من يتحكم في انطباعك الأول في الأعمال؟

تم التحديث الأخير في 2 مارس 2021

في أي شركة يمكن للعملاء الاتصال بها أو الاتصال بها ، هناك فرصة لمنحهم الانطباع الأول في مجال الأعمال. يمثل هذا الانطباع خصائص عملك في المضي قدمًا. سواء كان ذلك لدعم العملاء أو الاتصال البارد أو مكالمة لأول مرة ، فإن الصوت والموقف الذي يحيي العميل يؤثر عليهم. سيؤدي هذا إما إلى بناء علاقة إيجابية أو إتلاف تمثيل الشركة قبل أن تبدأ العلاقة في البناء. يجب أن تكون الشركات الناشئة على دراية بهذا الأمر في وقت مبكر وأن تتأكد من أن الانطباع الأول في الأعمال التجارية يتم التعامل معه من قبل موظف استقبال مدرب وذو خبرة.

ما هي واجبات موظف الاستقبال؟

يفترض معظم الناس أن مسؤول الاستقبال الوحيد هو الرد على الهواتف. يمكن أن يختلف الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال أو موظف مكتب الاستقبال اختلافًا كبيرًا من عمل إلى آخر. عادةً ما يكون الرد على الهاتف نسبة صغيرة من القائمة الضخمة للمهام اليومية التي يتعامل معها هؤلاء الموظفون المهمون. تتضمن بعض الأمثلة على عدد قليل من واجبات موظف الاستقبال ما يلي:

لقد خمنت ذلك ، بالرد على الهواتف

• المكالمات الصادرة
• طلب وإدارة الإمدادات المكتبية
• أدارة الحدث
• إدارة النظافة المكتبية
• مراقبة المكالمات اليومية للموظفين
• تتبع الموظف اليومي
• تدريب الموظفين العام
• جدولة اجتماع العميل
• ... الكثير لسردها كلها!

بالنسبة إلى منصب موظف الاستقبال ، ليس من السهل عادةً العثور على وقت فراغ أو حتى وقت راحة في بعض الأحيان ، ما لم يكن هناك قوة عاملة أكبر من موظفي الاستقبال الذين يمكنهم تغطيتهم في حالة عدم توفر أحدهم. ومع ذلك ، بالنسبة لتلك الشركات التي لديها موظف استقبال وحيد يدير المحطة الأمامية والهواتف ، قد يكون من الصعب استبدال المسؤوليات العديدة التي تقع على عاتقها عندما تكون غائبة. على الرغم من أنه قد يبدو الإنتاج ، فإن الفريق هو ما يحافظ على استمرار الكرة في العمل ، إلا أن هذه الكرة لا تكتسب أو تحافظ على الزخم دون البدء بموظف مكتب الاستقبال. انقر للتغريد

آداب الاستقبال

كما قيل في بداية هذا المقال ، فإن موظفي الاستقبال هم الانطباع الأول في العمل. لهذا السبب ، يحتاج موظف مكتب الاستقبال إلى أكثر من مجرد خاصية "لطيفة حقًا". يحتاج موظف الاستقبال أيضًا إلى أن يكون الشخص الأكثر دراية للتحدث معه حول الأعمال الداخلية للشركة وقيمها. يجب أيضًا أن يكونوا متعلمين في آداب الهاتف والبريد الإلكتروني وآداب التعامل وجهًا لوجه عند التحدث مع العملاء المحتملين وغيرهم.

يتضمن ذلك فهم "الطريقة الصحيحة" لتحية العملاء على المكالمات الهاتفية ، أو كيفية بدء رسالة بريد إلكتروني وإنهائها ، اعتمادًا على معايير الشركة. والأهم من ذلك ، كيفية تمثيل الأعمال عند الاجتماع مع العملاء والعملاء المحتملين في إعدادات فعلية أو افتراضية. موظف مكتب الاستقبال يشبه إلى حد ما نموذجًا يحتذى به للشركة. لأن أيًا من القيم التي يعرضونها للعملاء هي عادةً ما يمكنهم توقعه من بقية الفريق.

هذا هو السبب في أنه من الأولويات القصوى أن يتلقى موظفو الاستقبال تدريبات عالية القيمة في كل جانب من جوانب العمل. نظرًا لأنهم سيجيبون على معظم الأسئلة قبل حصول العملاء على الخدمات أو جدولة الاجتماعات ، يجب عليهم فهم جميع معلومات العمل أو قد لا ينتقل هؤلاء العملاء إلى الخطوة التالية مطلقًا. إن وجود موظفين غير مدربين يجيبون على الهواتف أو الاتصال بالعملاء المتوقعين يمثل مخاطرة كبيرة. يمكن أن يؤدي هذا في كثير من الأحيان إلى فقدان العميل أو العميل المحتمل. كل هذا بسبب نقص المعلومات أو سوء تمثيل الشركة. عادةً ما يُظهر موظف الاستقبال المدرب والخبرة للعميل المحتمل ما يمكن أن يتوقعه من العمل ، كل ذلك من الانطباع الأول.

التسويق الرقمي يشبه إلى حد كبير الانطباع الأول. كل إعلان أو جزء من المحتوى هو فرصة لإقناع شخص ما. إذا كنت ترغب في الحصول على مساعدة بشأن هذه الانطباعات الرقمية الأولى ، فعليك التفكير في استخدام خدمات العلامة البيضاء الخاصة بنا.

