كيفية إنشاء ويكي حديث ومرن لشركتك

مع نمو الشركة ، فإنها تجمع ثروة من المعرفة ، بدءًا من رؤية شركتك إلى أفضل الممارسات التي يجب اتباعها ، والتي تساعد في توجيه وتشكيل مسار نموها. والحفاظ على مثل هذه المعرفة ليس سوى أمر حاسم لتقدمها.

ومع ذلك ، بدون وجود نظام مناسب لالتقاطها ، قد تتناثر هذه المخزونات القيمة من المعلومات في جميع أنحاء المنظمة أو تفقد. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه استخدام موقع wiki الخاص بالشركة. يساعد في جمع كل المعلومات في مستودع مركزي ، وبالتالي توفير مورد يمكن الوصول إليه بسهولة للجميع. في هذا المنشور ، سنناقش كيفية إنشاء موقع wiki للشركة خطوة بخطوة.

ما هي شركة ويكي

موقع Wiki الخاص بالشركة (المعروف أيضًا باسم Wiki الداخلي أو Wiki الخاص بالشركات) عبارة عن قاعدة بيانات عبر الإنترنت تُستخدم لمركزية المعلومات حول الشركة وعملياتها وموظفيها ومشاريعها وعملائها وما إلى ذلك. غالبًا ما تعتبره الشركات مصدرًا وحيدًا للحقيقة لالتقاط ، تنظيم ومشاركة معرفة الشركة داخليًا. يسمح موقع wiki الخاص بالشركة لكل عضو في الفريق بالوصول إلى المحتوى أو إنشائه أو تحريره.

يمكن أن يتضمن موقع wiki معلومات مثل ،

• عمليات الشركة الهامة
• ثقافة الشركة وقيمها وسياساتها
• خارطة طريق الشركة
• الموارد البشرية والوثائق الإدارية
• وثائق المشروع

فوائد الويكي الداخلي

تجعل مواقع الويكي مهمة الجميع أسهل. بالنسبة للموظفين الجدد ، إنها أسرع طريقة للعثور على جميع المعلومات التي قد يحتاجون إليها. ويمكن لمزيد من الموظفين الراسخين الرجوع إليه لفهم كيفية عمل بقية الشركة بشكل أفضل ، وتحسين طريقة عملهم.

• توفر مواقع الويكي الداخلية نقطة مركزية لجميع المستندات الداخلية ، سواء كانت مواد تدريب الموظفين أو إجراءات التشغيل الموحدة أو الأوراق البيضاء أو رسائل البريد الإلكتروني أو محتوى الندوة عبر الإنترنت ، مما يسهل العثور على المعلومات.
• فهي تساعد في تجنب فقدان المعرفة وتبسيط تخزين واسترجاع ومشاركة المعرفة.
• إنهم يعززون تعاون الفريق من خلال توفير مساحة مشتركة للفرق للعمل معًا على تخطيط عمليات الشركة ومعلوماتها.

قاعدة المعرفة مقابل ويكي

ويكي الشركة ليس هو نفسه قاعدة المعرفة الداخلية. قواعد المعرفة هي موارد موثوقة مع فريق متخصص من منتجي ومديري المحتوى.

من ناحية أخرى ، تعد مواقع الويكي أداة تعاونية. لا يمكن فقط لأي موظف الوصول إلى موقع wiki الخاص بالشركة أو إنشائه أو تحريره في أي وقت ، ولكن يمكن للفرق أيضًا التعاون في مجتمع المحتوى. وعادة ما يتم تصميم التغييرات ليتم عرضها على الفور بعد التعديل.

كيفية بناء موقع Wiki للشركة

موقع wiki الخاص بشركتك هو مكان لالتقاط وتنظيم وإدارة المعرفة التنظيمية. من المهم أن يكون لديك عملية مبسطة لضمان هيكلة المعلومات على مستوى الشركة بشكل منتج. هنا قمنا بإدراج الخطوات الخاصة بكيفية إنشاء موقع wiki للشركة بشكل فعال.

