"من حاجز إلى جسر": 6 نصائح لإدارة المنح بشكل أفضل من محادثتنا مع ثلاث طرق محلية موحدة

لسنوات عديدة، كانت Submittable شريكًا فخورًا للعديد من مؤسسات United Way المحلية التي تستخدم تقنية تقديم المنح الخاصة بـ Submittable لإدارة استثماراتها في المنظمات غير الربحية في مجتمعها من خلال تقديم المنح التنافسية.

قمنا مؤخرًا بدعوة ثلاثة من عملاء United Way للانضمام إلى نائب الرئيس للتأثير الاجتماعي في Submittable، سام كابلان، لإجراء محادثة مع أقرانهم حول ما تعلموه في تنفيذ الاستراتيجيات الحديثة والمرتكزة على المجتمع مع Submittable.

إذا كنت تسعى إلى إنشاء علاقات أقوى في مجتمعك من خلال منحك، فهذه المحادثة لك. فيما يلي أهم الوجبات السريعة، بكلماتهم الخاصة.

في المحادثة:

• جيف هاول، كبير مسؤولي البرامج في United Way of the Great Triangle
• كريج شوميكر، مدير التكنولوجيا والعمليات في United Way of Greenville County
• كريستوفر نيكولاس، المدير المالي/المدير التنفيذي للتكنولوجيا/المدير التنفيذي للعمليات في United Way of Greenville County
• صبرا ويليامز، محللة أنظمة في United Way of Greater Philadelphia وSouthern New Jersey
• سام كابلان، نائب الرئيس للتأثير الاجتماعي في شركة Submittable

1. لا تخف من تغيير الطريقة التي كنت تفعل بها ذلك دائمًا

لقد كانت United Way موجودة منذ أكثر من مائة عام. وفي حين أن هذا التاريخ يجعل المنظمة ركيزة راسخة في العديد من المجتمعات، إلا أنه يمكن أن يؤدي أيضًا إلى الشعور بالجمود. إن أي جهد لإحداث التغيير يأتي في مواجهة التحدي المتمثل في "الطريقة التي قمنا بها دائمًا".

بالنسبة إلى كريج شوميكر، مدير التكنولوجيا والعمليات، وكريستوفر نيكولاس، مدير تكنولوجيا المعلومات في United Way of Greenville County، كانت عملية تقديم المنح التي عفا عليها الزمن بالفعل مرهقة لجميع المشاركين. كانوا على استعداد لزعزعة الأمر.

وكما يوضح كريج، فقد أرادوا تبني طريقة جديدة: جريئة وبسيطة . قم بتشغيل المقطع لتسمع عنه.

ومن خلال تبسيط كل من التطبيق نفسه وتقنية التطبيق من خلال التحول إلى "قابل للتقديم"، تمكنوا من تحقيق هدفهم.

وكما يصف كريج في المقطع، في الماضي، "كان البرنامج قديمًا. كان صعبا. كان علينا إجراء دورات تدريبية تركز بشكل خاص على عملية التقديم فقط بدلاً من الحديث عن المحتوى المطلوب أو ما كنا نبحث عنه من المتقدمين. لذا، [لكي نكون] جريئين وبسيطين، أردنا حقًا أداة للمساعدة في تسهيل التمويل وليس أن نكون عائقًا أمامه كما كان الحال في الماضي .

2. تعامل مع تجربة التقديم الخاصة بك على أنها بداية علاقتك مع المستفيدين من المنح

بالنسبة لجيف هاول، كبير مسؤولي البرامج في United Way of the Greater Triangle، الذي يخدم مثلث البحث حول رالي ودورهام وتشابل هيل في ولاية كارولينا الشمالية، فإن منصة إدارة المنح هي أكثر من مجرد منتج. إنها أداة لبناء الثقة. ويشرح في المقطع.

وكما يقول جيف في المقطع، "أعتقد من وجهة نظرنا، أن الاستثمار في شيء مثل Submittable هو أننا نستثمر في تلك التجربة الأولى مع United Way of the Greater Triangle."

من خلال وضع هذه العلاقة على الطريق الصحيح، تعلم جيف، لاحقًا، أن المتقدمين "مستعدون للعمل معك في بعض الأشياء الإضافية ويعتمدون نوعًا ما على تلك العلاقة أكثر قليلاً ".