كيفية جعل الانطباع الأول جيد في الأعمال التجارية

بالطبع ، لا توجد ممارسة معيارية لخلق انطباع أول جيد في مجال الأعمال. كل شركة مختلفة. ما قد يقبله أحد الأعمال كأفضل ممارسة للحصول على انطباع إيجابي ، قد لا يعمل دائمًا مع شركة أخرى. ومع ذلك ، هناك بعض الاقتراحات حول ما يمكنك القيام به لاكتساب هذا الانطباع الأول الجيد في مجال الأعمال. على الرغم من أن بعضها قد يبدو واضحًا ، إلا أن العديد من موظفي الاستقبال يتجاهلون تمامًا بعض هذه الاقتراحات ويخاطرون بالإضرار بسمعة شركتهم بسبب ذلك. إذن ، إليك بعض الاقتراحات الواضحة وربما بعض الاقتراحات غير الواضحة للحصول على انطباع أول جيد:

• قم بمشاركة المعلومات التي تفهمها فقط
  يتصل بك العملاء للحصول على إجابات وليس التخمينات. يعد إضاعة وقت العميل المحتمل طريقة مؤكدة لمنعه من العودة. تأكد من فهم أكبر قدر ممكن عن عملك قبل محاولة الإجابة على الأسئلة. وإذا كنت لا تعرف الإجابة ، فلا تتركها عند هذا الحد. تأكد من العميل أنه على الرغم من أنك لا تعرف الإجابة ، إلا أنك تعرف مكان العثور عليها وستقدم لهم الإجابة في أقرب وقت ممكن.
• ابتسم بصوت مسموع
  حتى في مكالمة هاتفية ، يمكن للناس عادةً تحديد موقفك من خلال لهجتك وهيكل إجاباتك. حاول التحدث بابتسامة ، بغض النظر عن شعورك بالداخل ، وعادة ما يتم الرد على المكالمة بابتسامة. لا تدع أي شخص عبر الهاتف يسمع ضغوطك أو إحباطك ، لأنه عندما لا يتمكن من رؤية وجهك ، فسوف يتخيل الشركة نفسها كصوت على الطرف الآخر من الخط وهذا يترجم إلى "شركة Stress Out" أو "محبط شركة". تذكر أن موظف الاستقبال هو ممثل الشركة في تلك المكالمة الأولى. سوف تصبح خصائصك "موقف" الشركة ، لذا تأكد من أنها صفات جيدة.
• اللباس المناسب
  إذا لم يخبرك صاحب العمل بذلك بالفعل ، فلا يزال يتعين عليك معرفة أن الطريقة التي يمثل بها موقفك عملك تسير بنفس الطريقة مع مظهرك. لن يفترض معظم الناس أن الشخص الذي لديه ثقوب في حذائه ، وبقع على ملابسه ، وشعر غير مهذب ، سيعيش في قصر (على الرغم من أن هذا قد يكون هو الحال في بعض الأحيان) وهو نفس الشيء مع الأعمال التجارية. العملاء الذين يرون موظف الاستقبال بمظهر يمثل مظهرًا غير مبالٍ وغير نظيف وغير مرغوب فيه سيرون العمل بنفس الطريقة. سيجد الناس صعوبة في الاعتقاد بأنك ستعتني بأصولهم عندما لا تعتني بنفسك. في حين أنه لا توجد عادة حاجة إلى المبالغة في معظم الأماكن مع ربطات العنق أو الزي الرسمي ، إلا أنه لا يزال من المهم التعبير عن مظهر يظهر أنك تهتم بنفسك ومحيطك والذي يترجم إلى رعاية أعمالهم أيضًا.

يسمح موظف الاستقبال المناسب الذي يترك انطباعًا جيدًا للعميل برؤية أنك من نوع الأعمال التي تعتقد أنك لا تقدم الوعود فحسب ، بل تحقق ذلك. ستبني الثقة مع العملاء وسيكونون أكثر عرضة لتوظيف خدماتك.

لا تجعل انطباعك الأول في العمل هو آخر انطباع لك

في حين أن هذه النصيحة مهمة لجميع الشركات ، إلا أنها تمثل أولوية قصوى للشركات الناشئة. بالنسبة للشركات الناشئة ، ستكون الانطباعات الأولى هي كل ما لديهم في البداية. حتى مع وجود خطة عمل قوية ورأس مال قوي وقوة عاملة من ذوي الخبرة ، فإن مجرد وجود موظف استقبال عديم الخبرة يرحب بعملائك المحتملين يمكن أن يوقف نموك قبل أن تبدأ.

ليس من الصعب أن نقول أنه في معظم الشركات التي تعتمد على توليد العملاء المحتملين ، فإن موظف الاستقبال هو أحد الأصول الأكثر قيمة للشركة. ومع ذلك ، يمكن أن يكونوا أيضًا الخطر الأكبر إذا تم وضعهم في الخطوط الأمامية دون تدريب أو خبرة. من الضروري ألا يفسد موظف الاستقبال الانطباع الأول لعملك .. في حين أن هذه ليست سوى الخطوة الأولى نحو نجاحك ، إلا أنها إلى حد بعيد واحدة من أهمها.

هل تحتاج إلى مساعدة في إدارة سمعتك؟ يجب أن تفكر في خدمات إدارة سمعة العلامة البيضاء الخاصة بنا. لا تتردد في الاتصال بنا وإخبارنا برأيك في هذه المقالة. أخبرنا إذا كان هذا قد ساعدك في تحسين انطباعاتك الأولى.