كيف تستخدم الشركات جداول البيانات؟

في مجال الأعمال ، تلعب برامج جداول البيانات دورًا مهمًا في نجاح عمليات الشركة. تُستخدم جداول البيانات بشكل أساسي لتخزين البيانات ، وأداء الوظائف الإحصائية أو الرياضية ، وتصور البيانات من خلال الرسوم البيانية ، ومعالجة بيانات الأعمال للتخطيط المستقبلي.

إذا سألت ، كيف تستخدم الشركات جداول البيانات؟ الجواب هو أن أنظمة الأعمال تستخدم جداول البيانات بطرق تناسب احتياجاتهم الخاصة لتحسين أداء الأعمال.

ما مدى أهمية Microsoft Excel في الأعمال؟

Microsoft Office MS Excel هو برنامج جداول بيانات شائع يمكن للعديد من الشركات استخدامه لتخزين البيانات الإدارية. يمكنك استخدام نفس البيانات لتقارير المحاسبة وتقارير الأداء وتحليل العمليات.

برنامج Excel في مجال الأعمال سهل الاستخدام ، مع واجهة سهلة الاستخدام. يساعدهم على توفير الوقت والمال. يمكن للشركات تخزين البيانات وتحليلها بسهولة بتكلفة منخفضة. كما أن لديها الأدوات اللازمة لتسجيل معلومات العمل الحيوية وإنشاء المخططات والجداول والمرئيات الأخرى.

يعد امتلاك مهارات Excel الأساسية أو المتقدمة مطلبًا شائعًا للشركات التي تتطلع إلى توظيف أشخاص جدد. لماذا؟ يحتوي Excel على استخدامات متعددة يتم استخدامها كثيرًا من قبل الشركات كل يوم.

يسمح Excel للشركات بتحسين أدائها باستخدام قدرات التشغيل الآلي للمهام المتكررة. بصرف النظر عن Microsoft Excel ، فإن Google Sheets هو برنامج جداول بيانات آخر قد ترغب في تجربته.

الاستخدامات المختلفة لبرامج جداول البيانات في الأعمال

هناك العديد من الاستخدامات لبرامج جداول البيانات في الأعمال التجارية. فيما يلي بعض منهم:

01. تخزين البيانات

تستخدم معظم الشركات جداول البيانات لتخزين البيانات ونمذجة مجموعات البيانات بطريقة منظمة. يمكن أن يستوعب جدول البيانات البيانات المالية والرقمية والإحصائية. يمكن لجداول البيانات إجراء عمليات حسابية تلقائية عندما يتم تحرير الخلايا.

02. تحليل تصور البيانات والبيانات

يمكن لمستخدمي برامج جداول البيانات إدخال صيغ مخصصة ووظائف محددة مسبقًا لتحليل البيانات. تسمح جداول البيانات للشركات بفرز البيانات وتصفيتها ومعالجتها. على سبيل المثال ، يمكنك حساب أرباح وخسائر شركتك باستخدام البيانات المالية المشفرة.

هناك أيضًا أدوات يمكنك استخدامها لتصور البيانات. الأدوات الرسومية التي يمكنك استخدامها لبيانات جدول البيانات هي المخططات الشريطية والمخططات الدائرية والعديد من خيارات المخططات. يمكن أن تلخص الجداول المحورية بيانات جدول البيانات وتحويلها إلى رسوم بيانية.

يمكن استخدام المخططات والجداول ، في سياقات الشركة ، للعروض التقديمية داخل المكتب. يمكنك التحكم في جوانب العرض المختلفة والأنواع والتسميات والألوان باستخدام جدول بيانات.

03. إدارة معلومات المنتج والخدمة

تعد إدارة معلومات المنتج والخدمة أمرًا بالغ الأهمية لمواكبة السوق الحالي. باستخدام جداول البيانات ، يمكنك الاحتفاظ بمعلومات دقيقة عن المنتج والخدمة وتحديثها.

تعد معلومات المنتج الدقيقة والمحدثة أمرًا حيويًا لتحقيق المبيعات وتقليل إرجاع المنتج إلى أدنى حد بسبب التلف وتحقيق معاملات متكررة. يمكن استخدام الأنظمة الأساسية المختلفة من مواقع الويب المختلفة لإدارة معلومات المنتج ولكن قد لا تكون قادرة على التعامل مع كميات كبيرة من البيانات مثل Excel.

04. إدارة الموارد البشرية

بصرف النظر عن إدارة البيانات ، يمكن أن يساعد Excel أيضًا الشركات في إدارة ملفات الموارد البشرية مثل سجل التوظيف وجدول دوام الموظف. في جدول بيانات Excel ، يمكنك بسهولة تخزين البيانات واستردادها بكفاءة حول أي شخص في الشركة.

يمكنك فرز ساعات عمل الموظفين وتنظيم معلومات ملفاتهم الشخصية باستخدام جدول بيانات Excel. يساعد هذا الشركات على فهم تكوين القوى العاملة لديها وكيف يمكنها دعم نمو موظفيها بشكل أفضل.

إذا لم يكن لديك ميزانية لقاعدة بيانات مدير علاقات العملاء ، فإن جدول بيانات Excel يعد بديلاً ممتازًا لتخزين جميع معلومات الموظف والعميل في مكان واحد.

05. تقارير المبيعات

يعد جدول البيانات أداة رائعة لتتبع المبيعات والإبلاغ عنها لعملك. يمكن قراءة تقارير المبيعات في جدول بيانات بسهولة ويمكن مشاركتها داخل مكتبك. يمكنك أيضًا أتمتة تقريرك ودمجه في أنظمة أخرى.

06. أتمتة المهام

تستخدم العديد من الشركات جداول البيانات نظرًا لقدرتها على أتمتة المهام المتكررة. يمكن أن تجعل أتمتة المهام العمل أقل استهلاكا للوقت مع زيادة الإنتاجية والأرباح.

تعد أتمتة جدول بيانات Excel استثمارًا جيدًا لعملك. يمكن لمتخصص تطبيقات Visual Basic المساعدة في أتمتة برنامج جداول البيانات الخاص بك.

07. إدارة المخزون والمخزون

يمكن أن يكون جدول بيانات المخزون والمخزون لديك إما بسيطًا أو معقدًا ، اعتمادًا على عملك. يمكنك فرز البيانات إلى فئات أو عناوين أعمدة التسمية مثل العنصر والباركود والكمية والموقع ورقم SKU.

يعد برنامج جداول بيانات Excel بداية جيدة إذا كنت شركة صغيرة ناشئة. في النهاية ، يمكنك ترقية ودمج نظام مسح الباركود

08. المحاسبة

يستخدم المحاسبون وغيرهم من المتخصصين الماليين برنامج Excel لأنه يمكنه تخزين بيانات مكثفة وأداء الوظائف الرياضية الأساسية للحسابات التحليلية. تستخدم العديد من الشركات جداول بيانات Excel لإعداد الميزانيات ، بالإضافة إلى تخطيط العمليات التجارية والتنبؤ بها.

09. التخطيط المستقبلي

لا تركز الشركات فقط على الوضع الحالي لشركاتها. يفكرون أيضًا في المستقبل فيما يتعلق بنمو شركاتهم. يتضمن التفكير المستقبلي التخطيط المستقبلي.

باستخدام مجموعات البيانات الحالية وتصور البيانات في جدول البيانات ، يمكنك عمل تنبؤات حول نمو واتجاه شركتك. يمكنك إنشاء تقديرات واقعية حول التغييرات التي تحتاج شركتك إلى القيام بها لتلبية المتطلبات المستقبلية.

خاتمة

تجد الشركات أن استخدام جداول البيانات أمر سهل ومتعدد الاستخدامات وفعال. يمكنك القيام بالعديد من الوظائف باستخدام جدول بيانات Excel.

إمكانية استخدام جداول البيانات هائلة ؛ يمكن استخدامها لتخزين وتحليل كميات كبيرة من البيانات ، وحساب الوظائف البسيطة والمعقدة ، وتسهيل إدارة العمليات ، وأكثر من ذلك بكثير.

جداول البيانات مفيدة في مكان العمل. كلما تعلمت كيفية استخدام جدول بيانات ، اكتشفت المزيد من الوظائف العديدة التي يمكن أن يقدمها لجعل عملك أكثر كفاءة.