كيف تدفع للموظفين عن بعد ومن خارج الدولة وتظل ملتزمًا

قد يعني اتخاذ أفضل الخيارات لعملك تعيين شخص يعيش في ولاية أخرى ، أو استيعاب موظف يريد الانتقال ، أو نقل موظف عبر خطوط الولاية لتوسيع قاعدة عملائك. لكل موظف من خارج الدولة في كشوف رواتبك ، ستحتاج إلى القيام ببعض الأعمال القانونية للبقاء متوافقًا مع وكالات الضرائب والتوظيف المعمول بها. يمكن أن يساعدك الدليل أدناه على البدء.

1. موظفو W-2 مقابل المقاولون المستقلون

تركز هذه المقالة على العاملين عن بُعد المؤهلين كموظفين في W-2 ، وليسوا متعاقدين مستقلين ، ولكنه تمييز أساسي يجب القيام به على الفور. عادة ما تتعامل مصلحة الضرائب الأمريكية مع العمال كمقاولين مستقلين إذا كانوا يتحكمون في كيفية ومتى وأين يتم إنجاز العمل ، وإذا كان صاحب العمل يوجه فقط النتيجة المرجوة من العمل. خلاف ذلك ، فهم موظف W-2.

لاحظ أن هذا ليس تعريفًا مقطوعًا وجافًا ، ويمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى إنشاء مناطق رمادية. لكن الإجابة ستحدد ما إذا كانت شركتك تحجب ضرائب الدخل الحكومية وتدفع ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية والبطالة. لا يُطلب من الشركات عادةً حجب أو دفع ضرائب على الأجور للمقاولين المستقلين ، ولكن يجب أن تفعل ذلك لموظفي W-2.

تحدد صفحة الموظف أو المقاول المستقل في مصلحة الضرائب الأمريكية ثلاث فئات عامة - التحكم السلوكي والرقابة المالية ونوع العلاقة - لمساعدتك في اختيار التصنيف الصحيح للعمال. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تؤثر قوانين الولاية على كيفية تصنيف العاملين لديك ودفع رواتبهم. على سبيل المثال ، يجعل مشروع قانون الجمعية 5 في كاليفورنيا (AB5) من الصعب على الشركات تصنيف العمال كمقاولين مستقلين.

2. دولة العمل مقابل الدولة المقيمة للعمال عن بعد

بمجرد أن تتأكد من أن العامل الذي يعمل عن بُعد مؤهل كموظف W-2 ، فقد حان الوقت لتحديد مكان عمل الموظف عن بُعد والمكان الذي يعيش فيه. قد يقيم الموظف عن بُعد في ولاية ما ويسافر للعمل في دولة أخرى ، ولكنك ستحتاج عادةً إلى حجب الضرائب والإبلاغ عنها في الولاية التي يعمل فيها الموظف عن بُعد. إذا كان مقر شركتك في واشنطن ولديها موظف عن بُعد يعمل في كاليفورنيا ويعيش في نيفادا ، على سبيل المثال ، فستقتطع ضريبة دخل الموظف وتدفع ضريبة البطالة في ولاية كاليفورنيا.

يمكنك بناء استقطاع الضريبة على موقع العمل المبلغ عنه ذاتيًا لموظفك إذا كانت إجابته معقولة. ومع ذلك ، هناك بعض الاستثناءات المحتملة التي يجب مراعاتها ، بما في ذلك الاتفاقات المتبادلة بين الدول وقواعد الحد الأدنى أو الإعفاء.

الاتفاقات المتبادلة

الاتفاقات المتبادلة بين دولتين متجاورتين تسمح للمقيمين في إحدى الدول بطلب الإعفاء من الاقتطاع الضريبي في الدولة الأخرى (المعاملة بالمثل). تمنع الاتفاقات المتبادلة العمال من تقديم إقرارات ضريبية متعددة للولاية. إذا كانت حالة عمل الموظف والدولة المقيم لديهما اتفاقية متبادلة ، فسوف تحجب الضرائب وتبلغ عنها فقط في الولاية التي يقيمون فيها.

ومع ذلك ، فإن المعاملة بالمثل ليست مفهومًا تلقائيًا. يجب على الموظفين أن يطلبوا منك اقتطاع الضرائب في ولايتهم الأصلية بدلاً من حالة عملهم. عندما يزودك موظفك بنموذج الإعفاء الضريبي للولاية ، توقف عن اقتطاع الضرائب لحالة عمله وابدأ في اقتطاع الضرائب عن ولايته الأصلية. احتفظ بشهادات الإعفاء الضريبي للولاية مسجلة في ملف في سجلات عملك في حالة قيام حالة عمل الموظف بتدقيق عملك.