حدد سبب إنشاء Wiki

سواء كان ذلك لتوثيق عمليات الشركة وإجراءاتها ، أو إعداد موظفين جدد أو إنشاء دليل فريق ، حدد هدف wiki الخاص بك قبل بنائه بالفعل. هذا سيساعد،

• حدد نوع المعلومات التي تريد تضمينها
• حدد الجمهور المستهدف الذي تحتاج إلى مراعاته (مثل الموظفين الجدد أو الموظفين الحاليين أو كليهما)
• قم بتجميع المستندات والموارد والتقارير والمواد الموجودة التي قد تحتاج إلى دمجها في wiki الجديد.
• تحديد المساهمين الرئيسيين مثل كبار المديرين أو قادة الفريق ذوي المعرفة المتخصصة بالموضوع.

اختر برنامج Wiki

الخطوة المهمة التالية هي العثور على البرنامج الذي يناسب احتياجاتك. نظرًا لأنك قمت بالفعل بتضييق نطاق هدفك ، فلديك الآن فكرة محددة حول القدرات التي تبحث عنها في البرنامج.

فيما يلي بعض الإمكانات المهمة التي يجب أن يمتلكها كل برنامج wiki ؛

• مساحات عمل موحدة لمركزية مستنداتك
• ميزات لتعديل المحتوى والبحث فيه بسهولة
• ميزات تعاون متعددة المستخدمين في الوقت الفعلي مثل التعليق المباشر ، وسلاسل المناقشة ، ووضع علامات @ ، وتتبع الماوس المباشر ، والإشعارات الذكية ، والمزامنة في وضع عدم الاتصال ، وما إلى ذلك.
• محرر نص منسق قادر على إنشاء أو إضافة محتوى مرئي مثل الرسوم البيانية والمخططات والصور وما إلى ذلك.
• مجلدات لتنظيم المستندات بداخلها
• تكامل مع أدوات أخرى في سير عملك مثل Slack و GitHub و MS team و Google Suite apps ، إلخ.
• القدرة على تسهيل الاتصال (محاضر الاجتماعات / التحديثات الأسبوعية) ، والتعلم (تعليمات / كتيبات) ، وإدارة المشروع (خطط المشروع / تقارير التقدم)
• خيارات تنزيل المستندات بما في ذلك تصدير PDF و SVG و PNG

تتضمن بعض برامج wiki الخاصة بالشركة التي يمكنك وضعها في الاعتبار Google Drive و Confluence و Microsoft SharePoint.

خلقت لبناء ويكي شركتك

Creately ، برنامج إدارة العمل الذي يتم تشغيله على لوحة بصرية ذكية ، تستخدمه الفرق لتبادل الأفكار والتخطيط وإدارة المشاريع والتقاط المعرفة ، يعمل أيضًا كحل برنامج wiki حديث.

يوفر كل هذه الميزات المذكورة أعلاه والمزيد ، بما في ذلك محفوظات إصدار مساحة العمل ، والجداول القابلة للتخصيص ، وأدوات إدارة المشاريع الرشيقة المضمنة مثل لوحات Kanban لإنشاء مهام سير العمل ، والقوالب الجاهزة لهياكل Wiki ، ومستندات المشروع ، وما يزيد عن 100 حالة استخدام تمتد عبر الصناعات. علاوة على ذلك ، يقدم Creately أيضًا تكاملات لـ Google Drive و Confluence أيضًا.

قم بإنشاء هيكل Wiki الأولي

قم بإنشاء بنية أساسية تصور المستند أو التسلسل الهرمي للمعلومات الخاصة بـ wiki. سيوفر لك هذا نظرة عامة أو معاينة للشكل الذي سيبدو عليه الويكي ، ويمكنك الاحتفاظ به كمرجع أثناء تنظيم المحتوى وإنشاءه.

املأها بالمحتوى

مع وجود البنية الأساسية في متناول اليد ، ابدأ في كتابة المحتوى لكل قسم أو عنوان. هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى جلب المحتوى من الأنظمة الأساسية الأخرى لتجميع كل شيء في مكان واحد.

