6 نصائح لتصبح متواصلاً فعالاً

كونك متواصلا فعالا هو مهارة يتقنها رواد الأعمال الناجحون. إنه يحمل وزنًا كبيرًا في علاقات العمل والشركات التي تظهر اتصالًا فعالًا لديها معدل دوران موظفين أقل بنسبة 50 في المائة.

الشركات التي تبذل جهودًا لضمان التواصل الفعال والإيجابي لا تتجنب هذه التكاليف فحسب ، بل تضع هذه الأرقام في عمود زائد عن طريق تحفيز الحافز والإنتاجية. في الواقع ، ترى الشركات التي يتسم مديروها بفاعلية في التواصل عائدًا أعلى بنسبة 47 في المائة للمساهمين مقارنة بالشركات ذات مهارات الاتصال الضعيفة.

إذن ، ما الذي يشكل التواصل الجيد وكيف يمكنك أن تصبح أفضل فيه؟ هنا بعض النصائح:

تسليم رسائل واضحة أحادية البؤرة

الوضوح ضروري في التواصل. لا تستخدم لغة شديدة التعقيد أو المصطلحات عند نقل المعلومات. اجعل رسالتك قصيرة وفي صلب الموضوع. لا تحاول حشو رسالة واحدة أو اجتماع مليء بالعديد من الأفكار. بدلاً من ذلك ، فكر في نقطة مركزية واحدة تريد إيصالها.

هناك طريقة جيدة للتأكد من أن رسالتك واضحة وهي التفكير في هدفك. ما هي الوجبات الجاهزة من رسالتك؟ هل هو واضح؟ هل يمكن أن يكون هناك مجال للارتباك؟ إذا كان الأمر كذلك ، أعد التفكير في صياغتك.

اعقد اجتماعات مثمرة باتباع هذه النصائح الثلاث

كان الجميع في اجتماعات سيئة من قبل. النوع الذي يطول دون داع ، يتحول إلى جلسات أنين أو ليس له أهداف واضحة أو معلنة. هذه الأنواع من الاجتماعات هي مضيعة للوقت ويمكن أن تؤدي في الواقع إلى الصراع والإحباط بين الموظفين بدلاً من تعزيز التواصل المثمر للمساعدة في تحقيق الأهداف القادمة.

احصل على اجتماعات أفضل من خلال:

• جعلها قصيرة . الساعة طويلة جدًا بالنسبة لمعظم الاجتماعات. حاول تقليص نصف ساعة أو حتى عشرين دقيقة. يتيح لك هذا معالجة مشكلة معينة بكفاءة بدلاً من محاولة معالجة العديد من المشكلات المختلفة بشكل غير فعال.

• استخدام المرئيات . يمكن أن تساعد العناصر المرئية مثل الصور ومقاطع الفيديو والمخططات والرسوم البيانية في الوصول إلى نقطة ما. إن إخبار فريقك بأن المنافسة في المقدمة في المبيعات بمقدار 200000 دولار له تأثير ، لكن إظهار الشكل الذي تبدو عليه هذه المقارنة على الرسم البياني يمكن أن يجعلهم يفهمون حجم الفجوة التي يجب معالجتها.

• استخدم المقاييس . يقول بوب بارسونز ، مؤسس GoDaddy ، "أي شيء يتم قياسه ومراقبته ، يتحسن". تساعد مشاركة المقاييس ذات الصلة الموظفين على فهم سياق عملهم وقيمة جهودهم. كما أنه يساعد في التحفيز وتحديد الأهداف.

استخدم أدوات الاتصال الصحيحة

يمكن تحسين الاتصال من خلال إدخال أدوات مختلفة في التدفق اليومي. فقط تأكد من تحديد متطلباتك لعمليات الاتصال وإيجاد الحلول المناسبة ، تلك التي تلبي احتياجاتك بشكل مثالي. فمثلا:

• هل تحتاج إلى مشاركة النماذج بالأحجام الطبيعية والمخططات الانسيابية والخرائط الذهنية وما إلى ذلك مع فريقك والسماح لهم بالوصول إلى نفس المعلومات بغض النظر عن موقعهم؟ ثم جرب أداة تعاونية تسمح لك بإنشاء الرسوم البيانية التي يمكنك مشاركتها مع أي شخص.

يمكن أن يكون الإبداع خيارًا رائعًا - تعمل تعليقاتهم وميزات سلسلة المناقشة على تعزيز بناء الفريق والمساعدة في تطوير مشاريع المجموعة.

• لديك أعضاء فريق بعيدون أو لا يمكنك عقد اجتماعات وجهًا لوجه بانتظام لسبب ما. الحل المحتمل: برنامج الاجتماع الافتراضي الذي يوفر ميزات مثل البريد الإلكتروني أو برامج المراسلة الفورية ، مما يمنح الموظفين المزيد من الخيارات حول متى وأين يمكنهم حضور الاجتماعات.

ألق نظرة على GoToMeeting - فهو يسمح لك أيضًا ببدء الاجتماع من Microsoft Office وإرسال تسجيلات الاجتماع بعد ذلك ، بحيث يمكن للجميع الحصول عليها كمرجع.

• هل تحتاج إلى مشاركة المستندات والملفات المخزنة في أماكن مختلفة على الفور؟ هل تريد أن يكون لديك كل من الدردشات الجماعية والمحادثات الخاصة بين شخصين؟ هل تريد أن تكون قادرًا على سحب أي ملف من الأرشيف على الفور؟

أعتقد أن الإجابة على كل هذه الأسئلة هي نعم. ثم انطلق مع Slack ، وهو حل رقمي لأماكن العمل لكل من الشركات الصغيرة والمؤسسات الكبيرة. تتيح لك هذه الأداة الجمع بين جميع محادثاتك وتنظيم المهام وتبسيط اتصالات الفريق.

• سواء كان لديك عمال ميدانيون أو قد تحتاج إلى الوصول إلى فريقك في غضون دقائق في حالات الطوارئ ، ففكر في خيار الرسائل النصية القصيرة. لا تتطلب المراسلة النصية اتصالاً بالإنترنت وهي مثالية لتوصيل التنبيهات الفورية.

شجع فريقك

يوفر القائد العظيم الذي يعمل في مجال التواصل الفعال التشجيع لفريقهم على النمو والتعلم. يوبخ القادة الفقراء فريقهم لعدم تلبية توقعاتهم. اجعل نقدك بناءً من خلال تقديم إرشادات حول كيفية تحسين الأداء.

يعزز هذا النهج بيئة أكثر إيجابية ويساعد على تحفيز الإنتاجية بدلاً من التسبب في الإجهاد والسلبية التي يمكن أن تعطل الإنتاجية ويكون لها تأثير سلبي شامل.

قدِّم ملاحظات محددة ومباشرة

دع موظفيك يعرفون كيف يفعلون ذلك من خلال تقديم ملاحظات محددة. إذا كان لديك نصيحة حول كيفية التحسين ، اجعلها قابلة للتنفيذ بدلاً من عامة.

مثال على التعليقات العامة:

"يمكنك القيام بعمل أفضل على تقاريرك."

مثال على ردود الفعل القابلة للتنفيذ:

"أود أن أرى البيانات الواردة في تقاريرك مقسمة إلى أرقام يومية بدلاً من أرقام أسبوعية لأن ..."

تحسين مهارات الاتصال الكتابي

نحن نعيش في عصر الاتصالات الكتابية. النصوص أكثر شيوعًا من المكالمات الصوتية. يعد الاتصال عبر وسائل التواصل الاجتماعي أكثر شيوعًا من رؤية الأشخاص وجهاً لوجه. إن انتشار العمل عن بعد يجعل من الضروري لقادة الفريق إتقان فن الاتصال الكتابي من أجل أن يكونوا فعالين.

في الاتصال الكتابي ، تريد:

• أعط تعليمات واضحة . تأكد من أن الأشخاص يمكنهم اتباع تعليماتك ، وإلا فإنك تخاطر بإضاعة الوقت والموارد الثمين لأنك لم تكن واضحًا بما فيه الكفاية.

• كن إيجابيا . حاول دائمًا إضفاء لمسة إيجابية على اتصالاتك حتى لو كانت عبارة "شكرًا لك" فقط أو إخبار الموظف أنهم يقومون بعمل رائع.

• أعط رسالة مفادها أنه لا بأس في طرح الأسئلة . اترك الباب مفتوحًا لأعضاء الفريق للتواصل معك إذا كانت لديهم أي شكوك. يمكن لسطر بسيط مثل "أخبرني إذا كان لديك أي أسئلة" أن يعتني بذلك.

• كن موجزا . لا تفرط في تحميل موظفيك بمعلومات كثيرة. اكتشف ما هو الأكثر أهمية والأكثر صلة بالنسبة لهم للتركيز عليه

من خلال تعزيز مهارات الاتصال الخاصة بك ، يمكنك تحسين قدراتك القيادية ، وفي نهاية المطاف ، عملك. استخدم هذه النصائح لمساعدتك في الوصول إلى إمكانات الاتصال الخاصة بك!

Alexa Lemzy هو مدير خدمة العملاء ومحرر المدونة في خدمة الرسائل القصيرة للأعمال TextMagic. إنها شغوفة بالتواصل الداخلي وإنتاجية العمل والعلاقات مع العملاء. يمكنك متابعتها على تويتر.