3. ركز على إنسانية المتقدمين لديك

المزيد من النصائح من جيف؟ لبناء علاقة حقيقية مع المتقدمين، بدلاً من التعامل مع المعاملات، ركز على التركيز على إنسانيتهم. يوفر Submittable إمكانية تحميل الملفات بسهولة لدعم العديد من أنواع ملفات الفيديو والصوت التي يمكن أن تساعدك في القيام بذلك. استمع إلى جيف وهو يرد على سؤال سام كابلان حول هذا الأمر في المقطع.

وكما يوضح جيف، فإن الاستفادة من عمليات تحميل الملفات تتيح لشركة United Way of the Greater Triangle القيام بما يلي:

• التقرب من عمل مقدم الطلب. كما يقول جيف، "نحن قادرون على رؤية كيف يبدو هذا العمل، ويشعر به، ويبدو وكأنه على أساس يومي."
• قم بإعداد مراجعيهم ليكونوا دعاة أقوياء. يوضح جيف، "يرى المراجعون لدينا أنهم قادرون على بناء تلك العلاقة الشخصية مع المنظمة حيث يمكنهم أن يصبحوا مناصرين لعملهم. أعتقد أنه حتى خارج عملية تقديم المنح لدينا، فإنهم يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بهذا الفضاء.
• امنح المنظمات غير الربحية مساحة أكبر للتركيز على عملها. وبكلمات جيف: "يمكننا أن نسمح لهم بالقيام بهذا الطلب بأكبر قدر ممكن من السهولة والسماح لهم بالعودة إلى ما يفعلونه بشكل جيد وما نحتاجه كممول في هذا المجال للتركيز عليه. وهذا فوز عظيم لنا كمجتمع."

4. إنشاء تجربة مراجعين أكثر ترحيبًا بالمتطوعين

تمارس صبرا ويليامز، محللة الأنظمة في United Way of Greater Philadelphia and Southern New Jersey، مثل العديد من United Ways المحلية الأخرى، تقديم المنح التشاركية. وهذا يعني أنها ترحب عمدًا بالمتطوعين من مجتمعها للمشاركة بنشاط في عملية المراجعة. من خلال هذه الإستراتيجية، يمكن أن يكون لتجربة المراجعين الإيجابية أو السلبية أصداء تؤثر على سمعتهم في المجتمع.

ومع دخولها في أحدث دورة لها في تقديم المنح، ركزت صبرا على تحسين تجربة المراجعين. لقد علمت أن ذلك سيوفر لها ووقت مراجعيها. ولكن انتهى الأمر بتوفير العديد من الفوائد الأخرى. يوضح صبرا في المقطع.

كما توضح بالتفصيل في المقطع، فإن الكثير من الفوائد كانت متجذرة في ميزة المراجعة البديهية جنبًا إلى جنب في Submittable، مما أدى إلى:

• وقت أقل مستثمر في مراجعات التدريب. يقول صبرا: “في السنوات السابقة، كما تعلمون، قدمنا ​​دورات تدريبية متعددة. قمنا بطباعة جميع أنواع الأشياء. لقد صنعنا مجلدات مع جميع التطبيقات. عقدنا حلقات نقاش. ليس هذه المرة."
• تعزيز المشاركة. وبمساعدة أداة سهلة الاستخدام، تشرح قائلة: "بشكل عام، كانت لدينا مشاركة جيدة جدًا مع متطوعينا".
• عملية مراجعة أسرع وفي الوقت المحدد. يقول صبرا: "نظرًا لأن النظام سهل الاستخدام وسهل الاستخدام، فقد تمكن المراجعون من إكمال مهامهم في الوقت المحدد، مع عدد قليل جدًا من الأسئلة أو المشكلات."
• تقليل إحباط المراجعين. كانت المراجعة البديهية جنبًا إلى جنب التي تم تقديمها تعني عددًا أقل من الصداع. وكما يوضح صبرا: "أعتقد أن هذا كان عاملاً أساسيًا في توفير الوقت وتقليل الإحباط. أعلم أن هذه كانت شكوى في الدورات السابقة.

