ما مدى صحة بياناتك؟

نشرت: 2023-11-27

التشخيص: أشياء عمياء

أنا وزوجتي نعلق على "عمى الأشياء" - القدرة على "عدم رؤية" الأشياء التي نتركها ملقاة في جميع أنحاء المنزل. لا تلاحظ ربطات الشعر المرنة التي تخرجها أينما تجلس. لا ألاحظ عندما أترك كماشة أو مفك براغي على المنضدة. ربما أصبح كل واحد منا معتادًا على وجود هذا الشيء في كل مكان، أو ربما يخبرنا صوت داخلي أننا سنحتاج إليه مرة أخرى قريبًا، فلماذا نضعه جانبًا؟ مهما كان السبب، فإن الجميع لا يدركون أن هناك مشكلة في وجود هذا الشيء هناك.

وبالمثل، فإن العديد من عملائنا يأتون إلينا بنسختهم الخاصة من عمى الأشياء، لكن الأمر كله يتعلق ببياناتهم. لقد جمعوا مجموعة من الأسماء والعناوين والملاحظات والفواتير وغيرها من البيانات التي تعاني من العديد من المشاكل، لكنهم لا يرون ما هو صحيح تحت أنوفهم. لا يعني ذلك أن عملائنا أشخاص فوضويون بطبيعتهم، أو أنهم لا يهتمون بجودة بياناتهم؛ كل ما في الأمر أنهم توقفوا عن رؤية مخاطر القيام بالأشياء بطريقة غير منظمة أو غير كاملة.

كمستشارين، مهمتنا هي تصحيح كل هذا. يبدأ هذا بفهم كيف سارت الأمور بهذه الطريقة في المقام الأول. فيما يلي بعض الأشياء التي نبحث عنها.

الحصول على القديم تمتص

تصبح البيانات قديمة بمجرد إدخالها. ينتقل الأشخاص ويغيرون مكاتبهم ويحصلون على أرقام هواتف جديدة ويغيرون أسماء عائلاتهم. وبالضبط صفر بالمائة منهم يشعرون بأنهم ملزمون بإخبارك بذلك. والأسوأ من ذلك، أنهم لا يستطيعون تذكر من أخبروه ومن لم يخبروه، لذا فإن إليزابيث كاسيانو، التي تعاملت معها منذ ثلاثة أشهر، أصبحت الآن إليزابيث كاسيانو-بلايتلي. أو ربما إليزابيث بلايتلي. أخبرك بأمر، وستكتشف كيفية العثور عليها أثناء انتظارها للهاتف. أو ربما يكون من الأسهل إنشاء سجل جهة اتصال جديد وفقدان كل السجل الذي كان لديك في الإصدار القديم الفردي من Elizabeth. مغرية، ولكنها مربكة للغاية في المرة القادمة التي تتصل بها.

الاتساق ليس هو المفتاح

معظم التطبيقات محددة جدًا فيما يتعلق بمصطلحات البحث. إنها مهمة معقدة للغاية بالنسبة للمبرمجين لبناء "المنطق الغامض". وهو ما يعني "شارع ماكينلي". ليس هو نفس الشيء مثل "شارع ماكينلي". اكتب أيًا منهما ككل، ولن تجد الآخر. نوع بيانات شائع آخر هو أرقام الهواتف - يحب بعض الأشخاص كتابة (xxx) xxx-xxxx، بينما يفضل البعض الآخر xxx-xxx-xxxx، أو حتى xxx.xxx.xxxx إذا كانوا من النوع الفني. من خلال تجربتي، من الصعب تعليم وإنفاذ مجموعة من القواعد التي يجب على الأشخاص تذكرها بشأن هذا النوع من الأشياء، على الرغم من إمكانية القيام بذلك. المزيد عن هذا لاحقا.

فقط ضعه في أي مكان

ماذا تفعل عندما يكون لديك رقمين هاتف وحقل رقم هاتف واحد؟ لماذا، ضع الثانية حيثما تستطيع، بالطبع. حقل الملاحظات؟ بالتأكيد. حقل عنوان البريد الإلكتروني؟ لماذا لا، ليس لدي عنوان بريد إلكتروني له على أي حال. سيتمكن الناس من العثور عليه، أليس كذلك؟ يمين؟ مرحبًا؟ الأمر كله ممتع وألعاب حتى تحتاج إلى البحث عن طريق رقم الهاتف هذا، ثم لديك مشكلة حقيقية.

