5 أدوات لتحليل الفجوات لتحديد وإغلاق الفجوات في عملك
نشرت: 2018-03-06إلى أي مدى وصلت إلى العمل الذي خططت له في بداية العام؟ هل لديك أي فكرة عما نجح وما لم ينجح؟ و لماذا؟
يمكن أن يساعدك تحليل الثغرات في مقارنة الأداء الفعلي لعملك أو مشروعك بالأداء الذي خططت له. بهذه الطريقة يمكنك معرفة ما الذي نجح بالفعل بالنسبة لك وما لم ينجح.
لقد قمنا بإدراج 5 أدوات لتحليل الفجوات يمكنك استخدامها عند إجراء تحليل الفجوة. قم بالتمرير لأسفل لمعرفة ذلك ،
- ما هو تحليل الثغرات؟
- كيف تقوم بتحليل الفجوة
- أدوات لتحليل الثغرات
- كدح
- عظم السمكة
- ماكينزي 7S
- نادلر توشمان
- نموذج بورك ليتوين السببي
ما هو تحليل الثغرات؟
يستخدم تحليل الثغرات للمقارنة بينك وبين المكان الذي تريد أن تكون فيه. يساعدك هذا في تحديد الفجوات بين هاتين الدولتين ، والتوصل إلى خطة عمل لسدها.
بشكل أساسي ، يساعدك على إيجاد حلول للمشكلات التي تعيقك عن النمو كعمل تجاري.
يمكن إجراؤها على
- مستوى استراتيجي - مقارنة حالة عملك مع حالة الصناعة
- المستوى التشغيلي - مقارنة الوضع الحالي لأداء عملك مع الحالة التي تريدها
ملحوظة: يُعرف أيضًا باسم تحليل فجوة الحاجة أو تحليل الحاجة أو تقييم الاحتياجات
كيف تقوم بتحليل الفجوة
لا توجد عملية قياسية لإجراء تحليل الفجوة حيث يجب أن تكون مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات عملك. ولكن فيما يلي الخطوات التي سيتبعها تحليل الثغرات النموذجي.
الخطوة 1: اختر منطقة للتركيز عليها
بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى معرفة مكان التركيز أثناء التحليل.
سواء كان ذلك من التمويل أو جودة المنتج أو التسويق وما إلى ذلك ، اختر منطقة المشكلة المحددة التي تحتاج إلى التعمق فيها. على سبيل المثال ، إذا كان الأمر يتعلق بالتسويق ، فستكون منطقة معينة هي التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
سيساعدك كونك محددًا على التركيز بشكل أفضل أثناء تحليل الفجوة.
الخطوة الثانية: ما هي أهدافك / أهدافك؟
الآن بعد أن عرفت المجال الذي تحتاج إلى تحسينه ، حان الوقت لتحديد الأهداف أو الأهداف. لا يجب أن تكون هذه الأهداف واقعية فقط ، مما يعني أنه يجب أن تكون قابلة للتحقيق في غضون فترة زمنية معينة تحددها ، ولكن يجب أيضًا أن تتوافق مع أهداف عملك.
ستساعدك هذه الأهداف التي حددتها على تحديد الحالة المستقبلية في الخطوة الرابعة .
الخطوة 3: تحديد الوضع الحالي للأشياء
قبل أن تخطو للأمام ، عليك أن تعرف مكانك. في هذه الخطوة ، ستكتشف الوضع الحالي للأشياء.
من خلال النظر في التقارير أو عملية التوثيق ، وإجراء المقابلات ، والعصف الذهني وما إلى ذلك ، قم بجمع أكبر قدر ممكن من البيانات لتوضيح كيفية أدائك في الوقت الحالي.
الخطوة 4: تحديد حالة الأشياء في المستقبل
تذكر الأهداف التي حددتها في الخطوة 2؟ سيساعدك تحقيق هذه الأهداف في الوصول إلى الحالة المستقبلية أو الوضع المطلوب الذي تريد أن يكون عملك فيه.
