12+ أفضل تقنيات إدارة الموظفين لتحسين الإنتاجية

بالنسبة للأعمال التجارية ، فإنهم يركزون على زيادة إنتاجية موظفيهم في مكان عملهم خلال العقد الماضي.

تقول حالة مكان العمل المحلي في جالوب إن حوالي 85٪ من الموظفين غير مهتمين بنشاط بعملهم. ونتيجة لذلك ، تسببت في خسارة 7 تريليونات دولار في الإنتاجية.

أفادت دراسة أجرتها جامعة إكستر أن المكتب ذو التصميم المفتوح أدى إلى انخفاض بنسبة 32٪ في صحة الموظفين. حيث خفضت 15٪ من الإنتاجية.

إن تحفيز الموظف على العمل بشكل أفضل وتحسين إنتاجيته ليس بالأمر السهل. لكن الأمر ليس بهذه الصعوبة أيضًا.

ومع ذلك ، لا يقتصر الأمر على اختصار وقتهم على الشبكات الاجتماعية أو تتبع وقتهم أيضًا.

هناك عدة عوامل تؤثر على النتائج الإجمالية في الإنتاجية. يمكن أن تكون البيئة ، وثقافة العمل ، والصحة ، وما إلى ذلك.

نصائح لتحسين الإنتاجية باتباع إدارة الموظفين

إدارة الموظفين هي عملية لمساعدة العمال على بذل قصارى جهدهم في وظائفهم.

فكرة استخدام هذا هو مساعدة الموظف وكذلك الأعمال على تحقيق الأهداف معًا.

تشمل إدارة الموظفين كل شيء بدءًا من تعيين موظفين جدد وإدارة الأداء وإدارة كشوف المرتبات وما إلى ذلك.

بمساعدة الإدارة ، يحصل الموظف على رؤية أفضل للأداء.

أيضًا ، يعملون على توجيههم جنبًا إلى جنب مع اختيار الاستراتيجيات والتنفيذ للتأكد من أن الموظفين سعداء ومدربون جيدًا وفعالون.

يمكن لإدارة الموظفين أن تساعد الأعمال على زيادة الإنتاجية بطرق مختلفة. ويشمل:

إجراء استبيانات للموظفين

من خلال إجراء استبيانات الموظفين ، يمكن للإدارة العثور على حواجز الطرق والعوامل التي تؤثر على إنتاجية موظفيها.

يمكن أن يكون مسحًا جماعيًا أو يمكن أن تساعد بعض الأنظمة في القيام بالعمل.

ابدأ بأسئلة مثل -

• هل يشعر موظفوك بالسعادة في العمل؟
• هل يفهمون الترقية والسلم الوظيفي للشركة؟
• ماذا سيكون تصنيفهم للتوازن بين العمل والحياة؟

يمكن أن تعتمد أسئلتك على الإعدادات التالية -

• المرونة في خيارات العمل
• تواتر الاجتماعات
• المشتتات والضوضاء
• البيئة في المكتب

مزيد من المرونة في أقسام العمل

أرباب العمل الذين يعملون من المنزل هم أفضل في الإنتاجية. وفقًا للدراسة التي أجرتها Best buy ، أظهرت أن 35٪ من الإنتاجية زادت عندما يحصل أصحاب العمل على خيارات مرنة في عملهم.

يمكن أن يعتمد على الأدوار التي يمكن للإدارة أن تحدد مقدار المرونة التي يمكن أن يحصل عليها الموظف.

من خلال ذلك ، يمكن للموظفين أن يشعروا بأنهم مشحونون أكثر ، وتركيزًا ، وسعداء في العمل.

عندما تختار برنامج عمل مرنًا ، فإليك بعض الممارسات التي يجب مراعاتها -

• احصل على خطة مع إجراءات مصممة جنبًا إلى جنب مع السياسات.
• للتأكد من كيفية عملها ، ابدأ بتجربة أو تجارب.
• قم بتدريب إدارتك وقادة الفريق للحفاظ على مساءلة العاملين عن بعد
• قم بتقييم العملية كل عام وتعديلها وفقًا لذلك.
• ضبط الاتصال السهل للحفاظ على الأعمال عن بعد

النظر في البيئة المادية للمكتب

وفقًا لدراسة CareerBuilder ، فإن 53٪ من الموظفين أقل إنتاجية لأنهم يشعرون أن بيئة عملهم باردة جدًا.

