إجازة تغيب الموظف: السياسة والقواعد والأثر (مع حلول عملية)

لا توجد شركة محصنة ضد إمكانية خروج الموظف في إجازة ، بشكل عام لفترة طويلة. إجازة الغياب هي بمعنى أكثر إشكالية من الاستنزاف ، حيث لا تستطيع الشركات توظيف بدائل لهؤلاء الموظفين.

من الأهمية بمكان أن تدير الشركات سياسة إجازة الغياب بحذر ووفقًا للقوانين القائمة. قد تؤدي سياسة إجازة الغياب المعيبة أو غير المحددة إلى عدم الكفاءة التشغيلية ، أو زيادة استنزاف الموظفين ، أو زيادة عدد الموظفين ، أو نقص الموظفين.

هناك العديد من الأشياء التي يمكن للشركات القيام بها لتخطيط وإدارة غياب الموظفين بكفاءة. تهدف هذه المقالة إلى التحدث عن جميع الأسباب الرئيسية لإجازة الموظفين. أخيرًا ، سنبلغك أيضًا بكيفية صياغة سياسة إجازة الغياب الخاصة بك من أجل إجراء سلس وتقليل تأثيره على العمليات التجارية.

قبل أن ندخل في بيان المشكلة والحل ، دعونا نفهم المزيد عن إجازة الموظف غير المؤكدة وكيف تختلف عن الأنواع الأخرى من الإجازات.

ما هي اجازة الغياب؟

إجازة الغياب هي إجازة معتمدة من العمل ، نسبيًا لفترة أطول يأخذها الموظفون بسبب بعض الظروف الاستثنائية. على عكس الأنواع الأخرى من حالات تغيب الموظفين ، مثل الإجازة ، أو أيام التغيب عن العمل ، أو الإجازات المرضية ، فهي عمومًا غير مسبوقة وغالبًا ما تكون غير مدفوعة الأجر أو مدفوعة جزئيًا. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، تُعرف إجازة الغياب مقدمًا ويمكن دفعها حسب ظروف وطبيعة العمل مثل إجازة التفرغ.

أيضا ، يمكن أن تكون إجازة الغياب إما طوعية أو غير طوعية. عادة ما يتم أخذ الإجازات الطوعية لأسباب شخصية ، مثل رعاية الوالدين أو لأخذ إجازة طويلة الأمد. الإجازات غير الطوعية هي تلك التي يفرضها أصحاب العمل ، وعادة ما تكون نتيجة لظروف غير متوقعة ، مثل التحقيق المستمر أو الإجراءات التأديبية.

كيف يعمل إجازة الغياب؟

تختلف عملية إجازة الغياب قليلاً عن الأوراق الأخرى مثل أوراق PTO لأنها تحتاج في الغالب إلى مراجعة يدوية. كل منظمة لديها سياساتها وعملياتها لتنظيم إجازات غياب الموظفين.

• طلب إجازة: الخطوة الأولى بشكل عام هي أن يطلب الموظف إجازة من صاحب العمل. يتم ذلك بشكل عام من خلال البريد أو نظام إدارة الإجازات (LMS) ، اعتمادًا على سياسة الشركة. يجب أن يتضمن الطلب تواريخ وسبب طلب الإجازة المقترح.
• موافقة المدير / الموارد البشرية: بمجرد استلام الطلب ، يوافق صاحب العمل عادةً على الإجازة أو يرفضها بناءً على الظروف والسياسة وتاريخ الموظف. يمكنهم أيضًا النظر فيما إذا كان لديهم عدد كافٍ من الموظفين لتغطية واجبات الموظفين الغائبين أم لا.
• عند الموافقة: في حالة الموافقة ، سيعمل صاحب العمل مع الموظف لتحديد أفضل السبل لتغطية واجباتهم أثناء غيابهم. قد يتضمن ذلك إعادة تعيين المهام إلى موظفين آخرين ، أو تعيين عامل مؤقت ، أو ببساطة الإدارة بدون شخص في هذا الدور حتى عودة الموظف.
• عند الرفض: في حالة الرفض ، سيقدم صاحب العمل عادةً سببًا لقراره ويقدم بدائل إن أمكن. على سبيل المثال ، قد يقترحون أنه يمكن للموظف أخذ العمل من المنزل بدلاً من ذلك أو ترتيب أيام إجازته. سيضمن ذلك أنه لا يزال بإمكانهم قضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل دون تعطيل العمليات التجارية كثيرًا.
• الدفع أثناء إجازة الغياب: يعتمد ما إذا كان الموظف يتلقى أجرًا أثناء إجازة الغياب بشكل عام كليًا على سياسة الشركة. يمكن لأصحاب العمل أيضًا النظر في ظروف أخرى وتاريخ الموظف وتعيينه وأهميته وتأثيره.
• التواصل: بمجرد الانتهاء من كل شيء ، من المهم إبلاغ هذه الخطط إلى جميع الأطراف المعنية. يشمل هؤلاء المديرين وزملاء العمل والعملاء الذين قد يتأثرون بالتغيير في التوظيف. إنه يضمن أن كل عضو في الفريق يعرف القيود القادمة ويمكنه اتباع نهج استباقي لتقليل الاضطرابات.