حدد معلمات الحالة المثالية لعملك.
الخطوة الخامسة: تحديد الفجوات بين الدولتين
الآن لديك فهم لسمات حالتك الحالية وحالتك المستقبلية ، فمن الأسهل تحديد ما يمنعك من تحقيق أهدافك.
بعد تحديد هذه الثغرات ، توصل إلى الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لسدها.
أدوات تحليل الثغرات
بمجرد أن تحدد ماهية الفجوات ، تحتاج إلى النظر في سبب وجودها وما يمكنك فعله حيالها. هناك بعض نماذج تحليل الفجوات التي يمكنك استخدامها لهذه المهمة. فيما يلي قمنا بإدراج بعض أدوات تحليل الثغرات التي يمكنك استخدامها.
كدح
يركز تحليل SWOT على نقاط القوة والضعف في البيئة الداخلية والفرص والتهديدات في البيئة الخارجية. يساعدك على تحديد مكانك داخل صناعتك أو سوقك.
كيف افعلها؛
- اجتمع حول فريق من الفرق / الأقسام ذات الصلة
- إنشاء مصفوفة تحليل SWOT ؛ يمكنك إما استخدام المثال أدناه أو الاختيار من أمثلة تحليل SWOT هذه
- ضع قائمة بنقاط القوة والضعف الداخلية في عملك
- دوّن الفرص والتهديدات الموجودة في الصناعة / السوق
- أعد ترتيب كل نقطة بترتيب الأولوية القصوى في الأعلى والأدنى في الأسفل
- حلل كيف يمكنك استخدام نقاط قوتك لتقليل نقاط الضعف ومحاربة التهديدات ، وكيف يمكنك استغلال الفرص لتجنب التهديدات والتخلص من نقاط الضعف
تحقق من هذا المورد لمعرفة كيفية استخدام تحليل SWOT بشكل فعال.
(انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت)
عظم السمكة
مخطط هيكل السمكة ، المعروف أيضًا باسم مخطط السبب والنتيجة أو مخطط إيشيكاوا ، يساعدك في تحديد السبب الجذري لمشكلة أو نتيجة. يسرد 6 Ms (المدرجة في الرسم البياني أدناه) ويساعدك على معرفة كيفية ارتباطها بالمشكلة المركزية.
كيف افعلها؛
فيما يلي دليل سريع حول مخطط هيكل السمكة لمساعدتك على فهم كيفية إجراء تحليل السبب والنتيجة.
انقر لتحرير القالب على الإنترنت
احصل على المزيد من أمثلة مخطط هيكل السمكة.
ماكينزي 7S
يمكن أن تساعدك McKinsey 7S في أي من الأغراض التالية
- للمساعدة في فهم الفجوات التي قد تظهر في العمل
- حدد المجالات التي يجب تحسينها لتعزيز أداء الأعمال
- مواءمة العمليات والإدارات أثناء الدمج أو الاستحواذ
- افحص نتائج التغييرات المستقبلية في العمل
تشير السبعة إلى العناصر الرئيسية المترابطة للمؤسسة. هم على النحو التالي ،
(انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت)
تنقسم هذه العناصر إلى مجموعتين ؛ العناصر الصلبة الملموسة بقدر ما يمكن التحكم فيها ، والعناصر اللينة غير الملموسة حيث لا يمكن التحكم فيها.
عناصر صلبة
- الإستراتيجية - خطة الإجراءات التي ستساعد عملك على اكتساب ميزة تنافسية
- الهيكل - الهيكل التنظيمي
- الأنظمة - يستخدم موظفو الأعمال والبنية التحتية التقنية للقيام بمهامهم اليومية
العناصر اللينة
- القيم المشتركة - مجموعة من المعتقدات أو السمات التي تتمسك بها المنظمة
- الأسلوب - أسلوب قيادة المنظمة وثقافة التفاعل
- طاقم العمل - هيئة الأركان العامة
- المهارات - المهارات الأساسية للموظفين
كيفية تطبيقه ؛
- اجتمع حول فريق كفؤ
- تحقق مما إذا كانت العناصر متوافقة بشكل صحيح مع بعضها البعض (ابحث عن الثغرات ونقاط الضعف في العلاقة بين العناصر)
- حدد الحالة التي سيتم فيها محاذاة هذه العناصر على النحو الأمثل
- ضع خطة عمل لإعادة تنظيم العناصر
- تنفيذ التغييرات واستعراض 7s باستمرار ، والمضي قدما
فيما يلي نظرة أكثر تفصيلاً حول كيفية تطبيق نموذج McKinsey 7s.
