كيف يمكن لأتمتة المحاسبة أن تساعد الشركات في عام 2023

نشرت: 2022-11-23

في الوقت الحاضر ، تحول معظم المحاسبين والشركات إلى أتمتة المحاسبة. مع هذا الانتقال ، أصبحت إدارة مسك الدفاتر والحفاظ على السجلات المالية وتتبع بيانات الأرباح والخسائر أسهل.

إذن ، ما هي بالضبط أتمتة المحاسبة؟ ما هي فوائده؟ وكيف يمكن أن تربح عملك؟ دعنا نتعلم كل شيء عن الأتمتة في إجراءات المالية والمحاسبة أدناه.

جدول المحتويات

ما هي أتمتة المحاسبة؟

أتمتة المحاسبة هي إجراء أتمتة العمليات المالية والمحاسبية الرئيسية بمساعدة البرنامج. يتضمن تسوية الحسابات ، وتغيير البيانات المالية ، وإنشاء البيانات المحاسبية.

مع تقدم الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) في السنوات الأخيرة ، توسعت قدرة برامج المحاسبة. باستخدام هذه التقنيات ، يمكن للشركات تسجيل البيانات وتتبعها ، وأتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات ، وتبسيط التدقيق ، ووضع الميزانية ، ومعالجة الفواتير ، وما إلى ذلك. باستخدام أتمتة المحاسبة ، يمكن للشركات توفير وقتها والتركيز بشكل أكبر على إعداد الميزانية وتخطيط الاستثمار وتحسين كفاءتها التشغيلية .

كيف يمكن لأتمتة عملية المحاسبة أن تساعد الشركات؟

يجب قراءة: مستقبل برامج المحاسبة لأتمتة تمويل الأعمال

من خلال أتمتة إجراءات المحاسبة بالكامل ، يمكن أن تستفيد الشركات بطرق متعددة مثل-

تجنب أزمة التدفق النقدي: قد يكون الاحتفاظ بسجل لجميع التدفقات النقدية يدويًا أمرًا صعبًا. تعمل الأتمتة المحاسبية على التخلص من هذه الاحتمالية من خلال التسجيل الدقيق لكل معاملة نقدية وتقديم وضعها المالي. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر أيضًا رؤية حول مقدار التدفق النقدي الذي حدث في السنة المالية الحالية.
توفير الوقت: تعمل الحلول المحاسبية على تبسيط مهمة إدخال تفاصيل بطاقة الخصم والائتمان ، ومعلومات العميل للمحاسبين. علاوة على ذلك ، تقوم هذه الحلول تلقائيًا بمعالجة البيانات المدخلة وإنشاء تقارير بيانات دقيقة. بالإضافة إلى ذلك ، تُنشئ هذه الأدوات الميزانيات العمومية وبيانات الأرباح والخسائر وما إلى ذلك ، مما يوفر وقتًا ثمينًا.
يوفر أمانًا محسّنًا: يستخدم نظام المحاسبة الآلي بروتوكولات أمان مختلفة مثل التشفير للحفاظ على جميع البيانات والسجلات آمنة ضد الهجمات الإلكترونية. علاوة على ذلك ، يتيح لك إدارة الأذونات لأولئك الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات لمنع الاستخدام غير المصرح به.
يوفر تحليلاً مفصلاً للبيانات: مع نظام المحاسبة الآلي ، يصبح تجميع البيانات وتحليلها أسهل. يمكن للشركات الحصول على البيانات والتقارير المالية بسرعة. يمكن استخدام هذه البيانات للعثور على التناقض ، وأخطاء الإغفال ، والإدخالات المكررة ، وسوء التقدير.
تلبية الامتثال التنظيمي: في المحاسبة اليدوية ، يعتمد الامتثال بالكامل على معرفة وخبرة المحاسب. ومع ذلك ، فإن برنامج المحاسبة يضمن لك البقاء ملتزمًا بتسجيل البيانات المالية والاحتفاظ بها وفقًا لمتطلباتها التنظيمية.

