كيف تبدأ العمل مع المساعد الافتراضي؟ نصائح مفيدة
نشرت: 2022-08-23يصل كل رائد أعمال يرغب في تطوير أعماله بمرور الوقت إلى مرحلة يحتاج فيها إلى الدعم. ومع ذلك ، ليس على الفور عدد المهام كبير بما يكفي لتوظيف عامل متعاقد. في مثل هذه الحالات ، يكون الحل المثالي هو استخدام خدمات المساعد الافتراضي. اليوم ، سنركز على المساعدين الافتراضيين ودورهم في العمل ومهاراتهم وطرق العثور عليهم. إذا لم تكن قد عملت مع أحد من قبل ، فستساعدك هذه المقالة بالتأكيد في اختيار العامل المثالي عن بُعد.
المساعد الافتراضي - جدول المحتويات:
- من هو المساعد الافتراضي؟
- ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟
- كيف تجد المساعد الافتراضي؟
- كيف تتحقق من مهارات المساعد الافتراضي؟
- ما هي أفضل طريقة للعمل مع مساعد افتراضي؟
- ملخص
من هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو عامل عن بعد يؤدي المهام المعينة من أي مكان في العالم باستخدام الكمبيوتر والإنترنت. إنه الشخص الذي يحل محل عامل مكتب قياسي. يمكن لهذا الشخص التعامل مع الأمور المرتبطة تمامًا بإدارة شركة من المكتب الخلفي ، أي إصدار الفواتير أو الاتصال بتجار الجملة أو الاهتمام بالموقع الإلكتروني ، ولكن ليس فقط. يتزايد باستمرار كتالوج الخدمات التي يقدمها المساعدون الافتراضيون وتزداد شهرة هذه المهنة.
ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟
إن اتساع كفاءات المساعدين الافتراضيين ، وبالتالي كتالوج الخدمات التي يقدمونها ، متنوع للغاية. ومع ذلك ، فإن كل واحد منهم لديه تخصصه الذي يشعر فيه براحة أكبر. في بعض الأحيان يكون شاملاً للغاية ويشير إلى كتالوج المهام بالكامل أو أحيانًا يتعلق بمهارة واحدة معينة. لهذا السبب عندما تبحث عن مساعد افتراضي ، فإن الخطوة الأساسية هي تحديد المهام التي تريد إنجازها.
يبدأ العديد من المساعدين الافتراضيين بعمل مكتبي بسيط ، لكن مع مرور الوقت يجرون مزيدًا من التدريب ويوسعون كفاءاتهم. في النهاية ، يحصل العميل على موظف واحد يؤدي مجموعة كاملة من المهام. يكون أكثر ملاءمة عندما يكون شخص واحد مسؤولاً عن المشروع بأكمله. سواء من حيث الاتساق والتحكم في التأثيرات.
لسهولة الرجوع إليها ، فيما يلي قائمة بعينة من المهام التي يمكن أن يؤديها VA:
المهام الإدارية النموذجية
هذه هي المهام التي يؤديها أيضًا مساعد المكتب التقليدي. قد يشمل ذلك الاهتمام بالتقويم أو جدولة المواعيد أو التعامل مع البريد الإلكتروني. قد يكون المساعدون الافتراضيون الذين يتعاملون مع الأمور الإدارية مسؤولين أيضًا عن إصدار الفواتير أو تقديم الطلبات مع الشركات المصنعة. سيقوم هذا المساعد أيضًا بإعداد قوالب المستندات أو إجراء التوظيف الأولي للموظف. باختصار - سوف يدعمونك في جميع الأمور الإدارية والمكتبية المتعلقة بإدارة عملك.
دعم الأعمال عبر الإنترنت
يمكن أن تشمل هذه الفئة الكثير. قد يكون المساعد الافتراضي المتخصص في المشكلات الفنية مسؤولاً عن إنشاء صفحة مقصودة لدورة تدريبية جديدة عبر الإنترنت أو إنشاء متجر عبر الإنترنت. يتخصص بعض المساعدين في برامج محددة مثل التحرير أو تحرير الفيديو.
أنشطة الترويج والتسويق
يشمل هذا الكتالوج جميع الأنشطة التي تهدف إلى تطوير علامة تجارية. يتضمن ذلك إنشاء مواد ترويجية ، مثل المحتوى أو الرسومات أو الفيديو ، ولكن أيضًا الدعم الشامل لوسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب. قد يتخصص المساعد الافتراضي أيضًا في إنشاء حملات إعلانية على نظام أساسي معين أو إنشاء محتوى.
بالطبع ، القائمة أعلاه ليست كاملة ولا تتضمن جميع المهام التي يمكنك تفويضها إلى مساعد. لا يعني هذا التقسيم أيضًا أن شخصًا واحدًا لا يمكنه التعامل مع الوسائط الاجتماعية والتحقق من البريد الإلكتروني في نفس الوقت. في كثير من الأحيان ، ستجد أن مساعدًا افتراضيًا واحدًا سيحل محل الموظفين في عدة أقسام. هذه المرونة هي واحدة من أكبر مزايا هذه المهنة والسبب وراء عمل المزيد والمزيد من رواد الأعمال مع مساعد افتراضي.