تعد بيئة العمل المادية أمرًا حيويًا عندما يتعلق الأمر بزيادة الإنتاجية. يمكن أن تكون مشكلة في الإضاءة ، وربما تكون باهتة للغاية بالنسبة لموظفيك.

ونتيجة لذلك ، فإنه يسبب إجهاد العين. أيضًا ، الأشخاص الذين يعانون من مشكلة تشبه الصداع النصفي ، يمكن أن يكون هذا سببًا لهم.

تقع على عاتق الإدارة مسؤولية التأكد من شعور الموظفين بالراحة أثناء عملهم. إذا كانت الإضاءة تمثل مشكلة ، فتأكد من إضافة ضوء طبيعي.

إذا كان المكتب لا يحتوي على نوافذ كافية ، احصل على مصابيح إضاءة طبيعية بدلاً من المصابيح القاسية.

تمامًا مثل الضوء ودرجة الحرارة ومستوى الضوضاء لها أيضًا أدوار رئيسية.

في عام 2015 ، وفقًا لدراسة أجريت ، كان لدى الأشخاص الذين عملوا تحت درجة حرارة 68 درجة أو أقل ، انخفاض بنسبة 50 ٪ في الإنتاجية. كما زادت بنسبة 44٪ من الأخطاء.

كانت درجة الحرارة المثالية التي تم تسجيلها للعاملين 71.5 درجة. لم يعمل الناس بشكل أفضل فحسب ، بل زاد أيضًا من فرص بقاء الأشخاص لساعات.

للتحكم في مستوى الضوضاء ، حتى لا يشتت انتباه الموظفين. القليل من التذكيرات ستساعد -

• إبقاء الصوت منخفضًا أثناء عمل الأشخاص.
• انتقل إلى منطقة مختلفة عند تلقي مكالمات هاتفية طويلة.
• حافظ على محادثة مطولة لمساحات الاجتماعات.
• الاجتماعات المخطط لها لقاعات المؤتمرات
• خفض الصوت عند المشي مع الآخرين.

تقنيات إدارة الموظفين لتعزيز الإنتاجية

من شركة صغيرة إلى مؤسسة ، يعتبر الموظفون السبب الرئيسي وراء نجاحهم. بدونها ، من المستحيل أن تعمل بشكل صحيح.

يقود نجاح الأعمال إلى تحقيق وكفاءة مكان العمل. ولهذا ، تحتاج الإدارة إلى التركيز على العوامل الداخلية والخارجية.

تعتمد إنتاجية الموظف على الكثير من النقاط ، ولكن للتأكد من أنها لا تؤثر على الاتجاه المعاكس. فيما يلي بعض الأساليب التي يجب اتباعها -

1. السماح بالعمل من المنزل للموظفين

يتيح العمل من المنزل لموظفيك زيادة الإنتاجية من خلال إلغاء تنقلاتهم المنتظمة. كما أنه يزيد من فرص العيش بأسلوب حياة صحي.

وفقًا لـ Flexjobs ، يفضل أكثر من 75 ٪ من الموظفين العمل من المنزل لأنه يزيد من إنتاجيتهم. إنه يزيل الانقطاع مما يقلل من إجهادهم ويساعد في العمل بشكل أفضل.

إنه يقضي على حالة الانزعاج من النميمة والسياسات المكتبية التي توفر الكثير من الوقت للعمل المنتج.

• تجهيزهم بالأدوات الصحيحة

يمكن أن يساعد اختيار الأدوات المناسبة موظفيك على العمل بشكل أفضل وفعال. يمكن أن يساعدهم في تسهيل عملهم ، والحفاظ على سير العمل الخاص بهم مبسطًا.

الأدوات التي يمكنها تحسين عملهم دون إضاعة الساعات والجهد والإنتاجية يمكن أن تعزز الإدارة العامة أيضًا.