ما هي فوائد نظام المحاسبة الآلي؟

تساعد أدوات المحاسبة الآلية في الحفاظ على دقة البيانات ، وضمان استرجاع البيانات بشكل أسرع ، وتقليل التكاليف. تساعد الأتمتة أيضًا في إعداد السجل الضريبي والوصول إلى البيانات من السحابة. كما أنه يساعد على إنشاء بيانات مالية خالية من الأخطاء والبقاء ملتزمًا بها. دعونا نلقي نظرة على كل منهم بالتفصيل -

دقة البيانات: يمكن أن تكون هناك حسابات خاطئة أو تفاصيل غير دقيقة عند إنشاء البيانات المحاسبية يدويًا. ومن ثم تضمن المحاسبة الآلية تغذية البيانات بدقة من خلال مسك الدفاتر المالية الآلي. سيساعد هذا في إنشاء بيانات مالية دقيقة.
استرجاع أسرع للبيانات: يمكن فقدان البيانات المالية بسهولة عند تجميع البيانات يدويًا. ومع ذلك ، عند استخدام برنامج التشغيل الآلي للمحاسبة ، يتم تخزين جميع بياناتك المالية في الخادم السحابي بأمان. لذلك ، يمكنك نسخ البيانات احتياطيًا واستردادها بسرعة في حالة حدوث أي خسارة.
تقليل التكلفة: من خلال التشغيل الآلي للمحاسبة ، يمكن للشركات أتمتة المهام اليومية مثل مسك الدفاتر وحساب الضرائب وإنشاء البيانات المالية وتسوية البيانات المصرفية وما إلى ذلك. وهذا يساعد الشركات على تقليل التكاليف على القرطاسية والموظفين حيث يمكن إكمال جميع المهام باستخدام الحل.
إعداد السجلات للتخفيضات الضريبية: يعد الاحتفاظ بسجل لجميع النفقات والإيصالات للتخفيضات الضريبية أمرًا محمومًا. مع أتمتة العمليات المحاسبية ، سيتم تسجيل المعاملات تلقائيًا لاستخدامها في وقت تقديم المرتجعات. سيوفر هذا معلومات حول جميع الخصومات في مكان واحد.
الوصول إلى السحابة: توفر معظم أدوات أتمتة المحاسبة إمكانية الوصول إلى السحابة لتخزين جميع البيانات والمستندات المحاسبية. هذا يجعل من السهل استرداد وتحديد أي ملف حسب الاسم أو التاريخ أو نوع البيانات ، دون البحث عنه يدويًا. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا مشاركة الملفات المشفرة.

يجب قراءة: كيف ستساعد برامج المحاسبة في زيادة الإنتاجية

ما هي مخاطر أتمتة المحاسبة؟

أتمتة المحاسبة لها فوائد مذهلة. ومع ذلك ، ترتبط بعض المخاطر به ، مثل الواجهة المعقدة ، وفترة التدريب البطيئة ، ونقل البيانات المعقدة ، وما إلى ذلك. كما شهدت الشركات أيضًا مواطن الخلل الفنية وقضايا الأمان من خلال أتمتة إجراءاتها المحاسبية.

