بهذه الطريقة ، سيبقى صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ولن تفقد أو تفوت أيًا من رسائلك الإلكترونية السابقة.

وبالمثل ، فإن التسميات تشبه المجلدات. عندما تحدد مصطلحًا ، سترى جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل هذا التصنيف. لكن التسميات تختلف عن الملفات لأنها تُستخدم لتعيين فئة لرسائل البريد الإلكتروني الواردة ، دون نقلها فعليًا إلى ملف معين.

بهذه الطريقة ، يمكن أن تحتوي رسالة واحدة على العديد من التصنيفات ولكنها موجودة فقط في ملف واحد. إنه شكل من أشكال العثور بسرعة على رسائلك عندما تحتاج إليها باستخدام الكلمات الرئيسية المخصصة التي تتوافق مع محتواها.

# 3. لا تحتاج إلى إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني

قد يبدو هذا وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، ولكن من المدهش أن العديد من الأشخاص يستمرون في حذف رسائل البريد الإلكتروني الترويجية بانتظام ، لكنهم لا يسجلون الخروج من هذه الرسائل الإخبارية أبدًا.

لماذا نفعل ذلك لأنفسنا؟

تأكد من إلغاء الاشتراك في القوائم البريدية ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية التي لم تفتحها مطلقًا. أيضًا ، قم بإلغاء الاشتراك من أي تنبيهات على مواقع التواصل الاجتماعي لا تحتاج إليها.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام حساب بريد إلكتروني منفصل لرسائل البريد الإلكتروني الترويجية بحيث يمكنك الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني المهمة في حسابك الرئيسي.

الاشتراكات غير المرغوب فيها هي رقمك. عدو واحد عندما تحاول الوصول إلى Inbox Zero. من الرسائل الإخبارية إلى الإعلانات ، يمكن لهذه الرسائل أن ترهق بريدك الوارد بسهولة وتجعل من الصعب اكتشاف الرسائل المهمة.

عند البحث في البريد الوارد الاجتماعي / المجمع عن شيء ما لقراءته ، لا تمر فقط بالأشياء غير المثيرة للاهتمام. أخرجهم من مطهر البريد الإلكتروني وحذفهم من حياتك إلى الأبد.

من المفهوم أن إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني يمكن أن يكون مضيعة للوقت أيضًا ، لذا تذكر أن الوقاية أفضل من أي علاج. لا تشترك إلا إذا كنت تعلم أنك تريد ذلك في بريدك الوارد.

قم بجدولة جزء أطول من الوقت مرة واحدة في الأسبوع للقيام ببعض التنظيم العميق للبريد الوارد ، مثل إنشاء واستخدام الملفات والملصقات.

# 4. استخدم المجموعات أو قوائم التوزيع

هل حصلت على CC في محادثة لا تحتاج إلى التحديث فيها؟ أو هل وجدت نفسك عالقًا في سلسلة رسائل بريد إلكتروني للرد على الكل؟ حسنًا ، تمامًا كما هو الحال مع الرسائل النصية للجوال في الدردشات الجماعية ، لديك خيار كتم هذا الموضوع.

للقيام بذلك في Google و Outlook ، افتح أي رسالة في السلسلة ، وانقر على النقاط الثلاث باتجاه الجزء العلوي من الشاشة (فوق سطر الموضوع). حدد "تجاهل" من خيارات القائمة المنسدلة (في Gmail) أو "تجاهل" (إذا كنت تستخدم Outlook).

اعتمادًا على نمط حياتك ، قد تغمرك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأحداث (وردود المجموعات التي لا نهاية لها) لمواعيد اللعب واجتماعات العمل والمناسبات الاجتماعية. استخدم تقويم Google لتتبع جميع الأحداث الخاصة بك وحذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بدعوات الأحداث بمجرد رؤيتها في التقويم الخاص بك.

# 5. استخدم مصفوفة أيزنهاور

يضيع العديد من المهنيين الكثير من الطاقة والوقت في محاولة تحديد المهمة التي يجب معالجتها أولاً. وعندما يكون لديك الكثير في صحنك ، فإن إعطاء الأولوية لما يجب القيام به (وبأي ترتيب) يكون مفيدًا للغاية.

ولكن عندما تبدو قائمة مهامك أطول من سجادة Grammys ، كيف يمكنك تحديد المهمة التي يجب تحديد أولوياتها؟ بصرف النظر عن الاعتماد على أداة إدارة المهام المعتادة ، هناك خدعة أخرى يمكنك سحبها من تحت جعبتك.

أدخل مصفوفة أيزنهاور. نظام يسمح لك بسرعة فهم المهام والقرارات التي يجب التعامل معها أولاً. إنها أداة بسيطة لصنع القرار تقسم المهام إلى أربعة مربعات وتعطي الأولوية للمهام التي يجب أن تركز عليها أولاً والتي يجب أن تفوضها أو تحذفها.