• تطبيقات تتبع للإنتاجية والوقت

لتتبع الإنتاجية والوقت ، يمكنك العثور على الكثير من التطبيقات. تساعدك هذه التطبيقات في تتبع مقدار الوقت الذي يستغرقه موظفوك لأداء مهامهم.

يمكن أن يساعد في تعزيز كفاءة العمل وأيضًا يلغي فرص إضاعة الوقت. يمكنك بسهولة إسناد العمل إليهم ، وتتبع عملهم ، والتأكد من اقتراح المساعدة لإبقائهم متحفزين.

• أدوات التعاون

الأدوات التي تساعد في التعاون مع الفرق الأخرى وتساعد في تبسيط العمل الجماعي. يمكن أن يتسبب العمل معًا في الكثير من الأخطاء حيث يمكن لموظفك إضاعة الوقت وينتهي به الأمر في مواجهة الإزعاج.

تعمل أدوات التعاون على تسهيل وصولهم إلى البيانات والمعلومات والملفات والأشياء الأخرى أثناء العمل معًا في المشاريع.

• تطبيقات الاتصال

العمل كفريق ، بغض النظر عما إذا كان في مكان العمل أو عن بعد ، في كلتا الحالتين ستحتاج إلى تواصل أفضل.

يمكن أن تقوم رسائل البريد الإلكتروني بالعمل ولكن تتبع كل بريد إلكتروني يمكن أن يكون مضيعة للوقت. من المهم استخدام تطبيقات الاتصال للوصول بسهولة إلى الآخرين.

كما أن الاتصال السريع يقضي على سوء الفهم ويحسن إنتاجية العمل.

2. تحسين ثقافة العمل الخاصة بك مع التوظيف

تعد ثقافة العمل جانبًا مهمًا لكيفية استجابة موظفيك وعملهم. عندما تقوم بتعيين المزيد من الأشخاص ، من المهم التحقق مما إذا كانوا مناسبين لثقافة العمل أم لا.

على سبيل المثال ، تأخذ شركة Zappos التوظيف الخاص بها كأنها مغازلة بدلاً من عملية توظيف. يقومون بالفحص ، أولاً وقبل كل شيء للتأكد من أن الموظف الجديد مناسب للقيم الأساسية للشركة.

3. رفع معنويات الموظفين لتعزيز العمل عالي الجودة

عندما يكون موظفوك سعداء ومشاركين ، فإنهم يعملون بجد أكبر وكذلك أكثر ذكاءً.

هؤلاء الأشخاص الذين يكرهون ما يفعلونه ، لا يحرمون فقط من حقوقهم ويشعرون بأنهم غير محبوبين مما يسبب الإرهاق العاطفي.

بالتركيز على تحسين الصحة والتواصل والاحترام من شركتهم ، يميل الموظف إلى العمل بجدية أكبر ويكون أكثر إنتاجية.

من الأهمية بمكان بالنسبة للأعمال أن يقدروا وأن يعززوا معنويات موظفيهم لجعلهم يشعرون بالرضا عما يفعلونه.

لا تخبرهم فقط ولكن أظهر لهم أيضًا.

4. إدخال خيارات التحسين وتطوير الذات

الموظفون الذين يشعرون بأنهم عالقون في القيام بنفس الوظيفة مرارًا وتكرارًا دون أي علامة على التحسن سيرغبون في الاستقالة مبكرًا.

لا يقتصر الأمر على مجرد تكلف العمل من خلال عملية التوظيف مرة أخرى ، ولكن أيضًا وجود أعداد أكبر من الموظفين الذين يتركون العمل يمكن أن يسبب مشاكل في مكان العمل أيضًا.

إنه يؤثر على الآخرين لأنهم يشعرون بالسلبية أيضًا.

أفضل طريقة لتجنب مثل هذا الموقف هو تقديم دورات وأفكار لتطوير الذات. تأكد من تحقيق الأهداف التي يمتلكها العاملون لديك.

امنحهم أسبابًا للعمل بكفاءة. يشعر الموظفون بالديون عندما تنفق الشركة الأموال على تطويرهم الذاتي.

يمكن أن يساعدهم ذلك في زيادة الإنتاجية والحصول على النتائج التي تأمل فيها.

