دليلك إلى الاتصال غير المتزامن

أصبحت الفرق حول العالم راسخة الآن في مفهوم العمل عن بُعد. على مدار العام ونصف العام الماضيين ، كانت هناك بعض الدروس المستفادة ، والإحباطات ، وبعض الاختراقات العظيمة في ديناميكيات الفريق ، والثقافة التنظيمية ، والإنتاجية الإجمالية.

حققت الشركات نجاحًا متنوعًا في تحولها إلى العمل عن بُعد. لكن المنظمات الأكثر نجاحًا قد أدركت شيئًا واحدًا ، وهو أن العمل عن بُعد ليس بسيطًا مثل تنفيذ هيكل كان موجودًا عندما كانت الفرق موجودة في نفس الموقع.

تشعر الفرق الموزعة بمزيد من التمكين عندما تتمتع بقدر أكبر من المرونة والاستقلالية. إن القدرة على وضع جدولك الخاص وتحديد أولويات المهام المختلفة في يوم واحد وفقًا لما يناسبهم بشكل أفضل يمنح أعضاء الفريق القدرة على تصميم يومهم وزيادة إنتاجيتهم.

أصبحت فوائد العمل غير المتزامن واضحة أكثر فأكثر. تقوم المنظمات بإنشاء وتنفيذ الهياكل التي تحقق أقصى استفادة من جميع الفوائد التي تأتي من العمل غير المتزامن.

ما هو الاتصال غير المتزامن؟

العمل غير المتزامن هو عندما يتمكن أعضاء الفريق من التواصل مع بعضهم البعض دون الحاجة إلى التواجد في نفس الوقت بالضبط. يحدث هذا عندما يمكن تبادل المعلومات بشكل مستقل عن الوقت. في الاتصال غير المتزامن ، يقدم أعضاء الفريق عادةً بعض المعلومات وهناك بعض الوقت المتأخر قبل أن يقدم المستلم رده. ببساطة ، العمل غير المتزامن هو أي شكل من أشكال العمل لا يحدث في الوقت الفعلي ويسمح لأعضاء الفريق بتنسيق جهودهم عبر جداول متعددة للعمل معًا في مشروع.

العمل غير المتزامن ليس مثل العمل عن بعد

غالبًا ما يتم الخلط بين هذين المصطلحين ولكن في الواقع يختلفان بشكل واضح. بعض الشركات التي أصبحت بعيدة ، لا تزال تتوقع من الموظفين تسجيل الدخول في وقت معين والبقاء في مكاتبهم من الساعة 9 إلى 5 ، تمامًا كما لو كانوا في المكتب.

ومع ذلك ، فإن العمل غير المتزامن يسمح للموظفين بإكمال المهام في وقتهم الخاص والذي قد يكون مختلفًا تمامًا عن زملائهم. يفترض هذا أن الاتصال لا يُقصد به أن يكون فوريًا ويمكن للناس الاستجابة عندما يكون ذلك مناسبًا لهم. تسمح لوحات الوصل عبر الإنترنت وأدوات التعاون عن بُعد للفرق بالوصول إلى مورد مشترك بأنفسهم. يكملون المهام ويرسلونها إلى زملائهم الذين يمكنهم بعد ذلك استلامها متى بدأ يوم عملهم.

الاجتماعات مروعة

يمكن أن تكون عمليات تسجيل الوصول التي لا نهاية لها ، والوقوف اليومي ، والاجتماعات الشاملة غير منتجة للغاية. تم تحديد الاجتماعات على أنها واحدة من أكبر مصادر الوقت في أي منظمة. في دراسة حديثة أجرتها Harvard Business Review ، قال 65٪ من المديرين أن الاجتماعات منعتهم من إكمال العمل الفعلي ، وقال 71٪ إن الاجتماعات غير منتجة وغير فعالة ، وقال 64٪ إنها جاءت في طريق التفكير العميق.

في حين أن بعض الاجتماعات لا مفر منها ، فإن العمل بشكل غير متزامن يغير الطريقة التي تتعامل بها المنظمات مع الاجتماعات بشكل عام. من أجل جدولة اجتماع أثناء العمل بشكل غير متزامن ، يجب عليك تنسيق أوقات الأشخاص المختلفة مما يضمن عقد الاجتماعات فقط عندما تكون ضرورية للغاية. وهذا يضمن أجندات واضحة وتفاعلات أكثر إنتاجية.

عصر العمل العميق

مع زيادة توزيع الفرق ، انخفضت القيمة التي تضعها المؤسسات على مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل بشكل كبير. أصبح الإنتاج والإنتاجية من العوامل المهمة الوحيدة عند تقييم أداء الموظف.

غالبًا ما يتم تنفيذ المهام غير المعرفية ذات النمط اللوجستي أثناء تشتيت الانتباه. تميل هذه الجهود إلى عدم إنشاء قيمة جديدة في العالم ويسهل تكرارها ".

- كال نيوبورت

يشير العمل العميق إلى قدرتنا على العمل في حالة من التركيز العميق والتركيز لفترة طويلة من الزمن ، دون إلهاء أو انقطاع.

يعمل العمل بشكل غير متزامن على إزالة الموظفين من عوامل التشتيت اليومية في مكان العمل حتى يتمكنوا من تخصيص أقسام من يومهم لإنشاء مخرجات عالية القيمة ومثمرة.

فوائد العمل بشكل غير متزامن

مزيد من المرونة: يتيح العمل بشكل غير متزامن للموظفين أن يصبحوا سادة وقتهم. يمكنهم إنشاء جداول عمل تتناسب مع أسلوب حياتهم مما يؤدي إلى تحقيق توازن أكبر بين العمل والحياة.