لذلك ، عندما تجد نفسك في شك تجاه رسائل البريد الإلكتروني المختلفة ، اسأل نفسك:

• هل هي مهمة؟
• أم أنها عاجلة؟

ومن المفارقات أن البشر يميلون إلى إعطاء الأولوية للمهام العاجلة ولكن لديهم القدرة المفاجئة على المماطلة في المهام المهمة. الهدف من فرز البريد الإلكتروني هو تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تعرف أنها عاجلة - وليس تلك التي تحتوي على سطور الموضوع الأكثر إثارة.

تعمل مصفوفة أيزنهاور على تحسين الإنتاجية من خلال تعليمك كيفية تحديد الأولويات بشكل أفضل. تساعدك هذه التقنية في معرفة الأنشطة التي تستحق وقتك وجهدك وأيها لا يستحق. وفي عالم نسارع فيه جميعًا لمواكبة جداولنا ، فهذه مهارة لا تقدر بثمن.

باستخدام Eisenhower Matrix ، يمكنك فصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى أربع فئات:

• عاجل وهام (افعله الآن)
• عاجل وغير مهم (مندوب)
• غير عاجل وهام (مؤجل)
• غير عاجل وغير مهم (حذف)

# 6. تحقق من بريدك الإلكتروني أول شيء في الصباح

هذه ليست فقط نصيحة رئيسية لإدارة البريد الإلكتروني ، ولكنها ستبقيك أكثر إنتاجية عن طريق إزالة المشتتات. نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تصل في أي وقت من اليوم ، فمن السهل أن تميل إلى التحقق منها - حتى عندما تكون في منتصف شيء ما.

التحقق من بريدي الإلكتروني بمجرد استيقاظي يساعدني على الاستعداد ليومي. يمكنني التأكد من عدم وجود حالات طوارئ أحتاج إلى التعامل معها - أو التخطيط لها في يومي إن وجدت. كما يمكنني متابعة العمل الذي قام به زملائي بين عشية وضحاها. مفيد بشكل خاص عند العمل في فريق بعيد مع زملاء من جميع أنحاء العالم.

بشكل عام لا أرد على أي رسائل بريد إلكتروني في أول شيء في الصباح ، لكن التحقق من صندوق الوارد الخاص بي يساعدني في الاستعداد لليوم التالي.

عندما تقوم بأحد عمليات فحص البريد الوارد المعتادة ، تعامل فقط مع رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك التعامل معها بسرعة. إذا احتاج بريد إلكتروني إلى استجابة سريعة ، فافتحه وأجب عليه أثناء استعراض رسائلك. ولكن إذا احتاج بريد إلكتروني وارد إلى مزيد من الوقت للرد ، فخصص بعض الوقت لاحقًا.

هناك طريقة جيدة للاستمرار في هذا الأمر وهي الاستفادة من ميزة الغفوة لتلقي البريد الإلكتروني في وقت أكثر ملاءمة (نعم ، هذا شيء).

قم أيضًا بجدولة أوقات التحقق من البريد الإلكتروني خلال اليوم

إذا لم تكن بحاجة إلى البحث عن رسائل البريد الإلكتروني أو الإعلانات المهمة ، فقم بجدولة بضع فترات زمنية قصيرة خلال اليوم للتحقق من بريدك الإلكتروني. لذا بدلاً من قراءة كل رسالة بمجرد الحصول عليها ، خصص بعض الوقت كل يوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني والتنظيف.

يمكنك القيام بذلك في الصباح ، عند بدء العمل ، لتخفيف هذا الفضول بمجرد استيقاظك. ثم قبل وبعد الغداء. وأخيرًا ، في نهاية اليوم.

السر هنا هو مقاومة الإغراء. لذلك ، عندما تجد نفسك في منتصف مهمة وترغب في إلقاء نظرة عابرة على Gmail الخاص بك ، أخبر نفسك بمقاومة الرغبة حتى وقتك التالي المخصص لذلك.

بخلاف ذلك ، ابق بعيدًا عن صندوق البريد الخاص بك.

# 7. استخدم الردود التلقائية عند الضرورة

اسم الرد الآلي يقول كل شيء. هذه هي الرسائل التي يتم إرسالها تلقائيًا إلى المشتركين بناءً على وقت محدد أو تصنيف حدث معين. والاستفادة بشكل صحيح من أجهزة الرد الآلي يمكن أن تكون استراتيجية قوية لحملة تسويق عبر البريد الإلكتروني.

لذلك ، لنفترض أنك غير مرتاح لإغلاق نافذة بريد إلكتروني لأنك تخشى أن يتصل بك شخص ما لطلب عاجل ، وقد يؤثر تأخرك في الرد على عملك.