5. شجع الناس على تجنب MicroManaging

وفقًا لـ Robby Slaughter ، وهو خبير في الإنتاجية ، يقول إنه لزيادة الإنتاجية ، فإن أفضل وسيلة لاستخدامها هي إبعاد المديرين عنها.

تجنب إدارة كل عمل لموظفيك نيابة عنهم. دعهم يفعلوا ذلك بأنفسهم. بدلاً من الإدارة التفصيلية ، اطلب من موظفيك تولي ملكية عملهم.

أيضًا ، عزز ثقتهم باستخدام الموارد ووقتهم.

السماح لمديرك بالتخلص من موظفيهم سيجعلهم متوترين ويجعلهم يؤدون أداءً ضعيفًا أيضًا.

6. التركيز على اتصال واضح وأفضل

التواصل هو مفتاح النجاح. بدون وجود اتصال ثنائي الاتجاه ، لن يفشل عملك فحسب ، بل إنه يجعل العلاقات متوترة أيضًا.

يؤدي عدم التواصل إلى سوء الفهم وبدون معالجته يمكن أن يتسبب في إزعاج كبير أثناء العمل.

من خلال الاتصال الواضح ، يمكنك جعل العمل أكثر جاذبية وإنتاجية وسير عمل أفضل.

7. تعزيز مفهوم الرعاية الذاتية

الرعاية الذاتية أمر بالغ الأهمية للإنتاجية. تضاعف عدد الموظفين الذين يأخذون إجازات مرضية ثلاث مرات بين عامي 1996 و 2000. والسبب هو - الإجهاد.

وبحسب ما أفاد به المعهد الأمريكي للتوتر ، فإن الأمريكيين البالغين في الغالب يواجهون ضغوطًا بسبب ضغط الاحتلال والمخاوف. إنه أحد المصادر الرئيسية التي تسبب التوتر لدى الناس.

لا يتسبب الضغط النفسي في فقدان الحافز فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى الإضرار بالإنتاجية.

لتعزيز ثقافة الشركة الصحية والتواصلية وتحسينها ، هناك القليل من الأشياء المهمة التي يجب القيام بها.

• استمع إلى ما يريد موظفوك قوله
• امنح عملًا صعبًا وهادفًا
• احصل على ملاحظات بناءة
• اضبط معايير النجاح الواضحة

نصيحة للمحترفين : أظهر لهم أنك تهتم بدلاً من إخبارهم. اطلب منهم تعزيز نومهم الجيد ، وتوازن أفضل بين العمل والحياة ، وحياة صحية ، وممارسة الرياضة ، والاسترخاء.

8. لا تغلق وسائل الاعلام الاجتماعية

يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي مزعجة ولكن لا تغلقها لموظفك.

يستخدمونها لأسباب متنوعة. بعض الأشخاص يقضون وقتًا في الراحة ، أو يستخدمون التواصل المهني أو لمجرد التراخي.

لكن القضاء على وسائل التواصل الاجتماعي للأبد يمكن أن يقتل الروح المعنوية. أيضًا ، يظهر أنك لا تثق بهم وتقتل مزاجهم في العمل أيضًا.

نصيحة احترافية: إذا كنت تريد التحكم في الوقت الذي يجب أن يقضيه موظفك على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك استخدام البرامج والمراقبة لتتبع الوقت. أيضًا ، اسمح لموظفيك باستخدام معنوياتهم لإيجاد التوازن.

9. احصل على مزيد من الرضا مع المزيد من الامتيازات

يمكن أن تؤدي أهمية الرضا الوظيفي إلى إنتاجية جادة. تعد شركات مثل Google و Facebook أمثلة مثالية على مدى رضا الموظفين عن العمل والإنتاجية.

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة Glassdoor ، يريد أربعة من كل خمسة موظفين زيادة في الراتب.

يمكنك التفكير في الامتيازات وتشجيع موظفيك مثل عروض NutraClick لدعم عضوية الصالة الرياضية ، ويمنح Burton تذاكر تزلج مجانية ويستخدم Twillo Kindle جنبًا إلى جنب مع راتب للكتب الشهرية.

