كيفية استضافة حدث افتراضي ناجح: من دعوة للمتابعة

لقد كنا جميعًا في اجتماعات Zoom لا تعد ولا تحصى في هذه المرحلة. قد تبدو إضافة حدث افتراضي إلى القائمة بمثابة اجتماع افتراضيآخرللجلوس والمشاهدة. بوووورينغ.

اطلق العنان للاتجاه وأعد تصور ما يمكن أن يكون عليه الحدث الافتراضي وما يجب أن يكون عليه! لا يزال بإمكانك توفير الإحساس بالتواصل والمشاركة والتعليم الذي كان يتم تحقيقه من خلال حضور حدث شخصيًا فقط.

لتحقيق أفضل حدث افتراضي ممكن حقًا ، عليك أن تأخذ السمات المميزة لحدث شخصي ، وتوسيع نطاقها إلى الفضاء الرقمي.

كيفية استضافة حدث افتراضي ناجح

قد يبدو الأمر شاقًا بعض الشيء في البداية ، لكنني قسمت العملية إلى أنشطة أصغر بدءًا من التخطيط وحتى التنفيذ لمساعدتك على النجاح.

1. ارسل دعوة
2. عزز عمليات الاشتراك الخاصة بك
3. استعد لحدثك
4. ابحث عن منصة الاستضافة المناسبة
5. المتابعة مع الحاضرين

دعنا نتعمق في تفاصيل كل خطوة ونجعلك مستعدًا لاستضافة حدث افتراضي ناجح!

1. إرسال دعوة لا تنسى

الدعوة هي نقطة الاتصال الأولى للحاضرين المحتملين للحدث. تعد الدعوة الجذابة والممتعة أكثر جاذبية من مجرد نشر رابط تسجيل على موقع ويب أو وسائط اجتماعية.

المفتاح هو جعل دعوة الحدث ممتعة ، حقيقية ، إعلامية على الفور ، وأنيقة. قم بدعوة الأفراد بالاسم (إذا كانت لديك قائمة معروفة مثل استخدام HubSpot's CRM) وقم بالترويج للحدث ذي العلامة التجارية بتصميم متسق وجذاب.

امنح المستلمين بعض السياق والقيمة في كل دعوة. تُظهر إضافة المعلومات الأساسية على الفور لجمهورك المستهدف أن لديك أفكارًا لمشاركتها ، وتخلق بعض الضجة لجذب اهتمام الأشخاص. تذكر أن الحضور لن يحصلوا على النطاق الكامل للعلامة التجارية للشركة افتراضيًا ، ولكن الدعوة الفعالة هي الخطوة الأولى لزيادة الوعي بالعلامة التجارية والإلمام بها.

على الرغم من أننا نعيش في العالم الرقمي "الآن" ، يجب إرسال دعوات الأحداث الافتراضية قبل أسابيع. اجعل الحدث الخاص بك لا يريد أحد الحاضرين تفويته من خلال الترويج:

• المتحدثون الرئيسيون أو الضيوف
• مهارات جديدة للتعلم
• فرص التواصل
• اتجاهات الصناعة أو العملاء
• غنيمة!

إذن ، ما هو أفضل وقت لبدء إرسال الدعوات؟ عادة ما يكون هناك ارتفاع في التسجيل في حدث قبل 2-3 أسابيع من التاريخ. بمعنى آخر ، تكون العروض الترويجية والدعوات أكثر فاعلية خلال هذه الفترة الزمنية . ركز جهودك التسويقية في غضون أسابيع قليلة لزيادة الحضور.

هناك مئات الطرق لمشاركة تفاصيل الحدث الافتراضي ، ولكن من الضروري أن توفر الدعوات جميع التفاصيل الضرورية في مكان واحد.

قم بإنشاء صفحة مقصودة توفر اسم الحدث وتاريخه وكيفية الوصول إلى الحدث و CTA للتسجيل وأي معلومات أخرى ضرورية مثل جدول الأعمال أو السعر إن أمكن. بمجرد إنشاء الصفحة المقصودة ، أرسل الدعوات من خلال:

• إعلانات. قم بتوسيع نطاق وصول العلامة التجارية على الأنظمة الأساسية التي ينشط فيها الجمهور بالفعل لنشر الكلمة حول الحدث ، ومكان العثور على التفاصيل ، وكيفية الاشتراك.
• وسائل التواصل الاجتماعي. قم بإنشاء رسومات للعد التنازلي أو قصص Instagram أو مقاطع فيديو لإثارة الاهتمام من خلال رابط إلى الصفحة المقصودة.
• بريد إلكتروني. اطلب من فريقك إرسال المزيد من الدعوات الشخصية إلى شبكتهم لتنمية العلاقات القائمة وبناء العلاقات.