الواجهة المعقدة: تحتوي بعض حلول برامج المحاسبة على واجهة معقدة قد يكون من الصعب تعلمها والتنقل فيها. ومن ثم ، قد يستغرق محاسبو الأعمال بعض الوقت للتعرف على الحل في البداية.
فترة التدريب البطيئة: يتطلب الانتقال من المحاسبة اليدوية إلى المحاسبة الآلية تدريب الموظفين على استخدام نظام المحاسبة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تختلف فترة التدريب من شخص لآخر بناءً على قدراتهم ، مما يجعل تنفيذ البرنامج بطيئًا بعض الشيء.
مواطن الخلل الفنية: غالبًا ما يكون دعم تكنولوجيا المعلومات مطلوبًا لإصلاح المشكلات التي قد تعيق العمل. علاوة على ذلك ، قد يتباطأ خادم البرنامج أيضًا ، مما يؤدي إلى مزيد من تأخير العمل والتأثير على إمكانية الوصول إلى قاعدة البيانات.
نقل البيانات المعقدة ودمجها: قد يكون من الممكن أن يفقد الحل أي بيانات مهمة أثناء النقل. وبالتالي ، خلق تناقضات في البيانات التي تم ترحيلها. علاوة على ذلك ، لا يمكن دمج جميع برامج المحاسبة مع البرامج الحالية بما في ذلك ERP و CRM وما إلى ذلك ، لمشاركة البيانات.
مشكلات الأمان: على الرغم من أن التشغيل الآلي للمحاسبة يستخدم بروتوكولات أمان البيانات المختلفة مثل التشفير. ومع ذلك ، تظل البيانات عرضة للاختراق وهجمات البرامج الضارة ، مما يشكل تهديدًا لأمن المعلومات.

يجب قراءة: كيف تعمل المعالجة الآلية للفواتير للمدفوعات السريعة؟

تغليف

يعد التحول إلى أتمتة المحاسبة أمرًا لا مفر منه وتحتاج كل شركة إلى التحول نحو خيار أكثر تنافسية. سيساعد هذا الانتقال من التشغيل اليدوي إلى التشغيل الآلي للمحاسبة الشركات على تحسين كفاءتها التشغيلية والحفاظ على دقة البيانات والبقاء ملتزمة. إنه يحرر المحاسبين من عبء أداء المهام العادية حتى يتمكنوا من التركيز بشكل أكبر على التخطيط المالي والاستراتيجية.

علاوة على ذلك ، ستوفر أتمتة الإجراءات المحاسبية تقارير مالية متعمقة يمكن استخدامها لتحليل حالة نمو المؤسسة بسرعة.

أسئلة وأجوبة

ماذا تقصد بأتمتة عملية المحاسبة؟
تعني أتمتة الإجراءات المحاسبية ببساطة إدارة جميع المهام المحاسبية والمالية عبر برامج المحاسبة. باستخدامه ، يمكنك تسجيل الحسابات الدائنة والمدينين تلقائيًا ، وحساب الضرائب ، وإنشاء البيانات المالية ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر أيضًا تحليلًا في الوقت الفعلي للتحقق من الصحة المالية لشركتك.
هل ستتولى الأتمتة عملية المحاسبة؟
لا ، لن تتولى الأتمتة المحاسبة أبدًا. بدلاً من ذلك ، يمكنه فقط القضاء على التكرار والأخطاء. يمكن للمحاسبين استخدامه للتحقق من التدفق النقدي ، وأتمتة مسك الدفاتر ، وحساب الأرباح ، وإنشاء التقارير المالية ، وما إلى ذلك.
كيف تؤثر الأتمتة على المحاسبة؟
ساعدت أتمتة الإجراءات المحاسبية الشركات على إدارة مهامها المحاسبية والمالية الرئيسية بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد الشركات على الحفاظ على بياناتها المحاسبية آمنة من انتهاكات البيانات. كما أنه يبسط إدارة دفتر الأستاذ ، وإدارة التدفق النقدي ، وإدارة الفواتير ، وما إلى ذلك.
هل المحاسبين في مأمن من الأتمتة؟
نعم ، المحاسبون في مأمن من الأتمتة لأنه لن يحل محلهم أبدًا. ومع ذلك ، فإن مهامهم ستقتصر فقط على تبسيط وظائف المحاسبة الرئيسية. يمكن للمحاسبين استخدام البيانات والتقارير التي تم إنشاؤها بواسطة البرنامج لإنشاء إستراتيجية مالية ، والعثور على اختناقات التدفق النقدي ، والمزيد.
هل يمكن إجراء التدقيق آليًا؟
نعم ، يمكن أتمتة التدقيق المالي بسهولة باستخدام نظام محاسبة. يمكنك استخدامه لتبسيط عمليات التدقيق الخاصة بك والتأكد من امتثال شركتك للوائح الصناعة والسياسات الداخلية.