اختيار الحل الصحيح لإدارة المشروع في 7 خطوات سهلة

يمكّن حل إدارة المشاريع المؤسسات من تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها بسهولة. تقوم الأداة بإنشاء سجل شفاف لنشاط الفريق ، مما يساعد المديرين على تتبع الموارد في الوقت الفعلي وتعزيز تسليم المشروع. اليوم ، تعتمد الشركات على هذه الأدوات من أجل التنفيذ السلس لوظائف العمل. تشير التقديرات إلى أن 77٪ من الفرق عالية الأداء تستفيد من أدوات إدارة المشاريع. وهذا يجعل العثور على حل إدارة المشاريع المناسب لشركتك أكثر أهمية.

كيفية اختيار الحل المناسب لإدارة المشاريع

الحل المناسب لإدارة المشاريع هو الحل الذي يناسب احتياجاتك. كل منصة لها مزاياها وعيوبها ، وستساعدك هذه المقالة في معرفة المناسب منها لعملك.

1. حدد حاجتك

تتمثل الخطوة الأولى والأهم في تحديد سبب احتياج عملك إلى نظام إدارة مشروع والثغرات الموجودة في فريقك الحالي. كل عمل له أسبابه الفريدة للذهاب إلى حل إدارة المشاريع. على سبيل المثال ، قد تقوم شركة ما بتتبع المشاريع بسلاسة من خلال Excel ، ولكنها تتطلب الآن نظامًا أساسيًا مؤتمتًا يمكنه تحديث تقدم المهمة بمفرده وإرسال تذكير إلى أعضاء الفريق إذا اقترب الموعد النهائي.

وبالمثل ، فإن حالات الاستخدام تختلف من شركة إلى أخرى وكذلك الحاجة إلى أداة إدارة المشروع. بعض التحديات الشائعة التي واجهتها أثناء الإدارة اليدوية للمشروع هي:

• عدم وجود اتصال داخلي نشط بين الفرق
• اجتماعات كثيرة جدا مع القليل من التقدم
• الجدول الزمني للمشروع غير منظم والمواعيد النهائية الفائتة
• توزيع العمل غير المتكافئ في الفريق
• انخفاض استخدام الموارد
• صندوق وارد يحتوي على مئات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمشروع غير المقروءة.

إذا كنت تواجه أيًا من هذه المشكلات ، فانتقل إلى الخطوة التالية للعثور على برنامج إدارة المشروع المناسب.

2. ابحث عن أفضل أداة

مع تحديد احتياجاتك ، فإن الخطوة الواضحة التالية هي اكتشاف نظام إدارة مشروع محتمل. فيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكنك من خلالها العثور على البرنامج المناسب لعملك:

• تحدث إلى مديري المشاريع الآخرين في الشركة أو الصناعة
• اسأل الزملاء عما كانوا يفضلون استخدامه في الماضي
• تحقق من مواقع مراجعة البرامج
• تحقق من أداة إدارة المشاريع الموصى بها من قبل الصناعة

يجب أن تكون التعليقات الواردة من أعضاء فريقك على رأس أولوياتك لفهم ما أعجبهم في الماضي. قارن بين ميزات كل برنامج لمعرفة الميزة التي تغطي معظم متطلبات شركتك. بمجرد أن يكون لديك عدد قليل من المتأهلين للتصفيات النهائية ، فمن الأفضل دائمًا الحصول على بعض التعليقات بشأن الاختيارات النهائية.

3. خذها للاختبار

على الرغم من أنك اكتشفت أداة إدارة المشاريع التي قد تكون الأنسب لك ، فإن الخطوة المنطقية التالية هي اختبار البرنامج في سيناريوهات العمل اليومية. تأتي العديد من حلول إدارة المشاريع الشهيرة مع نسخة تجريبية مجانية ، وحتى إذا لم تكن كذلك ، فسيكون من دواعي سرور العديد من الأنظمة الأساسية أن تقدم لك واحدة إذا طلبت ذلك.

بدلاً من مجرد استخدام البرنامج للتحقق من الميزات ، يجب على فريقك استخدام هذا النظام لمشروع مباشر للتحقق من وظائفه في السيناريوهات اليومية. يعطي هذا فكرة كاملة عن كيفية تصرف النظام داخل مؤسستك وهل تخدم ميزاته الغرض ضمن متطلباتك أو الآن.