على الرغم من أن المساعد الافتراضي يرتبط حصريًا بالعمل عن بُعد ، إلا أن هذا ليس هو الحال دائمًا. في بعض الحالات ، يبحث المديرون عن شخص يمكنه أيضًا المساعدة في المهام في الموقع مثل زيارة المكتب أو إرسال المستندات البريدية في مكتب البريد.
كيف تجد المساعد الافتراضي؟
أصبحت هذه المهنة أكثر شيوعًا ، ولكن لا يزال العديد من رواد الأعمال لا يعرفون إمكانية التعاون عن بُعد. حتى لو سمعوا شيئًا عنها ، فليس لديهم أي فكرة عن مكان وكيفية العثور عليها. هناك عدة طرق لبدء التعاون.
المواقع
يمتلك الكثير من المساعدين الافتراضيين بطاقات عمل رقمية خاصة بهم في شكل مواقع ويب. يعرضون عليهم محافظهم ومهاراتهم وردود الفعل من العملاء الذين عملوا معهم. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن أفضل المواقع مرتبة تظهر دائمًا في نتائج البحث الأولى.
وسائل التواصل الاجتماعي
نظرًا لأنها وظيفة عن بُعد ، يتم التوظيف أيضًا عن بُعد. يعد الانضمام إلى إحدى مجموعات Facebook أحد أكثر الطرق فعالية. كل ما عليك فعله هو إضافة منشور مع عرض عمل ووصف للمهام ، واستجابة لذلك ، ستتلقى بالتأكيد بضع أو عشرات العروض الشيقة. تجمع هذه المجموعات مساعدين افتراضيين ، لذا يمكنك التأكد من أن عرضك سيذهب مباشرة إلى أشخاص أكفاء. يمكنك أيضًا إضافة إعلان على إحدى مجموعات الأعمال المتعلقة بالملف الشخصي لنشاطك التجاري. بفضل هذا لديك فرصة أفضل للعثور على شخص لديه خبرة أو اهتمامات متعلقة بمجال عملك.
وكالات مساعدة افتراضية
تعمل بعض الوكالات مع مساعدين افتراضيين. هذا الحل له مزاياه وعيوبه. أكبر ميزة هي أن الشخص المسؤول يعتني باختيار أفضل موظف. الأمر متروك لك فقط لوضع قائمة بالواجبات المحددة التي تريد الاستعانة بمصادر خارجية لها. يعرف الشخص المسؤول عن الوكالة تمامًا من يعملون معه ومن يستحق تعيين نوع معين من المهام إليه. بالإضافة إلى ذلك ، خضع جميع المساعدين لعملية توظيف ، لذلك كان عليهم إظهار مهاراتهم.
في هذه الحالات ، أنت توقع عقدًا مع وكالة وليس مع مساعد معين ، وهو أيضًا ميزة إضافية في بعض المواقف. أولاً ، لن تكون مسؤوليتك هي التحكم في العمل. ما يهمك هو النتيجة ، والباقي تتكفل به الوكالة. ومع ذلك ، فإن العيب الرئيسي هو السعر ، وهو أعلى مما هو عليه في حالة التعاون المباشر. ومع ذلك ، إذا لم تكن الميزانية مشكلة بالنسبة لك ، فابحث عنها.
مواقع الويب المستقلة
من الأشكال الشائعة بشكل متزايد للبحث عن أنواع مختلفة من المتخصصين إضافة إعلانات على المواقع التي تربط المستقلين مثل Upwork. ما عليك سوى إضافة عرض ووصف وظيفة معينة ، وبعد فترة ، ستتلقى مجموعة من الردود من جميع أنحاء العالم.
التوصيات هي أيضًا طريقة جيدة للعثور على دعم افتراضي. إنها لفكرة جيدة أن تسأل الأصدقاء الذين يعملون في صناعات مماثلة أو يديرون أعمالهم التجارية إذا كانوا قد استخدموا هذا النوع من الحلول. غالبًا ما يعمل المساعدون الافتراضيون مع العديد من رواد الأعمال في نفس الوقت ، والتوظيف عن طريق التوصية هو أحد أفضل الطرق للعثور على الموظف المثالي.
كيف تتحقق من مهارات المساعد الافتراضي؟
من الأشكال المعروفة للتحقق الأولي من المهارات إعداد استبيان التوظيف. هذه طريقة جيدة لاختيار أفضل المرشحين بالفعل في المرحلة الأولية وفي نفس الوقت طريقة أفضل بكثير للتعرف على المرشح.
