أفضل ممارسات تأهيل الموظفين

كل شركة متنامية لديها قسم قوي للموارد البشرية (الموارد البشرية) كلجنة الترحيب بالتعيينات الجديدة. يعتمد الجو اللطيف والمريح في مكان العمل على مدى إدارة هؤلاء الأشخاص للعمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً والمكلفة داخل الشركة.

بينما يعتقد الكثير منهم أن لديهم بالفعل ممارسات راسخة ، فإن إعداد الموظفين يمكن أن يكون مملاً للغاية ويترك لهم مجموعة من الأعمال الورقية لكل موظف.

تتضمن عملية الإعداد عمليات توظيف يدوية جديدة ضرورية لانغماس الموظفين الجدد في ثقافة الشركة ، جنبًا إلى جنب مع مهام العمل المحددة وتوقعات العمل. يساعد الموظفين ، جيل الألفية أو العمال المخضرمين ، على تقييم ما إذا كانت الشركة مناسبة لهم.

وفقًا لدراسة منشورة في مجلة علم النفس التطبيقي ، وجد أن المعرفة والتكيف مع ثقافة الشركة مرتبطان بزيادة الرضا الوظيفي والالتزام وتحسين الأداء ودوران الشركة.

ابدأ الانتقال السلس للموظفين الجدد إلى الشركة من خلال أفضل ممارسات إعداد الموظفين الخالية من المتاعب.

بناء مخططات إعلامية

أقر بحث أُجري عام 2005 في MIT Sloan Management Review بأن أكثر من 25٪ من السكان العاملين في الولايات المتحدة يغيرون وظائفهم ولديهم أقل من عام في الشركة. بالنظر إلى هذا الرقم المثير للقلق ، يجب أن يظل إعداد الموظف أولوية بالنسبة لقسم الموارد البشرية بعد التوظيف والاختيار الفعال.

يمكن لعملية إعداد الموظف جيدة التنظيم أن تحدث فرقًا من خلال حضور غالبية المتعلمين المرئيين.

خلال فترة الإعداد ، يتعلم الموظفون الجدد بشكل أفضل عندما تكون الكلمات مصحوبة برسوم بيانية. ترشدهم هذه الوسائل المرئية في التواصل الاجتماعي مع ثقافة الشركة بشكل أسرع. علاوة على ذلك ، يمكن أن توفر إضافة العناصر المرئية وقت الشركة وأموالها حيث يمكن لمديري الموارد البشرية استخدامها بشكل روتيني للموظفين الجدد.

يبدأ تأهيل الموظف قبل اليوم الأول

يستلزم الإعداد الفعال للموظف التحضير قبل اليوم الأول للموظف الجديد لخلق انطباع أول جيد. وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية ، فإن أهم يوم للموظف الجديد في الوظيفة هو يومه الأول.

قم بإنجاز جدول أعمال للأسبوع الأول حتى يكون لديك كل شيء في مكانه بمجرد تقرير الموظفين عن العمل. اجعلهم يشعرون وكأنهم مستقرون في مساحة عمل مجهزة بالكامل. ينصح جيف كارون ، المدير الرقمي في Free Branding & Advertising ، "ابدأ بتنظيف منطقة العمل وقم بتخزين المستلزمات والأدوات اللازمة للقيام بعملهم في اليوم الأول ، مثل جهاز الكمبيوتر مع البرامج المثبتة وقوائم البريد الإلكتروني ذات الصلة وتسجيل الدخول أوراق الاعتماد والأقلام والورق والمخططات التنظيمية وما شابه. كلما كنت أكثر استعدادًا ، سيكون الانتقال أكثر سلاسة ".

هذا مثال مخطط تنظيمي رائع ولكنه بسيط يمكنك إدخاله في "حزم الترحيب" الخاصة بالتعيينات الجديدة (أقلام ، دفتر ملاحظات ، غلاف).

عزز الإنتاجية من خلال منصة التعاون الاجتماعي

تسريع عملية إعداد الموظفين باستخدام تطبيقات إدارة المشاريع والإنتاجية ومراقبة الأنشطة أو حالة المهمة داخل الشركة. من خلال هذه التطبيقات ، يمكنك نقل رسالة إلى المجندين حول كيفية عمل المنظمة ، في نفس الوقت ، ووضع أخلاقيات عمل منظمة حيث يكون كل شيء شفافًا.

بصرف النظر عن سير العمل المبسط والموحد ، يمكن لهذه المنصات تحسين الإنتاجية الناتجة عن شعور الموظفين بأن مدخلاتهم مرحب بها وأن الفريق يكون أفضل عندما يعمل الجميع معًا.

تأكد من أن جميع موظفيك بما في ذلك الموظفين الجدد على نفس الصفحة باستخدام منصات التعاون الاجتماعي مثل Basecamp و Asana و Trello.

من الأعمال الورقية إلى العملية الإلكترونية

تخلص من العملية الموسعة للإعداد التقليدي المستند إلى الورق. إذا كنت تريد عملية إعداد أسهل ، فلا تستخدم الورق. يوفر الإعداد عبر الإنترنت الاتساق لنشر المعلومات والسجل الرقمي الدائم. كما أنه يساعد على ضمان إنجاز النماذج المطلوبة في الوقت المناسب. يمكن أن يؤدي التحول إلى سحابة البيانات مثل Google Drive و Dropbox إلى جعل عملية الإعداد أكثر كفاءة لكلا الطرفين.