2. رعاية الاشتراكات

قائمة الاشتراكات آخذة في الازدياد - رائع! كن حذرًا وحافظ على تفاعل هذه الاشتراكات للتأكد من حضورها لحضور الحدث. إذا لم تستمر في رعاية وإبقاء الأفراد الذين قاموا بالتسجيل متفاعلين ، فقد يكون لديك عدد أقل من المتوقع بمجرد أن يتم بث الحدث نفسه.

يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني أحد أفضل الطرق للبقاء في مواجهة عمليات الاشتراك لإضافة قيمة إلى الحدث وزيادة معدل الحضور. أرسل رسائل بريد إلكتروني توضح قيمة الحدث وتولد حماسًا للحضور. أو استفد من تسويق FOMO. تفاصيل بالتنقيط مثل الإعلان عن مكبر صوت جديد ، أو تمت إضافة مقطع جديد بسبب الطلب الشائع ، لزيادة معدلات التسجيل.

إذا كان لدى الشركات الميزانية ، فإن حزمة غنيمة للاشتراكات هي اتجاه ناشئ لإشراك الحضور ومنحهم الإحساس المألوف بحضور حدث ما. إذا كنت تنسق حدثًا بميزانية أصغر ، ففكر في الشراكة مع أحد الرعاة لعناصر العلامة التجارية المشتركة لربط الحضور ، وإثارة ضجة ، وزيادة الوعي العام بالعلامة التجارية قبل الحدث وبعده.

3. الاستعداد لهذا الحدث

قم بإنشاء علامة تصنيف واعرض ما وراء الكواليس التخطيط والإعداد لجذب انتباه الحضور. مع اقتراب الموعد ، شجع الحاضرين على المشاركة على وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام الهاشتاغ من خلال الرد على استعداداتهم للحدث ومدى حماسهم للحضور.

خطط للأسوأ ، ولكن أتمنى الأفضل. قم بإنشاء خطة دعم تقني ، واحصل على محتوى احتياطي في حالة وجود مشكلات في المتحدث أو المضيف. تأكد من وجود خطة فنية لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها ليشير إليها الحاضرون إذا واجهوا مشكلات بأنفسهم. يعد دعم الدردشة أو عضو الفريق المخصص للدعم الفني حلاً جيدًا للتأكد من أن الحدث يسير بسلاسة.

4. استضافة على النظام الأساسي الصحيح

تأكد من اختيار أفضل نظام أساسي للفيديو يلبي الميزانية ، ولديه أفضل خدمة بث ، وإمكانيات الأحداث ، وميزات إعداد التقارير. قم بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية للأحداث الافتراضية لقياس عائد الاستثمار واستخدام ميزات التتبع للحصول على أفضل الرؤى عن الحضور.

احفظ أو سجل العناصر الرئيسية للحدث لمشاركتها مع الحاضرين وعدم الحضور بعد ذلك لإنشاء مورد مفيد ومتابعة المحادثة.

5. المتابعة مع الحضور

لم ينته الحدث تمامًا بعد خروج المضيف. هناك حاجة إلى استراتيجية متابعة للتأكد من أن الحضور لديهم خبرة شاملة.

• أرسل بريدا إلكترونيا. قم بتوفير الشرائح أو النص الخاص بالحدث بالإضافة إلى أي موارد مذكورة. قم بتضمين استطلاع للحصول على تعليقات مباشرة من الحاضرين لتحسين الأحداث الأخرى لاحقًا.
• انشر على وسائل التواصل الاجتماعي. انشر صورًا أو اقتباسات أو مقاطع فيديو قصيرة من الحدث للحفاظ على استمرار المحادثة.
• مدونة او مذكرة. اكتب عن كيف سارت الأمور وكيف سارت استضافة حدث افتراضي. قم بتضمين نصائح للآخرين لاستخدامها إذا كانوا يريدون استضافة حدث افتراضي ؛ قد تصبح رائدًا فكريًا في هذه الصناعة. شجع الحاضرين على الكتابة عما تعلموه على موقع الويب الخاص بهم أو إذا قمت بإنشاء اتصال قوي ، اطلب منهم الكتابة لموقعك على الويب.

خطط مسبقًا للنجاح في مساحة الحدث الافتراضية

يا للعجب ، كان هذا كثيرًا! يستغرق الحدث الافتراضي الناجح الكثير من الوقت والطاقة والتخطيط. كل التفاصيل من الدعوة إلى المتابعة مهمة عند إنشاء حدث افتراضي حتى تحصل العلامات التجارية والحضور على أقصى استفادة منه.

خذ بضع دقائق لاستخلاص المعلومات مع فريقك للتحدث عن كيفية سير الأمور ، وما يجب تحسينه في المرة القادمة ، وتقديم تقرير عن التحليلات. تعلم من المشاركة لفهم جمهورك بشكل أفضل واتخاذ قرارات مستنيرة للأحداث الافتراضية التي تمضي قدمًا.