في Creatley ، يمكنك إضافتها كموارد ارتباط ، ونسخ المحتوى ولصقه من مصادر أخرى مباشرةً على أشكال Creately ، أو حتى ترحيلها مباشرةً من تطبيقات الجهات الخارجية بما في ذلك البيانات الموجودة في ملفات CVS ، ومشكلات GitHub ، وجداول البيانات ، وجداول بيانات Google.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لإنشاء محتوى جذاب ؛

• أدخل العناصر المرئية مثل الصور والرسوم البيانية والمخططات ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك قدر الإمكان لكسر كتل النص. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مخطط عملية لتوضيح خطوات العملية.
• أضف روابط داخلية لتسهيل التنقل وتسهيل العثور على المعلومات.
• قم بتضمين قوائم ذات تعداد نقطي أو رقمي ، وعناصر قائمة التحقق ، وفقرات أقصر ، وما إلى ذلك لجعل المحتوى أكثر قابلية للفحص.

حافظ على تحديث ويكي الخاص بك

لن تظل معلومات الشركة أو العمليات كما هي. مع تطورها ، يجب أن تتطور أيضًا الويكي الخاص بك.

نظرًا لأن الموظفين يعتمدون على موقع wiki الخاص بشركتك للحصول على المعلومات في الوقت المناسب ، فمن المهم التشاور بانتظام مع المساهمين الرئيسيين وإجراء التغييرات اللازمة لتعكس الحالة الحالية للأشياء.

يمكنك أيضًا تحديد مجالات التحسين من خلال مراقبة فريقك. لاحظ ما إذا كانوا يجدون المعلومات مفيدة ، أو إذا كانوا مرتبكين واستمر في طرح الأسئلة التي يمكنك الإجابة عليها بشكل أفضل عن طريق تحديث المحتوى.

في Creately ، يتم تعقب محفوظات الإصدار الكامل تلقائيًا لجميع مساحات العمل. لذلك يتم تسجيل كل تغيير تقوم به على الويكي الخاص بك بشكل منفصل. يمكنك تسمية الإصدارات في السجل لتتبع النقاط الرئيسية في تطور الويكي والتفرع من إصدار سابق إذا لزم الأمر في أي وقت.

أفضل الممارسات لبناء موقع Wiki للشركة بشكل فعال على الإبداع

قد يبدو موقع wiki لمعرفة شركتك مكانًا جيدًا لتسهيل التعاون بين أعضاء فريقك ، ومع ذلك ، فإنه يأتي مع عيوب لا يمكن تجاهلها بما في ذلك وظائف البحث المحدودة ، والمحتوى غير المتسق ، وأذونات التحرير ، وما إلى ذلك.

بعد ذلك ، قمنا بإدراج بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها للتغلب على هذه التحديات عند إنشاء موقع wiki الخاص بالشركة على Creately.

اجعل موقع Wiki الخاص بشركتك أكثر مرونة

واحدة من أكبر شكاوى الويكي هي عدم مرونتها. مع وجود مستندات متعددة عبر الصفحات والمجلدات ، قد يصبح من الصعب جدًا تنظيم المحتوى في موقع wiki بشكل فعال. ومع ذلك ، باستخدام مساحة عمل أو بنية مجلدات هرمية مناسبة ، يمكنك التغلب على ذلك بسهولة.

في Creately ، يمكن وضع ما تقوم بتخزينه عادةً في صفحات ومجلدات متعددة في برنامج wiki التقليدي داخل مكان عمل واحد باستخدام هياكل مرئية بسيطة منطقية.

على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مخطط هيكلي لمعلومات الموظف أو خريطة عملية لاحتواء وثائق العملية. يمكن أن يحتوي كل شكل على قدر من المعلومات يختلف من صفحات المحتوى والمرفقات والارتباطات والصور وحقول البيانات لتعيين الدور والمهام والتقديرات والمزيد التي يمكن إضافتها عبر بيانات الشكل. بهذه الطريقة يمكنك بسهولة مركزة المعلومات الواردة في صفحات متعددة في هيكل مرئي واحد. بالإضافة إلى ذلك ، مع لوحة Creately اللانهائية ، يمكنك أيضًا وضع أي عدد من هذه الهياكل المرئية في نفس المكان.