الحل؟ قم بإعداد OOO (خارج المكتب) أو رسالة الرد التلقائي التي تقول شيئًا ما في سطر:

"أهلاً،

شكرا لك على بريدك الإلكترونى.

أنا خارج المكتب من شهر / يوم إلى شهر / يوم وسيكون لدي وصول محدود إلى رسائلي الإلكترونية / لن أتمكن من الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي.

إذا كان هذا عاجلاً ، فيرجى الاتصال بـ [NAME] على [EMAIL] أو [PHONE]. سأبذل قصارى جهدي للرد على الفور على بريدك الإلكتروني عندما أعود.

مع أطيب التحيات،

[اسم]"

# 8. افرغ القمامة

فكر في التنظيف العميق لصندوق الوارد الخاص بك كتنظيف ربيعي لحياتك الرقمية. الهدف هنا هو مراجعة إستراتيجية إعادة ترتيب البريد الإلكتروني بالكامل والقضاء على أي فوضى في البريد الوارد تتسبب في إضاعة الوقت.

وهذا يعني أيضًا سلة المهملات الإلكترونية (شيء يتجاهله معظم الناس). لا يتم تخزين رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الخاص بك ولكن يتم حفظها عن بُعد في السحابة. على الرغم من أنه قد يبدو أن هناك سعة لا حصر لها للبيانات ، إذا وجدت نفسك تنفد مساحة في Gmail ، فمن الجيد تفريغ مجلد سلة المهملات في حسابك.

أيضًا ، لا تنس تنظيف رسائلك المؤرشفة من وقت لآخر لتوفير مساحة تخزين. يمكنك أرشفة الرسائل يدويًا أو ، بدلاً من ذلك ، تكوين منظف تلقائي لصندوق الوارد لحذف الرسائل التي مضى عليها أكثر من 30 يومًا.

لكن كن حذرًا واحذف فقط الرسائل التي تكون متأكدًا بنسبة 100٪ أنك لن تحتاجها بعد الآن. إذا قمت بالنقر فوق "إفراغ سلة المهملات" أو "إفراغ سلة المحذوفات" ، فلن تتمكن من استعادة أية رسائل.

ذهب ذهب. وداعا ، أميغو! لن تتمكن فقط من استعادة محتويات سلة المهملات الخاصة بك ، ولكن لن يكون لديك أي مؤشر على وجود أي شيء هناك لتبدأ به.

السيطرة على صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك

ابق على صندوق الوارد الخاص بك تحت السيطرة. مهما كانت الاختراقات المتعلقة بإدارة بريدك الإلكتروني ، فانتقل إلى رسائل البريد الإلكتروني كل يوم لتجنب البريد الوارد المفرط.

فيما يلي بعض النصائح السريعة التي يجب وضعها في الاعتبار:

1. تصفح بريدك في أوقات محددة ومحددة مسبقًا من اليوم.

2. طبق مبدأ باريتو: أعط الأولوية 20٪ من رسائل البريد الإلكتروني وأجل الباقي.

3. احصل على مجلد "Reply by XX Day".

4. ندرك أنك لست بحاجة للرد على كل بريد.

5. كن قاسيا واضغط على زر حذف. لا تعلق على البريد غير الهام.

اختر الرسائل والمهام ذات الأولوية القصوى ، وتجنب الملهيات ، وتعمق في التفاصيل. وبمجرد أن يتم ترويض بريدك الوارد ، تذكر أن تهنئ نفسك.

تتطلب إدارة رسائل البريد الإلكتروني وضع قواعد استراتيجية والحفاظ على الانضباط. قد يستغرق ذلك بعض الوقت - ولا بأس بذلك تمامًا. تعلم كيفية إتقان هذا يشبه إلى حد كبير تطوير عادة جديدة. امنحها الوقت ، وستبدأ في إيجاد العملية أسهل.

تذكر ألا تقلق بشأن القيام بكل هذا دفعة واحدة. الحقيقة هي أن تنظيم وإعادة ترتيب صندوق بريد فوضوي بين عشية وضحاها أمر مرهق مثل التعامل مع صندوق بريد مكتظ. تكيف مع بعض العادات الإيجابية شيئًا فشيئًا.

قم ببعض الإجراءات الدورية ، مثل إفراغ سلة المهملات أو حذف البريد المرسل بشكل مجمّع ، لمساعدتك على الشعور بأنك تحرز تقدمًا.

آمل أن يساعدك هذا الدليل السريع في تحسين سير عمل بريدك الإلكتروني وزيادة إنتاجيتك.

وتذكر ، عند الشك ، أرشفة ذلك.

المؤلف: Zoe Devitto هو محلل إستراتيجي لتسويق المحتوى للعلامات التجارية SaaS مثل FollowUpBoss و Mention.com والمزيد. على الصعيد الشخصي ، تعتبر Zoe من عشاق التصوير الفوتوغرافي وتحب السفر حول العالم كرحالة رقمي.