ستكشف الأسئلة المختارة بشكل صحيح عن أكثر بكثير من مجرد سيرة ذاتية أو خطاب تغطية. قد تكون إضافة مثيرة للاهتمام إلى استبيان التوظيف هي الأسئلة الظرفية ، حيث يمكنك وصف حالات نموذجية وجدت فيها الشركة نفسها مع طلب لحل مشكلة ما. تسمح لنا هذه الإجابات بتقييم ما إذا كان الشخص يفكر في أنماط متشابهة وما هي القيم التي يسترشد بها. أحيانًا يكون الاستبيان مصحوبًا أيضًا بمهمة توظيف قصيرة ، والتي تتكون من إعداد رسومات في برنامج معين أو كتابة نص قصير.
إلى جانب التحقق الأساسي من المهارات ، تتمتع هذه الاستطلاعات بميزة أخرى. يتطلب الأمر القليل من الاستعداد والالتزام للإجابة عليها ، لذلك لديك ثقة أكبر في أن الشخص الذي يرسل عرضه مهتم بالعمل معك ويثق في مهاراته.
بعد إجراء تحليل أولي للعروض المرسلة إليك ، تحتاج إلى اختيار عدد قليل من أفضل المرشحين. ستساعدك مقابلة فيديو يتم إجراؤها عبر الإنترنت مع كل منهم على اتخاذ القرار النهائي. هناك العديد من المنصات التي تخدم هذا الغرض مثل Google Meet أو Zoom.
ما هي أفضل طريقة للعمل مع مساعد افتراضي؟
هناك إجابة واحدة لذلك: إنها تعتمد.
عندما يتعلق الأمر بنوع العقد نفسه ، غالبًا ما يكون B2B ، حيث يدير المساعدون الافتراضيون أعمالهم أو يعملون مع حاضنات الأعمال أو أنواع أخرى من الشركات التي تسمح لك بفواتير عملهم. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يفضل رواد الأعمال التوقيع على عقد قياسي للقانون المدني. يجدر أيضًا تذكر المستندات الإضافية التي يجب توقيعها إذا تطلب التعاون ذلك ، مثل اتفاقية السرية.
قد يكون التعاون مع المساعد الافتراضي طويل الأجل أو قد يكون مهمة محددة يجب القيام بها ، على سبيل المثال إجراء بحث لطلب معين أو تقديم منتجات على موقع ويب.
عندما يتعلق الأمر بالفواتير ، فإن الوضع لم يعد بهذه البساطة. هناك العديد من الخيارات المتاحة. بعض المساعدين الافتراضيين لديهم حزم بالساعة يمكن لرائد الأعمال شراؤها. يمكن أن تشمل الحزمة 10 أو حتى 40 ساعة من العمل. في معظم الأحيان ، تكون صالحة لمدة 30 يومًا ويجب على صاحب المشروع تحديد حجم الحزمة في بداية الشهر.
تعمل مثل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون نطاق التعاون مع المساعد الافتراضي كبيرًا ولكنه غير منتظم ، على سبيل المثال يحتاج رائد الأعمال إلى دعم في خدمة العملاء ، ولكن المجتمع صغير جدًا لدرجة أنها مهمة لمدة ساعة فقط في اليوم ، ومهام يتضمن المساعد الافتراضي أيضًا إنشاء منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي. بفضل هذا يمكنها تخصيص وقتها بحرية لمهام معينة ويدفع العميل فقط مقابل ساعات العمل الحقيقية.
في حالة قيام التعاون على مهمة محددة ، قد يكون الشكل الأفضل للتسوية تسوية للعمل الذي تم إنشاؤه. في بداية التعاون ، ستوافق على المبلغ النهائي ، على سبيل المثال لإعداد كتالوج إعلاني أو تجميع كتاب إلكتروني. في هذه الحالة ، ليس من المهم مقدار الوقت الذي سيقضيه مساعدك في إعداده. ما يهم هو التأثير - المنتج النهائي.
ملخص
يعد العمل مع مساعد افتراضي فرصة للعثور على موظف مع عدم الالتزام على المدى الطويل. إنه رائع للشركات أو الشركات النامية التي تحتاج فقط إلى الدعم الموسمي. الجانب المالي هو أيضا ميزة كبيرة. صاحب المشروع يتحمل التكاليف فقط عندما يحتاجها. يدفع مقابل العمل في الوقت الفعلي ، وليس للجلوس في مكتب أو أخذ استراحة لتناول القهوة.
تشمل مزايا المساعدة الافتراضية أيضًا تعدد الاستخدامات. من ناحية أخرى ، يمكن لرائد الأعمال أن يطلب الدعم في أشياء بسيطة تستغرق الكثير من الوقت كل يوم ويكتسب مساحة للعمل الإبداعي والتطوير. من ناحية أخرى ، يمكنه الاعتماد على المساعدة في القضايا التي تتجاوز اختصاصه ، مثل الدعم الفني للبرامج. بعد كل شيء ، لا يتعين على صاحب العمل معرفة كل شيء.
هذا كل ما تحتاج لمعرفته حول العمل مع مساعد افتراضي. اقرأ أيضًا: 11 سببًا لتوظيف مساعد افتراضي في عملك
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.