نصيحة للمحترفين: يمكنك إجراء مسح واسأل عما يحب موظفيك الحصول عليه. استخدم المعلومات لتحديد الامتيازات.

10. قياس الإنتاجية للحصول على رؤية أفضل

لإدارة إنتاجية العاملين لديك ، ستحتاج إلى رؤية أفضل. يمكنك استخدام المقاييس وفهم كيفية سير الإنتاجية داخل عملك وبين الموظفين.

يبدأ بأهمية الوقت وجودة العمل. استخدم أدوات قياس الإنتاجية التي تتيح لك تبسيط العمل ومراقبته وإدارته.

11. احصل على مهارات الموظفين لديك بشكل أفضل مع التدريب

يساعد التدريب في تحسين إنتاجية الموظفين الجدد والحاليين. يمكن أن يساعد تحسين مهاراتهم من خلال عملية التدريب ، بدءًا من البداية ، في تعزيز ثقتهم.

يعد التدريب جزءًا مهمًا من الموظف ، فهو يساعد في فهم وظائفهم الأساسية وأيضًا قيم الشركات.

عندما تؤدي تدريبًا ماهرًا ، فإنك تدرب موظفيك على أداء عملهم بكفاءة أكبر.

وفقًا لدراسة أجرتها المجلة الدولية للعلوم والبحوث في عام 2013 ، فإن التدريب مفيد ومفيد للموظفين وكذلك أرباب العمل.

من خلال التدريب المناسب ، يمكنهم أداء مهمتهم بشكل أكثر إنتاجية وكفاءة.

12. تعاطف مع الجودة بدلاً من الكمية

الوقت المستغرق في القيام بالعمل يمكن أن يبرر ما إذا تم القيام به بشكل صحيح. ومع ذلك ، تشمل الإنتاجية تقليل الوقت أيضًا.

لكن القيام بالعمل بشكل أسرع مما يؤدي إلى المزيد من الأخطاء والأخطاء سيستغرق وقتًا أطول لتحسينه. لن يتطلب الأمر المزيد من الجهد فحسب ، بل سيؤثر أيضًا على العمل.

وفقًا لباحث في جامعة ستانفورد اكتشف في الفينوم الذي يُطلق عليه Productivity cliff في عام 2014.

حسنًا ، تقول الدراسة أن الأشخاص الذين عملوا لمدة 70 ساعة في الأسبوع فعلوا نفس الشيء مثل الآخرين الذين استخدموا 55 ساعة في نفس العمل.

وأظهرت أن الساعات الأطول لا تؤثر على النتائج الأفضل. لجعلها قصيرة ، جودة العمل هي كفاءة أكبر مقارنة بالكمية.

Pro Ti p: اطلب من موظفيك إكمال عملهم في المكتب بدلاً من نقله إلى منازلهم. سيؤثر ذلك على صحتهم العامة مما يؤدي إلى نقص الإنتاجية أيضًا.

13. حافظ على تجربة البريد الإلكتروني أقل إزعاجًا

فحص رسائل البريد الإلكتروني أثناء العمل يؤثر على الإنتاجية. لا يقتصر الأمر على تشتيت انتباهه فحسب ، بل يستغرق الأمر 25 دقيقة حتى يعود الدماغ إلى نفس المنطقة مرة أخرى.

لذلك في كل مرة يتحقق فيها موظفك من البريد الإلكتروني ، سيستغرق نفس القدر من الوقت للتركيز مرة أخرى. يضيع الكثير من الوقت مما يزعج تدفق العمل.

البريد الإلكتروني جزء من الأعمال ولا يمكنك إزالته نهائيًا. ومع ذلك ، يمكن أن يكون الوقت محدودًا ، لذا لن يكون هناك الكثير من الإزعاج للعمل.

نصيحة للمحترفين : بدلاً من استخدام البريد الإلكتروني للتواصل ، استخدم أدوات أخرى مثل Slack أو skype. أيضًا ، اجعل الموضوع واضحًا وسهل الفهم.

سيسمح للأشخاص بمعرفة ما إذا كان من الضروري التحقق الآن أو يمكن حفظه في وقت لاحق.

