كيف يساعد توظيف مساعد افتراضي في بناء عملك
نشرت: 2018-11-13
عندما تبدأ عملك التجاري لأول مرة ، تكون أنت صاحب العمل. أنت تقوم بجميع المهام:
- المشرف - المقترحات
- المالية - مسك الدفاتر
- الموقع - الرسومات والنسخ
- وسائل التواصل الاجتماعي - إنشاء منشورات ونشرها
هناك العديد من الأنظمة وراء الكواليس للأعمال التجارية. مع نمو عملك ، من الأفضل قضاء وقتك في العمل في مجال خبرتك. أما بالنسبة للأشياء التي ليست في مجال تألقك؟ هذه مهام يتم تفويضها إلى مساعد افتراضي (VA).
هناك العديد من الأنظمة وراء الكواليس للأعمال التجارية. مع نمو عملك ، من الأفضل قضاء وقتك في العمل في مجال خبرتك وتفويض المهام الأخرى إلى مساعد افتراضي. #Youpreneur انقر للتغريدولكن كيف يمكنك الانتقال من القيام بذلك بنفسك إلى تسليم الأنظمة إلى شخص آخر؟ يساعدك إنشاء مستند أو مقطع فيديو يعرض الآن كيف تقوم حاليًا بإكمال هذه المهام في تفويضها لاحقًا. في النهاية ، يمكن أن تدخل هذه العمليات في دليل السياسات والإجراءات لعملك.
فيما يلي بعض المهام التي تعتبر نموذجية لمعظم الشركات. هذه ليست قائمة شاملة. اختر واحدة من هذه وقم بتوثيق العملية الخاصة بك لإكمالها. يتم وصف الأدوات التي أستخدمها للتوثيق لاحقًا في هذه المقالة.
- مسؤل
أ. العروض / العقود
ب. الفواتير
ج. إمساك الدفاتر - موقع الكتروني
أ. الرسومات
ب. ينسخ
ج. تحديثات الصفحات على موقع الويب
د. تحديثات البرامج إذا كان WordPress - مشاركات المدونة
أ. مكتوبة
ب. فيديو
أنا. كيف خلقت
ثانيا. مكان استضافة الفيديو (عادةً على Youtube)
ج. كم مرة نشرت
د. الرسومات - وسائل التواصل الاجتماعي
أ. ما هي وسائل التواصل الاجتماعي للمشاركة
ب. كم مرة للمشاركة
ج. كيفية مشاركة منشورات المدونة
د. مصادر المقالات الخارجية للمشاركة
فيما يلي مثالان للعمليات في عملك يسهل تفويضها إذا حددت الخطوات ووضعت الإرشادات. الهدف من إنشاء مدونة فعالة ومنشور على وسائل التواصل الاجتماعي هو اتساق علامتك التجارية في الشكل والمضمون - الشعار ، والألوان ، والخط ، وما إلى ذلك.
مثال 1: انشر مدونة على موقع الويب الخاص بك.
- أنشئ عنوان المدونة
- قم بإنشاء جزء مكتوب أو مقطع فيديو من منشور المدونة
- إذا كان هناك فيديو ، أضف المحتوى المكتوب لشرح الفيديو
- إذا لم يكن هناك مقطع فيديو ، فابحث عن أو أنشئ صورًا متعلقة بمنشور المدونة - المرئيات مهمة لسهولة القراءة
- قم بتسجيل الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بالموقع
- انتقل لإضافة قسم مدونة جديد (في WordPress: نشر إضافة جديد)
- أدخل العنوان
- تحقق من رابط URL - قم بتغييره إذا لزم الأمر
- أدخل النص والصورة (الصور)
- استخدم أحجام عناوين مختلفة في أماكن مختلفة في المنشور
- إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) - قم بتنزيل مغناطيس رئيسي مجاني أو احجز مكالمة قصيرة معك
- أضف نصًا يطلب من القراء التعليق على المدونة أو أرسل تعليقًا عبر وسائل التواصل الاجتماعي
- أضف أزرار المشاركة الاجتماعية واطلب من القراء مشاركة المقالة
- في حالة استخدام المكون الإضافي Yoast على WordPress
أ. تقرر التركيز على الكلمات الرئيسية
ب. كتابة مقتطف (نص معاينة قصير يظهر في بحث Google)
ج. تأكد من أن لديك مصباحان باللون الأخضر لتحسين محركات البحث وسهولة القراءة - قم بمعاينته قبل نشر المنشور رسميًا
- في WordPress ، تأكد من أن المقالة منسوبة إلى صاحب العمل أو الشخص الصحيح.