نموذج التطابق لـ Nadler-Tushman
يستخدم نموذج تطابق Nadler-Tushman لتحديد فجوات الأداء داخل المنظمة.
يقوم على مبدأ أن أداء الشركة هو نتيجة لهذه العناصر الأربعة ؛ العمل والناس والهيكل والثقافة. وكلما زاد التوافق بين هذه العناصر ، زاد الأداء.
(انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت)
كيفية تطبيقه ؛
- اجمع كل البيانات التي تشير إلى أعراض ضعف الأداء
- تحديد وتحليل المدخلات التي تشمل البيئة والموارد والتاريخ. وحدد استراتيجية منظمتك.
- تحديد المخرجات المطلوبة على المستوى الفردي والجماعي والتنظيمي لتحقيق الأهداف الاستراتيجية
- اكتشف الفجوات بين المخرجات المرغوبة والفعلية والمشاكل المرتبطة بها (وحدد التكاليف المرتبطة بها أيضًا)
- جمع البيانات عن الطبيعة الأساسية للمكونات الأربعة الرئيسية للمنظمة ووصفها
- قم بتقييم درجة التطابق بين هذه المكونات
- انظر كيف يرتبط ضعف التطابق والمشاكل المتعلقة بالمخرجات. تحقق مما إذا كانت "الملائمة" الضعيفة للمكونات الأربعة الرئيسية مرتبطة بالمشكلات
- توصل إلى خطوات العمل للتعامل مع أسباب المشكلة
تحقق من هذا المورد للحصول على مزيد من الإرشادات المتعمقة حول كيفية تطبيق نموذج التطابق.
نموذج بورك ليتوين السببي
تساعدك هذه الأداة على فهم المكونات المختلفة للمؤسسة التي ترتبط ببعضها البعض عند المرور بفترة التغيير. هناك 12 مكونًا مترابطًا وهي كالتالي ،
انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت
كيفية تطبيقه:
- اكتشف من أين تأتي الحاجة إلى التغيير ؛ سواء من البيئة الخارجية أو العوامل التحويلية وما إلى ذلك.
- حدد العناصر المسؤولة عن الموقف في كل مجموعة
- افحص العنصر الأساسي مع العناصر الـ 11 الأخرى ؛ إيلاء اهتمام خاص لتلك التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالعنصر المحدد
- اكتشف التغييرات التي يتعين عليك إجراؤها على العنصر الرئيسي جنبًا إلى جنب مع العناصر القليلة الأخرى التي يرتبط بها ارتباطًا وثيقًا
تعرف على المزيد حول محركات التغيير الاثني عشر ، يبرز بورك-ليتوين هنا.
ما رأيك في أدوات تحليل الثغرات؟
يعد تحليل الثغرات طريقة رائعة لمعرفة معايير مشروعك التالي أو جهود تحسين العملية. لقد قمنا بتغطية 5 أنواع من أدوات تحليل الثغرات التي يمكنك استخدامها لتحديد الثغرات في عملك وتحديد ما يجب عليك فعله بعد ذلك.
أخبرنا بأدوات تحليل الثغرات الأخرى التي تستخدمها أثناء عملية تحليل الثغرات في مؤسستك.
وإذا كنت تبحث عن قوالب تحليل الفجوة ، فقد قمنا بتغطيتك! تحقق من هذه المجموعة من قوالب تحليل الفجوة المفيدة التي يمكنك استخدامها لسيناريوهات متعددة