أنواع إجازة الغياب

هناك عدة أنواع مختلفة من إجازات الغياب ، ولكل منها أسباب وتأثيرات مختلفة. فيما يلي لمحة موجزة عن أنواع الإجازات الأكثر شيوعًا:

• المضاعفات الطبية: بينما تقدم معظم الشركات إجازات مرضية لكل موظف ، فإن الحالات الطبية الخطيرة والأمراض المزمنة والمضاعفات طويلة الأجل لا يتم أخذها في الحسبان من قبل المنظمات. قد يكون الموظف غير قادر على العمل أو يقرر أخذ أيام إجازة لفترة أطول إما بسبب ظروفه الطبية الخاصة أو لرعاية شخص ما في عائلته.
• التفرغ: عادة ما يتم أخذ التفرغ لفرص التطوير الشخصي أو المهني مثل برامج الدراسة في الخارج أو المشاريع البحثية أو التدريب الداخلي. يُدفع التفرغ بشكل عام جزئيًا ولكن يمكن دفعه أو عدم دفعه ، اعتمادًا على سياسة الشركة وتاريخ العمل والاتفاق.
• إجازة الأمومة / الأبوة: إجازة الأمومة إلزامية لكل منظمة ويمكن أن تستمر من 6 إلى 16 أسبوعًا مدفوعة الأجر. تقدم معظم الشركات أيضًا شكلاً من أشكال إجازة الأبوة مدفوعة الأجر للسماح للموظفين الذكور بالتواصل مع أطفالهم.
• إجازة الحداد: في حالة وفاة الأسرة ، سيقدم العديد من أرباب العمل إجازة الفجيعة للسماح للموظفين بالوقت للحزن والتخطيط.
• إجازة الصحة العقلية: في بعض الأحيان يحتاج الموظفون إلى بعض الإجازة من العمل من أجل الصحة العقلية السليمة والرفاهية. يمكن أن يكون هذا النوع من الإجازات طوعيًا ولا إراديًا ويمكن أن يكون لأسباب متنوعة مثل القلق أو الاكتئاب أو الإرهاق أو الصدمة.

قد يكون هناك العديد من الأسباب الأخرى للإجازة مثل واجب هيئة المحلفين أو الواجب العسكري أو خدمة المجتمع اعتمادًا على الدولة أو الولاية التي تعمل فيها مؤسستك.

أثر إجازات الغياب على الأعمال

يمكن أن تترك الإجازات غير المسبوقة تأثيرًا سلبيًا وإيجابيًا على عملك. فيما يلي بعض الآثار الرئيسية لإجازة الغياب على العمل:

• تشغيلية: اعتمادًا على نوع ومدة الإجازة ، قد تضطر الشركات إلى تعديل عملياتها لاستيعاب الموظف. يمكن أن يشمل ذلك تعيين بديل مؤقت ، أو إعادة تعيين المهام للموظفين الآخرين ، أو إجراء تغييرات على العمليات أو الجداول.
• المالية: إذا تم دفع أجر الموظف أثناء إجازته ، فقد يشكل ذلك ضغطًا على ميزانية الشركة. بدلاً من ذلك ، إذا لم يتم الدفع للموظف أثناء إجازته ، فقد يتخلف عن سداد الفواتير أو يكون غير قادر على الوفاء بالتزاماته المالية الشخصية.
• السمعة: في بعض الحالات ، يمكن أن تؤثر أوراق الغياب أيضًا على سمعة الشركات. على سبيل المثال ، إذا أخذ الموظف إجازة للحصول على فرص التطوير الشخصي ، فقد ينعكس ذلك بشكل إيجابي على العمل ويحسن سمعته.

كيف يتم إنشاء سياسة طلب إجازة الغياب للموظفين؟

تختلف سياسة طلب الإجازة من شركة إلى أخرى حسب احتياجات المنظمة ومواردها. فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي يجب مراعاتها أثناء صياغة سياسة طلب الإجازة ، مثل:

• الغرض ونوع الأوراق

يجب تحديد الغرض من سياسة طلب الإجازة بوضوح حتى يعرف الموظفون ما تغطي السياسة وسبب وجودها. يجب أن يغطي كلاً من الظروف المتوقعة وغير المتوقعة التي قد تحدث في حياة الموظف.

بشكل عام ، تسمح معظم الشركات بإجازة بسبب المضاعفات الطبية ، والفجيعة ، والتفرغ ، والأمومة / الأبوة.

• جدارة - أهلية

يجب تحديد معايير الأهلية لأخذ إجازة في السياسة حتى يعرف الموظفون من يمكنه الاستفادة من الميزة ومن لا يمكنه الاستفادة منها. يمكن أن يشمل ذلك مدة الخدمة والدور الوظيفي والأداء. ومع ذلك ، تسمح معظم الشركات للموظفين الإداريين بأخذ إجازة بعد 5 سنوات من الخدمة.

• إجراء

يجب تحديد إجراءات طلب الإجازة بوضوح حتى يعرف الموظفون كيفية القيام بذلك. قد يشمل ذلك إرسال نموذج أو إرسال بريد إلكتروني إلى الموارد البشرية بالمعلومات ذات الصلة. من المهم أيضًا ملاحظة الإطار الزمني الذي يحتاج فيه الموظفون إلى تقديم طلباتهم بناءً على طبيعة الإجازة.

يجب تقديم طلب إجازة الأمومة / الأبوة بشكل عام قبل شهر إلى شهرين ، بينما يتم تقديم الظروف الأخرى غير المتوقعة بشكل عام في اليوم نفسه. وبالمثل ، يجب إبلاغ التفرغ في أقرب وقت ممكن ، بشكل عام قبل 3-6 أشهر من الإجازة.

• مدة

يجب أيضًا تحديد المدة التي تُمنح فيها إجازة الغياب في السياسة. هذا مهم حتى يعرف الموظفون المدة التي يمكن أن يبتعدوا فيها عن العمل ويخططون وفقًا لذلك.

بشكل عام ، لا يجوز منح إجازة طبية إلا لمدة 6-12 أسبوعًا. يمكن أن تتراوح الإجازات الأخرى مثل إجازة الأمومة / الأبوة من 9 إلى 18 أسبوعًا بينما قد يتم منح إجازة التفرغ لمدة تصل إلى عام واحد.

• تعويض

يجب أن تنص السياسة أيضًا على ما إذا كان سيتم دفع رواتب الموظفين أثناء إجازة غيابهم. قد تكون هناك أيضًا إجازة مشروطة ومدفوعة جزئيًا حسب الاتفاق مع الموظف.

تدفع معظم الشركات أجور الموظفين خلال إجازة الأمومة / الأبوة ، لكن البعض قد يقدم تعويضًا جزئيًا. قد تقوم الشركات حتى بتوقيع سندات مع الموظفين قبل الموافقة على إجازة سبت مدفوعة الأجر ، مع التأكد من أن الموظف يعمل لفترة معينة حتى بعد الانتهاء من دراسته.

