كيف تصنع ميزانية المشروع؟ | # 42 البدء في إدارة المشروع

وفقًا لتقرير صادر عن معهد إدارة المشاريع ، في عام 2021 ، تم الانتهاء من 62٪ من المشاريع ضمن الميزانية الأصلية. وكانت الصين هي الأفضل أداءً في هذا الترتيب بنسبة 66٪ ، بينما جاءت أوروبا في المرتبة الأخيرة بنسبة 57٪. ميزانيات المشاريع التي يتم إنشاؤها بشكل سيء هي المسؤولة عن نصيب عادل من الإخفاقات في هذا الصدد. إذن كيف تقدر التكاليف في مشروع ما لزيادة احتمالية نجاحه؟

ميزانية المشروع - جدول المحتويات:

1. مقدمة
2. ما هي وماذا تشكل ميزانية المشروع؟
3. كيف تقدر تكلفة المشروع؟
4. أدوات وطرق تقدير ميزانية المشروع
5. ملخص

مقدمة

ينتج عن التنفيذ غير السليم للمشروع خسارة قدرها 19 مليون دولار لكل مليار استثمار (PMI 2019) ، و 34٪ فقط من المؤسسات تنهي عادة أو دائمًا المشاريع في حدود الميزانية (Wellington 2021). لمعرفة كيفية القيام بذلك ضمن هذه المجموعة ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على ماهية ميزانية المشروع وطرق وأدوات إعداد واحدة.

ما هي وماذا تشكل ميزانية المشروع؟

ميزانية المشروع هي المبلغ المعتمد التقريبي الذي تنوي المنظمة إنفاقه على المشروع. تم تأسيسها على أساس نفقات المشروع المقدرة وتتميز في ميزانية المنظمة بأكملها.

يجب على مدير المشروع أن يدرج في ميزانية المشروع جميع التكاليف المتعلقة بالمشروع ، مثل:

• التكاليف المباشرة - النفقات اللازمة لأداء المهام التي تؤدي مباشرة إلى تحقيق هدف المشروع ، أي تكاليف المواد والعمالة والأدوات والمعدات والإمدادات ،
• التكاليف غير المباشرة - التكاليف التي لا يمكن عزوها مباشرة إلى المشروع ، ولكن يتم تكبدها فيما يتعلق بتنفيذه ، مثل التكاليف الإدارية أو ، على سبيل المثال ، تكاليف إدارة المشروع.
• النفقات الرأسمالية - التكاليف المرتبطة بشراء ما يسمى الأصول طويلة الأجل ، مثل المباني أو المعدات أو الآلات.
• تكاليف التشغيل - التكاليف المتكررة المرتبطة بتشغيل وصيانة المشروع ، مثل المرافق والتأمين مع الصيانة ،
• احتياطيات الطوارئ - الأموال المخصصة لتغطية الأحداث غير المتوقعة أو التغييرات في نطاق المشروع.

كيف تقدر ميزانية المشروع؟

يُشار إلى التكلفة المتوقعة للعمل المجدول على أنها تكلفة الموازنة للعمل المجدول (BCWS) أو القيمة المخططة (PV). يشير كلا المؤشرين إلى مجموع الأموال اللازمة لإكمال العمل المجدول خلال فترة معينة.

لتقدير ميزانية المشروع ، يجب على مدير المشروع القيام بالعديد من الأنشطة للحصول على عروض الأسعار الأكثر دقة. أولاً ، يجب أن يعرف مدير المشروع جميع متطلبات المشروع ، مثل نطاق العمل والمواعيد النهائية والموارد التي ستكون مطلوبة لإكمال المشروع.

تتعلق الخطوة التالية بالتحقيق في أسعار السوق للموارد والخدمات المراد تضمينها في المشروع ، أي سعر المواد وخدمات الموردين جنبًا إلى جنب مع رواتب فريق المشروع.

بعد الحصول على بيانات المتطلبات والتسعير ، يمكن لمدير المشروع بدء عملية التقدير التفصيلي الأول للميزانية. ومع ذلك ، بمجرد اكتماله ، يجب عليه مراجعة الميزانية على الفور مع فريق المشروع. سيضمن ذلك إدراج جميع التكاليف وأن الميزانية واقعية قدر الإمكان.

علاوة على ذلك ، تحتاج ميزانية المشروع إلى مراجعة وتحديث منتظمين لإبقائها في المسار الصحيح وفي حدود الميزانية.

