كيف يمكن لشركات المحاماة الاستفادة من اعتماد برنامج التوقيع الإلكتروني السحابي

تعد صناعة القانون من بين أكبر مستخدمي الورق بسبب متطلبات التوثيق والمصادقة والتحقق الهائلة. تعد صياغة الأوراق القانونية وتوقيعها عملية متعددة الخطوات تتطلب تدفق المستندات من الأسفل إلى الأعلى ومن الأعلى إلى الأسفل.

هذا لا يجعل عملية التوقيع بطيئة للغاية فحسب ، بل له أيضًا آثار ضخمة من حيث التكلفة. هذا هو المكان الذي يبدو فيه اعتماد برنامج Cloud eSignature خيارًا قابلاً للتطبيق لشركات المحاماة. في هذه المقالة سوف نتحدث بالتفصيل عن كيف يمكن لشركات المحاماة الاستفادة من برنامج التوقيع الإلكتروني السحابي.

يتم استضافة برنامج eSignature المستند إلى مجموعة النظراء على خادم بعيد يمكن الوصول إليه من أي مكان ولا يتطلب أي أجهزة متخصصة. يزيل جميع القيود الجغرافية والتقنية المرتبطة بعمليات التوقيع التقليدية.

استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني السحابي بدلاً من عملية التوثيق التقليدية له العديد من المزايا لشركات المحاماة. يمكن لشركات المحاماة تأمين بيانات العملاء بتشفير قوي وتبسيط عملية التوثيق بأكملها.

مزايا برنامج Cloud eSignature لشركات المحاماة

فوائد التوقيع الإلكتروني لشركات المحاماة غير محدودة فعليًا.

• تكاليف مخفضة

يأتي الاستغناء عن الورق مع الكثير من الفوائد ويركز في الغالب على خفض تكاليف الصيانة ، مما يكون له تأثير إيجابي على المحصلة النهائية. وفقًا للبحث ، تمكنت الشركات التي اعتمدت برنامج التوقيع الإلكتروني من خفض التكلفة الإجمالية لمعالجة المستندات بنسبة 85٪.

لم يعودوا بحاجة إلى إنجاز العديد من المطبوعات وتخزينها كمستندات مادية. أيضًا ، بالنسبة لأولئك الذين يحرصون على تجربة نهج منظم ، فإن برنامج التوقيع الإلكتروني مع خطة اشتراك محددة جيدًا يجعل من السهل على المستخدمين التخطيط مسبقًا وإنجاز الأمور وفقًا لذلك.

• تحسين الاتصال القائم على العميل

غالبًا ما تتعطل المستندات القانونية عند نهاية الشريك أو العميل عند مشاركتها يدويًا. يمكن أن يكون برنامج التوقيع الإلكتروني مفيدًا جدًا في تجنب مثل هذه التأخيرات بسبب الحواجز الجغرافية. يساعد البرنامج شركات المحاماة في مراقبة طلبات التوقيع المعلقة ، وتتبع المستندات المرسلة / المستلمة وإجراء تعديلات في حقوق الوصول.

يُقترح قراءة: كيفية إنشاء توقيع رقمي إلكترونيًا في 6 خطوات

يمكن توقيع مستندات المحكمة والاتفاقيات والعقود ومشاركتها على الفور باستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني. أيضًا ، يمكن للشركات إضافة نماذج أو كتب تعليمات عبر الإنترنت إلى جانب المستندات القانونية ، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد على العملاء في وقت واحد.

• حماية كاملة لبيانات العميل

تعتبر مشكلات مثل الاحتيال في التوقيع والمستندات المزيفة شائعة جدًا في المستندات القانونية ، خاصةً عندما تتم إدارتها يدويًا. لحسن الحظ ، تلتزم معظم برامج التوقيع الإلكتروني بإجراءات أمنية صارمة لرعاية المستندات القانونية.

يعد برنامج إدارة التوقيع الإلكتروني المستندة إلى مجموعة النظراء CryptoESIGN أحد الأمثلة التي تضع التهديدات السيبرانية في مأزق. تتم استضافة المعلومات المخزنة داخل البرنامج عبر مزود خدمة سحابي رئيسي يتمتع بوصول مطلوب وأمن للشبكة وقاعدة البيانات. النظام الأساسي متوافق مع تكوينات SSL ، إلى جانب تشفيره عبر تقنية تشفير 256 بت.

• أثر تدقيق محسن يزيد من رؤية المستند

تأتي معظم برامج التوقيع الإلكتروني مزودة بإمكانيات تتبع محسّنة ، مما يسهل على الشركات ذات القانون الواحد الحصول على طمأنة مناسبة بأن المستندات موقعة بشكل صحيح من قبل الأفراد المعتمدين. وبالتالي القضاء على جميع فرص التزوير غير المصرح به والتلاعب بالبيانات والوصول غير القانوني.

CryptoESIGN ، مع مرفق مسار التدقيق المدمج ، يجعل من السهل على شركات المحاماة إكمال أوراقها بطريقة منظمة. يمنع البرنامج أي وصول غير مصرح به إلى المستندات عن طريق إنشاء ملفات تعريف مستخدمين فريدة.

• يمنع الغرامات التنظيمية

تتعرض مكاتب المحاماة للغرامات التنظيمية بسبب طبيعة الصناعة القانونية. قد يؤدي تسريب البيانات وعدم الامتثال إلى غرامات وعقوبات باهظة ليس فقط للمحامين ولكن لعملائهم أيضًا.

حقيقة أن معظم الوثائق القانونية تخضع لمزيد من التدقيق يجعلها أكثر عرضة للغرامات والعقوبات. يساعد برنامج eSignature شركات المحاماة في التركيز على مجالات مثل دقة البيانات وحسن التوقيت وقضايا الامتثال مسبقًا. يمنع أي فرصة للغرامات والعقوبات التنظيمية.

• أرشيفات الفراغات

يعد تخزين المستندات والأوراق القانونية وإدارتها واسترجاعها مهمة مرهقة للأعمال التجارية القانونية. كلما زاد حجم تشغيل شركة محاماة ، زاد إنفاقها على التخزين والصيانة والقوى العاملة.

يسمح برنامج التوقيع الرقمي المستند إلى السحابة للشركات بتحميل كل جزء من المستند في قاعدة البيانات السحابية المركزية والآمنة. يسمح لشركات المحاماة باستخراج أي مستند مطلوب بسهولة مما يوفر الوقت وتكلفة التخزين والقوى العاملة.

يتم تخزين كل شيء في السحابة المحمية بموجب إجراءات أمنية صارمة مشهود لها دوليًا ومراكز بيانات مستضافة بشكل مناسب.

• يعزز التنقل

ربما يكون الوصول عن بُعد والتوقيع الإلكتروني من أكبر مزايا برنامج التوقيع الإلكتروني السحابي مقارنة بالتوقيع التقليدي. يوفر برنامج Cloud eSignature الوصول عبر الإنترنت ، مما يمكّن المحامين والعملاء من عرض المستندات القانونية وتوقيعها ومشاركتها والتحقق منها في أي وقت ومن أي مكان.

هذا يجعل عملية التوقيع سريعة للغاية حيث يمكن للموقع توقيع المستند من أي مكان باستخدام الإنترنت والجهاز. كما أنه يلغي تكلفة الطباعة والمسح الضوئي والبريد السريع.

الكلمات الأخيرة

تتجه شركات المحاماة نحو مكاتب بلا أوراق بسرعة لا تصدق. وذلك لأن برنامج التوقيع الإلكتروني السحابي يقدم عشرات المزايا مقارنة بأنظمة التوقيع التقليدية. كما أنه يتغلب على كل قيود النظام التقليدي ، مما يقلل التكلفة والوقت ويزيد الكفاءة والأمان.

على الرغم من أن المقالة تتحدث عن الفوائد الاقتصادية ، إلا أن أكبر فائدة من استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني لم يتم ذكرها في قائمتنا. هذا لأنه يخدم غرضًا أكبر من مجرد توفير الوقت والتكلفة. يعد إنقاذ الأشجار أكبر فائدة يمكن أن يقدمها برنامج التوقيع الرقمي عبر الإنترنت للبشرية.

في الوقت الحاضر ، يعد برنامج التوقيع الإلكتروني المستند إلى السحابة ممارسة أعمال قياسية في صناعة القانون وليس مجرد أداة. يجب على كل شركة محاماة أن تتحول إلى برنامج التوقيع الإلكتروني السحابي لتحقيق الكفاءة والنمو والربحية وربما حتى البقاء على قيد الحياة.