تتيح لك خدمة التخزين ومشاركة الملفات الآمنة عبر الإنترنت ، Google Drive ، إنشاء المستندات ومشاركة الملفات والتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين. Dropbox هي خدمة أخرى لاستضافة الملفات تتضمن برنامج العميل وتخزين البيانات السحابية ومزامنة الملفات عبر أجهزة الكمبيوتر والهاتف المحمول.

تعمل هذه التطبيقات كمتجر شامل ، وموقع مركزي حيث يمكن مشاركة جميع الملفات والمستندات ذات الصلة وتخزينها. لماذا تضيع ساعات في البحث عن الأعمال الورقية المزدحمة بينما يمكنك العثور على كل شيء والبحث فيه في مكان واحد؟ وفر الوقت وابحث بسرعة عن موارد الشركة والمواد اللازمة للمساعدة بشكل أفضل في المهام. قم بتحديث ملف بسهولة دون الحاجة إلى طباعة الصفحات وإرسال نسخ إلى الموظفين.

التعلم من خلال الآخرين

الإعداد الاستراتيجي لا يحدث على الفور. التكتيك الفعال هو تعيين مرشد أو صديق لتوظيفك الجديد. يعزز نهج 1: 1 تجربة التأهيل بشكل كبير حيث يكتسب الموظف الجديد فرصًا تعليمية يمكن تطبيقها على العمل اليومي.

رفيق المكتب هو موظف زميل يمكنه تقديم المشورة والتوجيهات الفورية بخلاف المدير. يؤكد بول غرانت ، الرئيس التنفيذي لشركة Royal Essence ، على أن "كل موظف جديد يجب أن يكون لديه شخص يذهب إليه بعيدًا عن رئيسه. يجب أن يكون لدى هذا الشخص الذي يذهب إلى الشخص فهمًا كاملاً لمداخل وعموميات الثقافة التنظيمية وأهداف الشركة "، يضيف.

علاوة على ذلك ، سيساعد هذا المرشد الموظف الجديد في بناء شبكة من الموارد الفردية لتوفير المعرفة بشكل أفضل عبر الشركة. المزيد من الاتصالات يترجم تكامل الشركة والاحتفاظ بها. وفقًا للمجلة الدولية للعلوم والبحوث ، فإن أحد الأسباب التي تجعل الموظفين يحبون فرص التدريب هو أنهم يمكن أن يكونوا حول أقرانهم الآخرين ويبنون الصداقة الحميمة.

إدارة أول 90 يومًا

يبدأ إطار العمل للنجاح بالأهداف المحددة للشركة. إن مقدار الوقت الذي لديك لتحفيز هؤلاء الموظفين الجدد محدود ، لذا فإن بناء خطة ملموسة أمر حتمي. ضع الأساس للتقدم الوظيفي لموظفيك من خلال الأهداف التالية:

• في غضون 30 يومًا ، من المتوقع أن يتعلم الموظف الجديد نظام أو أدوات إدارة المحتوى ، والمشاركة في غداء الفريق الأسبوعي ، وحضور تدريبات الشركة ، وإكمال مشروع صغير من خلال مراقبة المحادثات عبر الإنترنت والتعرف على منصات وسائل التواصل الاجتماعي.
• بعد 60 يومًا ، يجب أن يتولى الموظف مسؤوليات طويلة الأجل ، وينجز مشروعًا كبيرًا ، والتعود على الاجتماعات الأسبوعية والمهام اليومية ، والتعاون مع الإدارات المختلفة.
• بحلول اليوم ^{التسعين} ، اعمل بشكل مستقل في مشروع ما ، وتولى مهام أكبر مثل تطوير المشروع ، وإدارة جميع المسؤوليات ، في نفس الوقت ، من خلال الوصول إلى التقويم.

هذا مثال على تحديد الهدف بواسطة مالك Computerized AutoPro ، Todd Eskow. يقول: "لقد عينت للتو مندوب مبيعات جديدًا وبحلول نهاية شهره الأول ، أتوقع أن يتعامل مع العملاء بثقة شخصيًا أو عبر مكالمة. في غضون شهرين ، يجب أن يقدم عروض الأسعار والصفقات بشكل لا تشوبه شائبة ، وفي غضون أربعة أشهر أو نحو ذلك ، يجب أن يكون مستقلاً في جميع جوانب العمل ، ويتعامل مع الموردين ، ويكتسب عملاء جدد ".

وسوف تسدد

يواجه الموظفون أنواعًا مختلفة من الإعداد. يفشل البعض في أداء العملية العادية ، بينما ينجح البعض الآخر في الاحتفاظ بأفراد أفضل. من خلال تحديد عملية الإعداد لشركتك بشكل صحيح ، فإنك تصمم مجندين مؤهلين جيدًا وتدمجهم بنجاح في القوى العاملة.

في المقابل ، يمهد هذا الطريق لتطوير أعمال أكثر ثباتًا ، وتعاون جماعي متناغم ، وكفاءة وتنفيذ أكثر دقة وملموسة ، وفي النهاية ، عمل مزدهر ونجاح طويل المدى.

السيرة الذاتية:

جين ديزون هي مسوقة رقمية وكاتبة في النهار ، وأم نينجا في الليل. هي حاصلة على درجة البكالوريوس في التمريض ولكن شغفها الحقيقي هو الكتابة. تحب الكتابة عن أي شيء وكل شيء ، بما في ذلك المبيعات والتسويق ، والصحة واللياقة البدنية ، والمواعدة والعلاقات ، واختراق الإنتاجية. تمت كتابة هذا المنشور بالتعاون مع بول جرانت ، مسؤول التوظيف السابق والمالك الآن لشركة Royal Essence ، وهي شركة شمعة على شكل حلقة.