يمكنك أيضًا توصيل الأشكال عبر مساحات العمل والمجلدات باستخدام روابط الأشكال وإنشاء تدفقات تنقل ومعلومات الارتباط. انقر فوق الشكل المرتبط لتكبير الشكل المتصل تلقائيًا في نفس مساحة العمل أو افتح مساحة العمل التي يوجد بها الشكل المتصل.

تأكد من وجود بنية ملاحية مناسبة

يتمثل أحد الجوانب السلبية الرئيسية للحفاظ على موقع wiki الخاص بالشركة في أنه قد يكون من الصعب تحديد موقع المعلومات من بين المستندات المتعددة التي تضيفها باستمرار. ومع ذلك ، مع قائمة التنقل المناسبة أو إمكانات البحث ، يمكن القضاء على هذا.

ستجلب لك إمكانية البحث الذكي في Creately أي معلومات تبحث عنها في مساحة عمل أو مجلد في ثوانٍ ؛ ما عليك سوى إجراء Cntr + F (أو "Command + F" على جهاز Mac) للبحث عن الكلمة الرئيسية للعثور على المعلومات التي تبحث عنها على الفور. بمجرد تحديده من نتائج البحث ، سينقلك إلى المكان المحدد الموجود به في مساحة العمل.

أو يمكنك إنشاء قائمة تنقل بمساعدة لوحة التنقل حيث يمكنك سرد الروابط إلى العناصر الموجودة في مساحة العمل واستخدامها للعثور على المعلومات بسهولة.

حافظ على تناسق المحتوى

مع مساهمة العديد من أعضاء الفريق من الأقسام المختلفة في مستندات wiki ، يمكن أن يكون هناك تناقضات ، والتي قد تؤدي أيضًا إلى فجوات معرفية.

لمنع حدوث ذلك ، تأكد من وجود قوالب أو تنسيق قياسي يمكن لأي شخص الرجوع إليه عند كتابة المحتوى.

حدد عدد المحررين

تسمح الويكي بمساهمة العديد من المؤلفين. ومع ذلك ، قد لا يكون دائمًا مثاليًا لموقع wiki الخاص بالشركة ، خاصة وأن الموظفين يعتمدون عليه لجمع معلومات موثوقة حول العمليات التنظيمية والمعرفة.

وبالتالي ، سيكون من المفيد لك السماح لعدد محدود فقط من المحررين - خاصة الخبراء في الموضوع - بكتابة المحتوى وتحريره ونشره على موقع Wiki الخاص بك.

باستخدام Creately ، يمكنك تحديد الأدوار للكتابة وإمكانية الوصول. يوفر مستويات وصول وأدوار مختلفة لتبسيط كيفية إدارة المشاركة والأذونات. بينما يمكنك تعيين بعض أعضاء الفريق كمالكين ومحررين لمساحة عمل ، يمكنك إضافة باقي الموظفين الذين ترغب فقط في مشاركة المعلومات معهم كمعلقين أو مشاهدين.

بهذه الطريقة يمكنك أيضًا التحكم في الأشخاص الذين تشارك المعلومات معهم وفصل المعلومات الخاصة والعامة.

طريقة جديدة للويكي

على الرغم من احتواء موقع wiki على طبقات وطبقات من المستندات ، إلا أنه لا يجب أن يكون معقدًا جدًا لإنشاءه أو إدارته. مع توفير البرنامج المناسب للأدوات المناسبة ، لا داعي للقلق كثيرًا.

حاول إنشاء موقع wiki الخاص بشركتك اليوم. تبسيط العملية باستخدام الأدوات المرئية الذكية والتعاون المتقدم في الوقت الفعلي.

هل حصلت على مزيد من النصائح حول كيفية إنشاء موقع wiki للشركة؟ شارك بأفكارك واقتراحاتك معنا في قسم التعليقات أدناه.