يجب قراءة: دليل شامل لاختيار برامج إدارة المشاريع الصحيحة

2. احصل على تعليقات من الفريق

بعد الانتهاء من التجربة ، يجب أن تطلب من الفريق التجريبي تقديم ملاحظات مفصلة وتدوين ذلك. الأشياء التي يجب أن تسألها أثناء التعليق هي:

• هل سيجعل البرنامج سير العمل أكثر كفاءة؟
• ما هو الوقت الذي استغرقته لتحديث نظام الدورة الشهرية؟
• ما هو الشيء الرائع والرائع حقًا في المنتج؟
• هل من السهل التنقل لمستخدم جديد؟
• هل ستوصي به للمستخدمين الآخرين؟

قارن الآن إجاباتك بنقاط الألم التي سجلتها في الخطوة 1. تحقق مما إذا كنت قد وجدت حلاً لمعظم نقاط الألم المتعلقة بإدارة مشروعك.

4. قيم التكلفة

الخطوة التالية لاختيار حل إدارة المشروع المناسب هي تقييم تكلفة النظام الأساسي. عادةً ما تكون هذه الحلول لها خطط مدفوعة بناءً على عدد المستخدمين. احصل على تقدير إجمالي للأداة واعرف كيف تتناسب مع ميزانيتك وما إذا كان بإمكانك تبرير عائد استثمارك. اكتشف أيضًا طريقة الدفع الأنسب لك - شهريًا أو نصف سنويًا أو سنويًا.

6. شراء وتنفيذ الأداة الصحيحة

بمجرد قفل كل شيء ، تأكد من تنفيذه في أقرب وقت ممكن. تأكد من وجود هيكل تنفيذ مناسب لضمان انتقال سلس. عادةً ما تقاوم الفرق التغييرات ، لذا فإن الخطة المنسقة جيدًا ستقطع شوطًا طويلاً لضمان ارتياح الجميع للنظام الجديد. ضع في اعتبارك هذه الأشياء لخطة التنفيذ الخاصة بك:

• حدد الجدول الزمني. فكر فيما إذا كنت تريد تتبعه بسرعة أو نشره بمرور الوقت لممارسات تجارية معينة.
• تأكد من أن فريقك لديه ما يكفي من الوقت والبنية التحتية للتدريب على النظام الجديد.
• حدد الأعضاء الذين سيقودون عملية الانتقال والعمل كنقطة اتصال للفريق

7. تحليل تجربة ما بعد الشراء

بعد مرحلة التنفيذ ، تكون الخطوة الأخيرة هي تقييم التقدم المحرز في نظام إدارة المشروع الجديد. حدد المناطق التي لا يزال النظام الجديد غير صالح للخدمة. أيضًا ، قم بتحليل العملية التي اتبعتها للتو ومعرفة ما إذا كانت هناك أي نقاط عمياء أو فجوات في عملية الاختيار والتنفيذ. بمجرد حصولك على إجابات لجميع هذه الأسئلة ، ضع في اعتبارك عائد استثمارك للتأكد من أن قرارك قد ساعد الشركة.

يجب قراءة: حالات استخدام الأعمال لبرامج إدارة المشاريع

دراسة حالة عن تنفيذ برمجيات PMS

إذا كنت تبحث عن دراسة حالة مثالية حول شركة تتبنى نظام إدارة مشروع ، فلا يوجد شيء أفضل من RPI Consultants. للتغلب على احتياجات إدارة المشروع ، تبنت نظام إدارة المشاريع PMS الذي خلق مشاكل جديدة للشركة. أدى ذلك إلى قيام الشركة بالبحث عن نظام PMS جديد ، مما أدى إلى زيادة حل تحديات إدارة المشاريع.

فئات ذات صلة: برامج إدارة سير العمل | برمجيات إدارة المهام | برامج إدارة المنتجات | برامج إدارة الجودة

خاتمة

نظام إدارة المشاريع نعمة للمنظمات من جميع الأحجام. في حين أنه يحل العديد من مشاكل عملك ، فإن العثور على النظام المناسب لك هو بالتأكيد مهمة خاصة بك. يمكن أن يكون الاختيار من بين مئات المنتجات المتشابهة مربكًا حتى بالنسبة لخبير المجال ولكن إذا اتبعت هذا الدليل لاختيار حل إدارة المشروع المناسب في 7 خطوات ، فسوف ينتهي بك الأمر باستخدام الأداة المثالية لك.