كيفية عقد اجتماع: المبادئ التوجيهية للاجتماع الفعال

يمكن أن تصبح الاجتماعات مضيعة للوقت والموارد ومواهب الأشخاص ، إذا لم يتم التخطيط لها وتنفيذها بشكل صحيح. الاجتماعات الفعالة التي تحقق أهدافهم بالفعل وتترك المشاركين نشيطين ومتحمسين ، أو القيام بعمل كافٍ - أو التخطيط المناسب.

في هذا المنشور سنناقش كيفية عقد اجتماع بنجاح. يوجد أيضًا قائمة بأدوات الاجتماعات المرئية التي يمكنك استخدامها أثناء الاجتماعات لاتخاذ القرارات وحل المشكلات وطرح الأفكار وتوليد الأفكار.

خطوات عقد اجتماعات فعالة

قبل الاتصال بعقد اجتماع ، يجب أن تتأكد من أنك تحتاج بالفعل إلى عقد اجتماع. إذا كانت مسألة يجب التعامل معها شخصيًا مع فرد ، فلا تجمع الفريق بأكمله لمناقشته.

وإذا كنت تعتقد أنه يمكنك الاعتماد على وسائل اتصال أخرى مثل البريد الإلكتروني والرسائل الإخبارية وما إلى ذلك ، لتوصيل رسالتك ، فيمكنك تجنب إضاعة وقت موظفيك في اجتماع آخر.

حدد الأهداف للاجتماع

ما هو الغرض من الاجتماع؟ هل هو عمل إعلان خاص؟ تقرر على شيء؟ هل تحل مشكلة تعيق تقدم مشروعك؟

إن تحديد الغرض من اجتماعك وتحديد هدف يجب تحقيقه بنهاية الاجتماع هو الخطوة الأولى التي يتعين عليك اتخاذها عند التخطيط لاجتماع فعال. سيساعد هذا الهدف على إرساء الأساس لمناقشة جيدة التركيز.

قائمة أسفل الحاضرين الاجتماع

قرر من يجب أن يحضر ، مع الأخذ في الاعتبار مدى توفره وقدرته على المساهمة في هدف الاجتماع. يمكن أن يكون هؤلاء هم صناع القرار الرئيسيون ، والخبراء في الموضوع ، والذين يتأثرون بالنتيجة وما إلى ذلك.

إذا لم يتمكن شخص ما من الحضور إلى الاجتماع ، ولكن ما زالت هناك حاجة إلى مدخلاته ، فيمكنك اتخاذ الترتيبات للاتصال به من خلال مكالمة جماعية أو أداة تعاون أخرى عبر الإنترنت.

حدد أيضًا وقم بتعيين الأدوار المختلفة اللازمة لإدارة الاجتماع ، بما في ذلك الميسر ، وضابط الوقت والمسجل وما إلى ذلك.

قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع

الأجندة هي شيء يجب على كل شخص أن يحضره قبل الاجتماع. يمكنك إرسال هذا مع دعوة الاجتماع. بهذه الطريقة يمكنهم أن يقرروا ما إذا كان حضورهم ضروريًا أم لا.

يجب أن تتضمن عناصر الاجتماع مرتبة بترتيب منطقي ، ومدة زمنية واقعية محددة لكل عنصر.
فيما يلي قالب جدول أعمال الاجتماع الذي تم إنشاؤه باستخدام Creately. يمكنك تعديله عبر الإنترنت وتخصيصه لتلبية متطلباتك.

بمجرد التعديل ، يمكنك مشاركته مع بقية الحاضرين باستخدام ارتباط مشاركة مخطط آمن ، أو تضمينه مع Creately Viewer في شبكة الإنترانت الخاصة بك أو مواقع الويب الداخلية حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها بسهولة.

حدد المكان المناسب مع المرافق

اعتمادًا على النغمة التي تريد تعيينها للاجتماع ، حدد مكانًا (أي غرفة اجتماعات لإعداد رسمي). تأكد من أنه متاح في التاريخ وخلال الوقت الذي حددته للاجتماع.

لا تنس التحقق من توفر جميع المعدات اللازمة للاجتماع أيضًا. قد يشمل ذلك أجهزة العرض والشاشات والأدوات الأخرى لمكالمات الفيديو وما إلى ذلك.