معرفة الحق من الباطل

إذا كنت تستخدم العديد من التطبيقات لإنجاز مهامك - Excel، وAirtable، وQuickBooks، على سبيل المثال - فيجب عليك إدخال المعلومات عدة مرات. الاسم والعنوان والمعلومات المتعلقة بحالة العمل وقوائم الأجزاء - كل ما هو ضروري لعملك. لنفترض أن لديك عنوانين مختلفين لنشاط تجاري، وأنت تعلم أن له موقعًا واحدًا فقط. أيهما على حق؟ قد يكون لديك أدلة أو عمليات متراكبة فوق بياناتك تساعد في ذلك. أو لا يجوز لك ذلك. تكون تواريخ التعديل مفيدة دائمًا، إذا كانت جميع الأماكن التي تخزن فيها نفس البيانات تقوم تلقائيًا بتتبع تلك المعلومات. إذا لم يكن هناك حتى واحد من هذه الإصدارات، فأنت لا تعرف أي إصدار هو الأحدث. قد تكون هذه مشكلة مكلفة ويمكن أن تؤدي إلى تنفيذ طلب غير صحيح وتفويت المواعيد النهائية وما إلى ذلك. والأسوأ من ذلك أنه شائع جدًا. هناك طريقة أخرى تظهر بها هذه المشكلة وهي عندما يقوم المستخدمون بإدخال أكثر من سجل واحد لشيء ما - الشخص والموقع والطلب والمخزون - ومرة أخرى، قد يكون من الصعب معرفة أي منها هو الإصدار الصحيح أو الأحدث.

التكهن: 20-20 الرؤية

الأخبار جيدة. يتمتع المطورون المخضرمون مثلي بالخبرة ليس فقط في معالجة مثل هذه البيانات المريضة كما هو موضح أعلاه، ولكننا أفضل أيضًا في بناء بيئات نظيفة ومتكاملة لإسكانها بمجرد أن تصبح صحية. فيما يلي مفاتيح التخزين الصحي للبيانات.

في نظام الأعمال الذي تم إنشاؤه بشكل صحيح، يوجد مكان واحد فقط يتم فيه تخزين كل جزء من البيانات. الشعار هو "أدخل مرة واحدة، استخدم الكثير". بمعنى آخر، يجب أن يكون هناك سجل عميل واحد فقط لكل عميل. يجب تخزين اسم العميل وعنوانه (عناوينه) ورقم (أرقام) هاتفه وما إلى ذلك بطريقة تسمح لها بالظهور حيثما تكون هناك حاجة إليها، ولكن كمرجع فقط، وليس كمعلومات متضاربة محتملة في جزأين مختلفين من النظام.

التأكد من إمكانية العثور على البيانات بسهولة، باستخدام أدوات بحث قوية تسمح بالتنوع في النتائج. لا ينبغي أن يكون لديك أي شك في أن البحث سيعطيك إجابة محددة حول ما إذا كان السجل موجودًا، وما إذا كان هو السجل الصحيح. بمجرد العثور عليها، يجب أن تكون قادرًا على تحرير البيانات بسهولة، وتمكين المستخدمين من الحفاظ على كل شيء محدثًا ودقيقًا.

يجب أن تسمح البيانات باحتمال وجود أكثر من شيء واحد. والمثال الكلاسيكي هو الأشخاص الذين لديهم أكثر من رقم هاتف واحد، أو عدة عناوين بريد إلكتروني. نحن نصمم كل نظام للسماح بالدخول غير المحدود لهذا النوع من البيانات، لتجنب عقلية "فقط ضعها في أي مكان".

يجب أن يسهل إدخال البيانات اتباع القواعد. إذا كنت تريد دائمًا أن تتبع أرقام الهواتف الأمريكية المكونة من 10 أرقام التنسيق (xxx) xxx-xxxx، فسنقوم بتنسيقها لك، بغض النظر عن كيفية إدخالها. لا ينبغي لأحد أن يتذكر كيف من المفترض أن يتم ذلك، فهو يعمل فقط.

تتبع دقيق للتعديلات. يجب أن يحتوي نظام الأعمال الجيد على سجل تدقيق يتتبع التغييرات في السجلات (ما تم تغييره ومن قام بتغييره ومتى). يساعد هذا كثيرًا عند محاولة معرفة ما إذا كان السجل محدثًا أم لا.

تخلص من الحاجة إلى مجموعة من التطبيقات المستقلة. يجب أن تكون قادرًا على إنجاز كل ما تحتاجه من خلال نظام أعمال واحد جيد التصميم ومصمم خصيصًا لتلبية جميع احتياجاتك. قد يكون لديك نظام محاسبة مفضل أو مطلوب الاستخدام للعمل معه أيضًا، ولكن يمكن دمجه لمشاركة المعلومات مع نظام الأعمال، بحيث يكون الاثنان متكاملين بشكل محكم ومتزامنين دائمًا.

أتطلع قدما

عادةً ما يأتي ترحيل البيانات بين الأنظمة القديمة مثل تلك الموضحة أعلاه لاحقًا في عملية التطوير. عندما نبني لك تطبيقًا جديدًا، فإننا نخطط له بعناية فائقة ليناسب الاحتياجات الفريدة لشركتك أو مؤسستك. لدينا الرؤية لرؤية نقطة النهاية لنظام الأعمال الجديد الخاص بك ويمكننا المساعدة في تسهيل الطريق إلى طريقة أفضل وأكثر فاعلية وموفرة للإيرادات للقيام بالأشياء.