• القواعد الارشادية

يجب أيضًا تضمين إرشادات حول أوراق الغياب في السياسة. يمكن أن يغطي هذا أشياء مثل ما إذا كان الموظفون بحاجة إلى البقاء على اتصال مع الشركة أثناء إجازتهم. أو إذا سُمح لهم بالعمل لدى منظمات أخرى أثناء إجازتهم ، وما إذا كانوا مطالبين بسداد أي أموال وردت من الشركة أثناء إجازتهم.

قم بتضمين هذه العناصر الرئيسية في سياسة طلب الإجازة الخاصة بك للتأكد من أن كلاً من أصحاب العمل والموظفين على دراية بحقوقهم ومسؤولياتهم عندما يتعلق الأمر بأخذ إجازة من العمل.

طرق التقليل من تأثير إجازة الغياب في العمليات التجارية

يمكن أن يؤدي التغيب عن العمل إلى فوضى في نظام الأعمال الراسخ. خاصة في الأعمال الصغيرة والمناصب الإدارية العليا ، يمكن أن تؤثر الإجازة الممتدة بشكل كبير على عمليات الشركة. يجب أن يكون لدى كل منظمة خطة طوارئ لتغطية إجازة غياب الموظف.

هناك بعض الطرق الرئيسية التي يمكن للشركات من خلالها تقليل تأثير إجازة الغياب على عملياتها.

• التخطيط المسبق

إذا كنت تعلم أن الموظف سيأخذ إجازة ، فحاول التخطيط لها مسبقًا حتى تتمكن من جعل شخص آخر يغطي واجباته أثناء غيابه. قد يتضمن ذلك تدريب موظف آخر على أداء الوظيفة ، أو تعيين بديل مؤقت ، أو إعادة ترتيب جداول العمل بحيث يمكن للموظفين الآخرين تحمل فترة الركود.

• التعويض مقابل التوجيه

هناك طريقة أخرى لتقليل تأثير إجازة الغياب وهي التأكد من أن الموظفين يحصلون على تعويض مناسب وأن يكونوا على اتصال مع الوقت الذي يقضونه بعيدًا عن العمل. قد يتضمن ذلك دفع رواتبهم كاملة أو جزئية مقابل إدارة وتوجيه المرؤوسين خلال فترة غيابهم.

• بناء فريق متعدد الوظائف

يجب على المنظمات بناء فرق مع كل عضو قادر على أداء أدوار متعددة. يجب أن يكون أعضاء الفريق الآخرون قادرين على تغطية الموظفين الغائبين.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك فريق مبيعات ، فيجب أن يكون هناك شخص في الفريق يمكنه إدارة استفسارات خدمة العملاء إذا لم يكن ممثل العميل متاحًا.

كيف يمكن ترك برنامج الإدارة يساعد؟

تؤثر أوراق الغياب على عمليات الشركات في جميع الصناعات. من المهم اتباع نهج استباقي لإدارتها. إحدى طرق إدارة أوراق الغياب بطريقة منظمة هي من خلال البرنامج.

يتيح لك برنامج إدارة إجازات الموظفين (ELMS) وضع السياسات وإرسال التذكيرات وتتبع الحضور وإدارة عملية الإجازة بسهولة. يمكن أن تساعدك ELMS على تجنب مشاكل التغيب عن طريق تتبع حالات الغياب ، وضمان حصول الموظفين على مزايا الإجازة ، وتوفير القدرة على إرسال إخطارات إلى الإدارة بشأن غياب الموظف.

استنتاج

إجازة الغياب ليست نادرة ، كل منظمة تمر بهذا. تحتاج الشركات إلى سياسة إجازة غياب فعالة ومعقولة لإدارة حالات غياب الموظفين والتأكد من تأثر العمليات التجارية إلى الحد الأدنى. يجب على الموظفين اتخاذ نهج استباقي لمواجهة هذه الإجازات غير المؤكدة وإعداد خطط للطوارئ.

أسئلة وأجوبة

فئات ذات صلة: نظام إدارة رواتب الموظفين | أدوات إدارة الموارد البشرية | نظام إدارة حضور الموظفين | برنامج تتبع المتقدمين