عوامل التركيز لتحسين الإنتاجية في مكان العمل

يمكن أن تتأثر الإنتاجية في مكان العمل بالعديد من الأشياء. يمكن أن يساعد التخلص منها في تحسين النتيجة الإجمالية.

ولكن هناك بعض العوامل المهمة مثل تغير درجة الحرارة والأضواء التي يمكن أن تساعد في بناء إنتاجية أفضل في مكان العمل.

لا يمكن أن يساعد فقط في جعل موظفك يشعر بالتحسن ولكنه أيضًا يقدم نتائج أفضل أيضًا.

موسيقى

وفقًا للدراسات ، يعمل 90٪ من الموظفين بشكل أفضل عندما يستمعون إلى الموسيقى. تصل دقة العمل أكثر إلى 88٪.

أيضًا ، يوافق 65٪ من أصحاب الأعمال على أن الموسيقى تعزز إنتاجية موظفيهم. وأفاد 40٪ من المالكين أنهم حققوا مبيعات أفضل أيضًا.

يمكن أن يساعد تشغيل الموسيقى في الخلفية في تحسين الحالة المزاجية للأشخاص. يعطي الإيجابية ويساعد على التركيز في العمل.

كما أنه يجعل السرعة أسرع ويحافظ على الإنتاجية.

استكمال العمل السابق

يمكن تنحية العمل المشغول جانبًا عندما يكون لدى الموظفين عمل أكثر إلحاحًا للقيام به. لكن في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون لإكمال هذه الأعمال أهمية أكبر.

على سبيل المثال ، إذا احتاج المدير إلى إجراء التعديلات في الملفات لكنه تركها تتراكم بسبب بعض الأعمال الأخرى.

وفجأة يحتاج المالك إلى ملف عاجل. حسنًا ، في هذه الحالة ، يصبح العمل السابق أكثر أهمية.

يوضح هذا أنه بدلاً من انتظار تراكم العمل ، من المهم القيام بالعمل المشحون بضع دقائق كل أسبوع. حسنًا ، قد لا يترك العمل يكتمل ، ولكن من خلال القيام شيئًا فشيئًا ، سيظل أقل من ذلك بكثير.

كما أن القيام بالأعمال المشغولة وإكمالها يمكن أن يعزز الثقة. يعطي شعورا بالإنجاز.

على الرغم من أنه من المدهش أنه يمكن أن يؤثر على الإنتاجية على مستوى كبير. كما أنه يقلل من الضغط الكلي.

تشوش يحيط

لا يُظهر وجود مكتب مزدحم مدى انشغالك ، بل سيجعل عملك أكثر صعوبة. قد يستغرق العثور على الأشياء الصغيرة مزيدًا من الوقت ومع كل الفوضى ، يمكن أن يكون محبطًا.

يمكن للعمال الذين يحافظون على مساحتهم نظيفة وصيانتها الحفاظ على عملهم بشكل جيد. يوفر وصولاً أفضل إلى الملفات والعناصر الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، فهو يبقي الإلهاء بعيدًا ويوفر المكتب المنظم مساحة أكبر للتفكير.

رضاء الموظف

يقوم الموظفون الراضون بمزيد من العمل وأفضل أيضًا.

عندما لا يكون الموظفون راضين ، فهذا يظهر في عملهم. فهو لا يجعل إنتاجيتهم سيئة فحسب ، بل إنه يؤثر على الموقف السيئ ويلجأون إلى موقف الرعاية.

أيضًا ، هؤلاء الموظفون الذين لا يهتمون بالعمل ولكنهم ما زالوا في الوظيفة لن يظهروا أي إمكانات على الإطلاق.

لكن أولئك الذين يشعرون بالرضا والازدهار لبذل المزيد سيعطون نتائج أفضل.

لهذا السبب تبحث الشركات عن أسباب تجعل موظفيها راضين. وللحصول على ذلك ، يمكنك فعل ذلك

• تعزيز الصحة الجيدة
• التدريب والاستثمار
• لا تفعل الإدارة الجزئية
• حافظ على المرونة
• المكافآت على التقدير
• دفع أهدافهم الشخصية.

الأسئلة المتداولة (FAQ)

مصادر إضافية