أنهِ بخطة العمل

ضع خطة عمل للتأكد من تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع بعد ذلك.

بينما يمكن للمراسل / المسجل استخدام قالب خطة عمل مثل النموذج أدناه ، يجب أن يتضمن المهام / الإجراءات ، والمسؤولين عن تنفيذها ومتابعة عناصر العمل.

أدوات للاجتماعات المثمرة

الآن بعد أن نظرنا في كيفية إجراء اجتماع ، إليك العديد من أدوات الاجتماع المرئية التي يمكنك استخدامها لأغراض مختلفة مثل صنع القرار وحل المشكلات والعصف الذهني.

خرائط العقل

الخرائط الذهنية هي أداة رائعة لتنظيم الأفكار والتخطيط وتدوين الملاحظات.

إذا كنت تقوم بالعصف الذهني لإيجاد حلول لقضية ما ، فيمكن أن تساعد الخريطة الذهنية في التقاط التدفق الحر للأفكار. إذا كنت تناقش موضوعًا ما ، فيمكنك استخدامه للتعمق في الموضوع.

وإذا كنت تريد تقديم المعلومات إلى الحاضرين في الاجتماع بطريقة سهلة الفهم ، فيمكن أن تكون الخريطة الذهنية خيارًا رائعًا.

إليك كيفية استخدام الخرائط الذهنية بشكل فعال في الاجتماع.

تحليل SWOT

SWOT تعني نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.

تُستخدم هذه الأداة لتقييم الشركات أثناء التخطيط الاستراتيجي واجتماعات التخطيط للمشروع وما إلى ذلك. كما يمكنك استخدامها لتقييم كفاءة القسم أو المنتج أو فريق المشروع أو المنافس.

هل تريد معرفة كيفية استخدام تحليل SWOT بشكل فعال؟

مخطط هيكل السمكة / 5 أسباب

هذه هي الأدوات المستخدمة في تحليل السبب الجذري.

بينما يساعد مخطط هيكل السمكة (المعروف أيضًا باسم مخطط السبب والنتيجة) في تحديد السبب الجذري لمشكلة ما وعزله ، يتيح لك الرسم التخطيطي لـ 5 أسباب البحث في المشكلة وتحليل العلاقة بين السبب والنتيجة الكامنة.

تحقق من دليلنا النهائي لمخططات هيكل السمكة لمعرفة كيفية تطبيقها.

مخطط التقارب

تساعدك مخططات التقارب في تجميع كميات كبيرة من البيانات وتنظيمها لتحديد الأنماط والسمات. سيكون هذا مفيدًا إذا كنت تدير اجتماعًا لتحليل وفهم الكثير من البيانات التي تم جمعها من البحث وجلسات العصف الذهني وما إلى ذلك.

مخطط

تحاول تحسين عملية؟ تحديد الاختناقات في عمليتك؟ أو تصميم عملية جديدة؟ يمكن أن تساعدك خرائط التدفق في هذه الأغراض وغيرها الكثير.

مخطط التدفق هو في الأساس تصور لخطوات العملية. يمكن أن يساعد أيضًا في حل المشكلات واتخاذ القرار.

إليك دليلنا النهائي للمخططات الانسيابية للتعرف على كيفية استخدامها.

ستة قبعات التفكير

هذه أداة أخرى للتأكد من أن اجتماعاتك مثمرة للغاية. قبعات التفكير الست هي أداة تسمح لك باستكشاف وجهات النظر المختلفة للحاضرين في الاجتماع.

يُطلب من كل عضو ارتداء القبعات الملونة المختلفة (التي تمثل وجهات نظر مختلفة) بدورها والتعبير عن رأيها في هذا الشأن. تعرف على كيفية استخدام أسلوب قبعة التفكير الست بمزيد من التفاصيل هنا.

إليك بعض تقنيات العصف الذهني المرئية التي يمكنك استخدامها أثناء اجتماعاتك ومناقشاتك الجماعية.

لم تعد هناك نصائح حول كيفية عقد اجتماع؟

الخطوات التي قمنا بإدراجها في هذا المنشور أسهل في المتابعة وتضمن النجاح. اجمعها مع الأدوات التي ذكرناها لضمان أقصى إنتاجية خلال اجتماعاتك.

ما هي النصائح الأخرى التي لديك حول كيفية عقد اجتماع؟ شاركها معنا في قسم التعليقات أدناه.