De Minimis أو قواعد الإعفاء

إذا كان موظفك داخل الولاية يعمل في ولاية أخرى على أساس محدود للغاية ، فقد لا يخضع لضرائب الدخل في الولاية الأخرى. تحدد قواعد الحد الأدنى أو الإعفاء عتبة (مثل الحد الأقصى لعدد الأيام التي يقضيها العمل في الولاية أو المبلغ بالدولار من الدخل المكتسب) والذي ، عند تجاوزه ، يتطلب من صاحب العمل البدء في اقتطاع ضرائب الدولة.

يتجاوز معظم الموظفين الذين يعملون في ولاية ما عن بُعد عتبات الحد الأدنى ، ويمكن أن تختلف القوانين بشكل كبير من ولاية قضائية إلى أخرى. لذلك يعد الاتصال بدائرة الضرائب بالولاية في موقع عمل موظفك للحصول على إرشادات خاصة بالولاية أمرًا ضروريًا.

3. البحث عن التوجيه المهني

قد تكون إدارة كشوف المرتبات للموظفين الذين يعملون ويعيشون في مكان آخر هو الجانب الأكثر تعقيدًا في بناء فريق بعيد. لحسن الحظ ، هناك خدمات احترافية يمكن أن تساعد.

موفرو الرواتب

يمكن لمقدمي كشوف المرتبات مساعدة شركتك على الامتثال لقوانين ضريبة الرواتب وتقديم إقرارات ضرائب الاستقطاع. تساعدك أتمتة عملية كشوف المرتبات على دفع المبلغ الصحيح للضرائب وتجنب فقدان تواريخ الاستحقاق المهمة. سيطلب منك معظم موفري كشوف المرتبات التسجيل في وزارة العمل والحصول على معرف ضريبة العمل الخاص بك حتى يتمكنوا من اقتطاع الضرائب وتحويلها بصفتك ممثلك.

محاسبين القانونيين أو متخصصي الضرائب

غالبًا ما يكون وجود موظف يعمل بانتظام في ولاية ما كافيًا لإطلاق قواعد ترابط "الوجود المادي" - على الرغم من أن الإرشادات يمكن أن تختلف من دولة إلى أخرى. يحدث Nexus عندما يكون لنشاطك التجاري اتصال قوي بما يكفي مع دولة أخرى لتحمل مسؤولية ضرائب الدخل والمبيعات.

يمكن أن تؤدي زيارة موقع الويب الخاص بدائرة الإيرادات في حالة عمل الموظف إلى الحصول على بعض الإجابات - ولكن من المحتمل أن يكون سؤالاً معقدًا ما إذا كان لشركتك علاقة ارتباط أم لا ، ويمكن أن تتضمن الحاجة إلى التسجيل كشركة أجنبية وتعيين وكيل مسجل في الولاية التي موظفك عن بعد يعمل. يمكن أن يساعدك الاجتماع مع أخصائي الضرائب أو CPA في فهم التزامات التسجيل والضرائب الخاصة بك والبقاء على اطلاع بها.

4. قوانين العمل المحلية

من المهم أيضًا التعرف على قوانين العمل المحلية في الولاية القضائية التي يعمل فيها الموظف عن بُعد ، مثل متطلبات الحد الأدنى للأجور وفترات الراحة الإلزامية. يُعد دليل صاحب العمل الخاص بوزارة العمل مصدرًا ممتازًا حول هذا الموضوع.

من المحتمل أن تطلب منك الولاية التي يعمل فيها الموظف عن بُعد التسجيل للحصول على تأمين ضد البطالة من خلال برنامج التأمين ضد البطالة التابع للدولة. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى تعريض عملك لغرامات ورسوم لعدم الامتثال لقوانين التأمين ضد البطالة في الولاية.

تتطلب كل ولاية تقريبًا من أصحاب العمل أن يكون لديهم تأمين تعويض العمال ، والذي يحمي موظفك في حالة الإصابة أو المرض المتعلق بالعمل. يمكنك التسجيل من خلال مزود تجاري أو برنامج تأمين تعويض العمال في ولايتك. لمعرفة المزيد ، تواصل مع مسؤول تعويض العمال في الولاية حيث سيكون موظفك في الوظيفة.