5. اجعل إعداد التقارير سهلاً قدر الإمكان

لا يتم التقديم فقط في عملية التقديم الخاصة بك ويختفي. بل هي أداة يمكنك أنت ومقدم الطلب استخدامها طوال دورة المنحة الكاملة للتواصل بسهولة وتتبع المستندات وزيارات الموقع والتسجيلات الشفهية - كل ما يدخل في شراكة المنحة.

بالنسبة لصبرا، أدت هذه الأداة المتسقة طوال دورة المنحة الكاملة إلى نتيجة مرضية للغاية في الإبلاغ عن المشاركة. استمعوا لها في كلماتها في المقطع.

كما تشرح:

"لقد شعرنا بسعادة غامرة لأن جميع الوكالات المائة قدمت تقاريرها . لا أعتقد أن هذا قد حدث لنا من قبل. لقد نجحنا في جلبهم جميعًا. وفي الواقع، جاء معظمهم في الوقت المحدد. لذلك كانت تلك أيضًا مفاجأة جميلة أيضًا.

كيف فعلوا ذلك؟

يقول صبرا: "أعتقد، كما تعلمون، أن وجود نظام سهل الاستخدام حقًا، وكانوا على دراية به بالفعل، ساعدنا حقًا في التأكد من حصول الجميع على تقاريرهم".

6. استعد سمعتك من خلال تبني التغيير

بالعودة إلى Craig وChristopher في United Way بمقاطعة Greenville، انتهت فلسفتهم الجريئة والبسيطة الجديدة إلى القيام بأكثر من مجرد تبسيط العمليات. وعززت سمعتهم . يشرح كريستوفر في المقطع.

قد تتساءل، كيف يمكن لتكييف نظام جديد لإدارة المنح أن يكون مؤثرًا إلى هذا الحد؟

وكما يقول كريستوفر، فقد كان الأمر يتعلق بنقل عملية المنح نفسها "من حاجز إلى جسر ". لقد أراد أن تتغير العملية من الشعور بأنها " عائق أمام التمويل إلى وسيلة سهلة للوصول إلى رأس المال الذي يمكن إعادة استثماره في مجتمعنا ".

كما مكّن التقديم فريق United Way of Greenville County من التحرك بشكل أسرع كثيرًا. وهو الأمر الذي يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا بالنسبة لمنظمة غير ربحية تأمل في الحصول على التمويل. وفي حالتهم، أدت هذه التغييرات معًا إلى تعزيز سمعة المنظمة. وكما يشرح كريستوفر،

"بالنسبة لبعض شركائنا، نحن مصدر مهم لدخلهم لمدة عام. ومن خلال تبسيط هذه العملية، سمح لنا بمساعدتهم حقًا في اتخاذ قرارات تتعلق بالميزانية، ومساعدتهم على اتخاذ قرارات استراتيجية، ويمكنهم اتخاذها بسرعة، وقد ساعد ذلك في النهاية على سمعتنا كداعين للاجتماع، وكميسر، وكممول، و ليس بهذه الطريقة، حسنًا، علينا تجاوز كل هذه العقبات ونأمل أن يمنحونا، كما تعلمون، الأموال التي نطلبها.

اتخذ الخطوة الأولى نحو التغيير

يجد العديد من مانحي المنح أنفسهم في مكان يعرفون فيه أن الوقت قد حان لتبني التغيير، لكنهم غير متأكدين من كيفية اتخاذ الخطوة الأولى. إن البحث عن المؤسسات الأخرى التي أجرت تحولات كبيرة يمكن أن يساعدك في تطوير إستراتيجية منطقية لفريقك ومجتمعك.

هناك الكثير من لآلئ الحكمة المعبأة في المحادثة التي تستغرق ساعة. لسماع كريستوفر يكشف عن الأداة التي ساعدت في "إنقاذ زواجه" (تلميح: إنها نفس الأداة التي قالها جيف إذا تخلصنا منها، سيكون لدينا "انتفاضة" بين أيدينا) استمع إلى المحادثة كاملة.

إذا كنت مستعدًا لمعرفة المزيد حول Submittable، فنحن نحب التحدث إليك. اتصل بفريقنا اليوم!