- انشر المقال
في حين أن ما ورد أعلاه قد يبدو ساحقًا بعض الشيء ، إلا أن تفويض العملية كلها أو جزء منها أمر ممكن. تأكد من أن VA الخاص بك يفهم الخطوات تمامًا ويمكن أن ينقل علامتك التجارية. من الضروري أيضًا أن توافق على كل المحتوى قبل النشر.
المثال رقم 2 هو عملية إنشاء ونشر مدوناتك ومقالاتك المنظمة والاقتباسات على وسائل التواصل الاجتماعي.
- نوع المحتوى
أ. روابط لمنشورات المدونة الجديدة و / أو مقطع (مقاطع) الفيديو من موقع الويب الخاص بك أو قنوات التواصل الاجتماعي
ب. روابط لمقالات منظمة ذات صلة بموضوعك أو موضوعك الذي لا يخصك
أنا. كيف تجد هذه المقالات - المصادر الموثوقة ، والزملاء ، والمنشورات الصناعية؟
ج. يقتبس - قم بإنشاء صور لكل اقتباس أو رابط إذا لزم الأمر
أ- يمكن التعرف على الصور ذات العلامات التجارية وخاصة بالنسبة للاقتباسات وإظهار التناسق. (على سبيل المثال - انظر إلى موجزYoupreneur Twitter. كل الاقتباسات لها موضوع ، والشعار في الأعلى ، وكلها حروف كبيرة باللون الأبيض وصور مختلفة.) هذه هي العلامة التجارية!
- اكتب نسخة تشرح كل رابط (ولإثبات أنك قرأت المقال الذي لا يخصك).
- افتح المحتوى / التقويم التحريري
- الصق الروابط في التقويم حتى تعرف ما تنشره ومتى وإلى أي قناة
- جدولة المنشورات في برنامج جدولة الوسائط الاجتماعية (من الأمثلة على ذلك Buffer أو Hootsuite)
الهدف هو إنشاء مستند بخطوات مكتوبة مفصلة بالصور التي تحدد الخطوط العريضة لعملياتك. بعد ذلك ، يمكن لأي شخص اتباع الخطوات وتنفيذها بمجرد بدء تفويض المهام.
على سبيل المثال ، إليك مثال يوضح كيفية توثيق خطوة واحدة لإضافة منشور مدونة جديد في النهاية الخلفية لموقع الويب الخاص بي على WordPress.
- تسجيل الدخول إلى ووردبريس
- انقر فوق المنشورات
- انقر فوق إضافة جديد
فيما يلي الأدوات التي أستخدمها لتوثيق عملية في عملي.
- Microsoft Word أو Google Docs - تسمح كلتا الأداتين بتحرير عملك ومشاركته بسهولة
- طالب جامعي! لقد استأجرت طالب جامعي في الشارع. لقد سجلت مقطع فيديو يعرض عملية وأنشأت مستند Word بالخطوات والصور بناءً على اتجاهي.
- جينغ بواسطة تكسميث. إنها أداة مجانية ورائعة على محمل الجد. لدي فقاعة صفراء صغيرة على حافة شاشة سطح المكتب. أنقر فوق علامة الجمع وأحصل على شعيرات متصالبة أنقر عليها واسحبها من أعلى اليسار إلى الزاوية اليمنى السفلية للصورة التي أريد التقاطها على شاشتي. أنقر على التقاط لالتقاط الصورة. ثم يمكنني نسخ الصورة الملتقطة ولصقها في Word أو Google Docs. يمكنني أيضًا حفظه في ملف.
يمكنني إضافة أسهم تشير إلى مكان النقر أو التعليقات لوصف خطوة. ثم تقوم بنسخ لقطات الشاشة حتى تتمكن من لصقها في وثائقك. يوضح هذا كيف يمكن أن يوفر Jing بوضوح التوجيه ، والمفيد في التفويض.
ستكون بعض العمليات إدارية وبعضها ستكون تقنية. في كلتا الحالتين ، عندما تستأجر VA أو تحتاج إلى استبدال VA الخاص بك ، من خلال أخذ الوقت لتوثيق كيفية إكمال المهام ، لديك عملية يمكن اتباعها بسهولة.
يتيح لك هذا المستوى من الوضوح التفويض ونسيان الأمر ، واثقًا من أن مساعدتك الافتراضية ستفهم كيف يعمل عملك. لديك المزيد من الوقت للعمل في عملك وليس في عملك. يمكنك العمل مع المزيد من العملاء الذين يقومون بما تحب أكثر ، وكسب المزيد من المال ومساعدة المزيد من الأشخاص.