المزيد من الردود التفصيلية: عند العمل بشكل غير متزامن ، لا يُتوقع من الأشخاص الرد أو الاستجابة على الفور ، مما يعني أنه يمكنهم قضاء وقتهم في التفكير حقًا في مشكلة ما وتحليلها قبل أن يقدموا ردهم أو رأيهم. هذا يؤدي إلى مزيد من القرارات المدروسة.

انحرافات أقل: يساعد العمل بشكل غير متزامن الموظفين على الدخول في حالة تدفق أسهل. من خلال تخصيص بعض الوقت لمهمة معينة ، يمكنهم حقًا الانخراط في التفكير العميق دون الحاجة إلى القلق بشأن مقاطعة الزملاء بشأن مهام أخرى غير ذات صلة.

التوثيق التلقائي: معظم الاتصالات غير المتزامنة هي الاتصالات الكتابية. عادة ما يكون هناك سجل للاتصالات التي تحدث سواء من خلال البريد الإلكتروني أو الدردشة أو على السبورة عبر الإنترنت. يمكنك دائمًا الرجوع إلى هذا الاتصال والرجوع إليه وهو بمثابة سجل يتجنب التكرار في الاتصال.

تسطيح التسلسلات الهرمية: تنشئ منتدى مفتوحًا للموظفين لإضافة اقتراحات وأفكار. إنه يزيل بعض عوامل التخويف التي يمكن أن توجد أثناء الاجتماعات أو التفاعلات وجهاً لوجه.

أدوات للاتصال غير المتزامن الفعال

البريد الإلكتروني:
يبدو أن شعبية البريد الإلكتروني تتلاشى مع ظهور العديد من أدوات الاتصال الحديثة مثل Slack التي تدعي أنها مصممة للتعاون عن بعد. لكن لا يزال البريد الإلكتروني يترجم جيدًا إلى اتصال غير متزامن. لا تتوقع استجابة فورية ، لذلك يمكن لأعضاء الفريق الرد في وقتهم الخاص بمدخلات مدروسة وقيمة.

اتصالات الفيديو:
كانت مؤتمرات الفيديو هي الطريقة الافتراضية للاتصال لاستبدال الاجتماعات وجهًا لوجه. لكنها لا تُترجم بشكل جيد إلى العمل غير المتزامن لأنها تنطوي على ضرورة جمع الأشخاص معًا في وقت مشترك. تعمل أدوات مثل Loom على إصلاح ذلك وتسمح لك بتجربة فوائد الاتصال اللفظي من خلال التسجيلات ومشاركة الشاشة.

السبورة على الإنترنت:

باستخدام أدوات مثل Creately ، يمكنك تصور الأفكار والأفكار والخطط تمامًا كما تفعل في غرفة الاجتماعات. يمكن لأعضاء الفريق بعد ذلك مراجعة تصوراتك وإضافة التعليقات والأفكار والاقتراحات إليها في وقتهم الخاص. يؤدي ذلك إلى إنشاء مساحة عمل افتراضية مرنة وبديهية تعتبر رائعة لفرقك غير المتزامنة.

نصائح للعمل بشكل غير متزامن

التركيز على الأهداف : يشعر العديد من العاملين عن بُعد بالضغط من أجل "الظهور بمظهر مشغول". لكن العمل غير المتزامن هو كل شيء عن المخرجات وليس النشاط. من خلال التركيز على المهام المحددة بوضوح ، يمكنك تقليل أحاديث الفريق غير الضرورية ، والقيام بعمل أفضل ، والاستمتاع بتوازنك الجديد بين العمل والحياة.

حدد ساعات العمل الأساسية. لا يعني العمل غير المتزامن العمل بدون روتين. على العكس من ذلك ، فإنه يتضمن أحيانًا إنشاء خطة أكثر تنظيماً وتفصيلاً تلتزم بها. من المهم توصيل ساعات عملك الأساسية لبقية المنظمة حتى يعرف الجميع من يعمل وفقًا للجدول الزمني.

تعيين توقعات التوقيت: أثناء التعاون بشكل غير متزامن ، من الأهمية بمكان أن تكون واضحًا بشأن المواعيد النهائية. العمل على جداول فردية لا يمكن أن يتجاهل حقيقة أن الجداول الزمنية الأكبر تحتاج إلى الالتزام بها. من المهم تحديد التوقعات بشأن موعد استحقاق شيء ما لمساعدة الموظفين على تنظيم يوم العمل لتحديد أولويات المهام العاجلة أولاً.

لا يعني التزامن. العمل بشكل غير متزامن لا يعني العمل في عزلة. لا يزال من المهم إيجاد طرق لجعل أعضاء الفريق يتواصلون مع بعضهم البعض ويستمتعون.
تحتاج المنظمات إلى إعطاء الأولوية لكسر الجمود والحفلات الافتراضية أو حتى يتمكن زملاؤهم في العمل من التراجع والتعرف على زملائهم في الفريق على المستوى الشخصي.

أخبرنا عن تجربتك في العمل بشكل غير متزامن

لا يزال العمل غير المتزامن على مستوى المؤسسة مفهومًا جديدًا نسبيًا ولا تزال الفرق تحاول العمل على جميع الركلات. هل لديك أي خبرة في العمل بشكل غير متزامن؟ نود أن نسمع أفكارك حول هذا الموضوع ، فلا تتردد في مشاركة أفكارك في التعليقات أدناه.