أدوات وطرق تقدير ميزانية المشروع

عند تقدير ميزانية المشروع ، فإن الأداة التي لا غنى عنها هي Microsoft Excel المعروف والشائع. ميزته الرئيسية هي سهولة الوصول إليه وسهولة استخدامه ، فضلاً عن قدرته على إجراء العديد من العمليات الحسابية والتحليلات. ومع ذلك ، فإن العيب هو أن Excel ليس لديه وظيفة لتحديث الميزانية تلقائيًا في الوقت الفعلي.

ومع ذلك ، فإنه سيعمل بشكل جيد لتقدير الميزانية قبل التنفيذ. للمراجعة المستمرة للنفقات ، نوصي بأدوات دعم المشروع مثل Firmbee. يسمح النظام لأعضاء الفريق بمراقبة الإيصالات والنفقات المرتبطة بمشروع معين في الوقت الفعلي.

لإنشاء ميزانية دقيقة ، يمكنك استخدام الطرق التالية:

1. التقدير التصاعدي. تتضمن هذه الطريقة تقدير تكلفة كل نشاط مشروع وإضافة تكاليفها لتحديد التكلفة الإجمالية للمشروع. إنها تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب معرفة مفصلة بأنشطة المشروع. ومع ذلك ، فإنه يوفر مستوى عالٍ من الدقة ويساعد في تحديد جميع التكاليف اللازمة
2. تقدير حدودي. تتضمن هذه الطريقة استخدام البيانات الإحصائية لتقدير تكلفة أنشطة المشروع. إنه أسرع بكثير من التقدير التصاعدي ، لذلك يمكن أن يكون مفيدًا لتقدير ميزانية المشاريع الكبيرة ، طالما أن المنظمة لديها مصدر بيانات موثوقة. على الرغم من ذلك ، قد لا يوفر مستوى كافٍ من الدقة.
3. تقييم الخبراء. تتضمن الطريقة الثالثة تسخير معرفة وخبرة أصحاب المصلحة في المشروع ، بما في ذلك مدير المشروع وأعضاء الفريق ، لتقدير تكلفة أنشطة المشروع. يمكن أن يوفر مستوى عاليًا من الدقة وعمليًا للمشاريع المعقدة. ومع ذلك ، فهو يعتمد على خبرة أصحاب المصلحة الأفراد ، لذلك قد يكون متحيزًا ويولد صراعات. بالإضافة إلى ذلك ، من الصعب حساب الظروف التجارية المتغيرة ، مثل التضخم أو التغييرات في القانون.

ملخص

يستغرق إنشاء ميزانية دقيقة للمشروع وقتًا طويلاً ويتطلب خبرة. هذا هو السبب في أنه من الجيد تجربة أدوات مختلفة والاستفادة من طرق إعداد الميزانية المتاحة ، مثل التقدير التصاعدي أو التقدير المعياري أو تقييم الخبراء.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات

الشروع في إدارة المشروع:

1. ما هو المشروع؟
2. ما هي ادارة المشروع؟
3. كيف تدير المشاريع؟
4. طرق إدارة المشروع
5. أنواع المشاريع
6. 4 أمثلة على المشاريع
7. تحديد أولويات المشاريع
8. مجالات نشاط المشروع
9. تعريف النجاح في إدارة المشاريع
10. لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
11. كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
12. نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
13. دورة حياة المشروع
14. ما هي رؤية المشروع؟
15. هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
16. مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
17. مجال التخطيط في إدارة المشاريع
18. ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
19. كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
20. تنفيذ المشروع
21. كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
22. أهمية إغلاق المشروع
23. فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
24. 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
25. أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
26. مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
27. كيف تصبح مدير مشروع؟
28. 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
29. كيف تنشئ فريق مشروع؟
30. هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
31. كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
32. التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
33. أنواع اجتماعات المشروع
34. رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
35. كيف تكتب مقنعة
36. كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
37. دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
38. تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
39. كيف تصنع ميثاق المشروع؟
40. ما هو سجل اصحاب المصالح؟
41. مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
42. كيف تصنع ميزانية المشروع؟
43. إدارة الوقت في المشروع
44. كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
45. استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
46. تسويق المشروع
47. مصادر ومجالات التغيير في المشروع
48. نماذج تغيير إدارة المشروع
49. ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع